La console di amministrazione offre a tutti gli amministratori e amministratori avanzati le funzionalità di cui hanno bisogno per promuovere l'uso di Asana nelle proprie organizzazioni.
Accedere alla console di amministrazione dell'organizzazione
Per accedere alla console di amministrazione:
- Clicca sulla foto del tuo profilo
- Seleziona Console di amministrazione nel menu a tendina.
Gli amministratori del team non possono accedere alla console di amministrazione.
Scheda Approfondimenti
Dalla scheda Approfondimenti, puoi:
- Scopri come la tua organizzazione utilizza Asana attraverso metriche di alto livello
- Visualizza i colleghi del team aggiunti di recente
- Visualizza i membri più influenti della tua organizzazione (membri attivi con più inviti inviati, team creati e progetti condivisi su Asana)
- Con Asana Advanced o l'azienda di livello legacy, puoi visualizzare attività di coinvolgimento dettagliate nel tempo per individuare le tendenze nell'utilizzo di Asana da parte della tua organizzazione
Gestisci tutti i membri di un'organizzazione
Dalla scheda Membri puoi vedere quanti membri e ospiti fanno parte della tua organizzazione Asana e il numero di posti disponibili. Se hai bisogno di aggiungere dei membri, concedere l'accesso come amministratore o rimuovere un membro, puoi farlo facilmente.
Dalla scheda membri, puoi:
- Invitare nuovi membri a unirsi a un team della tua organizzazione
- Identificare il numero di membri, ospiti, inviti in sospeso e il numero di posti disponibili nella tua organizzazione
- Cercare qualcuno nella tua organizzazione
- Visualizzare il nome di ogni persona, se è un amministratore, membro o ospite e la data dell'ultima attività nell'organizzazione
- Modificare le impostazioni del profilo o rimuovere un utente passando il cursore sul suo nome, cliccando sull'icona con tre puntini e selezionando una delle opzioni.
Disattivare un membro dell'organizzazione
Per rimuovere una persona dalla tua organizzazione, vai alla scheda Membri della console di amministrazione.
Cerca il nome scorrendo verso il basso o usando la barra di ricerca. Dopo aver trovato la persona, clicca sull'icona con tre puntini e seleziona Rimuovi.
Dalla scheda successiva, puoi:
- Scegliere il membro a cui vuoi riassegnare l'attività
- Cliccare su Rimuovi per confermare la disattivazione.
Il membro disattivato apparirà nell'elenco dei tuoi membri come Rimosso.
Cosa succede alle attività di una persona che è stata rimossa?
Dopo aver rimosso un utente dalla tua organizzazione, verrà generato automaticamente un progetto privato contenente le attività precedentemente assegnategli. Puoi assegnarle a te o a un altro membro della tua organizzazione. In questo modo puoi assegnare facilmente le attività in sospeso alla persona più indicata.
Un metodo semplice per gestire la delega consiste nell'effettuare una selezione multipla delle attività di cui è stato eseguito il provisioning, in cui è possibile eseguire azioni di massa sulle attività e anche assegnarle in blocco a se stessi o ad altri membri dell'organizzazione.
Per maggiori informazioni, puoi leggere il nostro articolo sulle Domande frequenti.
La data della disattivazione apparirà nella colonna Ultima attivtà.
Ripristinare un membro disattivato
Riattivazione automatica
Disponibile sui piani a pagamento, la riattivazione automatica significa che gli utenti precedentemente disattivati che tornano su Asana hanno accesso ai loro dati precedenti, inclusi progetti e team, a condizione che tornino con lo stesso indirizzo email utilizzato in precedenza.
La riattivazione automatica può essere configurata nella Console di amministrazione per i livelli azienda ed Enterprise+ selezionando la scheda Sicurezza nella barra laterale e facendo clic su Impostazioni di riattivazione. Qui le organizzazioni azienda e Enterprise+ potranno scegliere di attivare o disattivare questa funzione. Se scegli di disattivare questa impostazione, sarai comunque in grado di ripristinare manualmente l'accesso ai dati. Solo gli amministratori avanzati possono riattivare questa funzionalità una volta disattivata.
Per le organizzazioni azienda e Premium questa funzione verrà selezionata automaticamente e non può essere disattivata.
La riattivazione dell'
utente avviene solo dopo che l'utente accetta il suo invito o completa la registrazione ad Asana sul sito web. Invitare un utente di per sé non lo riattiva.
La riattivazione automatica sarà disponibile solo per gli utenti che sono stati disattivati meno di due anni fa.
La riattivazione automatica non si applica agli utenti ospiti.
Riattivazione manuale
Puoi ripristinare un membro disattivato cercandone il nome nella scheda Membri. Quindi clicca sull'icona con tre puntini e seleziona Ripristina.
Nella finestra successiva, seleziona Ripristina.
Se la riattivazione non va a buon fine, l'amministratore della tua organizzazione riceverà un'attività che lo invita a contattare il team di assistenza.
