Créer des tâches efficaces sur Asana

Il existe plusieurs façons d'utiliser les tâches sur Asana. Cet article vous aidera à comprendre leurs cas d'utilisation et comment les créer et les nommer efficacement.

Créer une tâche

Les tâches sont des éléments exploitables qui indiquent clairement qui est responsable de quoi et pour quand, mais peuvent également servir à différentes fins, comme la prise de notes, les ordres du jour de réunions ou les éléments de référence.

Vous pouvez créer une tâche de trois façons différentes :

  1. À partir du bouton d'ajout rapide dans la barre supérieure
  2. Via le bouton + Ajouter une tâche dans un projet
  3. Cliquez sur  + à côté de la section

Titres exploitables et descriptions claires

Lorsqu'un responsable ou un collaborateur voit une tâche pour la première fois, il doit comprendre en quoi consiste la tâche et ce que l'on attend de lui en fonction du titre et de la description. Un titre efficace serait « Terminer la première ébauche de l'article de blog » par rapport à « Article de blog ». 

La description de la tâche doit fournir au responsable toutes les informations dont il a besoin pour mener à bien la tâche. 

Avantages d'une appropriation claire des tâches

Les tâches attribuées ont un taux d'achèvement plus élevé ; c'est pourquoi les tâches exploitables doivent toujours avoir un responsable qui est responsable de l'achèvement de la tâche. Lorsqu'une tâche a un responsable, il est clair pour tous ceux qui sont responsables de l'exécution de ce travail. En savoir plus sur l'attribution de tâches sur Asana.

Définition des dates de début et de fin

Les tâches réalisables doivent avoir une échéance pour garder le cap sur vos tâches et respecter les échéances. Vous pouvez également ajouter des dates de début pour spécifier quand le travail doit commencer. 

Si une échéance doit être modifiée, il est recommandé de commenter la tâche et de @mention ner la personne l'ayant attribuée à la base afin de l'en avertir.

Si vous vous attribuez des tâches, attribuez-leur une échéance pour gagner en productivité.

Exemples de création de tâches

Contexte Titre de la tâche Action
Vous avez besoin de quelqu'un pour effectuer une action spécifique.  Publier l'article de blog Attribuez cette tâche à la personne responsable de la publication de l'article de blog. L'échéance de la tâche correspond à la date de mise en ligne de la publication.
Vous devez déléguer et répartir le travail. Réaliser une étude de marché Créez une tâche parente et ajoutez des sous-tâches, en les attribuant à divers collègues chargés de mener des études de marché dans différents domaines.
Vous souhaitez recevoir des commentaires de différentes parties prenantes. Finaliser le message de campagne Ajoutez les intervenants en tant que collaborateurs à la tâche et demandez-leur de donner leur avis.


Sous-tâches

Utilisez les sous-tâches pour diviser le travail d'une tâche en portions plus petites ou pour partager la charge de travail avec plusieurs personnes. Les sous-tâches fonctionnent comme des tâches indépendantes et possèdent les mêmes champs que leur tâche parente. La seule différence est qu'elles sont intégrées à une tâche parente.

Jalons

Les jalons marquent des points de progrès importants le long d'une chronologie de projet. Vous pouvez créer des jalons ou transformer des tâches existantes en jalons. Voici quelques exemples de jalons : 

  • Atteindre un objectif de revenus 
  • Confirmer le lieu d'un événement 
  • Achèvement de travaux importants qui débloquent la prochaine phase d'un projet

Marquez une tâche comme Jalon



Vous pouvez faire la distinction entre les jalons et les tâches normales de plusieurs façons :

Approbations

Vous pouvez transformer n'importe quelle tâche ou sous-tâche en approbation en cliquant sur les trois points et en sélectionnant Marquer comme approbation. C'est un moyen de recevoir rapidement des commentaires sur une tâche qui doit être approuvée. Les approbateurs peuvent facilement voir ce qui est nécessaire et peuvent « Approuver », « Demander des modifications » ou « Rejeter » une tâche.

En tant que demandeur, vous recevez des notifications dans la boîte de réception lorsque des mesures sont prises à l'égard de la tâche. 

Les tâches de suivi.

Une tâche de suivi est une tâche autonome créée à partir d'une tâche Asana existante. Cela peut vous rappeler de faire un suivi de la tâche initiale plus tard. Contrairement aux sous-tâches, la tâche de suivi n'a aucune affiliation avec la tâche parente. Vous pouvez créer une tâche de suivi à partir de n'importe quelle tâche ou sous-tâche. 

 

Pour créer une tâche de suivi :

  1. Ouvrez la tâche sur laquelle vous souhaitez effectuer un suivi
  2. Cliquez sur les trois points.
  3. Sélectionnez Créer une tâche de suivi.

Cela crée une nouvelle tâche avec les caractéristiques par par défaut suivantes, que vous pouvez toutes modifier :

  • Un nom par par défaut de « Suivi de [nom de la tâche d'origine] »
  • Vous est attribué par par défaut et s'affiche dans vos Mes tâches
  • Une description contenant un lien hypertexte renvoyant vers la tâche d'origine

Exemples de cas d'utilisation :

  • Un utilisateur a créé une tâche qui capture les minutes d'une réunion client. Vous créez une tâche de suivi pour passer en revue les procès-verbaux ou agir sur l'un des points.
  • Votre responsable partage des informations clés dans la tâche d'ordre du jour de la réunion d'équipe. Vous devez communiquer ces informations à votre équipe. Créez une tâche de suivi pour vous en souvenir.

Dépendances

L'achèvement de certaines tâches peut dépendre d'autres travaux à terminer en premier. Les dépendances de tâches aident le travail à se dérouler dans le bon ordre et au bon moment. Les dépendances sont les relations entre les tâches qui déterminent l'ordre dans lequel les activités doivent être exécutées. Les dépendances de tâches vous permettent d'indiquer qu'une tâche est « bloquée » ou « bloquée par » une autre tâche.

Multihoming

Le multihébergement consiste à ajouter une même tâche à plusieurs projets sur Asana. Chaque modification apportée à la tâche, telle que les commentaires, les pièces jointes, les modifications des échéances, etc., se répercutera sur tous les projets, éliminant ainsi la nécessité de mettre à jour la tâche dans chaque projet individuellement.

La multi-hébergement évite les doublons en centralisant le travail ; en gardant les différentes équipes au courant sans fournir de mises à jour individuelles. 

Tâches multi-maison

multihoming

À partir du volet des détails de tâche :

  1. Accédez au champ Projets, cliquez sur Ajouter à des projets et tapez le nom du projet
  2. Ou cliquez sur les trois points et sélectionnez Ajouter à un autre projet.

Avec les modèles de tâche

Les modèles de tâche vous permettent de standardiser facilement les tâches de votre projet et de configurer les mêmes tâches à plusieurs reprises sans repartir de zéro. Vous pouvez convertir des tâches existantes en modèles ou en créer de nouveaux pour gagner du temps. Suivez ces instructions étape par étape pour créer des modèles de tâche. 

Astuces sur l'utilisation des modèles de tâches 

  • Utilisez « Modèle » ou « À dupliquer » dans le titre de la tâche pour les retrouver rapidement lors de la recherche et vous assurer que personne ne la modifie accidentellement
  • Convertir une tâche en modèle entraîne la fermeture de la tâche d'origine
  • Dupliquez la tâche en cliquant sur les trois points dans le coin supérieur droit de la tâche, puis en sélectionnant Dupliquer la tâche.

Ressources complémentaires

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