Anda adalah pemilik dan penggerak proses manajemen gol di organisasi Anda atau untuk tim Anda yang menggunakan Gol Asana. Tapi seperti apa kenyataannya? Teruslah membaca jika Anda menginginkan contoh spesifik dari aktivitas proses sasaran sepanjang tahun.
Memimpin proses gol untuk organisasi Anda
Proses manajemen gol memiliki empat fase berbeda: pembuatan draf, finalisasi, pelaksanaan, dan pemeringkatan. Selama kuartal terakhir dalam setahun, perencanaan gol tahunan berlangsung, dan semua gol untuk tahun berikutnya dirancang dan disetujui.
Selain proses perencanaan tahunan yang diuraikan di sini, proses perencanaan yang lebih cepat dapat dilakukan setiap kuartal atau setiap enam bulan untuk membuat gol jangka pendek berdasarkan gol yang dibuat selama proses tahunan.
Di Asana, kami melakukan perencanaan gol setiap tahun dan setiap enam bulan karena menurut kami ini menyeimbangkan antara strategi dan pelaksanaan.
Mari kita lihat setiap fase dan linimasanya secara terperinci.
Membuat draf
Fase ini bertujuan agar gol perusahaan dan gol tim siap ditinjau untuk finalisasi.
Fase ini dimulai pada kuartal terakhir dalam setahun dan terdiri dari dua milestone. Pertama, tim pemimpin menyajikan draf gol berbasis informasi akurat sebagai gol perusahaan berdasarkan misi organisasi. Lalu, semua tim menyampaikan draf gol berdasarkan gol perusahaan tersebut.
Milestone: Pembuatan draf gol tingkat perusahaan
Kapan
Draf gol perusahaan berbasis informasi akurat harus diselesaikan dengan menyisakan cukup waktu untuk pembuatan dan persetujuan gol tim sebelum akhir tahun. Membuat draf gol perusahaan yang paling strategis bisa memakan waktu hingga 2 bulan, sedangkan gol yang lebih taktis membutuhkan waktu lebih pendek.
Jika proses perencanaan ditujukan untuk satu tim saja, fase ini dapat dilewatkan, dan tim dapat membuat gol berdasarkan prioritas atau misi perusahaan.
Gambaran
Setelah dirancang, gol perusahaan berbasis informasi akurat disampaikan ke organisasi agar semua tim dapat mengembangkan gol mereka untuk mendukung gol perusahaan.
Milestone: pembuatan draf gol tingkat tim
Kapan
Draf gol tim harus diselesaikan dengan menyisakan cukup waktu untuk persetujuan semua gol sebelum akhir tahun. Bergantung ukuran organisasi, pembuatan draf gol bisa memakan waktu dua minggu untuk organisasi kecil dan satu bulan atau lebih untuk organisasi yang lebih besar.
Fase ini dapat berlangsung selama seminggu jika proses perencanaan dilakukan untuk satu tim.
Gambaran
- Tim pemimpin menyampaikan strategi tahunan kepada perusahaan melalui gol perusahaan. Mereka harus mengomunikasikan Apa (esensi) dan Mengapa (dasar logika) gol tersebut sehingga semua tim dapat memikirkan cara untuk berkontribusi.
- Gol tersebut lalu mengalir turun ke gol tim, dirancang oleh pemimpin tim untuk mendukung gol perusahaan. Isi gol ini harus mengikuti praktik terbaik penulisan gol.
- Individu dan tim dapat menyampaikan ide serta membuat gol sendiri sesuai strategi perusahaan. Dikombinasikan dengan pendekatan kaskade, kokreasi bawah - atas untuk gol menstimulasi inovasi dan keterlibatan tim.
Pendekatan atas - bawah, di mana semua gol tingkat tim harus mengalir dari salah satu gol perusahaan akan menciptakan keselarasan. Pada saat yang sama, tim memupuk inovasi bawah - atas saat mengusulkan gol baru, bahkan jika hal itu tidak berkontribusi ke gol tingkat perusahaan atas - bawah yang ditetapkan sebelumnya.
Pada pembuatan gol, perusahaan harus mengombinasikan pendekatan atas - bawah dan bawah - atas sesuai dengan prioritas gol.
Finalisasi
Fase ini bertujuan agar gol perusahaan dan gol tim siap ditinjau oleh pemangku kepentingan terkait.
