Tersedia di tingkatan Asana Advanced, Enterprise, dan Enterprise+, serta serta tingkat lama Business dan Enterprise lama.
Kunjungi halaman harga kami untuk informasi selengkapnya.
Kunjungi artikel khusus kami untuk informasi tentang penggunaan portofolio.
Portofolio memberikan pandangan holistik tentang semua proyek penting Anda di satu tempat. Dengan manajemen portofolio proyek, Anda dapat mengatur proyek terpenting, memantau kesehatannya secara real - time, dan mempelajari informasi selengkapnya, sekaligus terus memberikan informasi tentang progres kepada tim. Anda juga dapat mengakses portofolio di perangkat Android & iOS.
Pelajari cara memanfaatkan portofolio di Wawasan Perolehan kami dengan pelatihan virtual Pelaporan. Daftar sekarang.
Anda juga dapat mengakses beban kerja melalui portofolio - Klik Portofolio di bilah sisi, pilih portofolio, lalu buka tab beban kerja.
Buat portofolio
Untuk membuat portofolio:
- Klik Portofolio di bilah sisi dan klik ubin portofolio baru
- Klik tombol wawasan + di bilah sisi dan pilih Opsi Portofolio Baru
- Klik tombol Proyek + di bilah sisi dan pilih Opsi Portofolio Baru
Tampilan Portofolio
Saat Anda mengeklik salah satu portofolio, Anda akan dapat melihat tampilan holistik dari semua proyek yang terkandung di dalamnya.
Dari tampilan portofolio, Anda dapat:
- Tambahkan proyek lain ke portofolio
- Lihat status terbaru setiap proyek
- Lihat progres atau milestone % dari setiap proyek
- Lihat atau edit tenggat atau rentang tanggal proyek
- Lihat atau edit prioritas proyek
- Lihat pemilikproyek
- Lihat nilai bidang kustom untuk setiap proyek
Anda juga dapat:
- Klik proyek mana saja untuk membuka panel kanan proyek
- Klik dua kali pada proyek apa saja untuk mengakses proyek secara langsung
- Klik kanan pada proyek apa pun dan pilih untuk menghapus dari portofolio
Untuk menambahkan proyek ke portofolio
Anda dapat menambahkan proyek dari dalam portofolio dengan cara berikut:
- Klik Tambahkan pekerjaan untuk mencari proyek yang ada
- Buat proyek baru dengan mengklik panah drop - down di samping + Tambahkan pekerjaan dan pilih Buat proyek baru
- Tambahkan proyek dari templat proyek dengan memilih templat dari panah drop - down di samping + Tambahkan pekerjaan
Anda dapat menghapus proyek dari portofolio Anda kapan saja.
Untuk menghapus proyek dari portofolio:
- Klik kanan pada kolom nama proyek dan pilih ‘Hapus dari portofolio’ dari opsi menu drop down atau
- Buka panel kanan dan klik tiga titik di sebelah nama proyek di sudut kanan dan pilih ‘Hapus dari portofolio’ dari opsi menu drop down
Untuk menambahkan templat proyek ke portofolio
- Klik Sesuaikan
- Gulir ke bawah ke templat Proyek
- Klik + Tambahkan templat proyek
Setelah templat proyek ditambahkan ke portofolio, itu akan muncul di menu tarik - turun di samping Tambahkan pekerjaan dan dapat digunakan untuk membuat proyek baru dari dalam portofolio.
Untuk menambahkan templat baru ke portofolio Anda:
- Dari + Tambahkan templat proyek pilih templat dari bilah kiri dan klik tombol + Tambahkan ke portofolio.
Untuk menghapus templat dari portofolio Anda:
- Untuk menghapus templat dari portofolio, klik tombol Hapus dari portofolio. Opsi Hapus dari portofolio hanya akan muncul untuk templat yang telah ditambahkan ke portofolio.
Ikhtisar
proyek
Klik proyek di portofolio Anda untuk melihat panel kanan.
