Perencanaan acara dan manajemen

Cara membuat proyek perencanaan acara di Asana

Ada beberapa cara untuk membuat rencana proyek acara Anda. Untuk memulai cepat:

  1. Mulai dengan templat perencanaan acara dan sesuaikan untuk kebutuhan tim.
  2. Impor spreadsheet yang ada tempat Anda melacak rencana acara saat ini.

Cara mengakses semua templat Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Jika menggunakan paket Personal, lebih suka membuat proyek perencanaan acara sendiri dari awal, atau menginginkan praktik terbaik umum untuk proyek Asana, mulailah dengan petunjuk pembuatan proyek ini.

Undang vendor dan kontraktor ke proyek acara Anda sebagai tamu

Anda mungkin memulai pekerjaan dengan vendor melalui email, tetapi pertimbangkan untuk mengundang vendor atau kontraktor utama sebagai tamu ke proyek acara Anda. Memudahkan semua orang untuk melihat batas waktu, daftar tugas, dan lampiran membantu memastikan segala sesuatunya diselesaikan tepat waktu. Ini juga menyederhanakan cara Anda melacak file penting seperti kontrak dan faktur.

Kiat mengelola dan melakukan pekerjaan acara

Setelah membuat proyek perencanaan acara, kiat ini akan membantu Anda mengelola dan melacak setiap detail selagi pekerjaan berlangsung.

1. Kirim postingan status baru dan lihat aktivitas proyek di Ikhtisar

SCREENSHOT of a project status update in Asana with activity feed showing task updates

Saat tim Anda menghidupkan rencana acara, gunakan tab Ikhtisar  untuk memposting pembaruan dan melihat daftar aktivitas proyek yang sedang berjalan. Dalam pembaruan status, Anda dapat menarik dan melepas sorotan ke dalam pembaruan Anda untuk membagikan diagram atau milestone. Asana akan menyimpan templat pembaruan status jika Anda ingin mengikuti format yang sama setiap saat.

2. Petakan rencana acara Anda (dan sesuaikan saat semuanya muncul) dengan Linimasa

Sebagian besar rencana acara memiliki batas waktu dan dependensi penting menjelang hari besar. Linimasa membantu Anda memetakannya dalam rencana Anda sebelum Anda mulai memastikan semua bagian cocok untuk acara yang mulus.

GIF of project plan creation with Asana Timeline feature

Cara membuat rencana dengan Linimasa:

  1. Buat tugas untuk semua tugas acara Anda dalam Tampilan Daftar.
  2. Klik tab Linimasa di atas proyek Anda untuk beralih ke Tampilan Linimasa.
  3. Jadwalkan tugas dengan menarik dan melepasnya ke linimasa. Jika Anda melihat konflik pengaturan waktu, pindahkan tugas untuk menjadwalkan ulang.
  4. Perpanjang rentang tanggal tugas sehingga penerima tugas dapat menganggarkan waktu mereka dengan lebih baik untuk mengerjakannya hingga tenggat waktu.
  5. Jika tugas perlu diselesaikan dalam urutan tertentu, buat dependensi di antara keduanya dengan mengarahkan kursor ke tugas, lalu tarik titik ke tugas terkait untuk menghubungkannya.

Setelah pekerjaan sedang berlangsung, Linimasa juga dapat membantu Anda mengatasi konflik dengan cepat sebelum rencana Anda gagal. Misalnya, jika memesan tempat acara membutuhkan waktu lebih lama dari perkiraan, Anda dapat mengalihkan tugas dependen di Linimasa. Penerima Tugas secara otomatis mendapatkan pemberitahuan bahwa tenggat waktunya telah disesuaikan. Pekerjaan kemudian dapat dimulai pada waktu yang tepat - tanpa menyebabkan kebingungan, rapat ekstra, atau kekacauan setelah terlambat.

3. Lacak email penting (sambil menghabiskan lebih sedikit waktu di kotak masuk Anda)

SCREENSHOT of Outlook and Gmail Asana integrations for emails and inbox

Anda selalu dapat mengundang vendor ke proyek acara Anda, tetapi jika Anda berkomunikasi melalui email, coba Asana untuk GmailOutlook, atau add - on klien email lainnya. Saat menerima email berisi dokumen penting atau pekerjaan yang dapat ditindaklanjuti, Anda dapat menambahkannya ke Asana langsung dari kotak masuk untuk menetapkannya sebagai tugas, menambahkannya ke proyek acara, dan banyak lagi. Rincian perencanaan utama dan tugas tidak akan terus hilang dalam email (dan Anda tidak perlu menghabiskan begitu banyak waktu untuk mengatur kotak masuk Anda.)

