Permintaan dan ide proyek dapat datang dari segala arah dalam suatu organisasi, memudahkan pekerjaan untuk melewati celah atau membanjiri tim. Alih - alih mencoba melakukan segalanya atau menambahkannya ke backlog untuk dilupakan, tim dapat membuat proyek permintaan kerja.
Cara membuat proyek permintaan kerja
Anda dapat menggunakan proses ini untuk mengelola permintaan ad hoc (seperti memperbaiki kesalahan ketik atau mengajukan pertanyaan yang tidak dapat Anda jawab segera) dan pengiriman untuk brief proyek baru - semuanya di tempat yang sama. Untuk memulai dengan cepat, Anda dapat:
- Mulai dengan templat permintaan kerja.
- Impor spreadsheet yang ada di mana Anda saat ini melacak permintaan yang masuk.
Cara mengakses semua templat Asana
Jika Anda pengguna gratis, lebih suka membuat proyek permintaan sendiri dari awal, atau menginginkan praktik terbaik umum untuk proyek Asana, mulailah dengan petunjuk pembuatan proyek ini.
Kiat mengelola dan menyelesaikan permohonan
Setelah membuat proyek, kiat ini akan membantu Anda mengelolanya selagi pekerjaan berlangsung.
1. Templat permintaan untuk menanganinya lebih cepat dengan formulir
Melakukan bolak - balik detail permintaan dasar atau tidak memulai dengan brief proyek yang jelas memperlambat pekerjaan. Sebaliknya, buat formulir untuk menyimpan detail yang tepat setiap saat untuk brief proyek atau permintaan ad hoc. Formulir terhubung langsung ke proyek permintaan Anda untuk memastikan tim Anda memulai dengan informasi yang mereka butuhkan (dalam hal yang mereka pahami.)
Formulir dapat dikirimkan oleh siapa saja - sekalipun mereka tidak menggunakan Asana - dengan mengirimi mereka tautan formulir. Setelah dikirimkan, respons formulir menjadi tugas baru di proyek Anda sehingga tugas dapat diprioritaskan dan diberikan kepada rekan tim dengan semua informasi yang mereka butuhkan.
Menyiapkan formulir dengan mengikuti langkah - langkah yang diuraikan di sini. Dan tambahkan aturan proyek untuk secara otomatis memberikan tugas pengiriman formulir kepada produser kreatif atau pemimpin tim untuk memastikan mereka diprioritaskan setelah pengiriman.
Jika ada permintaan untuk proyek/inisiatif besar, lintas fungsi, atau kompleks, Anda dapat mengubah tugas menjadi proyek untuk mengelolanya secara lebih efektif.
2. Jaga agar permintaan dalam percakapan dan email dapat ditindaklanjuti
Jika Anda mendapatkan banyak permintaan melalui obrolan atau email, Anda selalu dapat mengirim tautan kepada pemohon ke formulir Anda, tetapi Anda juga memiliki opsi untuk menggunakan integrasi untuk menindaklanjuti percakapan dengan cepat.
Untuk email, gunakan Asana untuk pengaya klien email Gmail, Outlook, atau lainnya. Untuk obrolan, coba Asana untuk integrasi Slack.
Jika Anda mendapatkan obrolan atau email dengan pekerjaan atau pertanyaan yang dapat ditindaklanjuti, Anda dapat menambahkannya ke Asana langsung dari kotak masuk atau pesan untuk menetapkannya sebagai tugas, menambahkan ke proyek permintaan, dan lainnya.
3. Prioritaskan dan atur permintaan dengan bidang kustom
Setelah menyiapkan formulir, bidang kustom akan membantu memprioritaskan permintaan yang masuk dan mengurutkannya ke dalam kategori. Jika terbiasa dengan spreadsheet, Anda dapat melakukannya dengan memfilter dan menyortir kolom.
Misalnya, manajer proyek dapat menggunakan bidang kustom "prioritas" sehingga penerima tugas memahami betapa mendesaknya hal itu sambil memastikan permintaan secara keseluruhan diprioritaskan secara realistis.
4. Tepati batas waktu dengan ulasan dan persetujuan yang lebih jelas
Mampu memberikan dan menggabungkan umpan balik kampanye dengan lebih mudah dapat menjadi perbedaan antara mencapai atau kehilangan gol proyek. Sebaliknya, ikuti langkah - langkah berikut untuk memindahkan pekerjaan melalui persetujuan dengan jelas dan cepat:
- Tambahkan aturan proyek sehingga tugas otomatis diberikan kepada orang yang tepat, selesai, atau dipindahkan ke bagian proyek yang berbeda seiring progresnya.
- Gunakan pemberitahuan bidang kustom untuk terus memberi informasi kepada pemangku kepentingan tentang progres. Mereka akan mendapatkan pemberitahuan saat bidang diperbarui dari "Umpan balik diperlukan" menjadi "Disetujui ", misalnya.
Kiat melaporkan dan permintaan kepegawaian
Pantau progres proyek dan kelola kepegawaian dengan Portofolio dan Beban Kerja
Untuk memahami progres proyek dan mengukur bandwidth tim, pemimpin biasanya mengumpulkan informasi dalam rapat, email, atau spreadsheet, yang dapat memakan waktu dan tidak akurat. Sebaliknya, buat portofolio proyek dengan semua proyek utama dan proyek permintaan ad hoc untuk melihat progres, batas waktu, dan prioritas real - time, semuanya di satu tempat.
Kemudian gunakan tab Beban Kerja untuk memvisualisasikan kapasitas tim berdasarkan tugas yang sudah diberikan di Asana. Beban Kerja membantu Anda mengambil keputusan penyusunan staf yang matang agar beban kerja tetap seimbang dan pekerjaan penting sesuai rencana.
Beban kerja default ke jumlah tugas, tetapi kami tahu tidak semua tugas dibuat setara. Anda dapat mengatur bidang kustom upaya di seluruh proyek portofolio untuk lebih memahami total jam atau tingkat upaya yang masuk ke setiap tugas.
Sumber daya untuk melacak permintaan
Lebih suka belajar secara visual? Ingin melihat cara pelanggan kami mengelola operasi? Lihat sumber daya ini:
| Sumber Daya | Tautan |
|---|---|
| Templat permintaan kerja | Gunakan templat |
| Tutorial video | Tonton Cara Ber - Asana |
| Webinar studi kasus | Lihat cara New Relic mengelola permintaan dengan Asana |
| Studi kasus | Baca tentang cara perusahaan real estat swasta terbesar di Selandia Baru, Barfoot & Thompson mengelola operasi mereka dengan Asana |
| Terhubung dengan Komunitas | Hadiri pelatihan mendatang atau mulai utas di forum komunitas |