Integrasi Microsoft Tim dan Asana

Integrasi Microsoft Tim tersedia untuk semua tingkat berbayar.

 

 

Ikhtisar

Gunakan integrasi Asana dengan Microsoft Teams untuk menambahkan proyek Asana ke obrolan grup dan mengubah percakapan menjadi pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti di satu tempat. Bicarakan proyek dengan rekan tim sembari melihat daftar lengkap tugas, termasuk penerima tugas serta tenggat, dan selesaikan tugas. Dengan Asana untuk Microsoft Teams, Anda dapat terus terhubung dan efisien di mana pun Anda bekerja.

Teams adalah alat kolaborasi berbasis obrolan yang memungkinkan tim global, jarak jauh, dan lintas fungsi untuk bekerja sama dan berbagi informasi melalui ruang umum. Pengguna dapat menggunakan fitur seperti kolaborasi dokumen, olahpesan kanal, obrolan tim, dan manajemen tugas dengan Asana. Integrasi dengan Asana ini memastikan fokus dan kelangsungan kerja di mana pun Anda berada. Asana memungkinkan Anda mengetahui siapa melakukan apa dan hingga kapan.

Asana bot yang menyediakan pratinjau fitur Asana telah ditambahkan ke Microsoft Teams. Ini akan membantu Anda mencari dan menemukan fitur Asana untuk menyebutnya di percakapan Teams dan memungkinkan pengguna untuk membuat tugas atau menambahkan pesan ke tugas yang ada dari Teams.

Persyaratan penginstalan

Persyaratan Asana

Integrasi Microsoft Tim tersedia untuk semua tingkat berbayar.

Persyaratan Microsoft Teams

 

Integrasi Asana untuk Microsoft Teams tersedia pada semua paket berbayar Microsoft Teams. Microsoft Teams versi gratis tidak mendukung integrasi aplikasi.

Langkah - langkah penginstalan

Hubungkan Asana ke Microsoft Teams untuk menetapkan tugas dan tetap akuntabel dengan menambahkan app untuk Anda dan tim.

set up

Cara mengatur integrasi Asana untuk Microsoft Tim:

  • Buka tab Aplikasi di MS Tim
  • Carilah Manajemen proyek Asana
  • Klik Asana
  • Klik tambahkan untuk menginstal aplikasi Anda
 
add

Dari pop - up Manajemen Proyek Asana, klik Tambahkan.

Anda tidak dapat menambahkan bot Asana untuk Microsoft Tim ke kanal atau obrolan privat.

 

Cara mengelola aplikasi untuk organisasi:

manage apps

Untuk mengelola aplikasi, buka pusat admin Microsoft Tim, lalu cari Asana untuk memastikan aplikasi diatur ke diizinkan. Centang Izinkan.

Tambahkan Asana ke daftar App yang disematkan di pusat admin Microsoft Tim sehingga Anda dapat menemukannya lebih cepat dan memilih susunan penyematan ke bilah navigasi.

Alur onboarding

 

Saat integrasi terinstal, Anda akan memiliki akses ke bot integrasi di obrolan 1:1. Anda juga dapat menambahkan bot ke kanal tim tertentu.

Anda dapat mengetik pertanyaan dan menggunakannya untuk mendapatkan informasi terbaru tentang aktivitas proyek di Asana.

onboarding

Saat berinteraksi dengan integrasi untuk pertama kali, Anda akan berkomunikasi dengan chatbot. Chatbot akan mengenalkan integrasi, menjelaskan contoh kasus penggunaan secara singkat, dan menyediakan tautan ke artikel Panduan lebih lanjut yang mungkin Anda butuhkan.

Cara membagikan tautan

Pengguna dapat melihat pratinjau tugas, proyek, portofolio, pembaruan status, dan tim untuk menunjukkan informasi selengkapnya saat berbagi dengan tim tertentu.

share link

Untuk membagikan tautan:

  • Tempel tautan URL tertentu Asana
  • Tunggu pratinjau muncul
  • Klik ikon Perluas untuk konteks lebih lanjut
  • Tautkan ke tim dan kirim
 
expand

Anda kemudian dapat melihat secara lengkap dengan mengklik Lihat di Asana.

Anda dapat menemukan tugas, proyek, dan portofolio dengan mengklik logo Asana di penyusun pesan.

find task

Mencari tugas, proyek, atau portofolio:

  1. Klik logo Asana di penyusun pesan
  2. Anda dapat mencari tugas, proyek, atau Portofolio di menu ini

Cara membuat tugas baru

create new task

Cara membuat tugas:

  1. Klik tombol + di dialog penyusun pesan Asana
  2. Pilih Buat tugas baru
  3. Isi detail di layar pop - up yang muncul
  4. Klik Buat tugas
 
create task 2

Anda dapat membuat tugas Asana baru di mana saja di Tim. Anda dapat menggunakan perintah buat tugas dengan Asana bot, opsi dari penyusun, atau dalam pesan di percakapan. Anda dapat menetapkannya ke rekan tim, mengatur tenggat, dan menambahkannya ke proyek Asana.

