Setelah memperkenalkan Asana kepada tim, Anda harus memastikan semua orang menyetujui beberapa kesepakatan utama. Dengan mengambil keputusan sejak awal tentang cara kerja Asana yang terbaik bagi tim, Anda akan dipersiapkan untuk meraih kesuksesan jangka panjang. Selain itu, Anda juga bisa mendapatkan manfaat maksimal dari fitur Asana Premium nantinya. Menyetujui beberapa kesepakatan juga akan membantu semua orang di tim merasa nyaman dengan Asana.
Ingin mendapatkan lebih banyak manfaat dari Asana dengan lebih cepat? Mulai uji coba Premium gratis. Coba Premium
Kami menyarankan agar segera mendiskusikan kesepakatan tim setelah Anda memperkenalkan Asana kepada tim. Dengan begitu, setiap orang memiliki waktu untuk membiasakan diri menggunakan Asana, meskipun mungkin belum menetapkan pola penggunaannya. Lihat apa yang paling cocok bagi tim dan cara penggunaan yang mereka sukai. Adakan rapat kesepakatan dan buat proyek kesepakatan Asana sebelum rapat Anda:
Meskipun setiap tim memiliki preferensi tersendiri, berikut beberapa panduan untuk membantu Anda mulai menentukan konvensi tim.
Kesepakatan tentang tugas
Membuat Tugas
Kami menyarankan agar Anda mendorong semua orang untuk membuat dan memberikan tugas kepada siapa pun dalam tim (bahkan bawahan langsung harus memberikan tugas kepada manajer). Asana memberi manfaat maksimal jika setiap orang dapat menyumbangkan ide dan melanjutkan item tindakan.
Menamai tugas
Sebaiknya buat nama tugas yang spesifik dan berbasis tindakan. Misalnya, alih - alih "postingan blog ", buat tugas dengan nama" Tulis [judul] postingan blog "dan tugas" publikasikan [judul] postingan blog ". Dengan begitu, Anda memperjelas tugas yang harus diselesaikan.
Anda mungkin harus membuat konvensi penamaan untuk proyek spesifik jika tugas berpindah melalui alur kerja tertentu.
Menulis tugas yang baik
Tim Anda harus menentukan detail yang diperlukan untuk membuat tugas yang “baik ”. Ada ruang di setiap tugas untuk menambahkan deskripsi, tenggat, penerima tugas, kolaborator, subtugas, dan komentar. Sebaiknya tambahkan juga konteks dan detail penting untuk memastikan penerima tugas dapat menyelesaikan tugas tersebut:
- Tautkan ke pekerjaan yang relevan dalam deskripsi tugas dengan @menyebut tugas, proyek, atau Pesan terkait.
- Lampirkan file saat mereferensikan dokumen.
- Tetapkan tenggat yang realistis untuk rekan tim segera setelah diketahui, atau sesuai dengan perkiraan Anda agar dapat dipantau.
- Tambahkan tanggal mulai dan tenggat sehingga jelas kapan penerima tugas harus mulai mengerjakannya dan dapat menyelesaikannya tepat waktu.
- Tambahkan rekan tim sebagai kolaborator agar mereka bisa terus mendapatkan informasi terbaru tentang progres tugas.
- Tandai tugas sebagai dependen pada tugas lain sehingga rekan tim hanya bisa memulai mengerjakan tugas itu saat tugas yang mendahuluinya telah selesai.
- Gunakan rich text dalam deskripsi tugas untuk memperjelas pesan Anda dengan teks berformat, daftar berpoin, dan daftar bernomor.
Memperbarui tugas yang diberikan kepada Anda
Jika seseorang memberikan tugas kepada Anda, artinya Anda bertanggung jawab untuk melanjutkan pekerjaan itu. Berikut beberapa cara yang disarankan agar rekan tim selalu mengetahui progres Anda:
- Sukai tugas sehingga pemberi tugas tahu Anda sudah melihatnya.
- Jika Anda memiliki pertanyaan atau informasi terbaru, komentari langsung tugas tersebut.
- Jika Anda mengubah tenggat, tambahkan komentar yang menjelaskan alasan perubahan tersebut untuk mengatur ulang ekspektasi.
- Sematkan komentar atau kesimpulan yang paling relevan dalam diskusi ke bagian teratas percakapan.
