I responsabili di un progetto devono poter accedere facilmente ai resoconti, agli aggiornamenti di stato e al piano di gestione delle risorse del team, per garantire che il lavoro proceda secondo programma e per prendere le decisioni giuste in merito alla pianificazione. Per fare ciò, possono fare affidamento su portfolio in tempo reale con dashboard e informazioni sul carico di lavoro per ottenere tutte queste informazioni in un unico posto.
Come usare i portfolio
I portfolio sono il modo migliore per organizzare, monitorare e creare resoconti su più progetti in un unico posto. Aiutano anche a trovare le risposte a diverse domande come:
- Quali progetti procedono secondo programma, quali sono a rischio e perché?
- Quando iniziano o finiscono i progetti?
- Il lavoro è ben distribuito tra i colleghi del team e/o i progetti?
- Quali sono le priorità del mio team?
- Dove devo concentrare maggiormente la mia attenzione?
Come i progetti, i portfolio offrono diverse viste (riportate di seguito) che consentono di ottenere informazioni diverse sui progetti.
- Progetti: vista principale per gli aggiornamenti su tutti i progetti, che è possibile ordinare e organizzare.
- Cronologia: trascina i progetti per visualizzare piani e programmi annuali/trimestrali/mensili.
- Avanzamento: pubblica aggiornamenti sullo stato per fare il punto su tutto l'impegno profuso nella realizzazione della tua iniziativa.
- Gestione delle risorse: monitora la disponibilità del team e apporta modifiche trascinando e spostando le attività in base al lavoro già assegnato nei vari progetti del portfolio.
Esempi di come usare i portfolio
I portfolio sono ideali per project manager e team leader, ma chiunque può utilizzarli in vari modi. Di seguito elenchiamo alcuni esempi per iniziare.
| Ruolo | Esempio |
| Product manager | Monitorare i lanci dei prodotti o determinare la disponibilità del product manager o dei tecnici per ogni lancio |
| Dirigenti/Leader | Monitorare i progetti chiave per raggiungere gli OKR del team o dell'azienda ed esportare PNG dei progressi da utilizzare nelle presentazioni |
| Manager e Agile Scrum Master | Monitorare il lavoro degli sprint di un portfolio e usare la gestione delle attività per bilanciare la distribuzione delle attività e definire punti di lavoro agili |
| Event planner | Gestire più eventi e visualizzarli in una cronologia utilizzando la dashboard per controllare i traguardi con priorità elevata |
| Direttori creativi o creatori di contenuti | Controllare i principali progetti e usare la dashboard per riferire sui progressi ai partner interfunzionali o richiedere più risorse |
| Responsabili delle campagne | Monitorare le campagne in corso e gestire la disponibilità del team in tutte le fasi della campagna con la gestione delle risorse |
| Responsabili del successo dei clienti | Mantenere attivi gli account dei clienti in un unico posto e monitorarne l'attività attraverso gli aggiornamenti sullo stato |
| Responsabili IT | Visualizzare nella cronologia tutte le distribuzioni in corso e i programmi di implementazione dei software. |
Vuoi il modello di uno dei progetti descritti sopra? Dai un'occhiata alla nostra raccolta di modelli per metterti al lavoro in pochi clic.
Suggerimenti per la gestione dei progetti e delle risorse con i portfolio e il carico di lavoro
- L'aggiornamento dello stato del progetto è obsoleto? Clicca sul pulsante Richiedi aggiornamento e al responsabile verrà assegnata un'attività per aggiornare lo stato del progetto.
- Un collega del team è oberato di lavoro? Puoi spostare le attività trascinandole per riassegnarle o riprogrammarle, oppure aggiungere un commento a un'attività per controllare prima con l'incaricato. Definisci l'impegno necessario per ogni progetto nel tuo portfolio, in modo da valutare con maggiore precisione le ore o l'impegno richiesti da ciascuna attività.
- Ordina i dati per accedere ai dettagli che ti servono. Ordina il tuo portfolio per campi personalizzati per assicurarti che le priorità siano rispettate o raggruppare progetti simili. La gestione delle risorse viene ordinata automaticamente per incaricato.
- Condividi il link del portfolio o aggiungi membri allo stesso in modo che gli altri possano vedere i progressi.
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