Filtrare per tipo di membro
Nella scheda Membri della console di amministrazione, puoi filtrare la lista dei membri per tipo di membro. Puoi farlo cliccando sulla freccia a discesa accanto al filtro del tipo di membro e scegliendo tra Tutti, Amministratore, membro, ospite, invitato o rimosso.
Accesso al team
La scheda Accesso al team nelle Impostazioni personali di un membro fornisce agli amministratori informazioni dettagliate sui dati di accesso di utenti specifici e la possibilità di modificare l'appartenenza.
Da Modifica impostazioni del profilo, gli amministratori possono andare alle Impostazioni personali dei membri per accedere ai team e gestirli.
Per accedere alle Impostazioni personali di un membro:
- Clicca sull'icona con tre puntini accanto al nome del membro selezionato per vedere le opzioni
- Clicca su Modifica impostazioni profilo dall'elenco a discesa.
Da qui vai a Accesso al team dove puoi cercare i team, modificare l'accesso ai team e aggiungere o rimuovere membri dai team.
Fai clic su Accesso del team a:
- Visualizza i team di cui fa parte un utente
- Aggiungi un utente a qualsiasi team dell'organizzazione
- Deseleziona per rimuovere l'utente da qualsiasi team
- Salva le modifiche dopo qualsiasi aggiornamento
Ordinare i membri per nome, tipo e ultima attività
Puoi anche ordinare il membro, il tipo di ospite e l'ultima attività per nome (ordine alfabetico o ordine alfabetico inverso) in modo da vedere quando è stato eseguito l'ultimo accesso all'organizzazione o se ci sono inviti in sospeso.
Esportare i dati sull'appartenenza al team in CSV
Per esportare i dati sull'appartenenza al team in CSV:
- Clicca sull'icona con tre puntini dalla scheda Membri
- Clicca su Richiedi file CSV dei membri.
Riceverai un'email con il link per il download.
Il file CSV scaricato include i seguenti campi:
- Nome
- Indirizzo email
- Reparto
- Data di ingresso nell'organizzazione
- Su invito di
- Indirizzo email dell'invitante
- Data del primo accesso
- Metodo di accesso
- Stato AMF
- Ultima attività
- Tipo
- Numero di team
- Team
- Numero di progetti
- Progetti
Gestire i team
Dalla scheda team, puoi:
- Creare un nuovo team nella tua organizzazione
- Visualizzare il nome dei team, il numero di membri, le autorizzazioni per la privacy, la data di creazione e il creatore
- Modificare un team passando il cursore sull'icona con tre puntini accanto al campo Creato da e cliccando sull'opzione Modifica team che appare
Esportare i dati dei team in CSV
Gli amministratori avanzati di un'organizzazione o divisione possono esportare l'elenco dei team in CSV dalla relativa scheda nella console di amministrazione.
Per esportare i dati del team in CSV:
- Vai alla scheda team
- Clicca su Export CSV (Esporta CSV
Riceverai un'email con il link per il download.
Il file CSV scaricato include i seguenti campi:
- Team
- Numero di membri
- Privacy
- Data di creazione
- Descrizione
- Membro (indirizzo email)
- Membro con accesso limitato (indirizzo email)
- Inviti in sospeso (indirizzo email)
I file CSV esportati delle organizzazioni e delle divisioni consentono agli amministratori di tenere traccia dei reparti che utilizzano Asana per monitorare l'utilizzo dei posti e mantenere la fatturazione centrale all'interno del reparto IT. Il campo del reparto o del team può essere precompilato utilizzando le nostre integrazioni SCIM con Azure AD e Okta.
Le grandi organizzazioni possono trarre vantaggio dalle esportazioni CSV quando cercano di facilitare gli storni di addebito dei reparti.
Impostazioni di privacy del team
Gli amministratori avanzati delle organizzazioni Enterprise ed Enterprise+, e piano legacy Enterprise legacy possono impostare un livello di privacy predefinito per i team nella propria organizzazione.
Una volta impostato il livello, sarà l'opzione predefinita quando verrà creato un nuovo team. Tuttavia, è sempre possibile creare team con livelli di privacy diversi.
Per configurare le impostazioni di privacy predefinite, vai alla console di amministrazione e clicca sulla scheda Sicurezza. Quindi, fai clic su Impostazioni di privacy del team.
Dalla scheda successiva, puoi selezionare l'impostazione predefinita.
Gestire i periodi di tempo
Asana imposta un anno fiscale predefinito per tutte le organizzazioni e ai nuovi obiettivi verranno aggiunti immediatamente i periodi di tempo. Questi periodi di tempo ti aiutano ad allineare Asana col tuo anno fiscale e possono essere usati per gli obiettivi aziendali e del team. La data predefinita di inizio anno è il 1 ° gennaio, ma puoi modificarla nella console di amministrazione.
