Ikhtisar
Selamat datang di Asana! Artikel ini akan memberikan ikhtisar singkat tentang hal terpenting yang harus diketahui saat memulai Asana.
Jika Anda ingin anggota tim kami memandu melalui konten dan menjawab pertanyaan Anda secara real time, Anda bisa mendaftar untuk salah satu pelatihan kami di sini.
Tugas - Apa itu tugas?
Anda mungkin telah memperhatikan bahwa Anda sudah memiliki beberapa tugas yang diberikan kepada Anda dan bertanya - tanya harus mulai dari mana. Tugas adalah blok bangunan terpenting di Asana.
Tugas merepresentasikan langkah - langkah atau daftar tugas yang dapat ditindaklanjuti untuk menjelaskan siapa yang bertanggung jawab untuk apa sebelum kapan - tetapi, tugas juga dapat merepresentasikan gagasan dan item referensi.
Anda akan menemukan tugas yang diberikan ke Anda di daftar Tugas Saya yang dapat Anda akses dari bilah sisi.
Anda dapat membuat tugas dengan cara berikut:
- Dari Tugas Saya dengan mengeklik tombol + Tambahkan tugas di bagian atas.
- Anda dapat membuat tugas dalam proyek secara langsung dengan mengklik tombol + Tambahkan tugas (kita akan berbicara lebih banyak tentang proyek di bawah ini).
- Anda dapat mengklik Tambahkan tugas... di bawah bagian mana pun dalam proyek atau Tugas Saya.
- Klik tombol + Buat tambah cepat di kiri atas di atas bilah sisi.
Berikut adalah beberapa kiat untuk membantu Anda berhasil membuat tugas:
- Buat nama tugas yang spesifik dan berbasis tindakan sehingga hal yang harus dilakukan jelas. Add a task description so the assignee knows what they need to do.
- Berikan tugas ke rekan tim dan tetapkan tenggat (sekalipun itu hanya perkiraan). That way it's clear who is responsible for what.
- Lampirkan file dengan konteks, informasi, atau dokumen kerja yang relevan. Also, make sure to attach completed files when you're marking the task complete so teammates can find your work and know it's done.
- Tambahkan rekan tim sebagai kolaborator tugas sehingga mereka bisa terus mendapatkan informasi terbaru tentang progres tugas. Anda juga dapat @mention mereka saat mengomentari tugas.
Setiap tugas hanya dapat memiliki satu penerima tugas, tetapi dapat memiliki banyak kolaborator.
Penerima tugas dan kolaborator tugas dapat melihat dan mengedit tugas, berdasarkan pengaturan izin tugas. Kolaborator akan menerima pemberitahuan di kotak masuk tentang perubahan yang dilakukan pada tugas. Mereka juga dapat menerima pemberitahuan melalui email bergantung pada pengaturannya.
Subtugas - Bagi tugas Anda menjadi bagian - bagian lebih kecil dengan subtugas
Subtugas digunakan untuk membagi tugas menjadi bagian - bagian yang lebih kecil atau untuk membantu menyebarkan beban kerja di antara banyak orang. Subtugas berfungsi seperti tugas independen dengan semua bidang yang sama dengan tugas induk, tetapi disematkan dalam tugas induk.
- Klik tanda panah drop - down untuk memperluas dan melihat subtugas dalam tampilan daftar
- Simbol ini menunjukkan bahwa tugas ini memiliki tiga subtugas
- Ketiga subtugas ditampilkan dalam tampilan daftar saat diperluas (seperti yang ditunjukkan pada langkah 1)
- Di dalam panel detail tugas, Anda akan melihat subtugas yang sama yang ditampilkan di langkah 3
Anda dapat mengikuti langkah - langkah di sini untuk membuat subtugas.
Anda dapat membuat subtugas dalam subtugas, tetapi Anda hanya dapat memiliki maksimal 5 tingkat subtugas.
Agar subtugas ditampilkan di daftar tugas, kalender proyek, dan linimasa proyek beserta tugas lainnya, Anda dapat menambahkan subtugas secara manual ke proyek. Anda juga dapat menentukan penerima tugas, karena subtugas tidak mewarisi penerima tugas dari tugas induknya.
Ikuti langkah - langkah di sini untuk mengaitkan proyek dengan subtugas.
Proyek - Atur tugas terkait dengan membuat proyek
Proyek memungkinkan Anda menata dan menyimpan grup tugas terkait inisiatif, gol, atau bagian penting tertentu dalam pekerjaan di satu tempat. Anda dapat mengikuti langkah - langkah di sini untuk membuat proyek pertama di Asana.
