La collaborazione è un aspetto cruciale dell'utilizzo di Asana e la tua casella di posta svolge un ruolo significativo. La posta in arrivo di Asana funge da centro notifiche che visualizza gli aggiornamenti sui progetti di cui fai parte, le attività a cui lavori, i messaggi importanti e le comunicazioni relative agli obiettivi del team e dell'organizzazione. Controllando frequentemente la posta in arrivo, puoi rimanere informato e interagire in modo più efficace con i colleghi e i membri del team.
In questo articolo, scoprirai come sfruttare la tua casella di posta per rimanere informato ed esplorare strategie pratiche per ridurre al minimo il disordine.
Controllare la tua casella di posta
Quando dovresti controllare la tua casella di posta? Alcuni preferiscono programmare l'orario nei loro calendari per controllare la loro posta in arrivo in determinati momenti della giornata, mentre altri preferiscono controllarlo mentre svolgono la loro giornata.
Indipendentemente dall'approccio scelto, un punto arancione apparirà accanto a Posta in arrivo nella barra laterale quando sono presenti notifiche non lette. Nella posta in arrivo, le nuove notifiche saranno contrassegnate da un punto blu. Se un'attività di un progetto viene aggiornata, apparirà un fumetto con il numero di nuovi commenti o allegati che indicano una nuova attività non letta.
Rifiutare la tua casella di posta
Usa la tua casella di posta per essere più produttivo e concentrarti su ciò che conta. Con filtri, ordinamento, segnalibri e funzioni di archiviazione, la tua casella di posta può aiutarti a superare il caos e a trovare chiarezza.
Seguire e smettere di seguire attività e conversazioni specifiche significherà che riceverai comunicazioni solo su elementi che ti interessano. Puoi farlo aggiungendo o rimuovendo te stesso come collaboratore in attività specifiche. Se qualcuno ti @menziona di nuovo in un'attività, questa verrà comunque visualizzata nella tua casella di posta, anche se non hai più seguito l'attività.
Ordina la tua casella di posta in base a ciò che ti interessa di più. Puoi scegliere tra Prima i più recenti o Rilevanza.
Il filtro della posta in arrivo ti consente di concentrarti sugli aggiornamenti più attuabili; puoi filtrare solo in base a Da persona, Assegnato a me e Non letto.
Se ami una casella di posta chiara e punti a zero, la nostra funzione Archivio fa al caso tuo. Poiché tutto il tuo lavoro è organizzato e facile da ricercare in Asana, non è necessario salvare le notifiche. Dopo aver reagito a una notifica, puoi scegliere di archiviarla. Le notifiche archiviate sono disponibili nella scheda Archivio.
I segnalibri possono essere utilizzati per attività importanti a cui desideri accedere rapidamente e per le notifiche che desideri salvare per effettuare il check-in o fare riferimento in un secondo momento.
Puoi anche selezionare Gestisci notifiche. Qui puoi attivare "Non disturbare", programmare gli orari in cui vuoi e non vuoi ricevere le notifiche e selezionare il tipo di notifica.
Agire dalla tua casella di posta
Usa la posta in arrivo per partecipare e rimanere in contatto con i tuoi colleghi del team agendo sulle notifiche. Fai sapere ai tuoi colleghi del team che hai visto i loro commenti e messaggi rispondendo loro nella tua casella di posta. Puoi confermare l'avvenuta ricezione di un'attività o di un commento, ringraziare, confermare o inviare un adesivo di apprezzamento dalla tua casella di posta.
Gli sticker di apprezzamento sono un ottimo metodo per mostrare il proprio apprezzamento e fare i complimenti a colleghi e collaboratori. Per esempio, se un compagno di squadra raggiunge il suo obiettivo o completa un traguardo, aggiungi un adesivo di apprezzamento alla sua attività dalla tua casella di posta per mostrare il tuo sostegno e il tuo riconoscimento. Puoi accedere agli sticker di apprezzamento tramite i commenti all'attività cliccando sull'icona a forma di stella.
Posta in arrivo vs Le mie attività
A differenza di Le mie attività, la tua casella di posta non è la tua lista delle cose da fare. Se vedi un'attività nella tua casella di posta in arrivo su cui devi intraprendere un'azione, come la pianificazione di una riunione per discutere di un argomento particolare, crea un'attività di follow-up che rimanderà all'attività originale o assegnati un'attività. Ricorda, quando lavori in Asana, tutto ciò che devi fare si trova nella sezione Le mie attività, mentre tutto ciò che devi sapere si trova nella tua casella di posta.
Più attività tu e il tuo team create, discutete e svolgete in Asana, più vi affiderete alle notifiche per monitorare i progressi e il lavoro. Mantenere una casella di posta chiara significa che visualizzerai rapidamente le notifiche pertinenti senza passare attraverso informazioni non necessarie. L'utilizzo di filtri per evidenziare argomenti importanti e l'archiviazione delle notifiche che hai letto e che non necessitano di alcuna azione, riduce il disordine e ti dà il controllo.
Ulteriori risorse
Per saperne di più su come utilizzare la tua casella di posta, consulta questo articolo.