Dalla console di amministrazione, fai clic sulla scheda Impostazioni e quindi su Periodi di tempo Da lì seleziona il periodo di tempo che corrisponde al ciclo operativo annuale della tua organizzazione e scegli quando desideri che inizi la modifica di questo periodo di tempo. I periodi di tempo sono a livello di organizzazione e devi essere un amministratore a livello di organizzazione per aggiornarli. Solo gli amministratori dell'organizzazione e dello spazio di lavoro possono aggiornare i periodi di tempo tramite la console di amministrazione. Tutti gli altri amministratori devono contattare l'assistenza per aggiornare i periodi di tempo.
I singoli utenti possono aggiungere manualmente i periodi di tempo agli obiettivi esistenti. Quando gli amministratori apportano modifiche all'anno fiscale, queste si riflettono e vengono applicate a tutti gli obiettivi senza una data di scadenza personalizzata o con una data di scadenza diversa dall'intervallo di date del periodo di tempo.
Gestire i dati di fatturazione
Le informazioni contenute in questa sezione specificano che gli amministratori e gli amministratori avanzati possono ora gestire gli abbonamenti e accedere ai dati di fatturazione, proprio come il responsabile della fatturazione. Nota: questa funzionalità è stata implementata solo per i clienti con pagamento automatico. I piani con fatturazione manuale possono comunque essere gestiti solo dal responsabile della fatturazione.
Sia i responsabili della fatturazione che gli amministratori delle organizzazioni a pagamento possono accedere alle informazioni di fatturazione tramite la console di amministrazione. Se un amministratore apporta modifiche alla scheda di fatturazione, il responsabile della fatturazione riceverà un'email di notifica.
Puoi trovare ulteriori informazioni su come rivedere e aggiornare i tuoi amministratori qui.
Dalla scheda Fatturazione, puoi:
- Modificare il tipo di abbonamento o annullare il piano
- Aggiornare i dati di fatturazione e aggiungere un metodo di pagamento
- Visualizzare e scaricare l'ultima fattura o la cronologia delle fatture
- Vedere i posti utilizzati e aggiungere o ridurre i posti
- Cambiare il responsabile della fatturazione dell'account
- Contatta il nostro team di assistenza
Le opzioni di cui sopra possono variare in base al tipo di piano.
Visualizzare e scaricare le fatture
I responsabili della fatturazione e gli amministratori possono visualizzare e scaricare tutte le fatture precedenti.
Puoi visualizzare l'ultima fattura e la cronologia delle fatture in Fatture nella scheda Fatturazione della console di amministrazione. Hai anche la possibilità di scaricare tutte le fatture per uno specifico anno.
Per accedere alla cronologia delle fatture:
- Clicca su Cronologia fatture
- Visualizza tutte le fatture
- Clicca sul simbolo del download per scaricare l'anno in blocco o selezionare un mese particolare
Cambiare o modificare il numero di posti e il livello del piano
Dalla console di amministrazione puoi facilmente modificare il tuo piano a pagamento da Starter ad Advanced o viceversa.
Per cambiare il tuo piano:
Devi essere il responsabile della fatturazione del piano o un amministratore per modificare le dimensioni o cambiare il livello.
Sicurezza
Dalla scheda Sicurezza, gli amministratori avanzati possono gestire quanto segue:
- Autenticazione
- Abilita o disabilita Google SSO per la tua organizzazione
- Autenticazione SAML
- Autenticazione a due fattori
- Imposta quanto tempo i membri possono restare connessi su Asana.
- Impostazioni della password
- Imposta i requisiti della password per i membri dell'organizzazione
- Forza la reimpostazione della password per tutta
- Controlli di amministrazione
- Impostazioni relative agli inviti
- Opzioni relative agli allegati
- Impostazioni di privacy del team
- Autorizzazioni per la condivisione dei link di sola lettura
- Autorizzazioni di accesso ai moduli
- Autorizzazioni per i resoconti
- Autorizzazioni per la registrazione di video
- Autorizzazioni per il monitoraggio del tempo
- Accesso amministratore: determina chi sono gli amministratori della tua organizzazione.
- Conformità
- Residenza dati
- App per dispositivi mobili
- Il controllo dei dati del dispositivo mobile è disponibile per i clienti dell'azienda.
Gestire gli amministratori dell'organizzazione
Dalla console di amministrazione, puoi stabilire quali utenti avranno il ruolo di amministratore dell'organizzazione e amministratore avanzato.
Gli amministratori dell'organizzazione hanno l'accesso in modifica alla mission aziendale.
Complessità della password
Disponibile sul livello Asana Enterprise+ e sul livello Enterprise legacy.
Visita la pagina dei prezzi per ulteriori informazioni.
Per impostare il livello di sicurezza della password, clicca sulla scheda Sicurezza della console di amministrazione e su Sicurezza della password.
Puoi scegliere tra una password semplice e una forte. Le password semplici devono contenere almeno 8 caratteri, mentre quelle forti devono contenere almeno 8 caratteri e includerne almeno 3 delle seguenti categorie: minuscole, maiuscole, numeri e caratteri speciali.
