Ordini del giorno delle riunioni

Come creare un ordine del giorno su Asana

Anche se puoi creare un ordine del giorno per qualsiasi riunione, ti consigliamo di iniziare con una riunione ricorrente del team o una riunione individuale, quindi di preparare gli ordini del giorno per qualsiasi riunione, se necessario. Esistono diversi metodi per creare un ordine del giorno per una riunione. Per farlo rapidamente, puoi:

1. Inizia con il modello di ordine del giorno della riunione e personalizzalo in base alle esigenze del tuo team.
2. Oppure, importa un foglio di calcolo che già utilizzi per organizzare le tue riunioni.

Se hai un piano gratuito, preferisci preparare il tuo ordine del giorno da zero o in generale ti interessano le buone pratiche per i progetti di Asana, scopri di più con i nostri video tutorial Come usare Asana:

Esempi di riunioni che puoi pianificare con Asana

Con Asana puoi pianificare qualsiasi tipo di riunione, ma ecco comunque qualche idea per iniziare:

• Riunioni ricorrenti del team
• Riunioni individuali
• Sessioni di brainstorming
• Pianificazione degli sprint
• Critiche al design

Suggerimenti per pianificare e programmare le tue riunioni

1. Aggiungi gli argomenti e le voci dell'ordine del giorno come attività

Mentre pensi agli argomenti da discutere o da affrontare, aggiungi le voci dell'ordine del giorno al progetto come attività. Puoi creare nuove attività solo per l'ordine del giorno o aggiungere attività esistenti da altri progetti. Dato che le attività possono essere incluse in progetti diversi, non dovrai duplicarle. Dopo aver trattato l'argomento, puoi rimuoverlo dall'ordine del giorno.

Concorda delle convenzioni nel team su chi può contribuire alla creazione dell'ordine del giorno della riunione. Per esempio, potresti consentire a tutti di aggiungere dei punti, oppure lasciarlo fare a un solo responsabile.

2. Prima della riunione, rivedi e definisci le priorità degli argomenti in programma

Crea sezioni (o colonne se si tratta di un progetto della bacheca) per organizzare gli elementi dell'ordine del giorno. Per esempio, puoi creare categorie come Ordine del giorno, Follow-up, In programma e Note.

Prima della riunione, rivedi e definisci le priorità degli argomenti in programma, trascinando e rilasciando le attività per ordinarle nel modo giusto.

3. Prima della riunione, condividi tutti i file o le informazioni di contesto

L'ordine del giorno rende più facile per i partecipanti trovare le risorse e le informazioni di contesto di cui potrebbero avere bisogno prima della riunione. Per esempio, se i colleghi del team devono leggere qualcosa per prepararsi, crea un'attività con il contesto o i file necessari, quindi assegna copie dell'attività ai partecipanti, con una scadenza antecedente alla riunione, in modo che arrivino preparati.

Suggerimenti per gestire la tua riunione

1. Collega Zoom e Asana

Preparati a una pianificazione più semplice e a riunioni più produttive in Zoom. Con questa integrazione puoi creare o collegare riunioni Zoom in un'attività Asana. Dopo la riunione, vedrai anche la trascrizione e la registrazione allegate all'attività, per una facile condivisione e consultazione.

2. Lascia l'ordine del giorno visibile per tutta la durata della riunione

Le riunioni possono diventare improduttive se i colleghi del team non sono tutti concentrati sulla stessa cosa. Visualizza il tuo ordine del giorno in Asana durante la riunione, oppure incoraggia i colleghi a visualizzarlo nella loro app per dispositivi mobili. In questo modo tutti i colleghi del team, non importa da dove stiano partecipando, avranno una visione comune durante la riunione.

3. Monitora le azioni e i follow-up per responsabilizzare

Durante una riunione, è capitato a tutti di offrirsi volontari per fare qualcosa, per poi tornare alla nostra scrivania e non ricordarci più cosa dovevamo fare. Invece, i colleghi del team possono creare attività per le azioni definite durante la riunione e assegnarle subito. Includendo i dettagli nella descrizione dell'attività, il contesto e i motivi alle spalle della decisione resteranno chiari anche a riunione terminata.

4. Condividi le note della riunione

Invece di un follow-up separato con le note della riunione, crea un'attività "Note" all'interno del tuo ordine del giorno e aggiungi tutti i partecipanti, anche gli assenti, come follower, in modo che possano vedere un riepilogo. In seguito, le riunioni su Zoom collegate a un'attività Asana allegheranno automaticamente la registrazione e la trascrizione della riunione all'attività.

Assicurati di distribuire equamente il compito di prendere appunti tra i presenti, in modo che tutti possano partecipare attivamente ed evitare che siano sempre gli stessi a offrirsi volontari.

5. Concentrati sulle idee e sulle strategie, non solo sugli aggiornamenti di stato

Utilizzando Asana potrai tenere meglio sotto controllo cosa sta succedendo e a che punto è il lavoro e quindi potrai ridurre la frequenza delle riunioni o a renderle più incisive. Quando non dovrai più semplicemente spuntare una checklist "da fare, in corso, fatto" potrai concentrarti meglio sugli ostacoli, i problemi e i risultati.

Risorse per la pianificazione degli ordini del giorno e la gestione delle riunioni