Monitoraggio delle sovvenzioni

Come creare un progetto per la pipeline di una richiesta di sovvenzione su Asana

Esistono alcuni modi per creare la pipeline di una richiesta di sovvenzione. Per farlo rapidamente, puoi:

  1. Inizia usando il nostro modello per la pipeline per le richieste di sovvenzione e personalizzalo in base alle necessità della tua organizzazione.
  2. Importa un foglio di calcolo esistente in cui stai monitorando le sovvenzioni.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

Se preferisci creare il tuo progetto di pipeline da zero o ti interessano le buone pratiche generali per i progetti di Asana, inizia da qui.

Stai gestendo più richieste di sovvenzione nello stesso momento?

Cosa fare se stai usando il nostro modello

  1. Duplica l '[ATTIVITÀ DI ESEMPIO] nel modello, rinominala e convertila in un progetto.
  2. Quindi aggiungi questi progetti a un portfolio per gestire e monitorare tutte le sovvenzioni in un unico posto.

Suggerimenti per gestire il tuo progetto di richiesta di sovvenzione

Ora che hai creato il tuo progetto, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestirlo mano a mano che aggiungi sovvenzioni alla pipeline.

1. Organizza il tuo progetto usando le sezioni per i passaggi del processo di richiesta

SCREENSHOT showing how to add sections in an Asana project

Indica a che punto della pipeline sono le sovvenzioni creando delle sezioni. Le sezioni ti servono per visualizzare le diverse fasi del processo di richiesta, ad esempio "Valutazione", "In fase di richiesta", "In sospeso", ecc. e classificare le attività di conseguenza.

Man mano che la tua richiesta procede, trascina le attività da una sezione all' altra per rifletterne lo stato.

2. Usa la cronologia per definire le tempistiche di richiesta e i cicli delle sovvenzioni

Una volta che hai aggiunto una sovvenzione alla pipeline, assicurati di assegnarle una data di scadenza in modo da inviarla o rinnovarla in tempo. Quindi inizia a lavorare a ritroso a partire dalla data di scadenza per definire date di inizio e di scadenza realistiche per ogni passaggio del processo. Puoi usare la cronologia per visualizzare il programma, modificarlo in modo che sia realistico e impostare facilmente le dipendenze tra le attività, in modo che il lavoro venga svolto nell'ordine giusto. Se devi spostare qualcosa, con la cronologia potrai trascinare le attività in nuove date di scadenza.

3. Procurati nuove opportunità registrandole con un modulo

Le nuove opportunità di sovvenzione possono spuntare ovunque, e i moduli ti consentono di procurartele e revisionarle rapidamente. Crea un modulo che raccolga tutti i dettagli che ti servono per valutare l'opportunità e approvarla. Una volta inviato, il modulo si trasformerà in un'attività all'interno del progetto di pipeline.

Condividi il link al modulo in tutta l' organizzazione o sul tuo sito web per facilitare l' invio e la scoperta di opportunità. Chiunque potrà compilarlo, anche chi non usa Asana.

4. Usa i campi personalizzati per indicare in modo chiaro priorità, approvazioni e informazioni chiave

GIF of how to create and add custom fields to Asana

Quando hai diverse sovvenzioni all'interno della tua pipeline, vuoi assicurarti di poter visualizzare quali hanno la priorità, la quantità di finanziamenti che ti aspetti e altro ancora. I campi personalizzati aiutano a chiarire questi dettagli a colpo d'occhio e possono anche essere utilizzati per filtrare e ordinare il tuo progetto (come le colonne di un foglio di calcolo). Puoi creare campi relativi all'importo del finanziamento, alla priorità, alla fase o alle approvazioni: qualsiasi elemento che ti possa servire per raccogliere informazioni fondamentali.

Monitora le approvazioni con le notifiche dei campi personalizzati

SCREENSHOT of using approval custom fields in Asana to see what's approved or not

Le proposte di

sovvenzione di solito passano attraverso alcuni cicli di feedback e il flusso di lavoro dei campi personalizzati per le approvazioni rende più facile capire se qualcosa è stato approvato o meno. Aggiungi un campo personalizzato di approvazione al tuo progetto e attiva le notifiche. Quindi, tutti i follower dell'attività riceveranno una notifica se il campo viene modificato, in modo che tutti vengano aggiornati man mano che le richieste vengono approvate o ricevono un feedback da incorporare.

Suggerimenti per creare resoconti relativi all'avanzamento della pipeline delle sovvenzioni

Pubblica aggiornamenti di stato regolari in un unico posto con la vista Avanzamento

SCREENSHOT of a status updated posted in Progress View of Asana

Gli approfondimenti relativi all'avanzamento e alla crescita della pipeline sono fondamentali per far sì che tu stia procurando abbastanza opportunità e le stia facendo avanzare. Invece che affidarsi a lunghe conversazioni via email o a richieste casuali di aggiornamento, cerca di pubblicare aggiornamenti regolari con la vista Avanzamento. Puoi @menzionare le attività, i progetti e i colleghi del team per consultare facilmente le attività e informare tutti sui progressi o sugli eventuali ostacoli.

Stai monitorando diversi progetti di sovvenzione? Aggiungili a un portfolio per monitorarne lo stato in una sola schermata.

Risorse per il monitoraggio delle sovvenzioni

Impari meglio guardando? O vuoi vedere come clienti come te usano Asana? Dai un'occhiata a queste risorse:

Risorse Link
Modello per il monitoraggio delle sovvenzioni Usa il modello
Caso di studio Scopri come EarthEnable, Venture for America e Hope for Haiti usano Asana per gestire le sovvenzioni
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