Asanaでイベントプランニングプロジェクトを作成する方法
イベントプロジェクト計画を作成するには、いくつかの方法があります。 すばやく始めるには：
- イベントプランニングテンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
- 現在イベント計画を追跡している既存のスプレッドシートをインポートします。
すべてのAsanaテンプレートへのアクセス方法
個人プランを使用している場合、一から独自のイベントプランニングプロジェクトを構築したい場合、またはAsanaプロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。
ベンダーや請負業者をゲストとしてイベントプロジェクトに招待する
ベンダーとのやり取りには初めはメールを使っているかもしれませんが、主要なベンダーや請負業者はゲストとしてイベントプロジェクトに招待することを検討しましょう。 全員が期限やTo - Do、添付を確認しやすくなるため、予定通りに仕事を終わらせることに役立ちます。 また、契約書や請求書などの重要なファイルの追跡方法もシンプルになります。
イベント作業を管理および実行するためのヒント
イベント計画プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用してすべての細部を管理、追跡すれば仕事を軌道に乗せることができるでしょう。
1.「概要」でステータス更新を投稿し、プロジェクトアクティビティを確認する
イベント計画を実行する際には、「概要」タブを使用
2.タイムラインでイベントを計画し、変更に合わせて調整する
大半のイベント計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるものです。 タイムラインで計画を立てれば、すべての要素がぴたりとはまり、スムーズなイベントが実現します。
タイムラインで計画を作成する方法
- リストビューでイベントのすべてのTo - Doのタスクを作成します。
- プロジェクトの上部のタイムラインタブをクリックしてタイムラインビューにします。
- タスクをタイムラインにドラッグアンドドロップしてタスクをスケジュールします。 タイミングの矛盾を見つけたら、タスクを移動してスケジュールを調整します。
- 担当者が期限までに仕事する時間を十分に確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
- タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それからドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。
仕事が始まってからも、タイムラインを活用すれば、計画がとん挫する前に、すぐ問題に対処できます。 たとえば、イベント会場の予約に予想より長い時間がかかっている場合は、タイムラインで依存しているタスクを移動することができます。 期限が調整されると、タスク担当者にその通知が自動的に送られます。 これにより、混乱が生じたり、会議が増えたり、手遅れになることなく、適切なタイミングで仕事に着手できるようになります。
3.重要なメールを追跡しつつ、メール作業時間を減らす
ベンダーをイベントプロジェクトに招待することはいつでも可能ですが、メール経由でコミュニケーションを取っている場合は、Asana for Gmail、Outlook、その他のメールクライアントアドオンを試してみましょう。 重要なドキュメントや実行可能な仕事がメールで届いたら、それを受信トレイから直接Asanaに追加し、タスクとして割り当てたり、イベントプロジェクトに追加したりすることができます。 そうすれば、重要な計画の詳細やTo - Doリストがメールの中で行方不明にならず、受信トレイの整理に多くの時間を費やす必要もありません。
4.テンプレートを使ってすべてのイベント計画で時間を節約し、大切なステップの見逃しを防ぐ
イベントはどれも同じではありませんが、中心となる共通のチェックリストはあるものです。 イベントごとにこれを作り直したり計画が実際に実行される場所から分離されたドキュメントに保存したりして時間を無駄にするのはやめて、Asanaでイベントテンプレートを構築、保存しましょう。
- 核となるイベントチェックリストをプロジェクトに
作成します。 毎回同じ担当者が同じタスクを完了する場合以外は、タスクの割り当てや期日の追加は行いません。
- プロジェクトヘッダーの「...」をクリックし、「テンプレートとして保存」を選択します。
- コメント限定プロジェクトにすることで、テンプレートの編集や変更を防止できます。
- イベントのたびに、オレンジ色の「+」ボタンの「プロジェクト」をクリックし、組織の保存済みテンプレートのタブを開いてテンプレートをコピーします。
- イベントチェックリストの改良に合わせてテンプレートを更新することで、間違いを繰り返したり古い戦略を使わないようにします。
イベント当日の作業を管理するためのヒント
1. Asanaのモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する
イベント当日が近付き、チームが現場の準備を行うようになると、残りの仕事を把握したり重要な情報にすばやくアクセスするのが難しくなります。 Asanaのモバイルアプリなら、iOSやAndroidでオフラインでも、イベントの最中や前後にチームはイベント計画とつながり続けることができます。
たとえば、共有前のイベント写真に直接フィードバックの注釈を付けることも、イベントの議題が予定通りすべての参加者にメール送信されていることを確認することも、すべてモバイルから可能です。 これにより、離れた場所にいてもチームメイト間のコラボレーションが強化されます。
2. Slackの連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる
特にイベントの本番時は、多くのチームがAsanaとSlackの両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。 どちらか片方を選ぶ代わりに、AsanaとSlackの連携を使えば両方を一緒に使うことができます。
たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンに対するフィードバックを求めているが自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slackの会話から直接Asanaのタスクを作成すれば、失念を防ぐと同時に、元のコンテキストをすべて保つことができます。
イベント作業と進捗を報告するためのヒント
レポートを作成し、イベントの進捗状況を分析する方法については、こちらをご覧ください。 イベントのステータス更新を投稿、追跡する方法については、こちらをご覧ください。
ポートフォリオとワークロードで複数のイベントの進捗をモニタリングし、人員配置を管理する
イベントの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、イベント計画者は会議やメール、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることも。 そこですべてのイベント計画が入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、進捗やイベントの日程、優先度をすべて1か所でリアルタイムに確認できます。
続いて「ワークロード」タブを使えば、Asanaですでに割り当てられているタスクに基づいてイベント全体のチームのキャパシティを可視化できます。 ワークロードによって、インフォームドディシジョン(情報を得た上で行う決定)によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、イベントを順調に進められます。
ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんもちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して労力カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。
Asanaでイベントを計画および管理するためのリソース
視覚的な学習者の方が多いですか？ Asanaのお客様がAsanaでイベントをどのように計画しているかを知りたいですか？ 以下のリソースをご覧ください。
| リソース | リンク |
|---|---|
| イベントプランニングテンプレート | テンプレートを使用 |
| ビデオチュートリアル | How to Asanaを視聴 |
| オンデマンドコース | Asanaアカデミーに登録 |
| ケーススタディ | Autodesk、G 2、およびDMEXCOがAsanaを使ってイベントを計画する方法をご覧ください |
| イベントのプロによる生産性向上ガイド | 電子書籍を読む |
| コミュニティでつながる | 近日中に開催されるトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる |