Setelah alur kerja diatur, bagaimana cara menambahkan serah terima dan otomatisasi yang mewujudkannya? Bagaimana alur kerja Anda berjalan?
Artikel ini adalah bagian 3 dalam seri 3 bagian. Jika Anda melewatkan dua yang pertama, temukan di sini: Pasal 1 Pasal 2
Pembuat Alur Kerja
Mulai dengan menggunakan Pembuat Alur Kerja.
Temukan Pembuat Alur Kerja sebagai tab di proyek Anda. Fitur ini membantu Anda membangun langkah - langkah yang dilalui pekerjaan Anda dari awal hingga akhir. Pembuat Alur Kerja membantu Anda membangun alur kerja, bukan menjalankannya. Setelah Anda membuat alur kerja di Pembuat Alur Kerja, gunakan salah satu tampilan proyek lainnya.
Empat jenis gerakan
Baik menggunakan Pembuat Alur Kerja atau tidak, cari empat jenis gerakan yang berbeda dan hubungkan ke fitur yang tepat di Asana.
1. Inisiasi
Setiap alur kerja memiliki titik inisiasi di mana pekerjaan dimulai. Bergantung pada alur kerja Anda, Anda akan memulai pekerjaan dengan salah satu cara berikut:
Secara manual: Dalam beberapa kasus, tim Anda memulai pekerjaan secara manual, seperti saat Anda memutuskan untuk memublikasikan postingan blog baru untuk peluncuran mendatang. Dalam kasus ini, Anda membuat proyek atau tugas baru.
- Dengan Formulir: Beberapa alur kerja melibatkan proses penerimaan -- di mana pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti didorong oleh masukan dari orang lain, seperti permintaan. Proses penerimaan adalah kasus penggunaan yang ideal untuk Formulir, yang memungkinkan Anda menyederhanakan dan menstandardisasi permintaan kerja.
- Dengan templat tugas: Tim yang menjalankan serangkaian langkah yang sama melalui alur kerjanya berulang kali menggunakan templat tugas. Ini adalah kasus penggunaan yang ideal ketika Anda ingin melakukan pra - bangun tugas dengan tautan ke informasi yang relevan dan serangkaian subtugas seperti saat melacak kandidat.
2. Serah Terima
Dalam banyak alur kerja, pekerjaan berpindah dari satu orang ke orang lain sampai mencapai garis akhir. Tim mengikuti praktik umum ini untuk serah terima:
Tetapkan ulang secara manual
Pastikan pekerjaan dapat ditindaklanjuti dengan menambahkan penerima tugas ke tugas. Dalam beberapa alur kerja, rekan tim yang berbeda memiliki kumpulan pekerjaan pada tahap yang berbeda.
Misalnya, saat produser kreatif menyerahkan permintaan kepada desainer untuk bertindak. Dalam hal ini, tetapkan ulang tugas.
Tambahkan subtugas
Saat Anda perlu menguraikan tugas menjadi langkah - langkah yang lebih kecil untuk menyerahkan aspek alur kerja, tambahkan subtugas.
Misalnya, tim yang mengelola permintaan melacak setiap hasil akhir sebagai tugas dalam proyeknya. Mereka menambahkan subtugas untuk mengatur langkah - langkah di antara setiap tahap alur kerja mereka.
Tambahkan dependensi
Terkadang, satu tugas menghalangi tugas lain untuk melanjutkan. Dalam hal ini, gunakan dependensi. Dependensi memungkinkan Anda menunjukkan bahwa satu tugas diblokir oleh tugas lain.
Misalnya, tim yang mengelola umpan balik produk dari pelanggan perlu menunggu tim pengembangan untuk memproses pekerjaan sebelum kembali ke tim yang mengirimkan umpan balik. Jadi mereka menambahkan ketergantungan untuk menunjukkan bahwa satu tugas diblokir oleh yang lain.
Gunakan persetujuan
Banyak serah terima memerlukan persetujuan sebelum melanjutkan. Ini adalah kasus yang bagus untuk menggunakan persetujuan. Persetujuan adalah jenis tugas yang memberikan opsi kepada penerima tugas untuk "menyetujui "," meminta perubahan ", atau "menolak ". Misalnya, seorang desainer membutuhkan pemangku kepentingan yang berbeda untuk meninjau dan menyetujui suatu aset sebelum menyelesaikan hasil akhir.
3. Persimpangan
Dalam beberapa alur kerja, pekerjaan Anda bersinggungan dengan tim atau alat lain. Saat Anda menemukan persimpangan, pertimbangkan hal berikut:
Multi - home
Di Asana, tugas dapat ditambahkan ke beberapa proyek sekaligus tanpa diduplikasi. Pembaruan pada tugas akan muncul di kedua proyek. Ini disebut multihoming.
Gunakan multi - home untuk membuat visibilitas bersama ke tugas yang sama di berbagai proyek dan tim di Asana.
Integrasi
Jika pekerjaan Anda bersinggungan dengan alat lain, periksa untuk melihat apakah ada integrasi. Jika ya, Anda dapat menghubungkan alur kerja di antara alat.
Lihat daftar integrasi kami di sini
4. Pengulangan
Dalam banyak alur kerja, Anda akan mendapati diri Anda mengambil tindakan yang sama berulang kali untuk melanjutkan pekerjaan. Ini adalah tempat yang bagus untuk menggabungkan aturan -- otomatisasi sederhana yang menyederhanakan langkah - langkah manual. Aturan adalah fitur berbayar. Pelajari selengkapnya tentang peraturan di sini.
Dengan Pembuat Alur Kerja, Anda dapat dengan mudah membuat aturan di setiap tahap alur kerja.
Bahkan, Anda dapat mengotomatiskan setiap jenis gerakan yang sudah dibahas dalam artikel ini. Misalnya:
Pemicu dan Tindakan
Inisiasi → Saat tugas baru ditambahkan ke proyek melalui pengiriman formulir… → Tambahkan subtugas ke tugas untuk tindak lanjut segera
Serah Terima → Saat bidang kustom diperbarui... → Berikan kembali tugas ke rekan tim tertentu
Persimpangan → Saat tugas berpindah ke bagian tertentu… → Tambahkan tugas ke proyek tim lain
Beberapa aturan umum lainnya untuk alur kerja:
| Pemicu | Tindakan |
|---|---|
| (Saat Anda ingin semua tugas baru dipindahkan ke bagian tertentu) Saat tugas baru ditambahkan ke proyek… | Pindahkan tugas ke bagian tertentu |
| (Saat Anda ingin tugas selesai secara otomatis saat Anda memindahkannya ke bagian untuk diselesaikan) Saat tugas pindah ke bagian untuk pekerjaan yang selesai… | Tandai tugas selesai. |
| (Saat Anda ingin meminta pembaruan untuk pekerjaan mendatang) Saat tenggat mendekati... | Tambahkan komentar pada tugas. |
| (Saat Anda perlu merujuk penerima tugas ke tugas proyek) Saat tugas berpindah ke bagian tertentu… | Tambahkan komentar pada tugas dengan templat proyek tersebut @yang disebutkan dalam teks. |
| (Saat Anda ingin persetujuan dipindahkan ke tahap yang berbeda berdasarkan respons pemberi persetujuan) Saat tugas persetujuan ditandai sebagai "disetujui "," perubahan diminta ", atau "ditolak" | Pindahkan tugas ke bagian yang relevan. |