4. Hemat waktu untuk setiap rencana acara dan jangan pernah melewatkan langkah - langkah penting dengan templat

Setiap acara berbeda, tetapi biasanya mereka membagikan daftar periksa utama. Alih - alih membuang waktu untuk membuatnya ulang untuk setiap acara, atau menyimpannya sebagai dokumen yang terputus dari tempat rencana Anda benar - benar terwujud, Anda dapat membuat dan menyimpan templat acara di Asana.

GIF of saving an Asana project as a template to reuse

  1. Buat daftar periksa acara inti Anda di proyek. Kecuali orang yang sama menyelesaikan tugas yang sama setiap saat, jangan berikan tugas atau tambahkan tenggat.
  2. Klik... di header proyek dan pilih Simpan Proyek sebagai Templat.
  3. Cegah pengeditan atau perubahan pada templat dengan menjadikannya proyek hanya komentar
  4. Untuk setiap acara setelahnya, salin templat Anda dengan mengklik tombol oranye +, Proyek, lalu buka tab untuk templat tersimpan organisasi Anda.
  5. Saat Anda terus menyempurnakan daftar periksa acara, Anda dapat memperbarui templat untuk memastikan Anda tidak mengulangi kesalahan atau menggunakan taktik usang.

Kiat mengelola pekerjaan sehari - hari

1. Bekerja di mana saja dan offline dengan aplikasi seluler Asana

Pada hari - hari menjelang acara Anda dan hari itu, tim Anda kemungkinan akan bersiap di lokasi sehingga sulit untuk mengetahui apa yang harus dilakukan dan mengakses detail utama dengan cepat. Aplikasi seluler Asana membuat tim tetap terhubung ke rencana acara (meskipun Anda offline di iOS atau Android) sebelum, selama, dan setelah acara.

SCREENSHOT of Asana mobile task for event planning

Contoh, Anda bisa memberi anotasi umpan balik langsung pada foto acara sebelum membagikannya atau mengonfirmasikan bahwa agenda acara dikirim melalui email kepada semua peserta tepat waktu - semuanya dari ponsel. Ini memperkuat kolaborasi antar rekan tim acara bahkan jika mereka berada di tempat yang berbeda.

2. Jaga agar percakapan waktu nyata dapat ditindaklanjuti dengan integrasi Slack

Banyak tim menggunakan Asana dan Slack untuk berkoordinasi dan berkomunikasi tentang pekerjaan, terutama saat acara berlangsung. Alih - alih memilih satu alat atau alat lainnya, tim dapat menggunakannya bersama dengan integrasi Asana untuk Slack.

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration

Jika rekan tim meminta umpan balik tentang presentasi utama mereka, tetapi Anda menjalankan tugas lain untuk acara tersebut, Anda dapat membuat tugas Asana langsung dari Obrolan Slack sehingga Anda tidak lupa dan memiliki semua konteks aslinya.

Kiat melaporkan pekerjaan dan progres acara

Untuk mempelajari cara membuat laporan untuk menganalisis progres acara, mulai di sini. Untuk mempelajari cara memposting dan terus melacak pembaruan status acara, mulai di sini.

Pantau progres dan kelola kepegawaian di berbagai acara dengan Portofolio dan Beban Kerja

Untuk memahami progres acara dan mengukur bandwidth tim, perencana acara biasanya mengumpulkan informasi dalam rapat, email, atau spreadsheet, yang dapat memakan waktu dan tidak akurat. Sebaliknya, buat portofolio proyek dengan semua rencana acara Anda untuk melihat progres real - time, tanggal acara, dan prioritas, semuanya di satu tempat.

Kemudian gunakan tab Beban Kerja untuk memvisualisasikan kapasitas tim Anda di berbagai acara berdasarkan tugas yang telah diberikan di Asana. Beban Kerja membantu Anda mengambil keputusan penyusunan staf yang matang agar beban kerja tetap seimbang dan acara sesuai rencana.

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work

Beban kerja default ke jumlah tugas, tetapi kami tahu tidak semua tugas dibuat setara. Anda dapat mengatur bidang kustom upaya di seluruh proyek portofolio untuk lebih memahami total jam atau tingkat upaya yang masuk ke setiap tugas.

Sumber daya untuk merencanakan dan mengelola acara di Asana

Lebih suka belajar secara visual? Ingin melihat cara pelanggan kami merencanakan acara dengan Asana? Lihat sumber daya ini:

Sumber Daya Tautan
Templat perencanaan acara Gunakan templat
Tutorial video Tonton Cara Ber - Asana
Kursus yang diminati Daftar Asana Academy
Studi kasus Lihat bagaimana AutodeskG2, dan DMEXCO merencanakan acara dengan Asana
Ebook panduan produktivitas untuk para profesional acara Baca ebook
Terhubung dengan Komunitas Hadiri pelatihan mendatang atau mulai utas di forum komunitas