Alur Kerja menghubungkan orang yang tepat ke informasi yang tepat pada waktu yang tepat, membantu tim untuk berkoordinasi secara mulus pada pekerjaan yang penting. Lihat cara membuat alur kerja lintas fungsi di Asana dengan membaca contoh di bawah ini.
Berikut cara Michelle, Manajer Kampanye di tim Pemasaran, membangun alur kerja lintas fungsi di Asana untuk berkolaborasi dengan kolega dari tim Desain dan Hukum di perusahaannya.
Singkatnya, Michelle membutuhkan gambar untuk postingan media sosial berikutnya, dan perlu meminta ini dari tim Desain. Selain itu, tim Hukum harus meninjau aset visual sebelum diposting. Mari kita lihat bagaimana mereka melakukannya.
Menyiapkan alur kerja lintas fungsi
Michelle cukup sering mengelola kampanye seperti ini. Prosesnya telah disesuaikan dari waktu ke waktu, jadi dia menggunakan templat kustom yang sebelumnya telah dia buat untuk meluncurkan kampanye pemasarannya. Dengan membuat proyek dengan templat kustomnya, Michelle sudah memiliki semua tugas dan pencapaian yang dia butuhkan untuk berkolaborasi secara efektif dengan tim Desain dan Hukum. Sebelum proyek dibuat, ia dapat memilih untuk mengedit tenggat relatif, menetapkan tugas ke berbagai peran proyek, atau membuat perubahan pada pengaturan privasi proyek. Jika dia tidak perlu mengubah apa pun, proyeknya akan dibuat dalam hitungan detik.
Mengirimkan permohonan ke tim lain
Karena kampanyenya umumnya mengambil bentuk yang sama, Michelle menghemat banyak waktu dengan menggunakan templat kustom yang sama untuk membangun proyeknya alih - alih memulai dari awal setiap kali dia perlu meluncurkan kampanye semacam itu. Pekerjaan penting tidak dapat luput, karena tugas penting yang sama muncul setiap kali templat kustom digunakan.
Salah satu tugas tersebut berjudul Kirim permintaan kreatif untuk citra sosial. Tugas ini diberikan kepada Michelle secara otomatis pada saat pembuatan proyek, dan memintanya untuk meminta gambar dari tim Desain. Bermanfaat, formulir penerimaan permintaan kreatif tim Desain ditautkan dalam deskripsi tugas setiap saat. Michelle mengisi formulir, dan pengiriman yang dihasilkan dikirim ke proyek penerimaan tim Desain.
Melalui formulir penerimaan ini, Jamie, Produser Kreatif di tim Desain, menerima permintaan kreatif dari seluruh perusahaan.
Jamie menggunakan Pembuat Alur Kerja untuk menyederhanakan permintaan dan menyampaikannya kepada orang yang tepat. Alur kerja berada dalam proyek tunggal, dan setiap permintaan akan menjadi tugas yang bergerak melalui tahapan yang berbeda. Alur kerja membantu memvisualisasikan mekanisme bagaimana pekerjaan diambil, dan pemicu serta tindakan mana yang menyebabkan pekerjaan bergerak melalui tahapan, atau bagian tertentu, dalam proyek.
Memprioritaskan dan mendelegasikan pekerjaan
Berdasarkan pilihan yang telah dibuat Michelle saat mengisi formulir, Pembuat Alur Kerja telah mengizinkan Jamie untuk mengandalkan aturan kustom, bidang kustom, dan pemetaan bidang kustom dalam formulir untuk mendelegasikan pekerjaan ke tim yang tepat pada waktu yang tepat. Michelle telah meminta jenis aset visual tertentu, jadi Chris, seorang Desainer, diberi tugas sesuai aturan.
Melalui alur kerja Jamie, Chris akhirnya menerima permintaan Michelle untuk sebuah gambar.
Persetujuan dan penyelesaian akhir
Chris akan melibatkan vendor luar untuk memberikan gambar, dan akan menggunakan fitur pemeriksaan untuk bertukar umpan balik tentang aset visual. Namun, Chris tidak perlu menyiapkan ini karena Pembuat Alur Kerja telah membuat tugas untuk Chris dan vendor untuk berkolaborasi.
Setelah aset diselesaikan, Chris memberikan tugas persetujuan (yang dibuat secara otomatis oleh Pembuat Alur Kerja) kepada Michelle untuk mendapatkan persetujuannya atas gambar tersebut. Dengan asumsi Michelle menyetujui gambar, menyelesaikan tugas, alur kerja menentukan bahwa permintaan tersebut kemudian dimasukkan ke dalam proyek peninjauan tim Hukum. Veronica, di bidang Hukum, juga menerima tugas persetujuan untuk memberikan tanda akhir gambar, dan ketika ini selesai, Michelle diberi tahu melalui tugas yang dibuat oleh aturan lain bahwa asetnya siap dipublikasikan.
Tanpa memberikan tugas secara manual, menjelaskan berbagai hal berulang kali, atau membiarkan pekerjaan apa pun luput, Michelle dan rekan - rekannya dari berbagai departemen telah berhasil menyelesaikan tugas masing - masing dan berkolaborasi dalam proyek penting. Dia siap untuk menulis postingan media sosialnya dan memulai kampanye pemasarannya.