L'integrazione per Microsoft Teams è disponibile per tutti i livelli a pagamento.
Panoramica
Usa l'integrazione Asana per Microsoft Teams per aggiungere i progetti Asana alle chat di gruppo e convertire le conversazioni in attività, tutto in un unico posto. Puoi chattare con i colleghi del team su un progetto senza perdere di vista l'elenco completo delle attività, inclusi gli incaricati, le date di scadenza e le attività completate. Con Asana per Microsoft Teams, puoi restare connesso e organizzato ovunque ti trovi.
Teams è uno strumento di collaborazione con funzionalità di chat che consente ai team globali, interfunzionali e che lavorano da remoto di collaborare e condividere informazioni in uno spazio comune. Gli utenti possono utilizzare funzionalità come la collaborazione ai documenti, la messaggistica diretta, la chat del team e la gestione delle attività con Asana. Questa integrazione aiuta gli utenti a concentrarsi sul lavoro e ne favorisce la continuità, ovunque ti trovi, in qualsiasi momento o luogo. Asana consente di sapere chi sta facendo cosa e per quando.
A Microsoft Teams è stato aggiunto un bot per facilitare la visualizzazione delle funzionalità di Asana. Ti aiuterà cercare e trovare le funzionalità di Asana a cui fare riferimento nelle conversazioni di Teams e permetterà agli utenti di creare attività o aggiungere messaggi a quelle esistenti da Teams.
Requisiti per l'installazione
Requisiti di Asana
L'integrazione per Microsoft Teams è disponibile per tutti i livelli a pagamento.
Requisiti di Microsoft Teams
L'integrazione di Asana per Microsoft Teams è disponibile per tutti i piani a pagamento di Microsoft Teams. La versione gratuita di Microsoft Teams non supporta l'integrazione di app.
Procedura di installazione
Collega Asana a Microsoft Teams per assegnare le attività e avere il polso della situazione aggiungendo l'app per te e il tuo team.
Come configurare l'integrazione Asana per Microsoft Teams:
- Vai alla scheda App in Microsoft Teams
- Cerca Gestione dei progetti di Asana.
- Clicca su Asana
- Clicca su Aggiungi per utilizzare la tua app
Nella finestra pop-up Gestione dei progetti di Asana, clicca su Aggiungi.
Non è possibile aggiungere il bot di Asana per Microsoft Teams a un canale o a una chat privati.
Come gestire l'app per la tua organizzazione
Per gestire le app, vai al Centro di amministrazione di Microsoft Teams, quindi cerca Asana per assicurarti che sia impostato su consentito. Spunta Consenti.
Aggiungi Asana all'elenco Pinned apps (Applicazioni bloccate) nel Centro di amministrazione di Microsoft Teams in modo da trovarle più velocemente e scegliere l'ordine in cui fissarle nella barra di navigazione.
Procedura di onboarding
Dopo aver installato l'integrazione, avrai accesso al bot dalla tua chat personale. Puoi anche aggiungere il bot a canali specifici del team.
Puoi digitare delle domande e usarle per restare aggiornato su quanto accade nei progetti in Asana.
Quando interagisci con l'integrazione per la prima volta, userai un chatbot. Il chatbot presenterà l'integrazione, presenterà esempi di casi d'uso e fornirà link per accedere agli articoli della guida che ti potrebbero servire.
Come condividere i link
Gli utenti possono espandere le attività, i portfolio, gli aggiornamenti di stato e i team per mostrare più informazioni quando vengono condivisi con un team specifico.
Per condividere i link:
- Incolla qualsiasi link URL specifico di Asana
- Attendi che appaia l'apertura
- Fai clic sull'icona Espandi per ulteriori informazioni
- Collegati al team e invia
Per visualizzarlo completamente clicca su Visualizza su Asana.
Come effettuare una ricerca
Puoi cercare attività, progetti e portfolio cliccando sul logo Asana nella finestra di composizione del messaggio.
Ricerca di attività, progetti o portfolio:
- Clicca sul logo Asana nella schermata di composizione del messaggio.
- Puoi cercare qualsiasi attività, progetto o portfolio da questo menu.
Come creare una nuova attività
Per creare un'attività:
- Clicca sul pulsante + nella finestra di composizione del messaggio.
- Seleziona Crea nuova attività.
- Riporta le informazioni nella finestra pop-up che appare
- Clicca su Crea attività.
