Asanaを始める方法

シンプルなタスクでも、複雑なプロジェクトでも、Asanaを使えばコラボレーションやワークフローの合理化、目標の達成が簡単に行えます。 この記事では、Asanaで可能なことを解説し、Asanaの構造を解説します。

Asanaとは?

Asanaは、個人やチームがタスクを追跡し、責任を委任し、進捗をモニタリングし、リアルタイムでコミュニケーションをとれるように設計された、包括的なワークマネジメントツールです。 Asanaは、コラボレーションのための一元化されたプラットフォームを提供することで、チームの仕事を整理し、集中力を高め、プロジェクトを予定通りに完了できるようにします。 

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Asanaでできること

あなたが個人的なタスクを管理しようとしているか、複雑なプロジェクトを監督しているかにかかわらず、Asanaはあなたがより効率的かつ効果的に仕事をするのを助けるツールを提供します。

コーディネーションとコラボレーション

Asanaを使用すれば、チームメイトとリアルタイムでコラボレーションを行い、シームレスなチームワークとタイムリーなタスク完了を実現できます。

マルチホーミング@メンションなどの機能は、さまざまな関係者がタスクの進捗を把握するのに役立ちます。 マルチホーミングを使用すると、1つのタスクを重複することなく、複数のプロジェクトに同時に属させることができます。 たとえば、財務チームと法務チームは同じタスクでコラボレーションする必要があるかもしれませんが、進捗を追跡するプロジェクトは異なります。 タスクは両方のプロジェクトに存在することができ、タスクに加えられたすべての更新は両方のプロジェクトに反映されます。 その結果、両方のチームがタスクの進捗状況を把握し、サイロ化を回避できます。 

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チームの仕事を調整するのに役立つ

もう1つの機能は、ワークロードです。 ワークロードを使えば、チームのキャパシティを把握し、全員の責任が明確でバランスの取れたものになります。 これにより、チームメンバーの負担を軽減し、効率的な進捗を維持できます。 プロジェクト間のワークロードを追跡し、目標を達成するために仕事が適切に分配されるようにすることで、リソースを効率的に配分します。

個人の生産性

Asanaは、仕事の整理と時間管理を改善することで、個人の仕事を管理し、個人の生産性を高めるのに役立ちます。

私のタスクはあなたの信頼できる情報源であり、あなたを整理し、あなたの責任を管理します。 ここでは、あなたに割り当てられたすべてのタスクが表示され、あなたのTo - Doリストに効果的に優先順位を付けることができます。 マイタスクを使用すると、近日のタスク、期日、タスクステータスを一目で確認できるため、1日の計画を立てやすくなり、最も重要な仕事に集中できるようになります。 マイタスクを使って生産性を最大限に高める方法を解説します。 

受信トレイは、自分に関連するタスクや仕事の進捗状況に関連する通知を受け取るためのハブとして機能します。 これにより、仕事に関連する変更、コメント、メンションについて常に最新情報を把握できます。

仕事の透明性と説明責任

タスクを割り当て、期日を設定することで、チームが担当する仕事の責任を明確にすることができます。 各タスクには1人のオーナーと期日が設定されており、誰がタスクの完了を担当しているのかを明確にし、仕事の完了予定日のタイムラインを提供します。 担当者と期日が明確になることで、担当業務が明確に定義され、進捗の追跡が容易になり、予定通りに仕事を完了できます。

Asanaは、仕事の進捗とステータスを透過的に確認できるウィンドウを提供します。 チームメンバーはプロジェクトタイムラインやタスクの説明、ステータス更新に簡単にアクセスできるため、プロジェクト目標や個々の役割について共通認識を持てるようになります。 この可視性により、チームメンバー間のコミュニケーションとコラボレーションが改善され、全員が足並みを揃えることができます。 

結果のレポートと共有

Asanaを使えば、プロジェクトの進捗や最新情報、主要な指標を上司や関係者と共有し、全員が確実に仕事の進捗を把握し、足並みを揃えることができます。 

プロジェクトの進捗と指標を共有するには、チームと関係者に最新情報を知らせるステータス更新を作成し、全員が現在の仕事のステータスに関する認識を共有します。 そうすることで、全員の状況を把握し、会議の時間を節約し、生産性を向上させる必要性を最小限に抑えることができます。

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Asanaのゴールで

明確な目標と主要な結果を設定し、目標を効果的に追跡して達成するためのフレームワークを提供します。 Asanaで直接目標を設定し、モニタリングすることで、目標管理を一元化し、共通の目標に沿ってチームの足並みを揃え、全員が同じ成果に向かって仕事を進めることができます。 Asanaのゴールは、進捗と成功を測定するプロセスを合理化し、成果を関係者に報告しやすくします。

Asanaの仕組み

Asanaの構造は、ユーザーと担当する仕事をシームレスにつなげるように設計されています。 ここでは、Asanaの機能の概要をご紹介します。

仕事の整理

  1. ゴール:ゴールとは、組織やチームの包括的な優先事項を表すハイレベルな目標です。 これらはAsanaのゴール内で設定され、進行中の仕事の明確な方向性を示します。
  2. ポートフォリオ:ポートフォリオは、関連するプロジェクトをまとめるためのコンテナです。 特定のイニシアチブや目的に向けた進捗状況を追跡するのに役立ちます。
  3. プロジェクト:プロジェクトは、特定のイニシアチブに関連する作業を整理、管理します。 プロジェクトにはタスクとサブタスクが含まれているため、作業を管理可能なユニットに分割し、コラボレーションを促進できます。 
  4. タスク:タスクとは、プロジェクト内の個々のアクションアイテムを表します。 期日があり、特定のチームメンバーに割り当てることができます。
  5. サブタスク:サブタスクはタスク内の小さな作業単位で、より複雑なタスクを管理しやすいステップに分割するためによく使用されます。
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メンバーの整理方法 

  1. 組織は社内の共有メールドメインに基づいており、Asanaを利用する社内の全員をつなげます。
  2. チームは組織内の機能的なグループで、マーケティングまたはセールスのような部門または「ニューヨークオフィス」のような機能的なグループに相当します。
  3. メンバー:メンバーは、ワークスペースまたは組織とその機能にフルアクセスできるユーザーです。
  4. ゲスト:ゲストアクセスは限られており、特定のプロジェクトやタスクでのコラボレーションに招待されることがよくあります。

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その他のリソース

Asanaのプロフィール設定方法を見る。

タスクは、Asanaを構成する基礎ブロックです。 効果的なタスクの作成方法について詳しくはこちらをお読みください。

何から手を付ければよいのかわからない場合は、 Asanaの使い方を確認しましょう

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