Le modifiche alla sicurezza della password saranno applicate solo alle password appena create.
Reimpostazione della password a livello
Questa funzionalità è disponibile per gli amministratori avanzati delle organizzazioni Asana Starter, Advanced, Enterprise + ed Enterprise, nonché per gli amministratori avanzati dei livelli legacy Premium, azienda ed Enterprise legacy.
Dalla console di amministrazione, puoi forzare una reimpostazione della password a livello di organizzazione per gli utenti che hanno accesso alla tua organizzazione.
1. I membri o gli ospiti che hanno una password di Asana verranno disconnessi. Riceveranno quindi un'e-mail con un link per reimpostare la password e saranno costretti a scegliere una nuova password prima di accedere di nuovo.
2. I membri o gli ospiti che non hanno una password Asana verranno disconnessi solo.
3. I membri o gli ospiti che accedono con SAML o Google SSO e non hanno una password di Asana verranno solo disconnessi.
Gli utenti che inizialmente si sono iscritti ad Asana impostando una password e da allora hanno effettuato l'upgrade per accedere con SAML o Google SSO riceveranno un'email con la richiesta di reimpostare la password. Ciò non avrà alcun effetto sulla loro password SAML/Google SSO.
Reimpostazione della password individuale
Disponibile per i livelli Asana Enterprise ed Enterprise+, nonché per il livello Enterprise legacy, gli amministratori avanzati possono reimpostare la password di un singolo utente tramite le impostazioni del profilo del membro.
Controlli relativi agli inviti
Gli amministratori avanzati dei livelli Asana Enterprise ed Enterprise+, nonché le organizzazioni o le divisioni Enterprise legacy di e piano legacy possono controllare chi può invitare gli ospiti (utenti che non hanno un indirizzo email associato all'azienda) nella tua organizzazione Asana. Gli amministratori avanzati possono selezionare una delle tre opzioni di seguito per decidere chi può invitare gli ospiti nell'organizzazione:
-
Solo gli amministratori
-
Amministratori e membri dell'organizzazione
-
Tutti (sia i membri che gli ospiti dell'organizzazione)
Se desideri attivare una di queste opzioni per la tua organizzazione, accedi alla Console di amministrazione e vai alla scheda Sicurezza.
Per accedere ai controlli relativi agli inviti:
- Vai alla scheda Sicurezza della Console di amministrazione
- Nella sezione Controlli di amministrazione, clicca su Impostazioni relative agli inviti dell'ospite.
Da qui, devi:
- Seleziona una delle opzioni di invito per gli ospiti
- Clicca su Salva modifiche.
Una volta attivata l'opzione, coloro che sono stati privati della possibilità di invitare gli ospiti dell'organizzazione riceveranno un messaggio di errore quando tentano di farlo su Asana.
Se non sei l'amministratore avanzato, puoi trovare gli amministratori della tua organizzazione cliccando sulla tua foto profilo nell'angolo in alto a destra, accedendo alla Console di amministrazione e visualizzando l'amministratore avanzato nella scheda Membri selezionando Amministratore dalla freccia a discesa Tipo di membro.
Domini attendibili degli ospiti
Disponibile con il livello Asana Enterprise+.
Gli amministratori e gli amministratori avanzati possono utilizzare la funzionalità Domini degli ospiti attendibili, che consente loro di creare un elenco di domini esterni approvati da cui gli utenti con autorizzazioni di invito possono invitare ospiti. Consulta la sezione qui sopra sui controlli degli inviti degli ospiti per saperne di più.
Gli inviti dell'ospite possono essere inviati solo ai domini di posta elettronica inclusi nell'elenco approvato, garantendo maggiore sicurezza e controllo sulle collaborazioni della tua organizzazione. Se un utente tenta di inviare un invito a qualcuno da un dominio non in elenco, riceverà un messaggio di errore.
Configurare domini attendibili degli ospiti
I domini attendibili degli ospiti possono essere abilitati solo se le autorizzazioni per gli inviti degli ospiti sono impostate su Amministratori e membri o su Amministratori, membri e ospiti. La funzione non può essere attivata se le autorizzazioni degli inviti degli ospiti sono impostate su Solo amministratori.
- Passare alla scheda Sicurezza della Console di amministrazione.
- Nella sezione Controlli di amministrazione, fai clic su Impostazioni relative agli inviti ospite.
- Nella sezione Domini attendibili degli ospiti, seleziona Solo domini attendibili.
- Clicca su Aggiungi domini e digita i domini di cui ti fidi. Premi di nuovo su Aggiungi domini per confermare.
Assicurati che i domini corrispondano esattamente. L'aggiunta del dominio acme.com non copre sottodomini come app.acme.com o acme.co.uk. Tali sottodomini devono essere aggiunti separatamente.
