Bantuan TI

Dengan Asana, Anda dapat mengelola dan menyelesaikan permintaan TI, menghindari permintaan duplikat, dan menyimpan data historis di satu tempat. 

Agar proyek meja bantuan Anda berfungsi dengan benar, ada elemen yang harus Anda sertakan. Elemen - elemen ini adalah formulir, bidang kustom, bagian, dan aturan. Artikel ini akan menunjukkan cara membuat proyek meja bantuan menggunakan fitur ini.

Simpan permintaan dengan formulir

Gunakan formulir sebagai sumber penerimaan untuk memastikan Anda menangkap semua informasi yang diperlukan dari pemohon. 

Siapa pun dapat mengirimkan formulir - sekalipun mereka tidak menggunakan Asana - dengan mengirimi mereka tautan formulir. Setelah dikirimkan, respons formulir menjadi tugas baru di proyek Anda.

Prioritaskan dan tata permintaan dengan bidang kustom

Bidang kustom akan membantu Anda memprioritaskan permintaan yang masuk dan mengaturnya ke dalam kategori. Beberapa contoh bidang kustom adalah:

  • Prioritas: Tinggi, Sedang, Rendah
  • Jenis masalah: Perangkat keras, Jaringan, Akses, Perangkat Lunak
  • Bagian pemohon: Pemasaran, Penjualan, Hukum, Keuangan

Jika menambahkan bidang jenis Masalah di formulir, Anda dapat memetakannya ke bidang kustom yang sama di proyek. Kemudian, ketika dikirimkan, tugas baru akan menentukan apakah pengirim mencoba memecahkan masalah jaringan atau mendapatkan perangkat keras baru.

Gunakan aturan untuk mengotomatiskan tindakan

Aturan dapat membantu Anda menghemat waktu dan memajukan pekerjaan. Anda dapat membuat aturan untuk memicu tindakan yang berbeda, seperti memindahkan tugas melalui bagian proyek yang berbeda, menetapkan tugas, menambahkan komentar, atau menambahkan bidang kustom baru.

Cara membuat proyek bantuan teknis TI

1. Buat proyek dengan bagian

Mulailah dengan membuat proyek. Sebaiknya gunakan tampilan papan karena ini akan membantu Anda melihat dengan cepat bagaimana semua tugas bergerak melalui bagian proyek yang berbeda.

Example of sections for IT help desk project.png

Setiap bagian dapat berupa jenis masalah, tahap yang harus dilalui tugas, kemajuan permintaan, atau hal lain yang masuk akal untuk alur kerja Anda. Pada contoh di atas, kami telah menggunakan bagian untuk menampilkan jenis masalah. 

Untuk menambahkan bagian, klik dropdown di sebelah tombol + Tambahkan tugas dan pilih Tambahkan bagian, atau klik ikon tiga titik dan pilih Tambahkan bagian

how to create a new section in a board project.png

2. Tambahkan bidang kustom

Tambahkan bidang kustom untuk mengkategorikan permintaan Anda. Misalnya, Anda dapat menambahkan bidang prioritas dan progres tugas. Anda dapat menambahkan bidang kustom dari menu sesuaikan.

3. Tambahkan aturan

Tambahkan aturan untuk memicu tindakan tertentu. Bidang kustom aturan daya; misalnya, permintaan dapat ditetapkan ke orang tertentu tergantung pada jenis masalah. 

Anda dapat menambahkan aturan ke bagian tertentu dengan mengklik ikon tiga titik di samping nama bagian atau aturan lain dari menu sesuaikan. Pelajari selengkapnya tentang peraturan di sini.

Creating a rule in board view.gif

4. Buat formulir

Buat formulir penerimaan yang dapat digunakan orang untuk mengirimkan permintaan. 

Untuk membuat formulir, buka menu Sesuaikan, klik Formulir, dan klik Tambahkan formulir. Pelajari cara menghubungkan bidang kustom Anda dengan pertanyaan formulir di sini.

Create an intake form.gif

Menggunakan integrasi aplikasi

Jika Anda mendapatkan permintaan melalui obrolan atau email, Anda selalu dapat mengirim tautan kepada pemohon ke formulir Anda, tetapi Anda juga dapat menggunakan integrasi untuk menindaklanjuti percakapan dengan cepat. Anda dapat menambahkannya ke Asana langsung dari kotak masuk atau pesan Anda untuk menetapkannya sebagai tugas, menambahkannya ke proyek bantuan, dan lainnya.

Untuk email, gunakan pengaya Asana untuk Gmail atau Outlook. Untuk obrolan, coba integrasi Asana untuk Slack .

Tugas melakukan multi - home

Diharapkan permintaan TI masuk ke dalam pekerjaan dan inisiatif TI yang lebih luas. Alih - alih membuat dua tugas terpisah, Anda dapat menyimpan satu tugas di beberapa proyek untuk melacak pekerjaan di kedua proyek. Pekerjaan tidak akan diduplikasi; Anda hanya melihat informasi yang benar dalam konteks yang tepat.

Misalnya, tim TI Anda mungkin memiliki komputer peminjam pelacakan proyek pribadi. Jika permintaan baru untuk meminjam komputer masuk, Anda dapat menyimpan tugas di permintaan TI dan proyek komputer peminjam, tetapi merahasiakan sisa proyek peminjam kepada siapa pun yang bukan anggota tim TI.

Pantau progres proyek dan kelola beban kerja

Untuk memahami progres proyek dan mengukur bandwidth tim, pimpinan TI biasanya mengumpulkan informasi dalam rapat, email, atau spreadsheet, yang dapat memakan waktu dan tidak akurat. Sebagai gantinya, buat portofolio dengan semua proyek utama terkait TI serta proyek meja bantuan TI Anda untuk melihat progres, batas waktu, dan prioritas real - time di satu tempat.

Lalu, gunakan tab Beban Kerja untuk memvisualisasikan kapasitas tim Anda berdasarkan tugas yang diberikan di Asana. Pelajari selengkapnya cara menggunakan beban kerja di sini.

Sumber daya tambahan

Gunakan pembuat alur kerja untuk membuat proyek meja bantuan Anda.

Gunakan templat meja bantuan TI kami untuk memulai dan menyesuaikannya sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pelajari cara menggunakan templat proyek

Apakah artikel ini membantu?

Thanks for your feedback