この記事では、セクションの作成、ルールを用いたタスクの自動化、カスタムフィールドの活用、ニーズに即した最適なビューの選択など、Asanaマイタスクの最適化に役立つさまざまな機能や戦略をご紹介します。
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マイタスクとは？
マイタスクを使用すれば、To - Doリストを1か所にまとめて管理できます。また、仕事とTo - Doを直結させることで、タスクの優先度設定を効果的に行えるようになります。
異なる場所(頭の中であったり、付箋に書き留めたものなど)に分散したあらゆるタスクを追加するための個人用のTo - Doリストとして捉えることができます。 マイタスクは、完了が必要な仕事について、信頼できる唯一の情報源であり、自分に割り当てられたすべてのタスクが表示される場所でもあります。
To - Doの優先度を決定する
- まずは、すべてのTo - Doをマイタスクに追加しましょう。タスクのタイトルは必ず動詞で終わるように設定しましょう。たとえば、「キャンペーンブリーフ案を作成する」「ビジュアルアセットを作成する」といったイメージです。
- 追加したタスクに期日を設定します。これは、自分や一緒に取り組む関係者がいつまでに完了するべきかを把握するためのもので、タスクの優先度を決定するのに役立ちます。
- 該当するプロジェクトにタスクをリンクします。こうすることで、取り組んでいる仕事につながりが生まれます。 たとえば、「キャンペーンブリーフ案を作成する」タスクを「季節限定マーケティングキャンペーン」プロジェクトに追加できます。
- マイタスクを日常的に確認して、仕事の進捗を常に把握しましょう。 そうすることで、自分に割り当てられた新規タスクや期日が迫ったタスクを見落とすことがなくなります。
マイタスクにすべてのTo - Doを追加し終わったら、タスクを期日やプロジェクトでソートしたり、各セクション内で期日順にソートしたりすることができます。
マイタスクを整理する
自分用のセクションを作成する
マイタスク内のタスクはすべてデフォルトで自分に割り当てられているもので、新たに自分に割り当てられたタスクはすべて「最近の割り当て」セクションに自動的に取り込まれます。
自分用のセクションを作成して、それぞれのニーズに合わせて仕事を分類しましょう。 作成した自分用のセクションに、タスクをドラッグ&ドロップできます。
上の
ルールを使ってマイタスクを自動化する
ルールを使用すれば、具体的な条件に応じてタスクをセクションに自動的に移動できるようになります。 たとえば、「期日の接近」トリガーと「タスクを特定のセクション移動」アクションを使用して「今日の作業」セクションにタスクを移動するようなルールをセットアップすることができます。
ルールを作成すると、セクションの横に雷アイコンが表示されます。
メモ:これらのルールは午前0時から午前1時の間に実行されるため、すぐにアクションを確認することはできません。
「スヌーズ」セクションを作成して、期日延長が可能なタスクをすべて追加できます。 「スヌーズ」セクションにタスクを追加するたびに、期日を1週間後に変更するルールを作成します。
カスタムフィールドを使ってタスクの優先度設定を行う
マイタスク内にカスタムフィールドを作成することで、ニーズに応じたタスクのソートや作業の進捗管理が可能になります。 たとえば、「優先度」カスタムフィールドを作成し、優先度の高いタスクをリストの最上部に表示させることができます。
都合に合わせてビューを選択する
タスクをリストビュー、ボードビュー、またはカレンダービューで表示できます。 リストビューでは、タスクがリスト形式で整理されます。 全体像をより視覚的に確認したい場合は、ボードビューを使用しましょう。このビューでは、タスクがかんばんボードに貼り付けられた付箋のように表示されます。 カレンダービューは、その週またはその月が期日のタスクを視覚化するのに役立ちます。
タスクのスケジュールを立てる
前もって計画
週の初めにマイタスクを確認し、期日が今週および数週間以内に設定されているタスクを把握しましょう。 こうすることで、前もって計画して、期日前にタスクを完了できます。
時には、1つのタスクが数日分の仕事に相当することもあります。 こうした場合は、タスクをより小さな仕事に細分化するのが効果的です。 その方法の1つに、大きなタスクを分割したサブタスクを作成するというものがあります。
タスクのための時間を確保する
所要時間が30分以上のタスクに取り組むには、カレンダー上で時間を確保しましょう。 この操作を行う際は、必ずカレンダー上でタスクと同じ名前のイベントを作成します。 イベントの説明にタスクのリンクを追加することもできます。
Clockwiseの連携を使用すれば、Asanaを離れることなく、カレンダーにタスクの予定を入力できます。 プロジェクトにおいて連携のセットアップが完了すると、タスク上で「カレンダーでタスクのスケジュールを立てる」をクリックすることで、Clockwiseによってカレンダーの時間が予約されます。
メモ: ClockwiseはGoogleカレンダーでのみ利用できます。
タスクのプライバシー
マイタスクで作成されたタスクはすべて、自動的に非公開に設定されます。 ただし、このタスクにプロジェクトをリンクすると、タスクがプロジェクトのメンバーに表示されるようになります。
この
タスクを他のメンバーに表示することなくプロジェクトにリンクしたい場合には、タスクの説明でプロジェクトを@メンションすることができます。
受信トレイの通知について理解する
通知の種類
受信トレイは、組織で進行していることについての最新情報を確認できる通知センターです。 一方で、マイタスクは自分だけに割り当てられたタスクを確認する場所です。
受信トレイを確認すると、さまざまな通知があることがわかります。 一部の通知は参考情報であり、すぐにアーカイブして構いません。 その他の通知は、フォローアップタスクを必要とする場合があります。 たとえば、ステータス更新を後で読むためのフォローアップタスクを作成できます。 フォローアップタスクは、他のユーザーがメンバーとして参加するプロジェクトに追加しない限り、非公開です。
タスクが自分に割り当てられた際に、受信トレイに通知が届きます。 ただし、こうしたタスクはすでにマイタスクで確認できます。 タスクが新たに自分に割り当てられた際には、通知をアーカイブする前に期日の有無をチェックしましょう。
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通知をカスタマイズする
通知をカスタマイズすると、不要な情報が減り、受信トレイがすっきりと片付きます。 たとえば、特定のプロジェクトに新規タスクが追加されるたびに通知を受け取る必要はありません。
通知
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