Untuk proyek dari panel kanan portofolio, Anda dapat:
- Akses proyek secara langsung untuk melihat tugas, sumber daya, dan linimasanya
- Bagikan proyek dengan pemangku kepentingan lainnya
- Salin tautan, hapus, dan ganti nama proyek
- Tutup panel kanan
- Tambahkan atau edit tenggat atau rentang tanggal
- Perbarui atau minta pembaruan status
- Lihat, komentari, dan bagikan pembaruan status terbaru
- Lihat pembaruan status sebelumnya
- Lihat deskripsi proyek dari ikhtisar proyek
- Lihat anggota proyek
Untuk portofolio bersarang dari panel kanan portofolio, Anda dapat:
- Akses proyek secara langsung untuk melihat tugas, sumber daya, dan linimasanya
- Bagikan proyek dengan pemangku kepentingan lainnya
- Salin tautan, hapus, dan ganti nama proyek
- Tutup panel kanan
- Tambahkan atau edit tenggat atau rentang tanggal
- Perbarui atau minta pembaruan status
- Lihat, komentari, dan bagikan pembaruan status terbaru
- Lihat pembaruan status sebelumnya
- Lihat deskripsi proyek dari ikhtisar proyek
- Lihat anggota proyek
- Lihat item konten portofolio bertingkat dan status terkaitnya
Pembaruan status
Bagian progres portofolio memberi Anda snapshot mendalam tentang status portofolio yang sedang Anda kerjakan. Laporan status mempermudah pembuatan pembaruan status yang lengkap, dapat diulang dan ditindaklanjuti, serta menyampaikan pekerjaan kepada pemangku kepentingan utama.
Progres
Portofolio
Saat Anda mengeklik tab Progres di portofolio, snapshot status progres portofolio Anda saat ini akan ditampilkan.
Dari tampilan Progres, Anda dapat:
- Periksa apakah portofolio sesuai rencana, berisiko, tidak sesuai rencana, atau ditunda
- Lihat jumlah proyek yang sesuai rencana, berisiko, tidak sesuai rencana, atau jumlah total proyek
- Perbarui status portofolio Anda
- Melihat atau mengubah pemilik portofolio, rentang tanggal, atau deskripsi
- Melihat atau mengubah tujuan yang terkait dengan portofolio
- Lihat pembaruan status terbaru
Cara membuat pembaruan status portofolio
Anda dapat memperbarui status portofolio Anda kapan saja. Struktur blok templat memungkinkan Anda untuk menggabungkan pekerjaan aktual yang sedang dikerjakan di Asana dengan konteks naratif untuk menjelaskan status pekerjaan.
Membuat pembaruan status Anda
Untuk membuat pembaruan status baru:
- Buka panel kanan dan klik Tombol "Perbarui Status" di dekat sudut kanan atas pembaruan status, atau
- Klik ikon Perbarui status dari tampilan kemajuan portofolio Anda
Dari jendela pembaruan status, Anda dapat:
- Tambahkan judul
- Isi detail pembaruan status Anda, termasuk progres, pemilik portofolio, dan tanggal
- Tampilkan atau sembunyikan bidang kustom
- Menyertakan ringkasan
- Soroti pencapaian
- Uraikan hal yang terhambat
- Tarik sorotan ke pembaruan Anda untuk membantu menunjukkan stori Anda
- Setelah memasukkan pembaruan, klik tombol Posting biru.
Harap diperhatikan bahwa Anda harus memilih status portofolio sesuai rencana, berisiko, tidak sesuai rencana, atau tertahan, dan setidaknya satu blok teks sebelum Anda dapat memposting pembaruan status portofolio.
Menambahkan sorotan ke pembaruan status Anda
Anda dapat menarik dan melepaskan sorotan, seperti proyek yang sesuai rencana atau berisiko, ke pembaruan status untuk membantu menyampaikan cerita. Menambahkan sorotan ini akan memberi wawasan visual terkait pencapaian terbaru atau potensi penghambat bagi tim.
Setelah menambahkan sorotan dan memublikasikan pembaruan status, Asana akan mengingat struktur blok dan penyusunan pembaruan yang akan datang.
Anda juga dapat menyusun ulang bagian Apa yang telah kita capai, Apa yang diblokir, dan Langkah berikutnya dengan menarik dan melepaskannya ke tempatnya.
Menambahkan bagan ke pembaruan status
Menambahkan bagan ke pembaruan status akan memberikan wawasan visual tentang pekerjaan yang dilakukan di seluruh tim. Anda dapat menarik dan melepas blok grafik ke dalam pembaruan status Anda.
Kontrol akses
Pengguna dapat menambahkan kolaborator ke pembaruan status yang mungkin tidak memiliki akses ke proyek ini. Jika ini terjadi, pengguna dapat melihat semua konten pembaruan, tetapi jika mereka mengeklik sorotan atau elemen proyek yang tidak dapat mereka akses, akses mereka akan diblokir.
Untuk portofolio, ini berarti bahwa pembaruan status portofolio publik akan sepenuhnya terlihat di tab progres, bahkan jika pengguna tidak memiliki akses ke semua proyek dalam portofolio.
Opsi dan milestone tampilan
Portofolio
Jika ada cara khusus yang Anda dan tim pilih untuk menyortir portofolio, Anda dapat menyimpannya sebagai tampilan default untuk semua orang.
Untuk mengubah tampilan portofolio Anda:
- Klik Filter dan/atau Sortir untuk menerapkan satu filter
- Pilih tugas atau milestone sebagai jenis progres yang ditampilkan
- Klik tiga titik dan pilih ‘Simpan tata letak sebagai default’
Milestone di tampilan portofolio
Milestone terlihat di linimasa portofolio.
Berlian biru menandakan tonggak sejarah. Mereka menunjukkan peristiwa penting dan memetakan pergerakan ke depan dalam rencana proyek. Milestone bertindak sebagai rambu selama proyek berlangsung, membantu memastikan Anda tetap bekerja sesuai rencana.
Anda kemudian dapat mengklik simbol milestone untuk konteks lebih lanjut tentang tugas dalam proyek.
Maksimal 12 milestone dapat ditampilkan dalam tampilan portofolio Anda, sebelum daftar terpotong.
Anda juga dapat menambahkan bidang kustom langsung dari dropdown dan kemudian mengurutkan portofolio Anda berdasarkan bidang yang Anda pilih.
Cara mengelola bidang kustom
- Klik tombol Sesuaikan di dekat sudut kanan atas Portofolio untuk membuka menu tempat Anda dapat menambahkan dan mengelola bidang kustom Anda
- Klik ‘Tambahkan bidang’ untuk membuka jendela pop up untuk menambahkan bidang custom
Setelah itu, jendela pop up yang memungkinkan Anda untuk menambah bidang custom akan muncul.
Jika tombol toggle berwarna biru, bidang tersebut diaktifkan.
Cara menambahkan bidang kustom:
- Klik Buat baru
- Ketik nama bidang kustom baru Anda di bilah judul bidang
- Klik Buat bidang untuk menambahkan bidang baru Anda
Sortir menurut bidang
Dari slider Sortir dalam tampilan proyek, Anda dapat menyortir beban kerja berdasarkan berbagai opsi bidang.
Anda sekarang dapat mengkategorikan, memprioritaskan, atau mendiagnosis fase kerja dan menyortir berdasarkan kebutuhan khusus Anda.
Bidang
kustom rollup
Rollup Portofolio memungkinkan Anda untuk menambahkan kolom bidang kustom khusus tampilan ke portofolio Anda. Kolom ini merangkum data numerik bidang kustom global atau bidang pelacakan waktu yang ada dalam proyek portofolio.
Ini berarti bahwa Anda dapat melacak data yang mendasari dalam proyek Anda tanpa keluar dari portofolio.