Rimozione dei domini attendibili degli ospiti
Trova il dominio nell'elenco che desideri rimuovere, clicca sull'icona del cestino e conferma la tua scelta premendo Salva.
Disattivazione della funzionalità Domini attendibili degli ospiti:
Per ripristinare le impostazioni, è sufficiente riportare il controllo dei domini guest attendibili su Qualsiasi dominio.
App per dispositivi mobili
I controlli dei dati del dispositivo mobile sono disponibili nei livelli Asana Enterprise ed Enterprise+, nonché nell'e piano legacy Enterprise legacy.
Aggiungi ulteriori funzionalità di sicurezza alle app Asana per dispositivi mobili (iOS e Android) per proteggere i dati della tua organizzazione e consentire ai team di lavorare e collaborare ovunque si trovino.
Come amministratore avanzato, per la tua organizzazione sono disponibili i seguenti controlli per le app per dispositivi mobili:
Autenticazione biometrica
Attivando l'autenticazione biometrica, puoi consentire agli utenti di sbloccare Asana sui dispositivi mobili utilizzando l'impronta digitale o il riconoscimento facciale. Puoi impostare la frequenza con cui gli utenti dovranno eseguire nuovamente l'autenticazione.
Autorizzazioni di acquisizione dello schermo (solo Android)
Scegli se gli utenti della tua organizzazione possono acquisire screenshot dell'app per dispositivi mobili.
Autorizzazioni per gli allegati
Disabilita la possibilità di scaricare o condividere gli allegati sulle app Asana per dispositivi mobili.
Autorizzazioni del widget
Disabilita il widget di Asana nella schermata iniziale dei dispositivi mobili, in modo che gli utenti non siano in grado di vedere le attività direttamente nella schermata iniziale del telefono.
Autorizzazioni di copia e incolla
Limita le autorizzazioni di copia e incolla nell'app per dispositivi mobili.
Indirizzo email per informazioni sulla sicurezza
Gli amministratori avanzati delle organizzazioni a pagamento possono aggiungere un indirizzo email per informazioni sulla sicurezza nelle loro console di amministrazione e ricevere da Asana aggiornamenti sulla sicurezza. Questa funzionalità fa sì che Asana sappia dove inviare queste importanti comunicazioni.
Gli amministratori avanzati delle divisioni a pagamento possono accedere a questa funzionalità contattando il nostro team di assistenza.
Come amministratore avanzato per un'organizzazione a pagamento, accedi all'account Asana con il ruolo di amministratore avanzato della tua organizzazione. Da qui vai alla console di amministrazione, poi clicca su Sicurezza nella barra laterale e infine su Indirizzo email per informazioni sulla sicurezza.
Inserisci l'indirizzo email al quale desideri che Asana invii le comunicazioni relative alla sicurezza.
SSO di Google
Per abilitare Google SSO, gli
Cliccando su Google Apps Authentication (autenticazione app Google) nella scheda Security (Sicurezza), puoi:
- Imposta l'accesso con Google come facoltativo o obbligatorio per tutti i membri
- Dopo aver scelto un'opzione, clicca su Salva configurazione.
Gli ospiti dell'organizzazione possono sempre accedere con email e password, indipendentemente dal fatto che Google SSO sia richiesto o meno per i membri.
SAML
Le organizzazioni Asana Enterprise ed Enterprise+, nonché le organizzazioni di livello legacy Enterprise legacy possono abilitare SAML dalla scheda Sicurezza della console di amministrazione.
Timeout sessione SAML
Dalla console di amministrazione, gli amministratori possono impostare un tempo massimo della sessione SAML compreso tra 1 ora e 30 giorni. I membri saranno automaticamente disconnessi dopo il tempo massimo impostato e invitati ad accedere di nuovo.
Impostazioni
Dalla scheda delle impostazioni, puoi:
- Cambiare il nome della tua organizzazione
- Visualizzare o cambiare l'elenco dei domini verificati della tua organizzazione
- Richiedere un'esportazione di tutti i dati della tua organizzazione in un file JSON.
Controlli
di amministrazione per le funzionalità di intelligenza artificiale
Le funzionalità di Asana Intelligence utilizzano l'intelligenza artificiale (IA) per ordinare, filtrare, classificare o analizzare in altro modo dati e/o contenuti per aiutare gli utenti della tua organizzazione a ottimizzare il proprio lavoro.
Per scoprire di più su quali dati vengono utilizzati e quali funzionalità basate sull'intelligenza artificiale possono essere amministrate dai controlli di amministrazione, consulta questo articolo del Centro assistenza.
Ottimizza con Asana Intelligence
I clienti possono scegliere di abilitare le funzionalità di Asana Intelligence per la propria organizzazione. Se le funzionalità di Asana Intelligence non sono abilitate:
- Gli utenti dell'organizzazione non avranno accesso alle funzionalità di intelligenza artificiale.
- I dati dell'organizzazione non verranno elaborati per alimentare queste funzionalità.
