Di artikel ini, kami akan mengeksplorasi berbagai fitur dan strategi untuk membantu Anda mengoptimalkan Tugas Saya di Asana, mulai dari membuat bagian dan mengotomatiskan tugas dengan aturan hingga menggunakan bidang kustom dan memilih tampilan yang sempurna untuk kebutuhan Anda.
Daftar di sini jika Anda ingin bergabung dengan sesi pelatihan langsung tentang produktivitas pribadi, di mana anggota tim kami akan memandu Anda melalui konten dan menjawab pertanyaan apa pun yang mungkin Anda miliki.
Apa itu Tugas Saya?
Tugas Saya membawa daftar tugas ke satu lokasi terpusat dan membantu memprioritaskan tugas secara efektif dengan menghubungkan pekerjaan dengan daftar tugas.
Anggap saja sebagai daftar tugas pribadi Anda, di mana Anda akan menambahkan semua tugas yang telah Anda sebarkan di berbagai tempat (bahkan mungkin di kepala Anda atau dituliskan di stiker catatan). Tugas Saya adalah satu - satunya sumber kebenaran untuk pekerjaan yang perlu diselesaikan dan di mana Anda akan menemukan semua tugas yang diberikan kepada Anda.
Prioritaskan tugas
- Mulailah dengan menambahkan semua tugas ke Tugas Saya, dan pastikan untuk memulai judul tugas dengan kata kerja tindakan - misalnya, Buat draf brief kampanye atau Buat aset visual.
- Beri tenggat pada tugas - tugas ini sehingga Anda dan pemangku kepentingan yang bekerja sama dengan Anda tahu kapan tugas tersebut harus diselesaikan; ini akan membantu Anda memprioritaskannya.
- Tautkan tugas Anda ke proyek yang relevan; ini membantu Anda menghubungkan pekerjaan yang Anda lakukan. Contohnya, Anda dapat menambahkan tugas singkat Draf kampanye ke proyek kampanye pemasaran Musiman.
- Pegang kendali atas pekerjaan Anda dengan memeriksa Tugas Saya setiap hari. Dengan cara ini, Anda tidak akan melewatkan tugas baru yang diberikan kepada Anda atau tugas yang mendekati batas waktu.
Setelah menyelesaikan semua tugas di Tugas Saya, Anda dapat menyortir tugas menurut tenggat, proyek, atau dalam bagian dan menurut tenggat.
Atur Tugas Saya Anda
Buat bagian Anda sendiri
Semua yang ada di Tugas Saya, secara default, diberikan kepada Anda, dan semua tugas baru yang diberikan kepada Anda akan secara otomatis masuk ke bagian Baru diberikan.
Buat bagian Anda sendiri untuk mengategorikan pekerjaan Anda yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Setelah membuat bagian sendiri, Anda dapat menarik dan melepas tugas ke bagian ini.
Berikut adalah contoh tampilan bagian Anda. Anda dapat menambahkan bagian sebanyak atau sesedikit yang Anda inginkan. Anda dapat mulai dengan tiga hal sederhana ini: 'Kerjakan Hari Ini ,'' Kerjakan minggu ini ,' dan 'Nanti.' Anda selalu dapat mengulangi bagian dari waktu ke waktu berdasarkan kebutuhan.
Otomatiskan Tugas Saya dengan aturan
Menggunakan aturan akan membantu Anda memindahkan tugas ke bagian secara otomatis tergantung pada kriteria tertentu. Contoh, Anda dapat menetapkan aturan yang memindahkan tugas ke bagian Do Today dengan menggunakan pemicu Tenggat semakin dekat dan tindakan Memindahkan tugas ke bagian tertentu.
Setelah Anda membuat aturan, petir akan muncul di samping bagian.
Catatan: Aturan ini akan berlaku antara tengah malam dan pukul 01.00, jadi Anda tidak akan langsung melihatnya.
Anda dapat membuat bagian Tunda untuk menambahkan semua tugas yang dapat didorong kembali. Buat aturan yang mengubah tenggat menjadi satu minggu kemudian setiap kali Anda menambahkan tugas ke bagian Mode Tunda.
Gunakan bidang kustom untuk memprioritaskan tugas
Buat bidang kustom di Tugas Saya untuk menyortir tugas dan melacak pekerjaan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, Anda dapat membuat bidang kustom Prioritas dan melihat tugas prioritas tinggi di atas daftar.
