Bangun fondasi alur kerja Anda

Sebelum membuat alur kerja di Asana, Anda harus menetapkan fondasi agar alur kerja berfungsi dengan baik. Artikel ini adalah bagian 2 dari seri 3 bagian. Untuk membaca artikel pertama dalam seri ini, silakan klik di sini

Blok bangunan alur kerja

buildingblocks

Organisasi

Organisasi menghubungkan semua pegawai di perusahaan Anda menggunakan Asana di satu ruang berdasarkan domain email bersama perusahaan.

Tim

Di dalam Organisasi, Anda dan kolega dibagi ke dalam tim untuk berkolaborasi pada proyek dan tugas Anda. Setiap pengguna dalam organisasi Anda adalah bagian dari setidaknya satu tim tetapi dapat menjadi bagian dari beberapa tim.

Proyek

Proyek memungkinkan Anda menata semua tugas terkait inisiatif tertentu, gol, atau bagian penting dalam pekerjaan. Dalam proyek, Anda akan menggunakan bagian untuk mengatur tugas Anda.

Tugas

Tugas adalah unit dasar tindakan di Asana.

Subtugas

Gunakan subtugas untuk membagi pekerjaan menjadi bagian - bagian kecil atau untuk membantu membagi pekerjaan di antara banyak orang.

Komentar

Komentari tugas untuk mengajukan pertanyaan, memberi informasi tambahan, atau menawarkan wawasan.

Alur Kerja menyiapkan keputusan

Selanjutnya, untuk memastikan alur kerja berfungsi dengan baik, Anda harus membuat serangkaian keputusan penting.

decision1

Keputusan 1: Proyek atau Tugas

Pertanyaan paling umum yang diajukan tim adalah apakah mereka memiliki alur kerja dalam proyek atau tugas.

Kami sarankan memulai dengan proyek untuk menampung alur kerja Anda secara keseluruhan.

Proyek memberi Anda tempat terpusat untuk berkoordinasi dengan pemangku kepentingan. Tambahkan tugas dan subtugas untuk merepresentasikan pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti. Tugas yang terlalu kabur, seperti "Promosi" sulit dijalankan. Pecah pekerjaan sehingga tugas dapat ditindaklanjuti.

Keputusan 2: Cara menggunakan bagian

Saat memutuskan cara menggunakan bagian proyek, ada baiknya untuk memahami dua cara utama pekerjaan bergerak melalui alur kerja: secara berurutan dan bertahap.

sequences

Urutan

Urutannya seperti daftar periksa -- pekerjaan diselesaikan dalam urutan tertentu, hingga mencapai hasil akhir. Merencanakan acara atau onboarding pegawai baru adalah contoh alur kerja berurutan yang bagus. Dalam kasus ini, pertimbangkan untuk mengatur proyek Anda dalam Tampilan daftar dan gunakan bagian untuk mengelompokkan tugas menurut kategori atau kerangka waktu.

stage

Tahap

Tahapan seperti jalur pipa -- satu hasil kerja bergerak melalui serangkaian tahapan hingga selesai. Proses permintaan atau jalur pengembangan produk adalah contoh hebat dari alur kerja bertahap. Dalam kasus ini, pertimbangkan untuk mengatur proyek Anda dalam Tampilan Papan dan gunakan bagian untuk mewakili setiap tahap. Tugas Anda mewakili setiap hasil akhir, dan Anda memindahkannya dari satu bagian ke bagian berikutnya saat mereka melewati setiap tahap.

Keputusan 3: Bidang custom mana yang akan ditambahkan

Anda harus memikirkan bidang kustom lebih awal. Cara mengatur, mengotomatiskan, dan melaporkan alur kerja bergantung pada bidang yang telah ditambahkan.

organize

Atur

Bagaimana Anda perlu menata tugas dalam alur kerja Anda? Buat bidang untuk kategori tertentu.

automate

Otomatiskan

Bagaimana Anda ingin mengotomatiskan alur kerja Anda? Anda dapat membuat aturan kustom berdasarkan bidang yang Anda tambahkan.

report

Laporan

Apa yang perlu Anda laporkan dalam alur kerja Anda? Bagan yang tersedia untuk Anda di dasbor proyek bergantung pada bidang kustom Anda.

