Memberi tugas di Asana

Saat memulai Asana, Anda akan melihat bahwa tugas adalah dasar dari segalanya. Merasa nyaman saat memberikan tugas adalah langkah pertama untuk mulai menggunakan Asana sepenuhnya.

Kapan harus memberikan tugas?

Ada skenario berbeda untuk kapan Anda ingin memberi tugas:

• Anda mengelola proyek dan ingin mendelegasikan tanggung jawab
• Anda perlu mengajukan pertanyaan kepada seseorang
• Anda mencari informasi dan tidak tahu harus bertanya kepada siapa
• Berikan tugas mandiri untuk mengingat tugas

Contoh, misalnya Anda adalah Manajer Pemasaran yang mengerjakan kampanye pemasaran baru, dan Anda membuat tugas berikut:

• Draf rangkuman kampanye
• Desain aset promosi
• Setujui anggaran

Anda dapat menetapkan Draf brief kampanye untuk diri Anda sendiri, Mendesain aset promosi ke Desainer Kreatif, dan Menyetujui anggaran ke Lead Keuangan. Ingatlah bahwa penerima tugas ini kemudian dapat mengalihkan tugas ke rekan tim lain, tergantung pada struktur masing - masing tim. Misalnya, Pimpinan Keuangan dapat menerima setiap tugas yang terkait dengan anggaran, tetapi kemudian mereka akan memilah tugas - tugas ini dan menugaskannya kembali kepada orang - orang di tim mereka.

Mengatur tenggat

Mengatur tenggat adalah cara mudah untuk melacak tugas Anda. Penerima tugas selalu dapat mengubah tenggat tergantung pada beban kerja mereka. Jika tenggat perlu diubah, sebaiknya Anda mengomentari tugas dan @mention orang yang memberi tugas untuk memberi tahu mereka bahwa tenggat telah ditolak dan mengapa.

Kotak masuk dan pemberitahuan

Saat Anda memberikan tugas kepada orang lain, mereka akan menerima pemberitahuan di kotak masuknya. Inilah yang akan mereka lihat:

Penerima tugas akan melihat siapa yang memberi tugas dan tanggal tugas itu diberikan kepadanya.

Jika penerima tugas telah mengaktifkan pemberitahuan email, mereka juga akan menerima email saat tugas diberikan kepada mereka.

Arahkan ke Beranda di bilah sisi. Di sini Anda dapat melihat tugas yang akan datang, terlambat, dan selesai yang telah Anda berikan.

Cara memberikan tugas

Untuk memberikan tugas, Anda dapat:

1. Klik tombol Tambah cepat untuk membuat tugas baru
2. Buat tugas baru di Tugas Saya, lalu tetapkan ulang
3. Buka proyek tempat Anda ingin membuat tugas baru dan klik Tambahkan tugas

Praktik terbaik saat memberikan tugas

• Judul tugas harus dapat ditindaklanjuti. Misalnya, "Buat anggaran kampanye" alih - alih "Anggaran kampanye ."
• Pastikan tugas memiliki deskripsi tentang apa yang dibutuhkan.
• Sebelum memberikan tugas, selesaikan detailnya (seperti tenggat dan deskripsi) lalu berikan tugas.
• Tambah tanggal akhir untuk melacak tugas.
• Beri tahu tim Anda bahwa mereka dapat dengan bebas menetapkan ulang tugas jika bukan orang yang tepat untuk pekerjaan tersebut dan bahwa tenggat dapat berubah jika diperlukan.
• Tambahkan kolaborator ke tugas jika lebih banyak orang perlu dilibatkan.
• Pemberian tugas mandiri membantu Anda melacak tugas Anda di tugas Saya.
• Tambahkan tugas ke proyek yang relevan, atau multi - home ke dalam beberapa proyek.

Menambahkan kolaborator tugas

Meskipun tugas hanya dapat memiliki satu penerima tugas, tugas dapat memiliki banyak kolaborator. Peran penerima tugas adalah untuk memastikan tugas terselesaikan, dan mereka bertanggung jawab untuk ini.

Kolaborator dapat bekerja secara aktif pada suatu tugas, memberikan lebih banyak konteks, mengambil alih tugas jika diperlukan, atau hanya mengikuti tugas untuk melacak progres.

Manajer Pemasaran dapat memiliki Draf rencana media dan anggaran untuk tugas kampanye dan menambahkan kolaborator dari tim Keuangan dan Hukum untuk meninjau draf tersebut. Nantinya Pimpinan Keuangan dapat mengambil alih tugas ini dan menugaskannya kepada diri mereka sendiri untuk menyetujui anggaran.

Kolaborator tugas akan menerima pemberitahuan saat tugas diperbarui, memungkinkan mereka tetap mendapat kabar dan melihat perkembangan tugas.

Etiket tugas