Sekarang setelah Anda membuat beberapa tugas dan proyek, inilah saatnya mulai berkolaborasi dengan tim dan memanfaatkan Asana secara maksimal. Jika Anda orang pertama di Organisasi yang menggunakan Asana, sekarang saatnya Anda harus mengundang beberapa rekan tim tepercaya untuk mencobanya bersama Anda.
Mulai dengan grup kecil
Menambahkan alat lain ke seluruh tim Anda biasanya membutuhkan kontribusi dan umpan balik semua orang. Namun, sebelum Anda melibatkan seluruh tim, kami sarankan untuk memulai dengan beberapa rekan tim saja. Dengan begitu, Anda dapat membuat argumentasi dan memperkenalkan Asana ke seluruh tim setelah Anda mulai mendapatkan hasil yang dapat ditunjukkan. Ketika Anda sudah siap untuk memperkenalkan ke seluruh tim, kami akan membantu Anda.
Grup penguji yang baik dapat terdiri dari beberapa rekan kerja yang paling tepercaya, atau rekan tim yang sering bekerja bersama Anda, yang mungkin merupakan sekelompok kecil orang dari seluruh tim. Tanya ke orang sekitar dan minta satu grup yang terdiri dari lima orang lainnya untuk mencobanya bersama Anda. Anda dapat menggunakan templat email untuk mengundang rekan tim dan menetapkan ekspektasi.
Gunakan templat email kami untuk mengundang rekan tim ke Asana. Lihat Templat Email
Jika Anda telah membuat proyek untuk diuji oleh tim, Anda dapat menjadikannya proyek hanya komentar sehingga tak seorang pun yang perlu mengkhawatirkan perubahan yang tidak disengaja. Lalu, setelah mereka merasa nyaman menggunakan Asana, Anda dapat memberikan akses untuk mengedit.
Memperkenalkan nilai Asana
Sekalipun rekan tim sangat bersemangat untuk mencoba Asana bersama Anda, mereka pasti menginginkan informasi lebih lanjut. Berikut beberapa manfaat yang dapat disoroti agar mereka mau terlibat:
-
Mengetahui siapa yang melakukan apa dan hingga kapan - Asana memberi informasi tentang siapa melakukan apa dan hingga kapan. Artinya, Anda dapat mempersingkat waktu untuk menindaklanjuti dan menghadiri rapat, dan waktu yang lebih panjang untuk mengerjakan hal yang benar - benar penting bagi Anda.
-
Menghemat waktu, dan menjadikan percakapan dapat ditindaklanjuti- Anda dapat mendiskusikan pekerjaan langsung dari tugas atau proyek. Artinya, tidak ada lagi rangkaian email yang berantakan. Percakapan selalu terfokus pada pekerjaan konkret dan dapat ditindaklanjuti di Asana sehingga Anda dapat melanjutkan pekerjaan, bukan hanya membicarakannya.
-
Melihat konten pekerjaan dalam konteks- Anda dapat menghubungkan pekerjaan di Asana untuk melihat kesesuaiannya dengan proyek dan gol keseluruhan tim. Dapatkan pembaruan tentang proyek dan tugas yang Anda ikuti, dan lihat progres tim dengan Portofolio serta pembaruan status.
Mengundang rekan tim ke Asana
Setelah Anda memiliki grup untuk mencoba Asana bersama Anda, ada beberapa cara mengundang rekan tim tersebut ke Asana:
Undang ke tim melalui tombol Tambah cepat:
Dari tombol Tambah cepat, klik menu dropdown dan pilih Undang. Jendela pop up akan memberi opsi mengundang orang ke organisasi dengan tautan.
Anda juga dapat membuat tugas dan memasukkan email rekan tim Anda sebagai penerima tugas untuk memicu undangan, atau mengundang mereka ke tim. Pelajari selengkapnya tentang mengundang orang ke organisasi Anda.
Setelah Anda memilih salah satu opsi di atas dan memasukkan alamat email rekan tim, Asana akan mengirimkan mereka email undangan atas nama Anda. Pastikan untuk menggunakan alamat email kantor sehingga rekan tim dapat masuk ke organisasi bersama. Beri tahu rekan tim kalau mereka akan menerima email, serta untuk memudahkan dapat menggunakan templat email kami.
Setelah rekan tim bergabung
Setelah rekan tim mendaftar ke Asana, Anda dapat mulai melacak pekerjaan bersama. Berikut beberapa kiat untuk membantu memulai dengan lancar:
- Minta mereka membaca pelajaran Mulai Cepat atau Asana sehingga mereka dapat memahami dasarnya dan dengan cepat menguasainya. Panduan Asana (yang Anda baca sekarang) adalah materi utama untuk membantu mereka melanjutkan pembelajaran.
- Buat beberapa ketentuan sehingga Anda semua memiliki informasi yang sama.
- Undang mereka ke proyek yang ada dan lakukan curah pendapat seputar lebih banyak proyek potensial yang dapat diatur tim di Asana. Membuat proyek bersama membuat semua orang berkontribusi.
- Tambahkan mereka sebagai kolaborator pada tugas yang relevan, dan dorong mereka untuk memberi tugas dan komentar kepada Anda, menyukai, menambahkan lampiran, atau bahkan menyelesaikan tugas, alih - alih mengirim email atau pesan obrolan.
- Jadwalkan rapat (atau buat proyek) beberapa minggu sebelum digunakan untuk menjawab pertanyaan, melihat perkembangan, dan mencatat manfaat yang dapat Anda sampaikan kepada tim.
Bandingkan alur kerja lama tim Anda dengan alur kerja di Asana menggunakan lembar perbandingan kami.
Waktu yang dihabiskan bersama tim penguji untuk memulai di Asana akan cepat tergantikan selagi Anda mengelola pekerjaan, berkomunikasi dengan lebih efektif, dan melakukan hal - hal hebat bersama.
Tidak ada rahasia - Asana menawarkan uji coba 30 hari gratis. Mulai sekarang.