Proposte di progetto e richieste ad hoc

Le richieste e le idee per i progetti possono arrivare da qualsiasi parte di un'organizzazione. In questo modo, è più facile perdere delle attività o che il lavoro diventi stressante per il team. Invece di cercare di fare tutto o di aggiungerlo a un backlog da dimenticare, i team possono creare un progetto per una richiesta di lavoro.

Come creare un progetto per una richiesta di lavoro

Puoi usare questo processo per gestire le richieste ad hoc (ad esempio correggere un refuso o fare una domanda a cui non si può rispondere immediatamente) e gli invii di nuovi brief del progetto, in un unico posto. Ecco cosa devi fare per iniziare subito.

  1. Inizia con il modello per le richieste di lavoro.
  2. Importa un foglio di calcolo esistente in cui stai monitorando le richieste in entrata.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF demonstrating how to access templates in Asana from the +button in the top bar

> se stai usando un piano gratuito, preferisci creare un progetto per una richiesta da zero o cerchi le best practice generiche per i progetti di Asana, inizia consultando queste istruzioni relative alla creazione di un progetto.

Suggerimenti per gestire e completare le richieste

Ora che hai creato il tuo progetto, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestirlo mano a mano che le attività vengono svolte.

1. Crea modelli per le richieste in modo da eseguirle più rapidamente tramite i moduli

Passare da un'informazione base di una richiesta a un'altra o non iniziare con un brief di progetto chiaro rallenta il lavoro. Invece, crea moduli per acquisire ogni volta i dettagli giusti per qualsiasi brief di progetto o richiesta ad hocI moduli sono direttamente collegati al tuo progetto di richiesta per garantire che il tuo team abbia informazioni comprensibili per poter iniziare.

I moduli possono essere inviati da chiunque, anche se non usa Asana, inviando il relativo link. Una volta inviata, la risposta al modulo si trasforma in una nuova attività all'interno del tuo progetto, in modo che possa essere definita una priorità e possa essere assegnata a un collega del team, fornendogli tutte le informazioni necessarie.

Crea un modulo seguendo i passaggi descritti di seguito. Inoltre, aggiungi le regole del progetto per assegnare automaticamente le attività di invio dei moduli a un creativo o a un team leader per far sì che ne venga definita la priorità al momento dell'invio.

Se arriva una richiesta per un progetto o un'iniziativa di grandi dimensioni, interfunzionale o complessa, puoi trasformare l'attività in un progetto per gestirla in maniera più efficace.

2. Fare in modo che le richieste nelle conversazioni e nelle email siano traducibili in azioni

Se ricevi molte richieste via chat o email, puoi sempre inviare al richiedente il link al tuo modulo, ma hai anche la possibilità di utilizzare le integrazioni per trasformare la conversazione in attività.

SCREENSHOT of Outlook and Gmail email integration with Asana

Per le email, usa Asana per GmailOutlookaltri componenti aggiuntivi del client di posta elettronica. Per la chat, prova l'integrazione di Asana per Slack.

Se ricevi messaggi via chat o email che contengono domande o richieste traducibili in attività, puoi aggiungerli su Asana direttamente dalla posta in arrivo o dal messaggio per assegnarli come attività, aggiungerli al progetto per una richiesta e altro ancora.

GIF of creating an Asana task from a Slack message with integration

3. Definire le priorità e organizzare le richieste con i campi personalizzati

GIF of accessing and creating custom fields by clicking the blue link at the top of a project in Asana

Una volta che hai creato un modulo, i campi personalizzati ti aiuteranno ad assegnare la priorità alle richieste in entrata e a ordinarle per categorie. Se hai l'abitudine di usare fogli di calcolo, potresti farlo filtrando e ordinando le colonne.

Per esempio, un project manager può usare un campo personalizzato intitolato "Priorità", in modo che l'incaricato ne capisca l'urgenza e allo stesso tempo far sì che tutte le priorità di tutte le richieste siano realistiche.

4. Rispettare le scadenze con verifiche e approvazioni più chiare

Avere la possibilità di fornire e incorporare più facilmente il feedback relativo a una campagna può significare raggiungere o mancare gli obiettivi di un progetto. Segui i passaggi che elenchiamo di seguito per ottenere approvazioni in modo chiaro e veloce.

GIF approval workflow with custom fields in Asana to show when work is ready or already approved

  1. Aggiungi regole al progetto, in modo che le attività vengano automaticamente assegnate alle persone giuste, completate o spostate in sezioni diverse del progetto mano a mano che procedono.
  2. Usa le notifiche dei campi personalizzati per tenere aggiornati gli stakeholder sull'avanzamento. Riceveranno una notifica quando i campi passano da “Feedback necessario” ad "Approvata", per esempio.

Suggerimenti per creare resoconti e richieste di personale

Monitorare l'avanzameto del progetto e gestire l'assegnazione di personale con portfolio e gestione delle risorse

Per comprendere l'avanzamento del progetto e valutare la disponibilità del team, i leader solitamente raccolgono le informazioni ottenute in riunioni, email o fogli di calcolo, una procedura che fa perdere tempo ed è imprecisa. Invece, crea un portfolio dei progetti con tutti i progetti chiave e un progetto di richiesta ad hoc per visualizzare l'avanzamento in tempo reale, le scadenze e le priorità in un unico posto.

Usa quindi la scheda Gestione delle risorse per visualizzare la disponibilità del team in base alle attività già assegnate in Asana. Gestione delle risorse ti aiuta a prendere decisioni informate relative al personale, in modo da mantenere i carichi di lavoro equilibrati e far sì che le attività importanti vengano completate nei tempi previsti.

SCREENSHOT of using Workload to see teammate who’s overloaded and reassigning their work

Per impostazione predefinita,

Gestione delle risorse calcola il numero di attività, ma sappiamo che ogni attività è diversa dall'altra. Puoi creare dei campi personalizzati relativi all'impegno sui progetti nel portfolio, per avere una panoramica migliore del numero di ore totali o di livello di impegno necessario per ogni attività.

Risorse per monitorare le richieste

Impari meglio guardando? Vuoi vedere come i nostri clienti gestiscono le operazioni? Dai un'occhiata a queste risorse:

Risorse Link
Modello per le richieste di lavoro Usa il modello
Video tutorial Guarda Come usare Asana
Webinar su caso di studio Scopri come New Relic gestisce le richieste con Asana
Caso di studio Scopri come Barfoot & Thompson, la più grande azienda immobiliare privata della Nuova Zelanda, gestisce le operazioni con Asana
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