この記事では、セクションの作成、ルールを用いたタスクの自動化、カスタムフィールドの活用、ニーズに即した最適なビューの選択など、Asanaマイタスクの最適化に役立つさまざまな機能や戦略をご紹介します。
マイタスクとはとは何ですか？
マイタスクを使用すれば、To - Doリストを1か所にまとめて管理できます。また、仕事とTo - Doを直結させることで、タスクの優先度設定を効果的に行えるようになります。 自分に割り当てられたすべてのタスクが表示されます。
タスクをマイタスクに追加する
- まずは、すべてのTo - Doをマイタスクに追加しましょう。タスクのタイトルは動詞で終わるように設定しましょう。たとえば、「キャンペーンブリーフ案を案内する」「ビジュアルアセットを作成する」といったイメージです。
- 追加したタスクに期日を設定します。これは、自分や一緒に取り組む関係者がいつまでに完了するべきかを把握するためのもので、タスクの優先度を決定するのに役立ちます。
- 該当するプロジェクトにタスクをマルチホームします。こうすることで、取り組んでいる仕事につながりが生まれます。 たとえば、「キャンペーンブリーフ案を作成する」タスクを「季節限定マーケティングキャンペーン」プロジェクトに追加できます。
タスクの公開範囲
マイタスクで作成されたタスクはすべて、自動的に非公開に設定されます。 ただし、このタスクをマルチホームすると、タスクがプロジェクトのメンバーに表示されるようになります。 マイタスクにはタスクの表示列があり、誰がタスクを表示しているかを確認できます。
表示タイプ:
- 私だけ：あなただけに表示されています
- 会社名：会社の全員に表示されます
- コラボレーター:コラボレーターとタスクのプロジェクトへのアクセス権を持つメンバーに表示されます
- 親タスクを見る:コラボレーターおよび親タスクを見ることができるメンバーのみが見ることができます
この
例では、タスク上部に「このタスクはあなたのみに公開されています」と表示されます。 公開するには「公開」ボタンをクリックします。 タスクがプロジェクトに追加された場合、タスクのコラボレーターとプロジェクトのメンバーに表示されるようになります。 タスクを他のメンバーに表示することなくプロジェクトにリンクしたい場合は、タスクの説明でプロジェクトを@メンションすることができます。
マイタスクの整理
自分用のセクションを作成する
マイタスク内のタスクはすべてデフォルトで自分に割り当てられているもので、新たに自分に割り当てられたタスクはすべて「最近の割り当て」セクションに自動的に取り込まれます。
ニーズに応じて仕事を分類するためのセクションを作成することができます。 作成したセクションに、タスクをドラッグ&ドロップでドラッグ&ドロップできます。
上の画像は、セクション構成の一例です。 追加するセクションの数は、多くても、少なくても構いません。 「今日の作業」「今週の作業」「後で対応」といった簡単な3つのセクションから始めましょう。「セクションは、自分のニーズに応じて常に時間の経過とともに変更できます。
並べ替え、絞り込み、グループ化
マイタスクにすべてのTo - Doを追加し終わったら、タスクを期日やプロジェクトで、セクション内で期日順にソート、絞り込むことができます。 たとえば、絞り込みで「未完了のタスク」と「今週期限」のみを表示できます。
タスクを自分のニーズに合わせてグループ化することもできます。 たとえば、「プロジェクト」、「カスタムセクション」、「優先度」でグループ化できます。
カスタムフィールドを使ってタスクの優先度設定を行う
マイタスク内にカスタムフィールド を作成することで、ニーズに応じたタスクのソートや作業の進捗管理が可能になります。 たとえば、「優先度」カスタムフィールドを作成し、優先度の高いタスクをリストの最上部に表示させることができます。
ルールを使ってマイタスクを自動化する
「ルール」を使用すれば、具体的な条件に基づいてタスクをセクションに自動的に移動できます。 たとえば、「期日の接近」トリガーと「タスクを特定のセクションに移動」アクションを使用して「今日の作業」セクションにタスクを移動するようなルールをセットアップすることができます。
ルールを作成すると、セクションの横に雷アイコンが表示されます。
これらのルールは午前0時から午前1時の間に実行されるため、すぐにアクションを確認することはできません。
「スヌーズ」セクションを作成して、期日延長が可能なタスクをすべて追加できます。 「スヌーズ」セクションにタスクを追加するたびに、期日を1週間後に変更するルールを作成します。
都合に合わせてビューを選択する
タスクをリストビュー、ボードビュー、またはカレンダービューで表示できます。 リストビューでは、タスクがリスト形式で整理されます。 全体像をより視覚的に確認したい場合は、ボードビューを使用しましょう。このビューでは、タスクがかんばんボードに貼り付けられた付箋のように表示されます。 カレンダービューは、その週またはその月が期日のタスクを視覚化するのに役立ちます。
タスクのスケジュールを立てる
先取りして計画
マイタスクを毎日確認して、仕事の進捗を常に把握しましょう。 そうすることで、自分に割り当てられた新規タスクや期日が迫ったタスクを見落とすことがなくなります。
時には、1つのタスクが1日分の仕事に相当することもあります。 こうした場合は、サブタスクを作成して、タスクをより小さな仕事に細分化するのが効果的です。
タスクのための時間を確保する
所要時間が30分以上のタスクを完了するには、カレンダー上で時間を確保しましょう。 この操作を行う際は、カレンダー上でタスクと同じ名前のイベントを作成します。 イベントの説明にタスクのリンクを追加することもできます。
Clockwiseの連携を使用すれば、Asanaを離れることなく、カレンダーにタスクの予定を入力できます。 プロジェクトにおいて連携のセットアップが完了すると、タスク上で「カレンダーでタスクのスケジュールを立てる」をクリックすることで、Clockwiseによってカレンダーの時間が予約されます。
ClockwiseはGoogleカレンダーでのみ利用できます。
その他のリソース
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