Asanaを使い始めると、タスクはすべてを構成する基礎ブロックであることに気づくでしょう。 タスクの割り当てに慣れることは、Asanaを最大限に活用するための最初のステップです。
タスクの割り当てが必要な場面は？
以下のようなさまざまな場面で、タスクの割り当てが役に立ちます。
- プロジェクトを管理しており、担当業務を割り振りたい場合
- 他のメンバーに質問したい場合
- 探している情報について誰に尋ねるべきかわからない場合
- To - Doの確認用として自分にタスクを割り当てる場合
たとえば、新しいマーケティングキャンペーンに取り組んでいるマーケティングマネージャーであれば、次のようなタスクを作成できます。
- キャンペーンブリーフ案の作成
- プロモーションアセットのデザイン
- 予算の承認
この場合、キャンペーンブリーフ案の作成を自分に、プロモーションアセットのデザインをクリエイティブデザイナーに、予算の承認を財務リーダーにそれぞれ割り当てることができます。 なお、これらの担当者は、各チームの構成に応じて、タスクを他のチームメイトに再割り当てできます。 たとえば、予算に関連するすべてのタスクを財務リーダーに割り当てた場合、財務リーダーはこれらのタスクの優先度を判断した上でチームメンバーに再割り当てすることができます。
期日の設定
期日を設定することで、タスクを簡単に管理できます。 タスクの担当者は、仕事量に応じて期日をいつでも変更できます。 期日の変更が必要な場合は、タスクにコメントし、タスクを割り当てたメンバーを@メンションすることで、期日の延期とその理由を知らせておくのがベストです。
受信トレイと通知
タスクを割り当てられたメンバーには、受信トレイに通知が送られます。 通知は次のように表示されます。
担当者には、タスクの割り当てを行ったメンバーと、割り当てられた日付が表示されます。
タスクの担当者がメール通知を有効にしている場合は、タスクが割り当てられた際にメールも受信します。
サイドバーの
タスクを割り当てる方法
タスクを割り当てるには、次の方法があります。
- クイック追加ボタンをクリックして新規タスクを作成します
- 「マイタスク」にタスクを新規作成して、再割り当てします
- 新しいタスクを作成するプロジェクトに移動して、「タスクを追加」をクリックします
タスクを割り当てる際のベストプラクティス
- タスクのタイトルは、アクションにつながる内容にしましょう。 たとえば、「キャンペーン予算」よりも「キャンペーン予算を作成する」の方が望ましい名前です。
- タスクにはどのようなアクションが必要であるかの説明を必ず記載しましょう。
- タスクの詳細(期日や説明など)を確定してから、タスクを割り当てましょう。
- タスクを管理するために期日を追加しましょう。
- タスクの担当者として適任でないと感じた場合にタスクを再割り当てしたり、必要に応じて期日を変更したりできることを、チームに案内しましょう。
- より多くのメンバーの協力が必要な場合は、タスクにコラボレーターを追加しましょう。
- タスクを自分に割り当てることで、マイタスクで簡単にTo - Doを管理できます。
- タスクを関連するプロジェクトに追加しましょう。複数のプロジェクトに追加することも可能です。
タスクのコラボレーターの追加
1つのタスクに割り当てられる担当者は1人のみですが、複数のコラボレーターを追加することができます。 担当者の役割はタスクを確実に完了させることであり、担当者はその責任を負います。
コラボレーターは、タスクに積極的に取り組んだり、詳細な背景情報を提供したりできるほか、必要に応じてタスクを引き継いだり、フォロー中のタスクの進捗を確認したりすることができます。
マーケティングマネージャーの場合、「メディア計画案とキャンペーン予算案の作成」といったタスクを作成し、財務チームと法務チームをコラボレーターとして追加して、それぞれの案を確認してもらうことができます。 その後、財務リーダーがこのタスクを引き継いで自分に割り当てることで、予算案を承認できます。
タスクのコラボレーターは、タスクが更新された際に通知を受け取るため、タスクの進捗状況を把握できます。
タスクのエチケット
タスクは、誰が何をいつまでにするのかを把握するために役立ちます。 プロジェクトやイニシアチブ(重要な取り組み)を進めるには、タスクを割り当てることへの恐怖心を克服することが重要です。 タスクの割り当てに、決まったルールはありません。 マネージャーからの承認が必要なときに、マネージャーにタスクを割り当てたり、部門間プロジェクトにおいて同僚の助けが必要になれば、同僚にタスクを割り当てたり。または、単に質問をするためにタスクを割り当てることもできます。 タスクは仕事を達成するための手段であって、誰がどの相手に割り当てるかは自由なのです。
タスクに関するその他のリソース
タスクについて詳しくは、以下のガイド記事をご覧ください。