Pilih tampilan yang cocok bagi Anda
Anda dapat melihat tugas dalam tampilan daftar, papan, dan kalender. Tampilan daftar akan mengatur tugas Anda dalam templat daftar. Jika Anda lebih suka ikhtisar yang lebih visual, Anda dapat menggunakan tampilan papan, tempat Anda dapat melihat tugas seperti stiker catatan di papan Kanban. Tampilan kalender dapat membantu memvisualisasikan tugas Anda yang berakhir minggu atau bulan tersebut.
Jadwalkan tugas Anda
Rencanakan di awal
Pada awal minggu, tinjau Tugas Saya dan tentukan tugas apa yang akan berakhir minggu ini dan beberapa minggu ke depan. Dengan cara ini, Anda dapat merencanakan lebih awal dan menyelesaikan tugas sebelum tenggat waktunya.
Terkadang, satu tugas mungkin membutuhkan waktu berhari - hari. Jika ini masalahnya, kami sarankan Anda membaginya menjadi bagian - bagian pekerjaan yang lebih kecil. Cara melakukannya adalah membuat subtugas untuk tugas yang lebih besar ini.
Blokir waktu untuk tugas
Blokir waktu di kalender Anda untuk menangani tugas yang membutuhkan waktu 30 menit atau lebih. Saat melakukannya, pastikan untuk membuat acara di kalender dengan judul yang sama dengan tugas. Anda juga dapat menambahkan tautan tugas di deskripsi acara.
Anda dapat menggunakan integrasi Clockwise untuk menjadwalkan tugas ke kalender tanpa keluar dari Asana. Setelah Anda mengatur integrasi dalam proyek Anda, klik Jadwalkan tugas di kalender dari tugas Anda, dan Clockwise akan menyisihkan waktu di kalender Anda.
Catatan: Searah jarum jam hanya tersedia dengan Google Kalender.
Privasi tugas
Tugas apa pun yang dibuat di Tugas Saya secara otomatis privat untuk Anda. Namun, jika Anda menautkan proyek ke tugas ini, tugas akan terlihat oleh anggota proyek tersebut.
Dalam contoh ini, Anda dapat melihatnya mengatakan Tugas ini privat untuk Anda di bagian atas tugas. Anda dapat menjadikan tugas ini publik dengan mengklik tombol Jadikan publik. Jika tugas ditambahkan ke proyek, maka tugas akan terlihat oleh kolaborator tugas dan anggota proyek.
Jika ingin menautkan tugas ke proyek tanpa membuat tugas terlihat oleh orang lain, Anda dapat @mention proyek dalam deskripsi tugas.
Memahami pemberitahuan kotak masuk
Jenis notifikasi yang berbeda
Kotak Masuk Anda adalah pusat pemberitahuan Anda; di sinilah Anda akan menemukan berita terbaru tentang apa yang terjadi di organisasi Anda. Di sisi lain, Tugas Saya adalah tempat Anda akan menemukan tugas yang secara khusus diberikan kepada Anda.
Ketika Anda membuka kotak masuk, Anda akan melihat pemberitahuan yang berbeda. Beberapa di antaranya adalah FYI dan dapat langsung diarsipkan. Pemberitahuan lain dapat memerlukan tugas lanjutan. Misalnya, Anda dapat membuat tugas lanjutan untuk membaca pembaruan status nanti. Tugas tindak lanjut bersifat privat kecuali Anda menambahkannya ke proyek yang menjadi anggota orang lain.
Anda akan menerima pemberitahuan kotak masuk ketika tugas diberikan ke Anda. Namun, Anda sudah dapat menemukannya di Tugas Saya. Pastikan bahwa saat Anda diberi tugas baru, ada tenggat sebelum mengarsipkannya.
Suka dengan apa yang Anda lihat? Mulai dengan uji coba Asana 30 hari gratis sekarang. Coba gratis.
Sesuaikan notifikasi Anda
Dengan menyesuaikan notifikasi, Anda dapat mengurangi kebisingan dan memiliki kotak masuk yang lebih bersih. Misalnya, Anda tidak perlu menerima pemberitahuan setiap kali tugas baru ditambahkan ke proyek tertentu.
Untuk mengelola pemberitahuan, buka Pengaturan Saya, klik tab Pemberitahuan, gulir ke bawah, dan klik Kelola masing - masing proyek. Dari sini, Anda dapat mengelola pemberitahuan untuk setiap proyek tempat Anda menjadi anggota.
Tambahkan toolkit ini ke instans Asana Anda secara langsung untuk menemukan lebih banyak sumber daya produktivitas. Anda bahkan dapat bergabung dengan tantangan produktivitas 20 hari kami jika Anda ingin tetap menggunakan Asana agar lebih efisien dalam keseharian Anda.