Cara menambahkan pesan ke tugas

Adding message 1

Untuk menambahkan pesan ke tugas:

  • Di bawah opsi ikon tiga titik, klik Tindakan lainnya dan pilih Tambahkan pesan ke tugas
  • Anda dapat mencari dan memilih tugas Asana yang ada untuk menambahkan pesan melalui jendela pop - up
 
Adding message

Anda kemudian dapat menambahkan pesan ini ke tugas sebagai komentar.

Cara melihat proyek Asana di Tim

Untuk melihat tampilan proyek di Microsoft Tim, kami merekomendasikan Anda untuk menggunakan opsi tab situs web guna melihat proyek sekaligus menambahkan tugas, mengedit tugas yang ada, dan menikmati fungsi penuh Asana.

Anda dapat menambahkan tab ini ke Tim dan Acara.

Akses tampilan proyek

Pilih proyek yang ingin dilihat.

set up

Cara mengakses tampilan proyek:

  • Buka Tim atau Acara yang ingin ditambahkan ke tampilan proyek, dan klik tombol + di bagian atas
  • Cari situs web dan pilih
 
add

Dari pop - up:

  • Tambahkan tab situs web agar Anda dapat mengakses layanan dan mengaktifkan tampilan proyek
 
url link

Untuk melihat proyek:

  • Tempel URL atau nama proyek yang ingin ditambahkan ke Asana dan simpan
  • Setelah dimuat, file akan dibuka untuk melihat seluruh proyek Asana di dalam Tim
 
expand

Anda kini dapat melihat proyek Asana secara keseluruhan

Pemberitahuan

Cara menerima pemberitahuan pribadi

notifications

Untuk menerima pemberitahuan pribadi:

  1. Dari bilah sisi, akses obrolan dan klik obrolan Asana bot
  2. Ketik “tautkan proyek”
  3. Klik tombol Tautkan proyek 
 
notifications

Bot Asana kemudian akan meminta Anda untuk memilih proyek yang akan ditautkan. Pilih Tugas Saya lalu klik Tautkan untuk mulai menerima pemberitahuan pribadi.

Anda akan menerima pemberitahuan saat:

  • Tugas diberikan atau batal diberikan ke Anda

Terkait tugas yang diberikan ke Anda, Anda akan menerima pemberitahuan saat:

  • Tugas ini diselesaikan
  • Tenggat berubah
  • Semua dependensi diselesaikan
  • Satu dependensi belum diselesaikan
  • Tenggat dependensi berubah
  • Anda ditambahkan sebagai pengikut
  • Ada komentar pada tugas yang Anda ikuti

 

Mengatur pemberitahuan

Buka kanal tim atau obrolan 1:1.

notifications

Cara mengakses pemberitahuan:

  1. Di menu +, pilih Tautkan Proyek
  2. Pilih proyek yang pemberitahuannya ingin Anda terima
 
select

 

Mengonfigurasi pengaturan pemberitahuan untuk Microsoft Teams

MT notifications

Dari penyusun pesan Asana:

  1. Buka pengaturan pemberitahuan dari menu + di pop - up dialog Asana
  2. Pilih pemberitahuan komunikasi yang ingin diterima
 
choose notifications

Anda kemudian akan menerima pemberitahuan tentang semua aktivitas baru di proyek yang telah dipilih.

Pemberitahuan khusus

Anda dapat membuat pemberitahuan kustom menggunakan fitur Aturan Asana. Pengguna dapat secara otomatis mengirim pesan kustom ke kanal saat tugas diperbarui atau dipindahkan. Baca artikel panduan Aturan kami untuk mempelajarinya.

custom notification

Dari pop - up Tambahkan aturan:

  • Anda dapat mengirim pesan kanal kustom melalui Microsoft Tim dengan pembaruan tugas

Bot Asana

Asana bot untuk Microsoft Teams akan berkomunikasi dengan app untuk mengajukan pertanyaan dan mencari banyak hal. Bot akan memberikan tanggapan berdasarkan input Anda sebagai pengguna. Dengan app ini, ada sejumlah perintah yang dapat digunakan untuk menghemat waktu. Anda bebas berinteraksi.

Interaksi bot:

 

bot interactions

Dari chatbot Asana, Anda dapat memilih ruang kerja atau beralih ke ruang kerja lainnya untuk memenuhi kebutuhan proyek dengan ruang kerja perubahan perintah.

Rapat MSFT Teams

Integrasi Microsoft Teams Asana juga mencakup Rapat Teams.

