Brief creativi e richieste ad hoc

Come creare un progetto per una richiesta di creatività

Puoi utilizzare questo processo per gestire richieste di creatività ad hoc (come un'immagine per i social media) e brief creativi per progetti più grandi (come lanciare una campagna), il tutto nello stesso posto. Esistono alcuni modi per costruire il tuo processo. Per farlo rapidamente, puoi:

1. Inizia dal modello di progetto per le richieste di creatività.
2. Importa un foglio di calcolo esistente in cui stai monitorando le richieste di creatività.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

Se hai un piano gratuito, preferisci creare un progetto per una richiesta di creatività da zero o cerchi le buone pratiche generali per i progetti in Asana, inizia consultando queste istruzioni su come creare un progetto.

Suggerimenti per creare e gestire richieste di creatività

Ora che hai creato il tuo progetto per le richieste di creatività, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestirlo man mano che le attività vengono svolte.

1. Crea modelli di brief creativi e richieste in modo da elaborarli più rapidamente tramite i moduli

Un brief creativo completo o una richiesta formulata nei dettagli sono fondamentali per assegnare correttamente la priorità al lavoro e garantire che tutti abbiano le stesse aspettative. Iniziare senza obiettivi chiari o perdere tempo su cose come il tipo di file causano solo ritardi nel tuo ciclo di produzione.

Crea invece moduli per il tuo brief creativo e/o una richiesta di creatività ad hoc. I moduli sono direttamente collegati al tuo progetto di produzione di creatività per garantire che il tuo team abbia informazioni comprensibili per poter iniziare.

I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana, inviando il relativo link. Una volta inviata, la risposta al modulo si trasforma in una nuova attività all'interno del tuo progetto, in modo che possa essere definita una priorità e possa essere assegnata a un collega del team, fornendogli tutte le informazioni necessarie.

Crea un modulo seguendo i passaggi descritti di seguito.

Se arriva una richiesta per un progetto o un'iniziativa di grandi dimensioni, interfunzionale o complessa, puoi trasformare l'attività in un progetto per gestirla in maniera più efficace.

2. Definisci le priorità e filtra le richieste con i campi personalizzati

Una volta che hai creato un modulo, i campi personalizzati ti aiuteranno ad assegnare la priorità alle richieste in arrivo e a ordinarle per categoria. Se hai l'abitudine di usare fogli di calcolo, potresti farlo filtrando e ordinando le colonne. I campi personalizzati sono un'alternativa più efficace, in quanto monitorano queste informazioni nel contesto del lavoro, piuttosto che in un posto a cui solo un produttore creativo o un project manager possono accedere.

Se aggiungi un campo "Team" al tuo modulo, puoi vincolarlo allo stesso campo personalizzato presente nel tuo progetto. Pertanto, una volta inviata, la nuova attività indicherà quale team deve farsi carico di valutare rapidamente l'ambito della richiesta e individuare le parti interessate.

Un campo personalizzato "Priorità" può aiutare il produttore o il manager a dare priorità alle richieste e consentire al proprio team di rispettare i tempi di lavoro, invece di lasciare che una richiesta dell'ultimo minuto stravolga le priorità.

3. Rispetta le scadenze con revisioni e approvazioni più chiare

Avere la possibilità di fornire e incorporare più facilmente il feedback può significare raggiungere o mancare gli obiettivi. Segui questi semplici passaggi e il processo di approvazione diventerà più chiaro e veloce.

1. Aggiungi regole al progetto, in modo che le attività vengano automaticamente assegnate alle persone giuste, completate o spostate in sezioni diverse del progetto mano a mano che procedono.
2. Usa le notifiche dei campi personalizzati per tenere aggiornati gli stakeholder sull'avanzamento. Riceveranno una notifica quando i campi passano da “Feedback necessario” ad "Approvata", per esempio.
3. Le persone che si occupano della revisione possono lasciare un feedback sulle immagini insieme alle correzioni. Ogni feedback crea una sottoattività da svolgere, in modo che l'autore possa monitorare e implementare il feedback secondo le sue necessità.

4. Mantieni i requisiti e i dettagli delle richieste nel contesto dei tuoi progetti su Adobe Creative Cloud

Una volta che il lavoro è iniziato, può risultare difficile per i team di creativi tenere a portata di mano i dettagli chiave, i requisiti e il feedback quando vengono usati programmi come Adobe Photoshop CC, Illustrator CC o InDesign CC per lavorare alle risorse. Invece di perdere tempo a passare da uno strumento all'altro, i creativi possono visualizzare le attività Asana nella loro app Adobe Creative Cloud.

Suggerimenti per creare resoconti sullo stato e sull'avanzamento delle richieste di creatività

Hai appena iniziato? Consulta le buone pratiche generali per gli aggiornamenti di stato e per creare resoconti.

1. Visualizza e monitora le attività a rischio con resoconti di ricerca avanzati

Un altro vantaggio dell'utilizzo dei campi personalizzati per monitorare priorità e approvazioni è che queste informazioni possono essere utilizzate per eseguire rapporti di ricerca avanzati. I resoconti di ricerca avanzati estraggono le informazioni da tutte le tue attività su Asana per aiutarti a rispondere in tempo reale a domande come "Quali priorità sono a rischio?", "Quali risorse sono in attesa di feedback?", senza nessuna ricerca o compilazione manuale. Sebbene tu possa creare resoconti di ricerca su quasi tutto, i resoconti delle attività a rischio e delle approvazioni possono aiutarti a individuare eventuali ostacoli prima che si verifichino. Dai resoconti, puoi anche mantenere i contatti direttamente con gli incaricati delle attività e gli stakeholder commentando l'attività.

Per scoprire di più su come creare altri tipi di resoconti di ricerca avanzata, leggi questo articolo.

2. Monitora i progressi e gestisci il team di creativi utilizzando i portfolio e la gestione delle risorse

Per comprendere l'avanzamento dei progetti di creatività e valutare la disponibilità del team, i creativi e i team leader solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo: una procedura che fa perdere tempo ed è poco accurata. Invece, crea un portfolio dei progetti con tutto il tuo lavoro creativo e richiedi i progetti per visualizzare l'avanzamento in tempo reale, le date di lancio e le priorità in un unico posto.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del team di creativi in base alle attività già assegnate in Asana. La gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che le attività vengano completate nei tempi previsti.

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