Attivare e disattivare le funzionalità di Asana Intelligence
Gli amministratori avanzati possono attivare o disattivare le funzionalità di Asana Intelligence come segue:
- Clicca sull'immagine del tuo profilo su Asana e vai alla console di amministrazione.
- Fai clic sulla scheda Impostazioni
- In Impostazioni del dominio seleziona Ottimizza con Asana Intelligence
Da questa finestra puoi scegliere di abilitare o disabilitare Asana Intelligence per l'intera organizzazione/dominio selezionando o deselezionando la casella appropriata.
Se sei un amministratore di un'organizzazione che non dispone di amministratori avanzati, puoi disabilitare queste funzionalità, ma non puoi abilitarle di nuovo. Per abilitarli, dovrai completare la procedura di verifica dell'amministratore avanzato o contattare il team di assistenza. Un banner di avviso verrà visualizzato all'interno del prodotto prima che un amministratore apporti questa modifica.
Per saperne di più su come Asana elabora le tue informazioni, consulta l'informativa sulla privacy di Asana.
Consulta questo articolo del Centro assistenza per saperne di più su Asana Intelligence.
Controlli di modifica dei campi del
profilo
Disponibile nei livelli Asana Enterprise ed Enterprise+, nonché nell'e piano legacy Enterprise legacy.
Visita la pagina dei prezzi per ulteriori informazioni.
Asana offre integrazioni SCIM con le principali piattaforme di provider di identità che consentono ai clienti di importare le informazioni del profilo utente come il titolo e il reparto in Asana. Poiché queste informazioni vengono importate dai sistemi di identità, gli amministratori potrebbero voler controllare se gli utenti possono modificarle o meno in Asana utilizzando i controlli dei campi del profilo.
Gli amministratori avanzati possono scegliere quali campi del profilo possono essere modificati dagli utenti andando su Console di amministrazione > Sicurezza > Impostazioni relative a SCIM > Impostazioni del profilo utente
Ti consigliamo di impedire agli utenti di modificare queste informazioni su Asana solo se la tua organizzazione sta sincronizzando i campi del profilo utente tramite SCIM su Asana. In caso contrario, gli utenti non avranno la possibilità di aggiungere queste informazioni ai loro profili.
Gli amministratori possono comunque aggiornare gli attributi bloccati per conto di altri utenti apportando modifiche ai profili degli utenti dalla scheda Membri nella console di amministrazione.
Gli amministratori avanzati possono attivare o disattivare i controlli di modifica dei campi del profilo per Titolo professionale, Reparto o team.
Quando gli amministratori avanzati hanno limitato le modifiche ai campi Titolo professionale e Reparto o team, gli utenti vedranno questi campi bloccati per le modifiche quando accedono alle impostazioni del profilo.
Esportazione del dominio
Gli amministratori avanzati possono richiedere l'esportazione di tutti i dati dell'organizzazione in un file JSON. È possibile farlo dalla scheda Impostazioni nella console di amministrazione. La funzione di esportazione del dominio è disponibile solo nel livello Asana Enterprise+ e nell'e piano legacy Enterprise legacy.
Gli amministratori avanzati possono scegliere di esportare i dati solo in formato testo oppure in formato testo e allegati.
Al momento,
Gestione e integrazioni delle app
Disponibile sul livello Asana Enterprise+ e sul livello Enterprise legacy.
Visita la pagina dei prezzi per ulteriori informazioni.
La gestione delle app offre agli amministratori avanzati dell'organizzazione la possibilità di monitorare e controllare le app, i token di accesso personale (Pat) e gli account di servizio attivi nel loro dominio.
Gli amministratori di divisione e gli utenti che non sono amministratori avanzati non avranno accesso a questa funzionalità.
Gli
amministratori avanzati ora possono eseguire autonomamente le seguenti operazioni nella console di amministrazione:
- Visualizzare quali app sono connesse e hanno accesso ai dati nel dominio
- Impedire agli utenti del dominio di utilizzare determinate app
- Impostare la "modalità approvazione" per un dominio, in modo che sia consentito utilizzare solo le app esplicitamente approvate dall'amministratore avanzato
- Gestisci gli account di servizio
- Consentire o impedire l'utilizzo di token di accesso personale nel dominio
- Consenti o meno alle regole di essere attivate da richieste web provenienti da servizi esterni.
Se hai ulteriori domande sul blocco o sui controlli delle funzionalità, contatta il tuo rappresentante del team Successo dei clienti o il servizio assistenza di Asana.
Per ulteriori informazioni sugli account di servizio, dai un'occhiata al nostro articolo sugli account di servizio.
Visualizzare le app connesse
- Vai alla console di amministrazione
- Vai alla sezione App nella barra laterale sinistra e accedi alla scheda Gestisci app, App connesse. Questo mostrerà un elenco di tutte le app collegate dagli utenti nel dominio di Asana insieme all'ultima volta che l'app è stata utilizzata in questo dominio (l'aggiornamento richiede 24 ore)
Cliccando su uno di questi elementi, verrai reindirizzato alla pagina di un'app. Questo è popolato con dettagli sull'app. I dettagli includono:
- Una brief description dell'app se disponibile
- Chi è lo sviluppatore e qualsiasi link di supporto o informativa sulla privacy che lo sviluppatore potrebbe aver fornito
- Statistiche di utilizzo recenti
- Le autorizzazioni concesse all'app
Impostazioni globali dell'app
Un amministratore avanzato dovrebbe decidere come desidera gestire le app. Esistono 3 modalità di controllo principali che possono essere trovate nella pagina delle impostazioni globali dell'app.
Consenti tutte le app (impostazione predefinita)
Gli amministratori possono gestire un elenco di app bloccate, altrimenti tutte le app possono essere utilizzate per impostazione predefinita
Richiedi approvazione delle app
Gli amministratori gestiscono un elenco di app approvate. Le app non possono essere utilizzate a meno che non siano incluse in un elenco di app approvate.
Autorizzazioni di automazione esterne
Gli amministratori possono consentire o meno alle regole di essere attivate da richieste web provenienti da servizi esterni.
Se un'organizzazione è in "modalità di richiesta di approvazione delle app" e un ospite che utilizza un'app non approvata si unisce a quell' organizzazione, l'app verrà bloccata e l'ospite riceverà una notifica via email.
Bloccare le app
Questa funzione permette di bloccare in maniera definitiva le app.
- Vai alla pagina di un'app specifica dalla pagina delle app connesse
- Clicca sul pulsante Blocca.
Ciò impedirà a tutti gli utenti del dominio (membri e ospiti) di connettersi e utilizzare quelle app. Gli utenti esistenti potrebbero visualizzare errori e le app potrebbero smettere di funzionare. Per gli utenti che fanno parte di più domini, il blocco impedirà loro di utilizzare le app in tutti i loro domini.
Sbloccare le app
Vai alla pagina di un'app specifica dalla pagina delle app connesse. Clicca sul pulsante Sblocca. Se la tua organizzazione ha impostato la modalità "Richiedi approvazione delle app" (vedi sotto), sbloccherai l'app per approvarne l'utilizzo.
Dopo che un'app è stata bloccata, agli utenti esistenti potrebbe essere richiesto di riconfigurarla/autenticarla nuovamente, a seconda di come questa si comporta.
Approvazioni delle
app
Se l'organizzazione ha impostato la modalità "Richiedi approvazione delle app", agli utenti verrà impedito di connettere le app che non sono nell'elenco approvato che gli amministratori avanzati possono gestire. Gli utenti vedranno un messaggio con un'opzione per richiedere l'approvazione dell'amministratore.
Se l'utente fa clic su Invia richiesta, verrà inviata un'e-mail agli indirizzi di posta elettronica desiderati configurati nella pagina delle impostazioni globali dell'app. Per impostazione predefinita, sono gli indirizzi degli amministratori avanzati, ma è possibile configurare anche altri indirizzi.
L'amministratore riceverà un'email simile a quella nell'esempio di cui sopra.
Cliccando su Gestisci app su Asana, l'amministratore avanzato aprirà la pagina dei dettagli dell'app per poterla approvare.
L'utente che ha effettuato la richiesta riceverà un'email di conferma che l'amministratore è stato avvisato. Anche l'indirizzo email dell'utente è incluso nell'email di richiesta di approvazione dell'app. Consigliamo di predisporre una procedura per monitorare le richieste che arrivano e/o notificare agli utenti quali potrebbero essere i passaggi successivi, a seconda della politica della tua azienda a tale riguardo.
Disponibile nei livelli Asana Enterprise ed Enterprise+, nonché nell'e piano legacy Enterprise legacy.
Gli amministratori dell'organizzazione possono ora visualizzare un elenco di tutte le app che sono state richieste. Per visualizzare tutte le richieste di approvazione:
- Vai alla Console di amministrazione e fai clic su App nella barra di sinistra.
- Seleziona Gestisci app e scegli la scheda Richieste di approvazione.
Gestione dei token di accesso personale
I token di accesso
Gli amministratori possono revocare i token di accesso personali su richiesta facendo clic sul pulsante Revoca. Una volta revocato un token di accesso personale (Pat), il token verrà eliminato e non potrà più essere utilizzato. Lo sviluppatore che ha creato il token riceverà un'email che lo informa che il suo PAT è stato rimosso.
I token di accesso personali possono essere abilitati o disabilitati per il dominio nella pagina Impostazioni generali delle app
Quando si disabilitano i token di accesso personale, vengono revocati e bloccati tutti i token di accesso personali esistenti appartenenti agli utenti della loro organizzazione. Ciò potrebbe causare problemi agli utenti. Pertanto, gli amministratori avanzati dovrebbero informare gli utenti della loro organizzazione prima di procedere.
Imposta la scadenza predefinita per i token di accesso personale o di account di servizio
Gli amministratori avanzati delle organizzazioni azienda possono ora impostare una data di scadenza predefinita per tutti i token di accesso personali o i token di account di servizio creati dagli utenti nella propria organizzazione.
I token hanno una scadenza predefinita di 10 anni, tuttavia gli amministratori avanzati delle organizzazioni azienda possono ora impostare la scadenza dei token entro 30, 60 o 90 giorni.
Come cambio la data di scadenza predefinita?
Gli amministratori avanzati possono aggiornare questa impostazione come segue:
- Vai alla Console di amministrazione e seleziona la scheda App.
- In Impostazioni globali dell'app troverai due opzioni per impostare i tempi di scadenza in Scadenza del token.
Note aggiuntive:
- Se viene selezionata una nuova opzione, a tutti i token esistenti verrà applicata la nuova politica di scadenza.
-
- Per i token esistenti: se viene selezionata una data di scadenza di 30 giorni, i token creati in passato verranno impostati per scadere a 30 giorni dall'impostazione della politica.
- Token appena creati: tutti i token appena creati scadranno 30 giorni dopo la loro creazione.
- Se un membro con token esistenti viene aggiunto alla tua organizzazione (come un ospite), tali token scadranno immediatamente.
- Se viene impostata una data di scadenza, gli sviluppatori riceveranno un avviso 7 giorni prima della scadenza del loro token insieme a un avviso quando il token scade.
- Se la scadenza del token è impostata su 30 giorni e viene quindi estesa da 60 o 90 giorni o torna all'impostazione predefinita, il token scadrà entro la politica originale di 30 giorni. Asana non posticiperà le date dei token. Ci aspettiamo che venga applicata l'impostazione di scadenza più rigorosa. In questo caso, i token appena creati seguiranno la data di scadenza della nuova policy.
- Tuttavia, se una data di scadenza viene ridotta (da 90 giorni a 30 giorni, ad esempio), il token scadrà in base alla scadenza più rigorosa di 30 giorni.
Risorse
Dalla scheda risorse, puoi:
- Metti in contatto il tuo team con tutorial di onboarding e suggerimenti per iniziare a usare Asana
- Trova risorse per aiutare il tuo team a sfruttare al meglio Asana e scoprire nuovi modi di utilizzarla
- Esplora e comprendi le funzionalità dell'amministratore
Disattivazione degli allegati
La possibilità di disattivare gli allegati è disponibile per gli amministratori avanzati del livello Asana Enterprise+, nonché del livello Enterprise legacy.
La funzionalità di disattivazione degli allegati consente agli amministratori avanzati di assicurare che l'implementazione di Asana all'interno dell'organizzazione soddisfi tutti i requisiti di sicurezza e coerenza relativi al blocco di tutti gli allegati con accesso limitato, come indicato nelle direttive di sicurezza aziendali e nelle integrazioni dei file preferite.
Questa funzionalità offre migliori controlli a livello di dominio, per assicurare che vengano seguite delle direttive di caricamento dei file che siano in linea con i requisiti organizzativi.
Inoltre, gli amministratori IT avranno a disposizione un metodo rapido per attivare o disattivare una, più o tutte le origini di caricamento di file (computer, Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive / SharePoint) come indicato nelle direttive aziendali di sicurezza IT e fare in modo che vengano applicate a tutte le sezioni di Asana in cui possono essere caricati allegati.
Come accedere alle opzioni degli allegati
Gli amministratori avanzati possono accedere alle opzioni degli allegati tramite la scheda Sicurezza della console di amministrazione.
Una volta aperta la scheda Sicurezza, scorri verso il basso fino a controlli di amministrazione e fai clic su Opzioni per gli allegati.
Per impostazione predefinita, tutti gli allegati sono attivati.
Dalla finestra successiva, puoi selezionare le preferenze per gli allegati.
Deselezionare "Consenti di aggiungere allegati dalle app di Asana, dalle API e da altre funzionalità"
Deselezionare questa opzione disattiverà i tipi di allegato su
- Allegati web
- Dispositivi mobili
- API
- Copia e incolla
- Moduli
- Trascinare attività e sezioni
- Inoltro di email
Disattivare gli allegati di app di terze parti
Per impedire di allegare file da app di terze parti, puoi bloccarle dalla scheda App o selezionare l'app desiderata dalla finestra pop-up. In questo modo non sarà più possibile aggiungere allegati da Dropbox, Google Drive, Box e OneDrive/ SharePoint.
Disattivare gli allegati su dispositivi mobili
Nell'app per dispositivi mobili, non esiste una differenza tra gli allegati caricati da app di terze parti e allegati caricati dal dispositivo. Questo succede perché tutto viene prima scaricato sul dispositivo.
L'unico modo per disattivare gli allegati su dispositivi mobili è disattivare l'opzione Consenti allegati dalle app di Asana, dalle API e da altre funzionalità.
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