- Jika Anda tidak dapat memprioritaskan pekerjaan tersebut, berikan tugas kembali ke pembuatnya, atau gunakan @mention untuk bertanya kepada rekan tim apakah dapat mengerjakan tugas tersebut.
- Jika tugas memiliki bidang kustom, isi sesuai dengan itu, dan terus perbarui saat pekerjaan tersebut berlangsung.
- Apakah tim Anda menggunakan Slack? Jika iya, Anda dapat dengan mudah mengambil tindakan pada tugas langsung dari Slack untuk tetap bekerja tanpa menggunakan alat.
Menggunakan subtask
Saat Anda memberi subtugas, pastikan penerima tugas memiliki konteks yang cukup jelas dari tugas induknya atau dalam deskripsi subtugas. Hindari membuat terlalu banyak lapisan subtugas. Anda selalu dapat menyeret subtugas ke panel utama proyek, lalu mengubahnya dari subtugas menjadi tugas.
Menamai tugas templat
Duplikat proyek templat atau templat tugas untuk alur kerja yang dapat diulang, berulang, dan dapat diprediksi. Ketika Anda membuat templat, beri label tugas atau nama proyek sehingga jelas bagi rekan tim bahwa itu merupakan templat dan mudah ditemukan melalui pencarian (mis., “Templat” atau “Duplikat saya ”). Memberikan petunjuk yang jelas tentang bagaimana dan kapan tugas atau proyek harus digunakan dalam tugas atau deskripsi proyek.
Kesepakatan tentang proyek
Membuat proyek baru
Serupa dengan tugas, siapa pun dapat membuat proyek. Anda dapat menunjuk satu orang dalam tim untuk melakukan ini sehingga semuanya diatur dengan cara yang sama.
Membuat proyek yang baik
- Tentukan jenis alur kerja yang akan menggunakan daftar, dan yang akan menggunakan papan.
- Untuk setiap alur kerja, inisiatif, atau rapat utama, tulis nama proyek deskriptif dan selalu gunakan konvensi penamaan yang konsisten.
- Tuliskan deskripsi proyek dengan gol dan tujuan untuk mengingatkan rekan tim mengenai tujuan setiap proyek.
- Siapkan ikhtisar proyek sehingga rekan tim selalu dapat menemukan brief proyek dan melihat peran proyek. Seiring Anda melanjutkan pekerjaan, pastikan untuk memeriksa tab Ikhtisar untuk pembaruan status.
- Tambahkan bagian untuk membantu mengatur proyek Anda dan memberikan gambaran fase atau kategori yang jelas.
- Atur bidang kustom sehingga Anda dapat melacak semua informasi yang diperlukan dari setiap tugas yang dibuat dalam proyek.
- Buat templat kustom atau gunakan templat buatan Asana untuk membuat standar alur kerja dan proyek umum sehingga Anda dapat memulai setiap proyek dengan cepat. Dengan begitu, Anda tidak perlu memulai lagi dari nol untuk setiap proyek, dan dapat memastikan bahwa tidak ada langkah yang terlewati.
Mengelola proyek
Saat Anda membuat proyek, Anda menjadi pemilik proyek secara default. Anda dapat mengubah pemilik proyek di tampilan progres. Pemilik proyek atau rekan tim khusus harus membuat proyek tetap teratur dan memposting pembaruan status mingguan.
- Saat tugas baru dibuat atau pekerjaan sedang berlangsung, pastikan tugas memiliki penerima tugas dan tenggat, pindahkan ke bagian atau kolom yang sesuai. Lalu, perbarui bidang kustom jika relevan.
- Tambahkan aturan proyek untuk menghemat waktu mengelola proyek dan membantu rekan tim mengikuti langkah yang tepat. Aturan mengotomatiskan pekerjaan manual, seperti memperbarui bidang Asana atau memberi tugas.
- Jika tugas terlambat atau tidak disertai tenggat, tindak lanjuti ke penerima tugas untuk memastikan pekerjaan tetap berjalan sesuai rencana.
- Tetapkan milestone tugas dalam proyek untuk memastikan Anda mencapai gol utama dan memantau indikator penting progres proyek dengan cara visual sederhana.