Keputusan 4: Kapan menggunakan subtugas

subtaskst


Terkadang tugas atau hasil akhir tunggal perlu dipecah menjadi langkah - langkah yang lebih kecil dan berurutan. Gunakan subtugas dalam contoh ini.

Berhati - hatilah dalam membangun seluruh alur kerja hanya dari tugas dan subtugas. Hal ini dapat menyebabkan masalah saat Anda ingin menambahkan otomatisasi, menggunakan Tampilan linimasa, atau melaporkan pekerjaan.

Penggunaan umum untuk subtugas

task request

Jika tugas tingkat atas adalah permintaan, pertimbangkan untuk menggunakan subtugas untuk mencatat langkah - langkah tindak lanjut.

task request

Saat Anda membutuhkan beberapa orang untuk menyetujui pekerjaan pada tugas tingkat atas, tambahkan permintaan persetujuan sebagai subtugas.

task request

Beberapa alur kerja memiliki tindakan yang hanya terjadi pada kondisi tertentu. Misalnya, tim yang mengelola permintaan mungkin memiliki kondisi tertentu di mana mereka membutuhkan informasi lebih lanjut sebelum melanjutkan permintaan. Dalam kasus tersebut, gunakan aturan untuk menambahkan subtugas saat tugas memasuki tahap tertentu.

Tahukah Anda bahwa Anda dapat menambahkan bagian ke sub - tugas? Gunakan pintasan keyboard "tab + N"

Sebagai panduan umum, jika Anda menambahkan lebih dari 10 subtugas, Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat proyek dengan tugas sebagai gantinya.

Keputusan 5: Satu proyek atau beberapa?

Terkadang alur kerja cukup besar sehingga dapat menjangkau banyak proyek.

Gunakan beberapa proyek saat:

task request

Alur kerja Anda bersinggungan dengan tim lain yang sudah menggunakan proyek mereka sendiri. Misalnya, tim dapat melacak publikasi cerita mereka dalam satu proyek sementara tim lain mungkin perlu mendiskusikan item yang sama dalam rapat mendatang. Jadi, tim menambahkan tugas yang relevan ke kedua proyek.
task request


Fase alur kerja Anda melibatkan begitu banyak tugas, sehingga akan membuat terlalu banyak kebisingan untuk membuat semuanya ada dalam satu proyek. Misalnya, tim dapat menggunakan satu proyek untuk mengelola kotak masuk permintaan tetapi mereka menerima volume tinggi. Jadi, mereka membuat proyek terpisah untuk menindaklanjuti permintaan saat sedang berlangsung. Mereka menggunakan aturan kustom untuk mengotomatiskan proses ini.

Keputusan 6: Bagaimana cara menyiapkan izin proyek?

local field

Bergantung pada cara Anda mengatur izin Anda akan memengaruhi cara kerja alur kerja Anda. Anda dapat memberi anggota proyek izin edit atau komentar saja. Izin hanya komentar memungkinkan rekan tim untuk melihat atau mengomentari proyek tanpa memberi akses untuk mengeditnya.

 

 

Sebagian besar alur kerja akan mengharuskan Anda memberikan izin pengeditan kepada anggota proyek sehingga mereka dapat mengambil tindakan pada tugas mereka sendiri. Kami merekomendasikan izin hanya komentar jika: Proyek harus dapat dilihat publik oleh banyak pemangku kepentingan yang tidak bertanggung jawab atas tugas apa pun. Proyek memiliki informasi sensitif dan Anda perlu mencegah perubahan yang tidak disengaja atau tidak perlu.

Buka di sini untuk mempelajari selengkapnya tentang izin secara mendalam.

Setelah menetapkan fondasi alur kerja, inilah saatnya untuk menambahkan gerakan. Lihat artikel berikutnya dalam seri ini

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback