Intégrations de règles pour la productivité

Les règles et les intégrations fonctionnent ensemble pour automatiser les tâches de routine et établir des processus parmi les outils préférés de votre équipe. Cet article détaille les meilleures règles et intégrations pour la productivité dans votre organisation.

Consultez Comment créer une règle pour obtenir des conseils sur la mise en route des règles.

Articles connexes

Gmail

Tirez parti des règles pour envoyer un e-mail depuis votre compte Gmail au destinataire de votre choix lorsque certains paramètres, définis par vos soins au préalable, sont remplis. Choisissez parmi de nombreux déclencheurs, par exemple lorsqu'une tâche n'est plus bloquée ou qu'une échéance approche, et laissez les règles envoyer automatiquement un e-mail avec un message personnalisé.

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Étapes de configuration de l'intégration des règles

  1. Dans votre projet, cliquez sur Personnaliser en haut à droite et sélectionnez Ajouter une règle dans la liste.
  2. Dans Ajouter une règle, sélectionnez un déclencheur, comme par exemple Approbation terminée.
  3. Depuis l'onglet Actions, sélectionnez Envoyer un e-mail.
  4. Saisissez l'adresse e-mail du destinataire dans le champ À.
  5. Saisissez une adresse e-mail dans le champ Répondre à.
  6. Saisissez l'objet de l'e-mail dans le champ Objet.
  7. Rédigez le corps de l'e-mail dans le champ Écrire un message.

Dans cet exemple, lorsque la tâche est approuvée, la règle est déclenchée et l'action s'exécute. Un e-mail est alors envoyé depuis votre adresse ; vous êtes automatiquement mis en copie cachée (Cci) de cet e-mail. Le lien de la tâche est également inclus dans l'e-mail.

Cette action Envoyer un e-mail prend également en charge l'utilisation de variables. Consultez cet article pour en savoir plus sur l'utilisation des variables avec l'intégration des règles Gmail d'Asana.

Google Agenda

Grâce aux règles Asana, les équipes n'ont plus à planifier manuellement leurs réunions avec les collaborateurs d'un projet, car celles-ci sont automatiquement créées lorsque les tâches associées atteignent une certaine étape. Par exemple, une équipe peut utiliser une règle pour déclencher la création d'un événement dans son calendrier lorsqu'une tâche est « Programmée ». Cette fonctionnalité peut aussi servir pour les tâches récurrentes : vous pouvez définir une tâche récurrente du type « Envoyer l'ordre du jour de la réunion » et ainsi déclencher l'envoi d'une invitation à l'événement dès que la tâche est marquée comme terminée.

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Étapes de configuration de l'intégration des règles

  1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer des règles
  2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle
  3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Google Agenda.
  4. Sélectionnez une règle prédéfinie ou cliquez sur Créer une règle personnalisée.
  5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu'une action pour commencer
  6. Cliquez sur Se connecter aux règles Google Agenda et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier.
  7. Connectez-vous avec votre compte Google et cliquez sur Autoriser.
  8. Remplissez les champs de l'événement Google Agenda.
  9. Invitez les collaborateurs de la tâche à l'événement (facultatif).

Calendrier Outlook

Grâce aux règles Asana, les équipes n'ont plus à planifier manuellement leurs réunions avec les collaborateurs d'un projet, car celles-ci sont automatiquement créées lorsque les tâches associées atteignent une certaine étape. Par exemple, une équipe peut utiliser une règle pour déclencher la création d'un événement dans son calendrier lorsqu'une tâche est « Programmée ». Cette fonctionnalité peut aussi servir pour les tâches récurrentes : vous pouvez définir une tâche récurrente du type « Envoyer l'ordre du jour de la réunion » et ainsi déclencher l'envoi d'une invitation à l'événement dès que la tâche est marquée comme terminée.

Outlook Calendar event connected to Asana task.png

Étapes de configuration de l'intégration des règles

  1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer des règles
  2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle
  3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez le calendrier Outlook.
  4. Sélectionnez une règle prédéfinie ou cliquez sur Créer une règle personnalisée.
  5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu'une action pour commencer
  6. Cliquez sur Se connecter aux règles du calendrier Outlook pour vous authentifier.
  7. Connectez-vous à votre compte Microsoft * et cliquez sur Autoriser.
  8. Remplissez les champs de l'événement du calendrier Microsoft.
  9. Invitez les responsables et les collaborateurs de la tâche à l'événement, incluez des pièces jointes à la tâche ou générez automatiquement un lien vers la réunion des équipes.

