Salah satu momen “a - ha !” di Asana adalah saat pelanggan menyadari mereka dapat menghubungkan pekerjaan di Asana dan melihatnya di berbagai tempat - tanpa menggandakan apa pun atau kehilangan konteks.
Ping rekan tim dan sebutkan pekerjaan lain dengan @menyebutkan
Untuk @mention:
Ketik @, lalu mulai mengetikkan nama tugas, proyek, pesan, atau orang.
@mention membuat tautan ke proyek, pesan, rekan tim, atau tugas dari bidang deskripsi atau komentar di Asana.
Kapan menggunakan @mention
-
Menautkan ke informasi latar belakang -@mention tugas, proyek, atau pesan lain sehingga riwayat dan konteks pekerjaan sebelumnya dapat langsung diakses. Rekan tim Anda pun tidak perlu mencari informasi ini.
-
Memberitahukan tugas terkait - Jika suatu tugas terkait dengan tugas lainnya, Anda dapat @mention tugas lain dalam komentar atau deskripsi tugas sehingga rekan tim mengetahui pekerjaan relevan lainnya yang sedang dilaksanakan.
-
Sampaikan komentar kepada rekan tim tertentu -@mention rekan tim Anda di tugas atau percakapan untuk menambahkan mereka sebagai pengikut. Mereka akan mendapat pemberitahuan dan dapat fokus pada komentar Anda.
Cegah pekerjaan duplikat dengan menambahkan tugas yang sama ke beberapa proyek
Ketik Tab + P dan gunakan tombol + yang muncul untuk menambahkan tugas ke proyek sebanyak yang diinginkan. Jika tugas diperbarui, perubahan ditampilkan di semua proyek (karena ini tugas yang sama, tetapi tercantum di dua proyek).
Kapan menambahkan tugas ke beberapa proyek
-
Saat ingin mendiskusikan tugas dalam pertemuan—Tambahkan tugas ke proyek pertemuan dan tetap letakkan tugas di proyek asli. Dengan begitu, Anda tidak akan lupa untuk mendiskusikannya dan melihatnya dalam konteks pekerjaan terkait yang sedang dilaksanakan.
-
Tugas berkaitan dengan lebih dari satu proyek- Tambahkan tugas yang memerlukan serah terima atau pekerjaan dari dua tim ke proyek kedua tim. Dengan begitu, setiap orang dapat melacak progres tanpa menduplikat informasi atau diskusi tentang tugas tersebut.
-
Tugas berkaitan dengan sasaran atau pencapaian yang lebih tinggi —Lacak sasaran dalam proyek dengan tim atau perusahaan Anda. Saat Anda memiliki proyek yang melacak langkah - langkah yang akan diambil untuk mencapai sasaran tersebut, Anda dapat meletakkan tugas sasaran di proyek sasaran serta proyek yang melacak prakarsa.
Pastikan pekerjaan dimulai di waktu dan urutan yang tepat beserta dependensi
Untuk serah terima yang lebih lancar dan lebih jelas, tandai tugas sebagai dependen satu sama lain. Rekan tim akan mengetahui siapa yang mungkin mereka blokir, dan siapa yang mereka tunggu. Anda dapat mengaturnya dalam tugas, atau menarik serta melepaskannya dengan mudah dalam tampilan linimasa.
Jika tenggat pada tugas pertama berubah, Anda akan menerima pemberitahuan sehingga Anda dapat memperbarui tenggat tugas dependen sebagaimana mestinya.
Kapan menggunakan dependensi
- Peluncuran produk: “Luncurkan ke semua pengguna” menunggu “Gabungkan umpan balik dari penguji beta”
- Kalender editorial: “Finalisasi blog untuk staging” menunggu “Gabungkan copyedit”
- Perencanaan acara: “Dapatkan tempat acara” menunggu “Setujui anggaran”
- Pelacakan bug: “Prioritaskan perbaikan” menunggu “Reprodksi bug”
- Peninjauan desain: “Mulai desain” menunggu “Pilih palet warna”
- Onboarding pegawai baru: “Pilih manfaat” menunggu “Dapatkan informasi masuk dari IT”
Filter, sortir, dan lacak detail spesifik dengan bidang kustom
Dengan menambahkan bidang custom ke proyek, Anda dapat melacak lebih banyak informasi di setiap tugas. Buat berbagai jenis bidang kustom untuk menyimpan informasi terstruktur dan lebih mudah melacak progres, status, biaya, beban kerja, prioritas, dan banyak poin data lainnya tentang proyek dan pekerjaan organisasi Anda.
Kapan menggunakan bidang kustom
Gunakan bidang kustom jika Anda:
- Ingin menambahkan data tertentu ke semua tugas dalam suatu proyek
- Memiliki informasi standar yang perlu dilacak pada tugas di sejumlah proyek (misal, level prioritas, alokasi waktu, tahap pekerjaan)
- Ingin memastikan rekan tim menyediakan informasi tertentu untuk setiap tugas di proyek
- Perlu mencari atau melaporkan bidang data tertentu (seperti prioritas, jam, tahap, dll.)
Simpan brief proyek dan detail permintaan untuk menanganinya lebih cepat dengan formulir
Tim Anda mungkin terbiasa membuat permintaan dan mengurai persyaratan proyek dalam dokumen dan email. Tetapi, informasi ini sering tidak tertata dan tidak lengkap, menyebabkan kebingungan dan perlambatan atau gagal ditangani. Sebaliknya, Anda dapat membuat formulir untuk membakukan proses permintaan. Saat dikirimkan, formulir terhubung ke proyek tertentu untuk menyimpan informasi yang dibutuhkan di awal, dan melacaknya dengan mudah di satu tempat.
Formulir dapat dikirimkan oleh siapa saja - sekalipun mereka tidak menggunakan Asana - dengan mengirimi mereka tautan formulir. Setelah dikirimkan, detail formulir berubah menjadi tugas di proyek Anda sehingga tugas dapat diprioritaskan.
Menyiapkan formulir dengan mengikuti langkah - langkah yang diuraikan di sini.
Hubungkan pekerjaan di berbagai alat dan email dengan integrasi
Asana membantu Anda mengelola dan mengoordinasikan pekerjaan, tetapi Anda mungkin menggunakan beragam alat untuk mengerjakan banyak hal di aplikasi G Suite, Microsoft, Slack, Adobe Creative Cloud, dan banyak lagi.
Itulah alasan Asana terintegrasi dengan alat dan aplikasi terbaik agar semuanya tetap terhubung, mengurangi pekerjaan duplikat, dan membuat kolaborasi lebih lancar. Integrasi dengan email dan alat pengiriman pesan sangat bermanfaat untuk menjaga agar percakapan dapat tetap ditindaklanjuti. Dengan integrasi Gmail Add - on, aplikasi Outlook, atau Slack, Anda dapat mengubah percakapan menjadi tugas tanpa perlu beralih alat. Dan, untuk materi kreatif, integrasi Adobe Creative Cloud memungkinkan alat melihat dan mengerjakan tugas Asana langsung di Illustrator, Photoshop, atau InDesign.
Lihat semua integrasi Asana di halaman aplikasi.