Kapan
Semua gol harus difinalkan dan disetujui sebelum akhir tahun. Finalisasi dapat berlangsung 1 -2 minggu untuk organisasi kecil dan 3 -4 minggu untuk organisasi yang lebih besar.
Gambaran
Pemilik gol tingkat perusahaan meninjau dan memfinalkan golnya bersama tim pemimpin. Pemilik gol tim meninjau dan menyetujui golnya bersama manajer dan pemangku kepentingan terkait. Persetujuan di Asana adalah alat yang tepat untuk menjalankan fase ini.
Dalam fase ini, tim pimpinan dapat meninjau gol perusahaannya berdasarkan gol tim yang dibuat untuk mempertimbangkan ide bawah - atas yang berasal dari tim.
Pelaksanaan
Dalam fase ini, tim bekerja untuk menyelesaikan golnya. Pemilik gol menyampaikan status gol kepada pemangku kepentingan. Pembaruan status ini sangat penting dalam mendeteksi risiko sejak dini dan mengalibrasi kembali gol atau meminta lebih banyak sumber daya untuk mencapainya.
Kapan
Menentukan milestone resmi selama setahun untuk mengomunikasikan dan meninjau status gol adalah praktik terbaik. Jika perlu, milestone ini dapat digunakan untuk berdiskusi dengan pemangku kepentingan apabila gol harus diperbarui untuk mencerminkan kondisi tidak terduga atau apabila sumber daya baru harus digunakan untuk menjaga gol tetap sesuai rencana.
Aktivitas ini dapat dilakukan setiap bulan, kuartal, atau enam bulan, bergantung pada karakteristik gol. Gol dapat disempurnakan atau diperbarui selama proses peninjauan berdasarkan informasi baru yang muncul selama pelaksanaan.
Pada prinsipnya, Anda harus menggunakan pola berikut saat membuat pembaruan status:
- Gol tahunan: diperbarui minimal per kuartal.
- Gol enam bulanan: diperbarui per kuartal atau per bulan.
- Gol kuartalan: diperbarui minimal setiap bulan.
Pembaruan status harus berisi informasi berikut:
- Status gol (sesuai rencana, berisiko, tidak sesuai rencana), dan alasannya.
- Pencapaian utama menuju penyelesaian gol.
- Langkah berikutnya untuk gol.
Progres gol di Asana dapat disampaikan kepada pemangku kepentingan menggunakan pembaruan status. Pemilik gol dapat mengatur pengingat berulang untuk membuat pembaruan status dengan polanya sendiri (mingguan, dua mingguan, dll.). Pelajari selengkapnya tentang pembaruan status.
Pemeringkatan
Fase ini bertujuan mengevaluasi kriteria keberhasilan gol yang ditentukan selama fase persetujuan. Gol ini lalu ditutup dan diberi peringkat yaitu tercapai, parsial, luput, atau dibatalkan. Baca selengkapnya tentang menulis kriteria pemeringkatan gol.
Kapan
Pemeringkatan dapat dilakukan setelah gol selesai. Contoh, jika gol Anda adalah meluncurkan kampanye sebelum akhir Februari, gol tersebut harus diberi peringkat saat penyelesaian. Oleh karena itu, Anda sebaiknya menetapkan milestone dalam proses gol selama tahun tersebut agar dapat memberi peringkat gol secara formal. Ini biasanya terjadi minimal dua kali: setiap enam bulan dan satu kali pada akhir tahun. Organisasi yang menggunakan gol per kuartal menetapkan milestone pemeringkatan setiap kuartal.
Gambaran
Di Asana, pemeringkatan dilakukan menggunakan pembaruan status. Untuk melakukannya, perbarui status gol ke tercapai, parsial, luput, atau dibatalkan berdasarkan kriteria pemeringkatan yang ditentukan untuk gol dalam fase persetujuan. Cantumkan informasi tentang dampak gol tersebut dan hal yang melenceng dari rencana atau mengapa gol tidak tercapai.
Pemeringkatan akan mencerminkan pembelajaran tentang gol serta pelaksanaannya, dan ini harus disosialisasikan serta digunakan untuk tahun berikutnya.
Apakah Anda punya pertanyaan? Hubungi kami melalui Manajer Kesuksesan Pelanggan atau Forum Komunitas Asana kami!