Kolaborasi adalah aspek penting dalam menggunakan Asana dan kotak masuk Anda memainkan peran penting di dalamnya. Kotak Masuk Asana berfungsi sebagai pusat pemberitahuan yang menampilkan informasi terbaru tentang proyek tempat Anda menjadi bagiannya, tugas yang Anda kerjakan, pesan penting, dan komunikasi yang terkait dengan gol tim dan organisasi. Dengan sering memeriksa kotak masuk, Anda dapat tetap mendapat informasi dan berinteraksi dengan kolega dan anggota tim dengan lebih efektif.
Dalam artikel ini, Anda akan menemukan cara memanfaatkan kotak masuk Anda agar tetap mendapat informasi dan mengeksplorasi strategi praktis untuk meminimalkan kekacauan kotak masuk.
Memeriksa kotak masuk Anda
Kapan harus memeriksa kotak masuk? Sebagian orang lebih suka menjadwalkan waktu di kalender mereka untuk memeriksa kotak masuk mereka pada waktu tertentu sepanjang hari, sementara yang lain lebih suka memeriksanya saat menjalani hari mereka.
Apa pun pendekatan yang Anda pilih, titik oranye akan muncul di sebelah Kotak Masuk di bilah sisi saat ada pemberitahuan yang belum dibaca. Pemberitahuan baru di Kotak Masuk ditandai dengan adanya titik biru di sebelahnya. Jika ada aktivitas baru pada tugas dalam proyek, Anda akan melihat gelembung yang menunjukkan jumlah komentar atau lampiran baru yang menunjukkan aktivitas baru yang belum dibaca.
Mendeklarasikan kotak masuk Anda
Gunakan kotak masuk Anda untuk menjadi lebih produktif dan fokus pada hal yang penting. Dengan fungsi filter, penyortiran, bookmark, dan arsip, kotak masuk Anda dapat membantu Anda mengatasi kekacauan dan menemukan kejelasan.
Mengikuti dan berhenti mengikuti tugas dan percakapan tertentu berarti bahwa Anda hanya menerima komunikasi pada item yang relevan bagi Anda. Anda dapat melakukan ini dengan menambahkan atau menghapus diri Anda sebagai kolaborator pada tugas tertentu. Jika seseorang @menyebut Anda lagi dalam tugas, tugas tersebut akan tetap muncul di kotak masuk Anda, meskipun Anda telah berhenti mengikuti tugas tersebut.
Urutkan kotak masuk Anda berdasarkan hal yang paling penting bagi Anda. Anda dapat memilih dari Terbaru Pertama atau Relevansi.
Filter Kotak Masuk memungkinkan Anda memusatkan perhatian pada pembaruan yang paling dapat ditindaklanjuti; Anda dapat memfilter berdasarkan Dari Orang, Ditugaskan kepada saya, dan Belum Dibaca saja.
Jika Anda menyukai kotak masuk yang jelas dan menargetkan kotak masuk nol, fungsi Arsip kami cocok untuk Anda. Karena pekerjaan Anda tertata dan dapat dicari di Asana, Anda tidak harus menyimpan pemberitahuan. Setelah mengambil tindakan pada pemberitahuan, Anda dapat memilih untuk mengarsipkannya. Anda akan menemukan pemberitahuan yang diarsipkan di tab arsip.
Bookmark dapat digunakan untuk tugas - tugas penting yang ingin Anda akses cepat dan pemberitahuan yang ingin Anda simpan untuk check - in atau referensi nanti.
Anda juga dapat memilih Kelola pemberitahuan. Di sini, Anda dapat mengaktifkan "Jangan ganggu ," menjadwalkan waktu yang Anda lakukan dan tidak ingin menerima pemberitahuan dan memilih jenis pemberitahuan.
Mengambil tindakan dari kotak masuk Anda
Gunakan kotak masuk Anda untuk terlibat dan tetap terlibat dengan rekan tim Anda dengan mengambil tindakan pada pemberitahuan Anda. Beri tahu rekan tim bahwa Anda telah melihat komentar dan pesan mereka dengan membalasnya di kotak masuk Anda. Anda dapat menerima tugas atau komentar, mengucapkan terima kasih, memberikan jempol, atau mengirim stiker apresiasi dari kotak masuk Anda.
Stiker apresiasi adalah cara terbaik untuk memberikan pengakuan dan pujian kepada rekan tim dan kolaborator. Contoh, jika rekan satu tim mencapai target atau menyelesaikan tonggak pencapaian, tambahkan stiker apresiasi ke tugas mereka dari kotak masuk Anda untuk menunjukkan dukungan dan pengakuan Anda. Anda dapat mengakses stiker apresiasi melalui komentar tugas dengan mengklik ikon bintang.
Kotak Masuk vs. Tugas saya
Tidak seperti tugas Saya, kotak masuk Anda bukanlah daftar tugas. Jika Anda melihat tugas di kotak masuk yang perlu Anda ambil tindakannya, seperti menjadwalkan rapat untuk membahas topik tertentu, membuat tugas tindak lanjut yang akan menautkan kembali ke tugas awal, atau memberi diri Anda tugas. Ingat, saat bekerja di Asana, semua yang perlu Anda lakukan ada di tugas Saya, sedangkan semua yang perlu Anda ketahui ada di kotak masuk.
Semakin banyak pekerjaan yang Anda dan tim buat, diskusikan, dan selesaikan di Asana, Anda akan semakin mengandalkan pemberitahuan untuk terus melacak progres dan pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti. Menjaga kotak masuk yang jelas berarti Anda akan melihat pemberitahuan yang relevan dengan cepat tanpa melalui informasi yang tidak perlu. Menggunakan filter untuk menyoroti topik penting dan mengarsipkan pemberitahuan yang Anda telah baca dan tidak perlu ditindaklanjuti akan mengurangi kekacauan dan memberi Anda kendali.
Sumber daya tambahan
Untuk mempelajari selengkapnya cara menggunakan kotak masuk Anda, lihat artikel ini.