Cara menambahkan rollup ke portofolio
- Klik Sesuaikan, lalu + Tambahkan bidang
- Pilih Tambahkan rollup dan pilih dari rollup numerik yang tersedia
- Rollup ditarik dari bidang kustom numerik dalam proyek portofolio
- Contoh ini menunjukkan bidang kustom numerik Jam aktual dan Estimasi jam, tetapi bidang kustom numerik apa pun dapat menjadi daftar portofolio
- Anda dapat menambah atau menghapus bidang ini seperti bidang lainnya dalam portofolio
Ekspor portofolio Anda
Setelah membuat portofolio, Anda dapat mengekspornya kapan saja.
Untuk mengekspor portofolio ke Google Sheets:
- Klik panah dropdown di samping judul portofolio
- Arahkan kursor ke Ekspor dan pilih Google Sheets
Untuk mengekspor portofolio ke CSV:
- Klik panah dropdown di samping judul Portofolio
- Arahkan kursor ke Ekspor dan pilih CSV
Keanggotaan dan berbagi Portofolio
Anda dapat berbagi portofolio kapan saja dengan rekan tim Anda di Asana atau menambahkannya sebagai anggota portofolio.
Saat Anda mengeklik tombol Bagikan dan mengakses layar keanggotaan portofolio, Anda dapat:
- Tambahkan anggota portofolio dengan nama atau email
- Tetapkan anggota sebagai pemilik portofolio atau hapus mereka dari portofolio dengan mengklik panah drop - down
- Salin tautan portofolio dan bagikan dengan rekan kerja
Catatan: Anda juga dapat mengubah pengaturan privasi portofolio di sini dengan memilih dengan siapa portofolio dibagikan.
Ketika Anda telah ditambahkan sebagai anggota portofolio, Anda akan menerima pemberitahuan kotak masuk. Anda juga akan melihat ikon Baru di samping portofolio yang dimaksud saat mengakses halaman portofolio Anda.
Jika Anda telah ditambahkan sebagai anggota portofolio, Anda akan menerima email laporan mingguan asalkan pemberitahuan email Anda diaktifkan.
Jika Anda membagikan portofolio yang berisi beberapa proyek privat, orang yang Anda bagikan portofolio tersebut akan melihat pemberitahuan di atas di bagian bawah layar.
Linimasa portofolio
Linimasa portofolio memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan, membagikan, dan menyesuaikan urutan prakarsa sehingga Anda dapat sebaik mungkin memanfaatkan sumber daya dan menepati batas waktu.
Mengakses linimasa portofolio Anda
Anda dapat mengakses linimasa portofolio dalam portofolio. Klik Portofolio di bilah sisi dan pilih portofolio.
1. Lihat linimasa portofolio Anda dengan mengklik tab Linimasa
2. Gunakan bilah alat portofolio untuk:
Filter proyek menurut hari
Filter tampilan Anda menurut hari, minggu, bulan, kuartal, setengah tahun, atau tahun
Atur warna atau pilih bidang kustom dengan warna tertentu
Pencarian Portofolio
Anda dapat menggunakan pencarian lanjutan untuk mencari informasi dalam portofolio.
Dari beranda Anda:
- Klik Cari
- Kemudian klik Pencarian lanjutan
Dari sini, isi parameter pencarian Anda dan klik Tambahkan filter lalu Di portofolio untuk mencari di dalam portofolio Anda.
Anda juga dapat mencari portofolio dengan @mention portofolio di bidang deskripsi atau komentar di Asana. Harap perhatikan bahwa jika portofolio bersifat pribadi, Anda harus memiliki akses ke portofolio agar portofolio tersebut muncul di hasil pencarian Anda.
Dasbor
Portofolio
Klik tab Dasbor di portofolio Anda untuk melihat bagan dan visualisasi yang membuat Anda dapat melakukan zoom out dari hari ke hari untuk memahami progres tim dengan cepat.
