Asanaでは、ワークフローはビジネスプロセスを表します。 この記事では、プロジェクトのワークフローをAsanaで構築するために使用できる3つの一般的なプロジェクトの「青写真」について説明します。
ワークフローとは
Asanaのワークフローとは、プロジェクト内の一連のタスクを効率的に管理し、完了させるために設計された、構造化された一連のステップです。 ワークフローを使用すると、プロセスを小さなステップに分割してそれに従うことで、望ましい結果を達成できます。
ワークフローの構成要素
Asanaのプロジェクト、タスク、サブタスクなどのさまざまなオブジェクトや、カスタムフィールド、フォーム、ルールなどの機能が、ワークフローを作成する際の構成要素です。
青写真1:期日のあるプロジェクト
期限のあるプロジェクトには、明確な始まり、途中、そして終わりがあります。 作業は具体的な期限までに順序に沿って行われます。
期限のあるプロジェクトの例
- イベント
- 製品リリース
- 従業員のオンボーディング
期限のあるプロジェクトの特徴
- タスクが順番に完了する
- 個別の独立した仕事である
- プロジェクトには最終成果物または期日がある
Asanaで期限のあるプロジェクトを管理する
東真由さんはアサナ商事のイベントコーディネーターで、Asanaを使ってチームのイベント計画ワークフローを管理しています。
イベント計画の作業は通常、決まった順序で進むため、東真由さんは新しいプロジェクトを作成し、リストビューでイベント要素の整理を開始します。
東真由さんのプロジェクトが、リストビューで次の項目で整理されていることがわかります。
- セクションを追加する
- 仕事をサブタスクに分割する
- カスタムフィールドを使用する
- マイルストーンを設定する
依存関係を追加して、引き継ぎを自動化する
期日のあるプロジェクトでは、仕事の順序が重要です。 タイムラインビューを使えば、綿密なプロジェクト計画を立てて、すべての仕事がどのように関連しているのかがひと目でわかるようにできます。
プロジェクト計画を作成しながら仕事をつなげるには、依存関係を使用します。 依存関係は、アクティビティを実行する順序を決定するタスク間の接続を指します。 タスクの依存関係を使うと、タスクが別のタスクをブロックしている、または別のタスクによってブロックされている状態を示すことができます。 時間的な競合がある場合は、タイムライン上で期日を調整できます。 ブロックタスクが完了すると、チームに通知が送られます。
よく使用するワークフローのカスタムテンプレートを作成する
カスタムテンプレートを作成すると、今後、プロジェクトのセットアップにかかる時間を節約でき、全員が正しいプロセスを行えるようになります。 プロセスの調整や、過去のプロジェクトから学んだことは、テンプレートを更新して反映しましょう。
上の例を見ると、東真由さんはこのプロジェクトの構築が終わった後、別のイベントで同じプロセスを使用します。 プロジェクトをカスタムテンプレートに変換すれば、プロセスを簡単に複製できます。
プロジェクトをテンプレートに変換するには、プロジェクト名の横にあるドロップダウンを使って、テンプレートとして保存をクリックします。 カスタムテンプレートで日付が設定されている場合は、新規プロジェクトの作成時に開始日または終了日を選択します。 これによりAsanaが自動的にタスクの日付をスケジュールします。
期限のあるプロジェクトのテンプレート
Asanaのプロジェクトテンプレートギャラリーを使って、チームの期限のあるプロジェクトをよりよく管理しましょう。
青写真2:継続的なプロセス
この種のプロジェクトでは、仕事がさまざまな段階を経て進行します。 各仕事は最終ステージに到達すると完了します。 チームは一つ一つの仕事に対して同じプロセスを繰り返し、プロジェクトは終わりません。
継続中のプロセスの例
- 毎週のアジェンダ:議題にタスクが追加されては完了していく
- 進行中のカレンダー:タスクはイベントやコンテンツなどを表す
- 問題の追跡:新しい問題が追加されるたびに、優先度やステータスにより分類され、段階を経て解決へと至る
継続的なプロセスの特徴
- 仕事が複数のステージを経る
- プロジェクト＝アクションが必要な仕事のために常時設定されているパイプライン
Asanaで継続的なプロセスを管理する
Jamieさんはアサナ商事のクリエイティブプロデューサーです。イベントチームから画像のデザインリクエストを頻繁に受け取ります。 Jamieさんは、チームのクリエイティブリクエストの受け付けプロセスを合理化して自動化するため、プロジェクトをボードビューで使用しています。
- Jamieさんは、リクエストプロジェクトをボードビューで構成します。 プロセスの各ステージをボードで横に追跡するほうが、直感的にわかりやすいためです。
- セクションには、新しいリクエスト(New Requests)から最近完了したもの(Recently Completed)まで、作業が移動するステージが表示されます。
- カスタマイズメニュー から、Jamieさんはカスタムフィールドを追加します。 「優先度」、「承認ステージ」、「推定作業時間」のフィールドが追加されました。
- ボードビューでは、タスクの右下隅にある枝分かれのアイコンをクリックすると、サブタスクが表示されます。
フォームを使ってリクエストの形式を統一する
Jamieさんはこのプロジェクトでフォームを作成することで、仕事リクエストの単一のエントリーポイントとして機能し、関連する情報を事前に収集できます。 誰かがフォームに入力すると、その内容がこのプロジェクトに新規タスクとして表示されます。
フォームを使うと、チームの仕事の開始方法や必要な情報の収集方法を統一し、仕事の見落としを防ぐことができます。 フォームは社内外のチームと共有できるため、情報を集めて整理し、無駄なやりとりを最小限に抑えることができます。
よく使うアクションをルールで自動化する
Jamieさんのプロセスで、一部のステップは毎回同じ方法で行われます。ルールを追加すると、毎日のアクションを自動化し、手作業を減らすことができます。
ルールを使用すると、ルーチンタスクを合理化して、ワークフローを簡単に構築できます。 ルールを機能させるには、ルールを作動させるトリガーと自動的に実行されるアクションが必要です。
チームの足並みを揃えるためのヒント
関連する作業同士を接続し、プロジェクト全体の可視性を高めるために、以下のヒントをご活用ください。
- 同一のタスクを複数のプロジェクトに追加する(マルチホーム)
- 説明やコメントでタスクやプロジェクトを@メンションする
- プロジェクトの概要では、プロジェクトの目的の説明、関係者の定義、主要なリソースの共有、ステータスの更新を行う必要があります。
ワークフローの作り方
ワークフローを作成するには、次の手順に従います。
- プロジェクトの「ワークフロー」タブに移動します
- 受け付けソースを追加する（フォーム、ルール、手動など）
- トリガーを追加してタスクを別のセクションに移動し、自動的に何をすべきかを決定します
以下は、クリエイティブリクエストのワークフローの例です。
その他のリソース
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