Agenda rapat

Cara membuat agenda rapat di Asana

Meskipun Anda dapat membuat proyek agenda rapat untuk rapat apa pun, Anda mungkin ingin memulai dengan rapat tim rutin atau rapat tatap muka, lalu membuat agenda untuk rapat apa pun sesuai kebutuhan. Ada beberapa cara untuk membuat agenda rapat Anda. Untuk memulai cepat:

1. Mulailah dengan templat agenda rapat dan sesuaikan untuk kebutuhan tim.
2. Atau, impor spreadsheet yang ada tempat Anda merencanakan rapat saat ini.

Jika Anda pengguna gratis, lebih suka membuat agenda rapat sendiri dari awal, atau ingin praktik terbaik umum untuk proyek Asana mengikuti tutorial video Cara Asana kami:

Contoh rapat yang dapat direncanakan dengan Asana

Anda dapat merencanakan rapat apa pun di Asana. Tetapi, berikut beberapa ide untuk membantu Anda memulai:

• Rapat tim berulang
• Satu lawan satu
• Curah pendapat
• Perencanaan sprint
• Kritik desain

Kiat untuk merencanakan dan mempersiapkan rapat Anda

1. Tambahkan topik diskusi dan item agenda sebagai tugas

Saat Anda memikirkan topik yang perlu Anda diskusikan atau bahas, tambahkan item agenda ke proyek sebagai tugas. Anda dapat membuat tugas baru hanya untuk agenda, atau menambahkan tugas yang ada dari proyek lain. Karena tugas bisa berada di beberapa proyek, Anda tidak perlu menduplikasinya. Setelah membahas topik tersebut, Anda dapat menghapusnya dari proyek agenda.

Menyepakati konvensi tim tentang siapa yang dapat berkontribusi pada agenda rapat. Contoh, Anda dapat membiarkan siapa pun menambahkannya, atau meminta pemimpin rapat memetakannya.

2. Tinjau dan prioritaskan item diskusi sebelum rapat

Buat bagian (atau kolom jika proyek papan) untuk mengatur item agenda Anda. Anda dapat membuat kategori seperti agenda, tindak lanjut, mendatang, dan catatan.

Sebelum rapat, tinjau dan prioritaskan topik agenda dengan menarik dan melepaskan tugas guna mengurutkannya dengan benar.

3. Bagikan file atau konteks penting apa pun sebelum rapat

Proyek agenda rapat juga mempermudah peserta untuk menemukan sumber daya dan konteks yang mungkin mereka butuhkan sebelum hadir. Misalnya, jika Anda membutuhkan rekan tim untuk membaca sesuatu sebelumnya, buat tugas dengan konteks atau file yang diperlukan, lalu berikan salinan tugas kepada peserta dengan tenggat sebelum rapat sehingga mereka siap.

Kiat untuk mengadakan rapat

1. Hubungkan Zoom dan Asana

Bersiaplah untuk penjadwalan lebih sederhana dan rapat yang lebih produktif di Zoom. Dengan integrasi ini, Anda dapat membuat atau menautkan rapat Zoom di tugas Asana. Setelah rapat, Anda juga akan melihat transkrip dan rekamannya terlampir pada tugas agar mudah dibagikan dan sebagai referensi.

2. Buat agenda terlihat oleh semua orang selama rapat

Rapat bisa melenceng jika rekan tim tidak fokus pada hal yang sama. Siapkan agenda Anda di Asana untuk disaring selama rapat, atau dorong rekan tim untuk menyaringnya di aplikasi seluler mereka. Ini juga membantu rekan tim, dari mana pun mereka hadir, semuanya memiliki pandangan yang sama selama rapat.

3. Lacak item tindakan dan tindak lanjut untuk akuntabilitas yang lebih baik

Kita semua secara sukarela melakukan sesuatu dalam rapat lalu kembali ke meja kita tanpa mengingat apa yang kita sepakati. Sebagai gantinya, rekan tim dapat membuat tugas untuk item tindakan yang muncul selama rapat dan menugaskannya. Dengan menyertakan detail dalam deskripsi tugas, konteks dan mengapa itu diperlukan menjadi jelas bahkan setelah rapat selesai.

4. Membagikan catatan rapat dengan lebih mudah

Alih - alih menindaklanjuti secara terpisah dengan catatan rapat, buat tugas "catatan" dalam agenda Anda dan tambahkan peserta atau no - show sebagai pengikut tugas sehingga mereka dapat melihat rekap. Rapat Zoom yang ditautkan ke tugas Asana akan secara otomatis melampirkan rekaman dan transkrip rapat di tugas setelahnya.

Pastikan untuk membagikan tugas pencatatan secara merata di antara peserta sehingga semua orang dapat berpartisipasi secara aktif dan memastikan orang yang sama tidak selalu menjadi sukarelawan.

5. Diskusikan ide dan strategi, bukan sekadar pembaruan status

Karena menggunakan Asana secara keseluruhan membantu memberi Anda gambaran yang lebih baik tentang apa yang sedang terjadi dan posisi pekerjaan, Anda mungkin merasa hal ini mengurangi frekuensi rapat, atau membantu membuat diskusi lebih berdampak. Saat Anda tidak perlu menjalankan daftar periksa "mengerjakan, mengerjakan, menyelesaikan" yang sederhana, Anda dapat memanfaatkan pemblokir, masalah, dan hasil dengan lebih baik.

Sumber daya agenda perencanaan dan rapat pimpinan