Secara default, dasbor portofolio menyertakan bagan prasetel untuk membantu Anda memulai, tetapi Anda dapat menambahkan, menghapus, atau menyesuaikannya sesuai kebutuhan. Grafik akan terisi secara otomatis saat Anda pertama kali mendarat di tab Dasbor - tidak perlu mengatur apa pun. Dasbor Portofolio secara otomatis akan diperbarui setiap kali Anda mengunjungi tab atau menyegarkan halaman, sehingga Anda tahu informasinya sudah diperbarui.
Dari tab Dasbor, Anda dapat melihat:
- Kartu hitungan Tugas (selesai, tidak lengkap, terlambat, total)
- Empat bagan yang dapat disesuaikan
Dasbor Portofolio difilter sebelumnya untuk hanya menyertakan data dari portofolio yang Anda pilih, termasuk tugas dan data dari portofolio bertingkat.
Catatan: Dasbor Portofolio menampilkan data berdasarkan izin penampil. Ini berarti bahwa pemirsa yang tidak memiliki akses ke semua data dalam portofolio dapat melihat kumpulan data yang tidak lengkap di dasbor. Pelajari selengkapnya tentang pengaturan privasi portofolio.
Bagan
prasetel
Tugas yang belum selesai menurut proyek - Diagram batang
Lihat tugas menurut proyek untuk memahami di mana efisiensi dan potensi hambatan berada dalam proses tim Anda. Atau tukar di bidang kustom mana pun untuk melihat perbandingannya.
Semua proyek menurut status proyek - Bagan donat
Dapatkan denyut nadi cepat pada proyek Anda berdasarkan status dan ukuran setiap potongan status. Anda dapat melihat apakah proyek Anda yang belum selesai adalah bagian kecil atau besar dari pai.
Tugas akan datang menurut penerima tugas - Bagan lolipop
Pahami cara pekerjaan didistribusikan di tim. Lihat dengan cepat siapa yang unggul dan siapa yang mungkin kelebihan beban.
Proyek menurut pemilik - Lollipop
Dapatkan ikhtisar cepat jumlah proyek yang dimiliki setiap orang di tim Anda untuk mendapatkan visibilitas tentang beban kerja dan bandwidth mereka.
Pelajari selengkapnya tentang berbagai jenis grafik yang dapat Anda gunakan di artikel Pelaporan kami.
Bagan Portofolio
Pengguna sekarang dapat membuat bagan berdasarkan metadata portofolio dalam pelaporan universal, yang berarti Anda dapat melaporkan portofolio, serta tugas, proyek, dan gol.
Membuat bagan portofolio
Saat membuat bagan portofolio, pengguna harus terlebih dahulu memilih dari mana portofolio harus dimasukkan dan dapat memilih dari opsi berikut:
- Seluruh domain
- Pemilik Portofolio
- Portofolio di
- Portofolio spesifik
Untuk mempelajari selengkapnya tentang menyesuaikan bagan portofolio Anda, kunjungi artikel Pelaporan kami.
Portofolio bersarang
Dengan menambahkan portofolio ke portofolio, Anda dapat mengintegrasikan dan melacak pekerjaan di berbagai proyek dengan lancar. Ini memungkinkan Anda memantau pekerjaan dengan mudah dan mengomunikasikan progres kepada pemangku kepentingan.
Menambahkan portofolio ke portofolio
- Klik tombol +Tambahkan pekerjaan dan pilih atau ketik nama portofolio, atau
- Klik panah bawah di samping +Tambahkan pekerjaan dan pilih ‘Buat portofolio baru’
Tampilan Linimasa dan beban kerja dalam portofolio bertingkat
Portofolio yang berisi portofolio akan memiliki tab linimasa dan beban kerja yang dinonaktifkan. Ini dapat dibatalkan dengan menghapus portofolio bertingkat apa pun.
Pengaturan privasi
Portofolio
Pemilik portofolio memiliki opsi untuk menjadikan portofolio pribadi atau publik.
Dengan menjadikan portofolio pribadi, berarti hanya anggota portofolio yang akan memiliki akses ke konten dalam portofolio dan konten tersebut tidak akan dapat ditemukan di seluruh organisasi atau ruang kerja Anda. Menjadikan portofolio publik berarti dapat ditemukan di seluruh organisasi atau ruang kerja Anda.