Puoi creare nuove attività di Asana ovunque su Teams. Puoi usare il comando create task (crea attività) con il bot Asana, la funzionalità di composizione dei messaggi o da qualsiasi messaggio in una conversazione. Puoi assegnarle a un collega del team, impostare una data di scadenza e aggiungerle a un progetto di Asana.
Come aggiungere un messaggio a un'attività
Per aggiungere un messaggio a un'attività:
- Nelle opzioni dell'icona con i tre puntini, clicca su Altre azioni e scegli Aggiungi messaggio all'attività.
- Tramite una finestra pop-up, puoi cercare e selezionare un'attività Asana esistente a cui aggiungere il messaggio
Quindi puoi aggiungere il messaggio come commento a un'attività.
Come visualizzare un progetto all'interno di Teams
Per aprire la vista del progetto all'interno di Microsoft Teams, consigliamo di utilizzare l'opzione della scheda Sito web non solo per visualizzare il progetto, ma anche per aggiungere attività, modificare attività esistenti e sfruttare al massimo le funzionalità di Asana.
Puoi aggiungere questa scheda a Teams ed Eventi.
Accedere alla vista del progetto
Seleziona il progetto da visualizzare.
Come accedere alla vista del progetto:
- Vai al team o all'evento a cui desideri aggiungere la vista del progetto e clicca sul pulsante + in alto
- Cerca Sito Web e seleziona
Dal pop-up:
- Aggiungi la scheda Sito web per accedere ai servizi e abilitare la visualizzazione del progetto
Per visualizzare il progetto:
- Incolla l'URL o il nome del progetto che vuoi aggiungere ad Asana e salva
- Dopo il caricamento si aprirà per visualizzare l'intero progetto Asana all'interno di Teams
Ora puoi visualizzare il progetto Asana
Notifiche
Come ricevere notifiche personali
Per ricevere notifiche personali:
- Dalla barra laterale, accedi alla chat e clicca su quella del bot di Asana
- Scrivi "link project" (collega progetto)
- Clicca sul pulsante Collega progetto.
Il bot di Asana ti chiederà quindi di selezionare un progetto da collegare. Seleziona Le mie attività e clicca su Collega per iniziare a ricevere notifiche personali.
Riceverai una notifica quando:
- Assegni un'attività o ne annulli l'assegnazione
Riceverai una notifica sulle attività che ti vengono assegnate, quando:
- L'attività viene completata
- La data di scadenza viene modificata
- Tutte le dipendenze vengono completate
- Una dipendenza non è completata
- La data di scadenza di una dipendenza viene modificata
- Vieni aggiunto come follower
- Viene aggiunto un commento a un'attività che stai seguendo
Impostazione delle notifiche
Vai a un qualsiasi canale o chat personale del team.
Come accedere alle notifiche:
- Nel menu +, seleziona Collega progetto.
- Seleziona il progetto per il quale vuoi ricevere le notifiche.
Configurazione delle impostazioni di notifica di Microsoft Teams
Dal compositore del messaggio:
- Vai alle impostazioni di notifica del menu + nella finestra pop-up di dialogo di Asana
- Seleziona le notifiche di comunicazione che desideri ricevere
Riceverai una notifica su tutte le nuove attività relative al progetto che hai selezionato.
Notifiche personalizzate
Puoi creare notifiche personalizzate usando le regole di Asana. Gli utenti possono inviare automaticamente un messaggio personalizzato a un canale quando un'attività viene aggiornata o spostata. Leggi il nostro articolo sulla guida alle regole per scoprire come.
Dal pop-up Aggiungi regola:
- Puoi inviare un messaggio personalizzato tramite Microsoft Teams con gli aggiornamenti sull'attività
Bot di Asana
Il bot di Asana per Microsoft Teams comunicherà con l'app per fare domande e cercare informazioni. Restituirà una risposta basata sull'input dell'utente. Ci sono una serie di comandi che puoi usare con questa app per risparmiare tempo. Interazioni senza soluzione di continuità.
Interazioni del bot
Dal chatbot di Asana puoi selezionare il tuo spazio di lavoro o passare a un altro più adatto al tuo progetto con il comando change workspace.
Riunioni su Microsoft Teams
L'integrazione di Asana per Microsoft Teams è compatibile anche con Teams Meetings.
