概要
自分のデータを活用して、すばやく簡単にAsanaを使い始められます。
CSVインポート機能を使えば、ExcelやSmartsheetなどのスプレッドシートソフトウェアからワークフローをAsanaに簡単に移動させることができ、どのプロジェクトの作業もすぐに始められます。 他の仕事管理ツールからデータをインポートすることもできます。
データをインポートすると、瞬時に各行がプロジェクト内の追跡可能なタスクとして表示され、各列がタスクのメタデータとなります。
はじめに:スプレッドシートのデータを整理するためのヒント
CSVインポート機能を使用してAsanaにデータを取り込むことで、手動のマッピング(情報の対応づけ)作業が不要になります。 スプレッドシートの列名を以下のように設定すると、プロジェクトでフィールドが自動的にマッピングされます。
- 名前:この列では、プロジェクト内のタスク名を設定します。
- 説明:この列には、タスクに表示したい詳細情報やコンテキスト(関連情報)を入力します。
- 担当者:ワークスペースや組織に所属するAsanaユーザーのメールアドレスを追加することで、各タスクにオーナーを1人ずつ割り当てます。 Asanaでは、各タスクに担当者を1人だけ指定できます。
- コラボレーター:ワークスペースや組織に所属する有効なAsanaユーザーのメールアドレスをこの列に追加することで、各タスクに複数の同僚をコラボレーターとして追加できます。 各メールアドレスをコンマで区切り、間にスペースを追加しないよう注意してください。
- 期日:各タスクの期日を米国の日付形式(月/日/年)で指定します。
- 開始日:期日とは別の列を設けて、タスクの開始日を指定します。これはAsana Premiumの機能です。 有料のサブスクリプションをお持ちでない場合、開始日列の情報はタスクの説明フィールドに表示されます。
- タイプ:「Milestone」という値を設定すると、タスクがマイルストーンとして取り込まれ、プロジェクト内の一般タスクと区別されます。
- セクション/列:ここで設定したセクションまたは列にタスクを手動で移動すると、新規セクションが作成されます。
- その他の情報:その他の列の情報は、列の順番に従って、タスク説明フィールドに上から順に表示されます。
正しくないデータが含まれる列がある場合:たとえば期日列にメールアドレスが含まれている場合、どの期日も正常にインポートされず、 新しいテキストフィールドが作成されます。
インポートするデータのタイプがCSVインポート機能で認識されるように、必ずヘッダー行を含めてください。
プロジェクトにサブタスクをインポートする
CSVインポート機能を使用してサブタスクをインポートするには、次のことを行います。
- スプレッドシートに「subtask of (親タスク)」という列を新規作成します。
- Subtask of列の各行に、親タスクの名前を正確に記入します。 この親タスクは、CSVファイルの現在の行よりも上に存在する必要があります。 CSVファイルに一意でない名前が含まれる場合、名前が一致する上の行のうち最も近い行が使用されます。
タスク間の依存関係を設定する
CSVインポート機能を使用して依存関係を指定するには、次のことを行います。
- スプレッドシートに「Dependents (依存関係)」という列を新規作成します。
- 「依存関係」列に、現在の行をブロックしているタスク(複数可)を記入します。
依存するタスクの名前を正確に記入してください。 依存するタスクは、CSVファイルのブロックしているタスクよりも下に存在する必要があります。 上の例では、Planning Finished (計画策定)は、Kickoff meeting (キックオフ)とCreative brainstorm (クリエイティブブレーンストーミング)の2つのタスクに依存しています。 どちらのタスクもPlanning Finishedをブロックしているため、Planning Finishedは2行目と3行目の下、4行目に書かれています。 CSVファイルに一意でない名前が含まれる場合、名前が一致する上の行のうち最も近い行が使用されます。
CSV経由でデータを インポートしてもプロジェクトの既存データが更新されることはありません。 そのため、CSVインポート機能を使用して既存のタスクに依存関係を設定することはできません。
データをカスタムフィールドとしてプロジェクトにインポートする
カスタムフィールドは、Premium、Business、Enterpriseサブスクリプションのお客様のみが利用できます。 詳細
その他の列をカスタムフィールドにマッピングして、優先度、プロジェクトのステージ、チーム、予想される所要時間、その他の分類や追跡に使用できます。
カスタムフィールドには、テキスト、数値、ドロップダウンの値を含めることができます。 列名がAsanaの特定のフィールド(タスク名やセクションなど)と一致しない列は、プロジェクトのカスタムフィールドとしてマッピングされます。
CSVファイルのデータは、以下のように、プロジェクト内の新規もしくは既存のカスタムフィールドのいずれにもマッピングできます。
スプレッドシートをインポートオプションを使って新規プロジェクトを作成する場合、新しいカスタムフィールドが自動的に作成されます。 この新しいカスタムフィールドは、デフォルトではそのプロジェクトでのみ利用可能です。