Anda mungkin perlu membuat proyek untuk sejumlah situasi yang berbeda. Anda dapat melihat contoh di bawah ini untuk ide:
- Perencanaan acara - gunakan proyek Anda untuk melacak item tindakan penting menjelang acara. Anda bisa menyertakan semuanya, mulai dari memesan tempat, menetapkan tanggal, dan mengirimkan undangan hingga memutuskan opsi makanan dan katering.
- Onboarding pegawai baru - buat proyek untuk Anda, pegawai baru, dan tambahkan siapa saja yang mungkin terlibat dalam proses onboarding. Anda dapat menggunakan proyek untuk melacak pelatihan dan menambahkan materi onboarding penting.
Proyek di Asana harus ada dalam tim. Jika Anda ingin membuat proyek pribadi, Anda dapat membuat tim untuk proyek pribadi Anda dan juga dapat menandai proyek tersebut sebagai proyek pribadi dengan mengikuti langkah - langkah di sini.
Proyek privat hanya dapat diakses oleh anggota proyek dan hanya dapat dilihat dan diakses oleh orang - orang yang diundang ke proyek.
Favoritkan proyek apa pun dengan mengklik simbol bintang di samping nama proyek. Ini akan menambahkan proyek ke bilah sisi untuk kemudahan akses.
Anda juga dapat memilih di antara sejumlah templat saat membuat proyek baru. Ini dapat membantu tim memulai proyek baru dalam hitungan detik.
Tim - Bergabung dengan tim di Asana
Kami sebutkan di atas bahwa semua proyek di Asana harus ada dalam tim. Tim adalah kelompok orang dalam organisasi Anda yang berkolaborasi dalam proyek satu sama lain. Setiap tim memiliki anggota, proyek, pesan, dan kalender sendiri.
Jika Anda baru saja diundang ke Asana, Anda mungkin telah diundang untuk bergabung ke tim. Anda tidak akan secara otomatis ditambahkan ke semua tim dalam organisasi Anda; setiap orang harus membuat atau bergabung dengan tim dalam organisasi atau rekan tim Anda dapat mengundang Anda untuk bergabung dengan tim dan proyek yang relevan.
Jika Anda anggota organisasi, Anda akan menemukan dua daftar timnya di bilah sisi. Yang pertama adalah tim tempat Anda menjadi anggota, dan yang kedua adalah tim tempat Anda dapat menelusuri dan bergabung atau meminta untuk bergabung.
Pencarian - Gunakan fungsi pencarian untuk menemukan pekerjaan dengan mudah
Fungsi pencarian di Asana memungkinkan Anda mencari tugas, proyek, tag, templat, portofolio, pesan, gol, orang, atau tim apa pun di ruang kerja atau organisasi Anda.
Baik hanya mencoba menemukan tugas yang Anda tugaskan ke kolega minggu lalu atau menyiapkan peninjauan dengan mengumpulkan catatan pekerjaan Anda, Asana menyimpan semua pekerjaan dan membantu Anda memahaminya dengan cepat menggunakan pencarian.
Anda akan menemukan ikhtisar tentang cara mencari dalam proyek tertentu di sini.
Kotak Masuk - Kelola pemberitahuan Anda dengan Kotak Masuk Asana
Anda akan menemukan kotak masuk Asana di bilah sisi.
Kotak Masuk adalah pusat pemberitahuan untuk Asana Anda. Kotak masuk menampilkan informasi terbaru tentang proyek yang Anda ikuti, dan tugas yang Anda kerjakan bersama atau yang ditugaskan ke Anda dalam ruang kerja atau organisasi tertentu. Anda dapat mengontrol untuk proyek mana pemberitahuan kotak masuk yang diterima melalui pengaturan pemberitahuan proyek.
Anda akan menemukan beberapa kiat berguna tentang mengelola kotak masuk Anda di sini.
Titik oranye di samping kotak masuk Anda menunjukkan pemberitahuan yang belum dibaca.
Formulir - Kumpulkan informasi yang diperlukan dengan Formulir Asana
Formulir tersedia untuk semua pelanggan Premium, Business, dan Enterprise.
Formulir adalah bagian dari proyek Asana. Saat seseorang mengisi formulir Anda, pengiriman formulir akan muncul sebagai tugas baru dalam proyek tempat formulir tersebut berada.
Formulir menstandarkan cara pekerjaan dimulai untuk tim, mengumpulkan informasi penting yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Anda dapat menggunakan formulir bersama tim internal dan eksternal, mengumpulkan dan menggabungkan informasi, serta meminimalkan perselisihan, perdebatan, atau kesalahpahaman untuk tim Anda.
Untuk informasi selengkapnya tentang membuat formulir di Asana, silakan lihat artikel ini.