* Lorsque vous vous connectez avec votre compte Microsoft, nous vous demandons de consentir à l'autorisation pertinente du calendrier Outlook. Si vous n'êtes pas autorisé à accorder ce consentement vous-même, veuillez contacter votre administrateur Microsoft et lui demander de consentir à Calendriers.ReadWrite dans Microsoft Entra (fka Microsoft Azure).

Notion

L'intégration Notion + Asana permet aux équipes de simplifier leur travail en créant automatiquement des pages Notion sur Asana et en ajoutant des pages Notion aux tâches Asana. Plutôt que de créer manuellement des pages Notion et de les relier à des tâches Asana, vous pouvez utiliser l'automatisation pour créer une page Notion lorsque certaines actions ont lieu sur Asana, comme lorsqu'une tâche est déplacée vers une section.

Par exemple, les équipes qui organisent des entretiens de recherche dans des tâches Asana peuvent automatiquement créer une page Notion pour prendre des notes lorsqu'une tâche est déplacée vers la section « Entretien planifié ». Vous avez aussi la possibilité d'ajouter des liens vers des pages Notion dans une tâche Asana pour que les collaborateurs accèdent à des informations complémentaires. L'intégration de Notion à Asana vous permet également d'afficher l'état des projets et des tâches Asana sous forme d'aperçus de liens dans Notion.

notion

Étapes de configuration de l'intégration des règles

  1. Accédez au projet Asana auquel vous souhaitez intégrer des règles
  2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit, accédez à Règles et sélectionnez + Ajouter une règle
  3. Dans la colonne de gauche, sélectionnez Notion.
  4. Vous pouvez sélectionner une règle prédéfinie ou cliquer sur Créer une règle personnalisée
  5. Si vous créez une règle personnalisée, ajoutez un nom et choisissez un déclencheur ainsi qu'une action pour commencer
  6. Cliquez sur Se connecter à Notion et suivez les étapes indiquées pour vous authentifier
  7. Cliquez sur Sélectionner des pages pour autoriser l'accès à Asana
  8. Sélectionnez les pages auxquelles vous souhaitez qu'Asana accède et cliquez sur Autoriser l'accès.
  9. Collez l'URL de la base de données ou page parente
  10. Cliquez sur Créer une règle.

Notion

Pour joindre une page Notion existante en tant que widget à une tâche Asana :

  1. Connectez-vous à Asana et recherchez le projet pour lequel vous souhaitez activer le widget Notion
  2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit
  3. Faites défiler vers le bas pour accéder à Applications, puis cliquez sur +Ajouter des applications
  4. Sélectionnez le widget Notion
  5. Accédez à une tâche Asana
  6. Associez une page Notion existante à une tâche en cliquant sur le bouton Ajouter une page Notion sous le champ Notion en haut du volet des détails de tâche
  7. Insérez l'URL de la page Notion que vous souhaitez associer
  8. Les informations de Notion associées s'affichent alors sous forme de widget dans le volet de droite, y compris le propriétaire, les commentaires et la date de dernière modification

Remarque : cette intégration fait déjà partie d'Asana, mais vous devez créer un compte Notion pour vous en servir.

Le widget Notion est disponible sans formule Asana payante.

DocuSign

L'intégration DocuSign + Asana permet aux équipes d'assurer le suivi d'enveloppes DocuSign en les ajoutant à des tâches Asana. Plutôt que d'avoir à consulter des outils distincts pour connaître le statut d'une enveloppe, il leur suffit d'accéder à Asana pour avoir des informations à jour.

Par exemple, les équipes qui utilisent Asana dans le cadre de leur processus d'approbation de contrat peuvent ajouter une enveloppe DocuSign à une tâche Asana pour en suivre le statut, l'expéditeur, les destinataires et la date d'envoi.

DocuSign

Pour joindre une enveloppe DocuSign à une tâche Asana :

  1. Connectez-vous à Asana et recherchez le projet pour lequel vous souhaitez activer le widget DocuSign
  2. Cliquez sur Personnaliser dans le coin supérieur droit
  3. Faites défiler vers le bas pour accéder à Applications, puis cliquez sur + Ajouter des applications
  4. Sélectionnez DocuSign 
  5. Cliquez sur Ajouter à un projet et suivez les étapes pour associer DocuSign à Asana
  6. Accédez à une tâche Asana
  7. Associez une enveloppe à une tâche en cliquant sur le bouton Ajouter une enveloppe DocuSign dans le champ DocuSign en haut du volet des détails de tâche
  8. Insérez l'URL de l'enveloppe DocuSign que vous souhaitez associer
  9. Les informations d'enveloppe DocuSign associées s'affichent alors sous forme de widget dans le volet de droite

Remarque : cette intégration fait déjà partie d'Asana, mais vous devez créer un compte DocuSign pour vous en servir. 

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