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新しいカスタムフィールドは、CSVファイルをそのプロジェクトにインポートする場合でも自動的に作成されることがあります。 これは、列名がプロジェクト内と組織内の既存カスタムフィールドのいずれにも一致しない場合に起こります。 この新しいカスタムフィールドは、デフォルトではそのプロジェクトでのみ利用可能です。
プロジェクトが先に作成されている場合、データはプロジェクトまたは組織内の既存カスタムフィールドにマッピングされます。 CSVファイルをインポートする前にその既存カスタムフィールドをプロジェクトに追加しておくか、CSVファイルの情報を組織内のカスタムフィールドに一致させておく必要があります。
CSVファイルのデータを既存カスタムフィールド にマッピングするには、列のデータがプロジェクトまたは組織内のカスタムフィールドオプションに一致していることを確認してください。 セルにスペルミスや句読点の不一致がある場合、カスタムフィールドの選択はインポートされません。
CSVインポート機能を使用してスプレッドシートをAsanaにインポートする方法
以下の3つの方法でCSVのデータをAsanaにインポートできます。
- チームの新しいプロジェクトを作成する
- クイック追加ボタンを使用する
- 既存のプロジェクトのドロップダウンメニューを使用する
CSV経由でデータを インポートしてもプロジェクトの既存データが更新されることはありません。 CSVインポート機能ではプロジェクトにタスクを追加することしかできません。
チームの「プロジェクトを作成」からスプレッドシートをインポートする
CSVファイルをインポートしてチームの新規プロジェクトを作成するには、次のことを行います。
- サイドバーでチーム名の横にある+アイコンをクリックし、「プロジェクトを作成」のオプションを表示させます。
- 「スプレッドシートをインポート」オプションを選択します。
クイック追加ボタンからスプレッドシートをインポートする
クイック追加ボタンからCSVファイルをインポートして新規プロジェクトを作成するには、次のことを行います。
- 右上隅のクイック追加ボタンをクリックし、「プロジェクト」を選択します。
- 「プロジェクトテンプレートを選択」モーダルが開いたら、「スプレッドシートをインポート」をクリックします。
既存のプロジェクトのドロップダウンメニューからスプレッドシートを
インポートする
CSVファイルをインポートしてプロジェクトにタスクを追加するには、次のことを行います。
- プロジェクト名の横にあるプロジェクトヘッダードロップダウンを選択します。
- 「インポート」にカーソルを合わせます。
- 「CSV」を選択します。
詳細の入力、ファイルの選択、プロジェクトのプレビュー
プロジェクトの詳細を追加する
スプレッドシートまたはCSVをインポートするオプションを選択したあと、モーダルが表示され、プロジェクトの名前やプライバシー設定などの情報を入力します。
- 「プロジェクト名」フィールドにプロジェクトの名前を記入します。
- プロジェクトの追加先チームを選択します。
- 選択したチーム全体に公開されるプロジェクト、または特定のプロジェクトメンバーに公開されるプロジェクトを選択することで、プロジェクトのプライバシー設定を行います。
- 「インポートするファイルを選択」をクリックして続行します。
インポートするCSVファイルを
選択
プロジェクト名を指定したあと、インポートするファイルを選択できます。
「インポートするCSVファイルを選択」をクリックして、コンピューターからCSVファイルを選択します。 コンピューターのファイルをモーダル内にドラッグ&ドロップすることもできます。
プロジェクトを
プレビューする
CSVファイルのインポートを完了する前に、プロジェクトの様子をプレビューして、必要に応じて変更を加えることができます。
- 「新しいCSVをアップロード」をクリックすると、前の画面に戻り、別のCSVファイルを選択できます。
- CSVファイルからプロジェクトにアップロードされる情報を編集するには、「変更を加える」オプションを選択します。
- プロジェクトの内容に満足できたら、「プロジェクトへ移動」をクリックします。
データのマッピングを変更する
プレビュー画面で「変更を加える」オプションを選択することで、プロジェクトを作成する前に、データのマッピング、インポートされる列、エンコーディングを変更できます。
データのマッピング
を変更する
マッピング先のフィールドを変更するには、列ヘッダーをクリックします。
カスタムフィールドのタイプを変更することもできます。 たとえば、列に数値が表示されていて、カスタムフィールドのタイプが数値フィールドに設定されている場合、テキストフィールドに変更できます。
タスクの名前を示す列は変更できないことに 注意してください。 CSVファイルの特定の列をタスクの名前にするには、その列の最初の行の値を「タスク名」にしてください。 CSVファイル内の情報は列の名前を使ってAsanaでマッピングされます。
元のCSVファイルの列
を無視する
プロジェクトにインポートしたくないデータを含む列を無視するには、「列を無視」オプションをクリックします。
エンコーディングを変更する
CSVのエンコーディング形式やロケールが異なる場合、文字エンコーディングアイコンをクリックして、エンコーディングをUTF -8、Windows、Macintosh、またはShift JISから選択できます。
始める
始めるには、上のテンプレートを使用してスプレッドシートを作成し、Asanaにアップロードします。
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