Untuk beralih antara pengaturan portofolio publik dan privat:
Dari dalam portofolio Anda:
- Klik ikon Bagikan
Dari sini, pilih untuk merahasiakan portofolio atau mempublikasikannya ke organisasi atau ruang kerja Anda.
Pertanyaan Umum
Portofolio
Pertanyaan Umum tentang portofolio.
Siapa yang dapat melihat portofolio saya?
Jika portofolio Anda disetel ke publik, siapa pun di organisasi yang menerima url dari Anda dapat mengakses portofolio Anda. Setelah mereka membuka url, portofolio tersebut secara otomatis akan ditampilkan di bagian terbaru mereka dalam tampilan portofolio. Jika salah satu proyek Anda dalam portofolio berstatus privat, mereka akan menerima pemberitahuan di bawah layar yang memberi tahu bahwa beberapa proyek berstatus privat.
Portofolio pribadi hanya dapat diakses oleh anggota portofolio.
Apakah sesuatu terjadi pada proyek saat saya menambahkannya ke portofolio saya?
Ya, Anda secara otomatis menjadi pengikut status proyek untuk semua proyek. Anda akan menerima pemberitahuan saat proyek dalam portofolio Anda memiliki pembaruan status.
Bagaimana saya menambahkan bidang kustom pada portofolio saya?
Jika ada cara khusus yang Anda dan tim pilih untuk menyortir portofolio, Anda dapat menyimpannya sebagai tampilan default untuk semua orang. Atau, dari tab sesuaikan di dalam tampilan portofolio, dropdown memberi Anda pilihan untuk mengklik +Tambahkan bidang. Setelah itu, jendela pop up yang memungkinkan Anda untuk menambah bidang custom akan muncul.
Dari tab Tambahkan bidang, Anda dapat:
- Klik tombol Sesuaikan di dekat sudut kanan atas portofolio untuk membuka menu tempat Anda dapat menambahkan dan mengelola bidang kustom Anda
- Klik ‘Tambahkan bidang’ untuk membuka jendela pop up untuk menambahkan bidang custom
Bagaimana saya membuat bidang kustom dari bilah alat?
Untuk menambahkan bidang kustom dari bilah alat Anda, klik Sesuaikan lalu +Tambahkan bidang.
Dari tab Tambahkan bidang, Anda dapat:
- Menambah judul Bidang
- Pilih jenis Bidang
- Tambahkan deskripsi
- Menambah bidang tersebut ke pustaka bidang organisasi sehingga dapat digunakan kembali di organisasi.
Anda dapat menambahkan hingga 20 bidang per portofolio. 5 bidang dapat ditunjukkan dalam tampilan portofolio kapan saja.
Apa itu Batas Portofolio?
-
Berapa banyak portofolio yang dapat saya buat? Kunjungi artikel khusus kami untuk informasi tentang penggunaan portofolio.
-
Berapa banyak portofolio yang dapat muncul di Terbaru saya pada saat yang sama? Maksimal 20 portofolio dan tidak ada batas waktu
-
Berapa banyak proyek yang dapat saya tambahkan ke portofolio? Maksimal 500 (termasuk proyek yang diarsipkan)
-
Berapa banyak bidang kustom yang dapat saya tambahkan ke portofolio? Maksimal 30
-
Berapa banyak bidang kustom yang dapat ditunjukkan di tampilan portofolio dalam satu waktu? Maksimal 30
-
Berapa banyak pemberitahuan email Laporan Mingguan portofolio yang dapat saya terima setiap minggu? Maksimal 20
-
Berapa banyak proyek yang disertakan di setiap email laporan mingguan? Maksimal 50, tetapi tautan yang tersedia akan memungkinkan Anda untuk melihat lebih banyak.
Suka dengan apa yang Anda lihat? Mulai dengan uji coba Asana 30 hari gratis sekarang. Coba gratis