Ini memungkinkan pengguna untuk mengubah percakapan tidak terstruktur menjadi pekerjaan yang dapat dilacak di Asana dan mengurangi kebutuhan untuk beralih alat.

Saat menambahkan integrasi Asana ke acara Rapat di Teams, Anda akan dapat:

  • Dengan cepat membuat tugas tanpa keluar dari jendela rapat
  • Melihat ringkasan tugas yang dibuat di rapat

 

Cara menyiapkannya

Penyelenggara rapat perlu menambahkan tim atau acara ke integrasi sebelum rapat dimulai.

Ini dapat dilakukan di Aplikasi Desktop Teams dan tidak akan ditampilkan dalam rapat saat diakses di jendela browser.

Buka acara tim yang ingin ditambahkan ke integrasi dan klik tombol + di bagian atas layar

navigate to team event

Pertama, penyelenggara rapat yang ditentukan harus menambahkan tim atau acara ke integrasi. Saat ini, fitur ini tidak dapat ditambahkan dalam rapat - Anda harus menambahkannya di edit/pengaturan rapat.

Pekerjaan tetap terhubung

 

add tab

Tambahkan tab Asana:

  • Cari ‘Asana’ dan pilih untuk menambahkan tab Asana
  • Klik Tambahkan untuk mengonfirmasi
 
add asana

 

Untuk bergabung ke rapat

connect to asana

Sambungkan ke Asana:

  • Selanjutnya, Anda akan diminta untuk Menghubungkan ke Asana dengan mengeklik ini
  • Setelah mengautentikasi dengan Asana, pilih ruang kerja untuk menyiapkan rapat
  • Gabung ke acara pertemuan
 
add asana

Buat tugas dan tinjau tugas yang dibuat dalam Acara atau Tim. Tugas yang dibuat dalam Teams secara default hanya dapat dilihat di Teams oleh pengguna yang membuatnya. Tugas akan selalu ada di Asana.

Tampilan ini hanya tersedia untuk penyelenggara rapat dan merupakan tempat terbaik untuk menetapkan persiapan atau mencatat tugas untuk rapat atau meninjau tugas yang dibuat setelah rapat berakhir.

 

Cara membuat tugas:

Saat bergabung ke acara, Anda juga akan melihat logo Asana di menu rapat. Mengkliknya akan membuka panel sisi tempat Anda dapat membuat tugas di tengah rapat dan meninjau tugas yang dibuat saat rapat.

create tasks in ms

Peserta pertemuan lainnya juga akan melihat ini di menu mereka dan dapat mengautentikasi serta membuat tugas.

Tugas yang dibuat di sini juga akan dapat dilihat di ‘Tab "untuk meninjau tugas setelah pertemuan.

 

Mengapa menggunakan Rapat Teams?:

Setelah memuat 'App' Asana ini dalam pengalaman panggilan video Rapat Teams, pengguna dapat:

  • Membuat tugas tanpa keluar dari panggilan video
  • Memiliki catatan tentang tugas ini
  • Dapat terus menghasilkan karya kreatif dan spontan tanpa beralih alat
  • Memiliki kesepakatan produktivitas
  • Konversikan ide menjadi tindakan

Kasus penggunaan uttama

Dengan integrasi ini, tim dapat tetap fokus pada gol, proyek, dan tugas di mana pun mereka berada. Anda akan selalu mengetahui status pekerjaan yang sedang dilakukan di tim.

  • Tentukan informasi utama - Integrasi ini memungkinkan pengguna untuk membuat tugas Asana dari Tim dan menggabungkan informasi kontekstual (seperti pesan). Pengguna dapat menentukan informasi utama seperti nama tugas, deskripsi, tenggat, penerima tugas, dan/atau bidang kustom.

  • Dapatkan informasi terbaru - Kolaborator di Tim kini bisa mendapatkan informasi terbaru tentang konteks dan progres penting dari Asana saat hal tersebut terjadi.

  • Referensi ke Asana - Saat diskusi terkait pekerjaan dilakukan di Tim, Anda dapat dengan mudah mereferensikan proyek, tugas, dan informasi lain terkait Asana agar anggota tim dan peserta diskusi dapat mengetahui lebih banyak konteks, kejelasan, dan transparansi alur kerja sehingga mereka selalu mendapatkan informasi terbaru.

  • Akuntabilitas - Bicarakan proyek dengan rekan tim sembari melihat daftar lengkap tugas, termasuk penerima tugas serta tenggat, dan selesaikan tugas. Teams dapat bergerak lebih cepat dan mencapai lebih banyak.

  • Mulus - Tidak perlu beralih alat. Dengan Rapat Teams, pengguna dapat dengan cepat mengubah percakapan tidak terstruktur menjadi pekerjaan yang dapat dilacak di Asana.

Butuh bantuan? Lihat halaman Dukungan Microsoft di sini.