Apa itu alur kerja?
Alur kerja adalah serangkaian langkah berulang yang terjadi berulang kali untuk memajukan pekerjaan. Alur kerja dapat bervariasi tergantung pada tugas atau gol, dan dapat sesederhana atau serumit yang diperlukan. Kuncinya adalah memecah proses menjadi langkah - langkah yang dapat dikelola dan mengikutinya secara sistematis untuk mencapai hasil yang diinginkan.
Daftar di sini jika Anda ingin bergabung dengan sesi pelatihan langsung untuk membuat alur kerja dasar di Asana, di mana anggota tim kami akan memandu Anda melalui konten dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki.
Blok bangunan alur kerja
Di Asana, Anda menjelaskan rutinitas kerja tim (atau "proses bisnis "), sehingga semua orang mengetahui hal yang perlu terjadi dalam urutan apa, siapa yang bertanggung jawab, dan memastikan bahwa tidak ada langkah penting yang dilupakan.
Berbagai objek di Asana – seperti proyek, tugas, dan subtugas – dan fitur seperti bidang kustom, formulir, dan aturan adalah fondasi Anda dalam membuat alur kerja ini. Anda dapat menyatukannya dengan cara yang berbeda untuk mencapai hal - hal yang berbeda.
Cetak biru proyek
Jika Anda sudah membuat beberapa proyek di Asana, Anda mungkin bertanya pada diri sendiri apakah Anda melakukannya dengan benar. Setelah mengetahui cara mengidentifikasi dan menyiapkan proyek yang efektif, semuanya akan mulai berjalan.
Di bawah ini kita akan melihat 3 "cetak biru" proyek umum yang dapat Anda gunakan untuk membuat sebagian besar jenis proyek di Asana.
Cetak Biru 1: Proyek terikat batas waktu
Proyek yang terikat tenggat waktu memiliki awal, tengah, dan akhir yang jelas. Pekerjaan dilakukan secara berurutan sebelum batas waktu tertentu.
Contoh proyek yang terikat tenggat waktu
- Acara
- Peluncuran produk
- Onboarding pegawai
Karakteristik proyek yang terikat tenggat waktu
- Tugas diselesaikan sesuai urutan
- Mewakili kumpulan pekerjaan terpisah
- Proyek memiliki hasil akhir atau tenggat
Mengelola proyek terikat tenggat waktu di Asana
Mari kita lihat sebuah contoh. Liona adalah Koordinator Acara di Phoenix Corp.
Sebelum Asana, Liona mengelola daftar periksa acaranya di spreadsheet. Liona sekarang menggunakan Asana untuk mendukung alur kerja perencanaan acara timnya.
Karena pekerjaan perencanaan acara biasanya dilakukan secara berurutan, Liona membuat proyek baru dan mulai mengatur acaranya dalam tampilan Daftar.
Anda dapat melihat bahwa Liona telah mengatur proyeknya dalam tampilan daftar dengan:
- Menambahkan bagian
- Memecah pekerjaan menjadi subtugas
- Menerapkan bidang kustom
- Termasuk milestone
Tambahkan dependensi untuk mengotomatiskan serah terima
Dalam proyek yang terikat tenggat waktu, urutan pekerjaan sama pentingnya dengan pekerjaan itu sendiri. Dengan tampilan Linimasa, Anda dapat memetakan rencana proyek untuk melihat bagaimana semua pekerjaan saling menyesuaikan.
Gambarkan dependensi untuk menghubungkan pekerjaan saat Anda membuat rencana proyek. Jika Anda melihat konflik waktu, Anda dapat menyesuaikan tenggat tepat di linimasa. Saat pekerjaan sedang berlangsung, tim Anda akan menerima pemberitahuan saat tugas dependen selesai.
Buat templat kustom untuk alur kerja umum
Membuat templat kustom menghemat waktu pada penyiapan proyek di masa mendatang dan memastikan bahwa semua orang mengikuti proses yang benar. Anda dapat memperbarui templat ini saat menyempurnakan proses dan belajar dari proyek sebelumnya.
Melihat kembali contoh di atas, setelah Liona selesai membangun proyek ini, dia akan mengikuti proses yang sama untuk acara lainnya. Dia mengubah proyeknya menjadi templat kustom, sehingga prosesnya mudah direplikasi.
- Liona mengubah proyek ini menjadi templat kustom menggunakan panah dropdown di samping nama proyek.
- Setiap kali tim menyelenggarakan acara baru, mereka dapat menggunakan templat ini saat membuat proyek baru.
- Jika ada tanggal yang ditentukan dalam templat custom Anda, pilih tanggal mulai atau tanggal akhir saat membuat proyek baru. Selanjutnya, Asana akan otomatis menjadwalkan tanggal tugas untuk Anda.
Templat untuk proyek yang terikat tenggat waktu
Kelola proyek batas waktu tim Anda dengan lebih sukses dengan memulai galeri templat proyek Asana.
Cetak Biru 2: Proses yang sedang berlangsung
Proyek - proyek ini bergerak melalui sejumlah tahap yang berbeda. Pekerjaan selesai saat berada di tahap akhir. Tim mengulangi proses yang sama untuk setiap pekerjaan. Proyek tidak pernah benar - benar berakhir. Ini adalah proses yang sedang berlangsung.
Contoh proses yang sedang berlangsung
- Agenda mingguan: tugas bergerak masuk dan keluar dari agenda
- Kalender yang sedang berlangsung: tugas mewakili acara, konten, atau item lainnya
- Pelacakan masalah: masalah baru masuk, disortir berdasarkan prioritas atau status dan bergerak melalui berbagai tahap menuju penyelesaian
Karakteristik proses yang sedang berlangsung
- Pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lainnya
- Proyek adalah jalur pipa hijau untuk pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti
- Proyek adalah proses berkelanjutan tanpa akhir yang spesifik
Mengelola proses yang sedang berlangsung di Asana
Mari kita lihat contoh lain; Jamie adalah Produser Kreatif di Phoenix Corp. Tim Acara sering mengirimkan permintaan desain untuk gambar dan barang curian bermerek untuk menemani acara mereka. Tim Phoenix Corp menyusun permintaan desain kreatif mereka di Asana.
Jamie menyiapkan proyek dalam tampilan papan untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan proses penerimaan permintaan kreatif timnya.
- Jamie menyiapkan proyek permintaan dalam tampilan papan. Ini umum untuk proses yang sedang berlangsung. Sangat intuitif untuk melacak tahapan suatu proses secara horizontal di seluruh proses.
- Bagian - bagian di sini digunakan untuk menunjukkan tahapan - tahapan yang dilalui pekerjaan dari Permintaan Baru hingga yang Baru Diselesaikan.
- Dari menu Sesuaikan, Jamie menambahkan bidang kustom. Saat ini dia telah menambahkan bidang untuk prioritas, tahap persetujuan, dan perkiraan jam.
- Jamie melihat subtugas dalam tampilan papan dengan mengklik item percabangan di sudut bawah tugas.
Standardisasikan permintaan dengan formulir
Jamie membuat formulir dalam proyek ini untuk membuat satu titik masuk untuk permintaan kerja dan untuk mengumpulkan informasi yang relevan di muka. Saat seseorang mengisi formulir, formulir tersebut akan ditampilkan sebagai tugas baru dalam proyek ini.
Dengan formulir, Anda dapat menstandarkan cara pekerjaan dimulai untuk tim, mengumpulkan informasi penting yang dibutuhkan, dan memastikan tidak ada pekerjaan yang luput. Anda dapat menggunakan formulir bersama tim internal dan eksternal, mengumpulkan dan menggabungkan informasi, serta meminimalkan bolak - balik, atau menghindari kesalahpahaman untuk tim Anda.
Formulir tersedia di Asana Premium. Fitur - fitur tertentu dalam formulir, seperti percabangan, kustomisasi header, dan kustomisasi pesan konfirmasi hanya tersedia untuk pengguna Business dan Enterprise.
Otomatiskan tindakan berulang dengan aturan
Karena beberapa langkah dalam proses Jamie terjadi dengan cara yang sama setiap kali, dia menambahkan aturan untuk mengotomatiskan tindakan umum dan mengurangi kesibukan.
Aturan memungkinkan Anda menyederhanakan tugas rutin dan membuat alur kerja dengan mudah. Agar aturan berfungsi, Anda membutuhkan pemicu yang mengaktifkan aturan dan tindakan yang dilakukan otomatis.
Aturan tersedia bagi pelanggan yang menggunakan Asana Premium. Fitur tertentu dalam aturan termasuk, pembuat aturan kustom, aturan kustom dengan syarat, pemicu perubahan status persetujuan, dan tindakan tambahkan komentar hanya tersedia untuk pelanggan Bisnis dan Perusahaan.
Cetak Biru 3: Proyek referensi
Anda mungkin tidak berpikir untuk menggunakan Asana untuk mengambil dan mengatur informasi. Namun, Anda dapat mengelola jenis pekerjaan ini di Asana dengan membuat proyek referensi.
Contoh proyek referensi
- Informasi pencatatan untuk buku pegangan pegawai
- Mendapatkan visibilitas ke dalam rencana atau kalender jangka panjang
- Menangkap ide dalam curah pendapat tim
Karakteristik proyek referensi
- Tidak terikat tenggat waktu atau proses yang sedang berlangsung
- Tidak berisi pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti
- Tujuan utama proyek adalah visibilitas atau organisasi
- Proyek itu sendiri dapat atau tidak dapat terikat waktu
Memetakan proyek referensi
Tidak ada formula tunggal untuk cara menyiapkan proyek referensi, karena ada berbagai macam informasi yang dapat mereka atur dan visualisasikan. Format proyek ditentukan oleh tujuannya.
- Buku pegangan seringkali mudah ditampilkan dalam tampilan daftar.
- Jadwal bekerja dengan baik dalam tampilan kalender.
- Peta jalan bekerja dengan baik dalam tampilan linimasa.
- Tampilan papan cocok untuk curah pendapat kelompok.
Membuat keselarasan tim
Gunakan kiat ini untuk menghubungkan pekerjaan terkait dan meningkatkan visibilitas di seluruh proyek Anda.
- Tambahkan tugas yang sama ke beberapa proyek
- @mention tugas atau proyek dalam deskripsi dan komentar
- Gunakan ikhtisar proyek untuk menjelaskan tujuan proyek, menentukan siapa yang terlibat, membagikan sumber daya utama, dan memberikan pembaruan status.