- Gunakan linimasa untuk memetakan rencana proyek dan membuat penyesuaian saat Anda membuat progres menuju gol. Anda dapat dengan mudah melihat dependensi tugas dan menyesuaikan jadwal proyek dengan tampilan gaya Gantt.
- Jika Anda mengelola beberapa proyek, tambahkan ke portofolio untuk menata dan memantaunya berdasarkan inisiatif. Portofolio memudahkan Anda memantau status semua proyek.
Mengirimkan pembaruan status
Pemilik proyek atau rekan tim khusus harus mengirimkan pembaruan status proyek secara berkala dari tampilan progres proyek Anda.
- Pembaruan status memberi tim Anda dan tim lintas fungsi gambaran yang jelas tentang progres proyek.
- Atur warna untuk pembaruan status. Anda dapat menggunakan warna hijau, kuning, atau merah untuk menunjukkan progres proyek.
- Rekan tim dapat membalas pembaruan status saat mereka memiliki pertanyaan dan umpan balik, atau saat ingin membuat tugas lanjutan.
- Pemilik Proyek akan menerima tugas pengingat untuk memperbarui status proyek setiap minggunya.
Tambahkan proyek ke Portofolio untuk melihat semua pembaruan status, batas waktu, dan progres proyek (atau tanyakan kepada pemilik proyek untuk informasi terbaru tentang hal ini)di satu tempat.
Kesepakatan tentang email
Menggunakan Pesan tim
Untuk semua komunikasi tim internal, kami sarankan untuk selalu menggunakan fitur Pesan alih - alih email. Ingatkan rekan tim secara baik - baik untuk menggunakan Asana alih - alih email jika perlu.
Menggunakan pemberitahuan email
Asana mengirimkan pemberitahuan email untuk aktivitas baru, sehingga rekan tim yang tidak selalu menggunakan Asana dapat terus mendapatkan informasi terbaru. Anggota tim yang selalu menggunakan Asana biasanya lebih suka menggunakan Kotak Masuk (dan bukan email) untuk terus mendapatkan informasi terbaru.
Kami menyarankan untuk tetap mengaktifkan pembaruan email hingga Anda dan rekan tim terbiasa memeriksa Asana secara rutin. Anda dapat mengaktifkan dan menonaktifkannya di Pengaturan Saya.
Mengurangi penggunaan email dalam tim Anda
Untuk lebih sukses, kami merekomendasikan agar tim berhenti mengirim permintaan dan kebutuhan proyek melalui email dan sebagai gantinya gunakan Asana. Email sangat bagus untuk menjangkau seseorang di luar Organisasi Anda atau untuk memperkenalkan diri, tetapi email tidak dimaksudkan untuk merencanakan, mengelola, dan memprioritaskan pekerjaan. Itulah gunanya Asana.
Dengan pengaya Asana untuk Gmail dan aplikasi Asana untuk Outlook, Anda dapat dengan cepat mengubah email menjadi tindakan langsung dari kotak masuk. Penggunaan integrasi email ini bisa menjadi cara mudah untuk membiasakan tim beralih dari email ke Asana tanpa membuat mereka mempelajari sesuatu yang baru atau mengubah cara kerjanya.
Memperkuat kaidah Anda
Menetapkan konvensi bersama tim akan membantu membuat Asana tetap teratur untuk semua orang, memberikan kejelasan, dan pada akhirnya membantu semua orang berkontribusi dengan cara terefektif. Mintalah beberapa rekan tim membantu memperkuat konvensi sehingga orang lain merasa aman mengetahui bahwa mereka tidak akan "melanggar" apa pun dan bisa mendapatkan kiat bermanfaat jika mereka masih mempelajarinya cara menggunakan Asana.
Buat "proyek aman" di Asana tempat orang dapat mencoba - coba untuk mempelajari fitur dan cara berinteraksi tanpa khawatir akan mengutak - atik pekerjaan aslinya.
Setelah Anda membuat konvensi bersama tim, simpan ke dalam proyek untuk menjadi referensi semua orang, serta untuk rekan tim baru ke depannya. Dengan begitu, semua orang dapat memiliki informasi yang sama dan merujuk kembali ke konvensi tim setelah konvensi diputuskan bersama.
Coba gunakan Asana untuk rapat tim berikutnya dan sediakan waktu untuk menyampaikan kembali konvensi Asana milik tim.