Permette agli utenti di convertire una conversazione informale in attività monitorabili su Asana senza dover cambiare strumento.
Aggiungendo l'integrazione di Asana a un evento Meeting su Teams, potrai:
- Creare rapidamente attività senza uscire dalla finestra della riunione
- Vedere il riepilogo delle attività create durante una riunione
Come configurare l'integrazione
L'organizzatore della riunione deve aggiungere il team o l'evento all'integrazione prima dell'inizio della riunione.
Questa funzione è supportata nell'app Teams per desktop e non apparirà nelle riunioni quando si accede da una finestra del browser.
Vai all'evento del team a cui vuoi aggiungere l'integrazione e clicca sul pulsante + nella parte superiore dello schermo
Per prima cosa, l' organizzatore della riunione deve aggiungere il team o l' evento all' integrazione. Attualmente non è possibile aggiungere questa funzione direttamente dalla riunione, ma puoi farlo dalle impostazioni della stessa.
Mantenere il lavoro connesso
Aggiungere la scheda Asana:
- Cerca "Asana" e selezionala per aggiungere la scheda Asana
- Clicca su Aggiungi per confermare
Per partecipare alla riunione
Collega a Asana:
- Successivamente, ti verrà chiesto di collegarti ad Asana cliccando su questo
- Dopo aver effettuato l'autenticazione con Asana, seleziona uno spazio di lavoro per la riunione
- Unisciti all'evento della riunione
Crea attività o rivedi quelle che hai creato nell'evento o nel team. Per impostazione predefinita, le attività create su Teams sono visibili solo all'interno di questo strumento dall'utente che le ha create. In ogni caso, potrai sempre trovare le attività su Asana.
Questa vista è disponibile solo per gli organizzatori delle riunioni ed è un ottimo posto per assegnare attività preliminari, prendere note durante la riunione o rivedere le attività create al termine dell'incontro.
Come creare le attività
Quando partecipi all'evento, nel menu della riunione appare anche il logo di Asana. Cliccando su di esso si aprirà un pannello laterale dal quale potrai creare attività nel corso dell'incontro e rivederle una volta concluso.
Anche gli altri partecipanti vedranno questa opzione nel loro menu e potranno autenticarsi e creare attività.
Qualsiasi attività creata qui sarà disponibile anche nella "scheda" e potrà essere rivista dopo la riunione.
Perché usare le riunioni di Teams?
Dopo aver caricato questa "app" di Asana su Teams Meeting, gli utenti potranno:
- Creare attività senza lasciare la schermata della videochiamata
- Avere un registro di queste attività
- Registrare le idee creative che nascono in modo spontaneo senza dover cambiare strumento
- Tenere riunione costruttive
- Trasformare le idee in azioni
Casi d'uso principali
Con questa integrazione, il tuo team resterà concentrato sugli obiettivi, i progetti e le attività, da qualsiasi posto, Sarai sempre aggiornato sullo stato del lavoro del tuo team.
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Identificazione delle informazioni fondamentali: questa integrazione permette agli utenti di creare un'attività in Asana da Teams e inserire qualsiasi tipo di informazione contestuale (ad esempio un messaggio). Gli utenti possono identificare le informazioni principali come il nome dell'attività, la descrizione, la data di scadenza, l'incaricato e/o i campi personalizzati.
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Aggiornamento continuo: ora i collaboratori su Teams possono restare aggiornati sul contesto e i progressi più importanti direttamente da Asana in tempo reale.
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Riferimento ad Asana: quando si verifica una discussione sul lavoro in Teams, puoi fare riferimento facilmente a progetti e attività Asana correlati e ad altre informazioni in modo che i membri del tuo team e i partecipanti alla discussione possano avere più contesto, chiarezza e trasparenza sul flusso di lavoro e rimanere sempre aggiornati.
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Responsabilità: puoi chattare con i colleghi del team su un progetto senza perdere di vista l'elenco completo delle attività, inclusi gli incaricati, le date di scadenza e le attività completate. In questo modo, il team lavorerà più rapidamente ottenendo risultati migliori.
Senza soluzione di continuità - Non c'è bisogno di cambiare strumento. Con le riunioni di Teams, gli utenti possono convertire una conversazione informale in attività tracciabili su Asana.
Hai bisogno di aiuto? Consulta la pagina del supporto di Microsoft qui.