Help desk IT

Come creare un progetto per le richieste di assistenza tecnica in Asana

Esistono alcuni metodi per creare il tuo progetto. Per farlo rapidamente, puoi:

1. Inizia con il nostro modello di help desk IT e personalizzalo in base alle esigenze del tuo team.
2. Importa un foglio di calcolo esistente in cui stai monitorando le richieste.

Per problemi informatici di natura sensibile, puoi creare un progetto privato visibile solo al team IT.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

Se hai un piano gratuito, preferisci creare il tuo progetto per l'helpdesk da zero o cerchi le migliori pratiche generali per i progetti di Asana, inizia da qui.

Suggerimenti per gestire le richieste di assistenza tecnica

1. Raccogli le richieste in modo uniforme con i moduli per intervenire rapidamente

Continuare a rivedere le informazioni di base delle richieste di assistenza tecnica ritarda notevolmente le operazioni. Invece, crea moduli per acquisire ogni volta i dettagli giusti per qualsiasi richiesta di assistenza informatica. I moduli sono collegati direttamente al tuo progetto di richiesta, assicurando così che il tuo team abbia le informazioni di cui necessita e rendendo facile per coloro che inoltrano una richiesta fornirti i dati di cui hai bisogno.

I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana, inviando il relativo link. Una volta inviata, la risposta al modulo si trasforma in una nuova attività all'interno del tuo progetto, in modo che possa essere definita una priorità e possa essere assegnata a un collega del team, fornendogli tutte le informazioni necessarie.

Crea un modulo seguendo i passaggi descritti di seguito. Inoltre, aggiungi le regole del progetto per assegnare automaticamente le attività di invio dei moduli a un membro del team IT per far sì che venga assegnata la priorità alle richieste dopo l'invio.

2. Fare in modo che le richieste nelle conversazioni e nelle email siano traducibili in azioni

Se ricevi molte richieste via chat o email, puoi sempre inviare al richiedente il link al tuo modulo, ma hai anche la possibilità di utilizzare le integrazioni per trasformare la conversazione in attività.

Se ricevi messaggi via chat o email che contengono domande o richieste traducibili in attività, puoi aggiungerli su Asana direttamente dalla posta in arrivo o dal messaggio per assegnarli come attività, aggiungerli al progetto per una richiesta e altro ancora.

Per le email, usa Asana per Gmail, Outlook o altri componenti aggiuntivi del client di posta elettronica. Per la chat, prova l'integrazione di Asana per Slack.

3. Definire le priorità e organizzare le richieste con i campi personalizzati

Una volta che hai creato un modulo, i campi personalizzati ti aiuteranno ad assegnare la priorità alle richieste in entrata e a ordinarle per categorie. Se hai l'abitudine di usare fogli di calcolo, potresti farlo filtrando e ordinando le colonne. I campi personalizzati sono un'alternativa più efficace, in quanto monitorano queste informazioni nel contesto del lavoro (piuttosto che in un posto a cui solo un project manager o un team leader possono accedere).

Se aggiungi un campo "Tipo di richiesta" al tuo modulo, puoi vincolarlo allo stesso campo personalizzato presente nel tuo progetto. Pertanto, una volta inviata, la nuova attività specificherà se qualcuno sta cercando di risolvere un problema tecnico o di ottenere un nuovo componente hardware.

4. Evita di duplicare il lavoro monitorando le richieste in più progetti

Capita spesso che una richiesta di assistenza tecnica confluisca in attività e iniziative informatiche di più ampio raggio. Invece di creare due attività separate, puoi archiviare le attività in più progetti per monitorare il lavoro in entrambi i progetti. L'attività non verrà duplicata e tu puoi vedere le informazioni giuste nel contesto giusto.

1. Una volta creata un'attività, premi Tab + P e digita il nome degli altri progetti a cui desideri aggiungerla.

Ad esempio, il tuo team IT potrebbe avere un computer in prestito privato per il monitoraggio dei progetti. Se arriva una nuova richiesta di prendere in prestito un computer, puoi salvare l'attività in Richieste di assistenza IT e nel progetto relativo al computer in prestito, mantenendo privato il resto del progetto.

5. Non perdere mai di vista le scadenze

Per richieste con limiti di tempo, puoi utilizzare le ore di scadenza per assicurarti che eventuali problemi vengano risolti prima di presentazioni, dimostrazioni o partenze per trasferte aziendali. Imposta l'ora cliccando sulla data di scadenza di un'attività e selezionando Aggiungi l'ora.

Se una determinata attività deve essere ripetuta a intervalli regolari, puoi impostarla come ricorrente, in modo da non perdere mai più il rinnovo di un account o un ciclo di ordini mensili.

Suggerimenti per creare resoconti e richieste di personale

Monitora l'avanzamento del progetto e gestisci il personale informatico con i portfolio e la gestione delle risorse

Per controllare l'avanzamento del progetto e valutare la disponibilità del team, gli IT manager solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio dei progetti con tutti i progetti IT chiave e il tuo helpdesk IT per visualizzare l'avanzamento in tempo reale, le scadenze e le priorità in un unico posto.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del team in base alle attività già assegnate in Asana. Gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che le attività vengano completate nei tempi previsti dal reparto IT.

Per impostazione predefinita,

Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che ogni attività è diversa dall'altra. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una panoramica migliore del numero di ore totali o di livello di impegno necessario per ogni attività.

Risorse per l'help desk IT

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