Asanaでの会議の議題の作成方法
会議の議題プロジェクトを作成することはできますが、反復的なチーム会議や1 on 1ミーティングから始めて、必要に応じて会議の議題を作成することもできます。 会議の議題を作成するには、次の方法があります。 すばやく始めるには：
- 会議の議題テンプレートを使い、チームのニーズに合わせてカスタマイズします。
- または、現在計画している会議の既存のスプレッドシートをインポートします。
無料ユーザーの場合は、一から独自の議題を作成するか、ビデオチュートリアル「How to Asana」でAsanaプロジェクトの一般的なベストプラクティスを確認しましょう。
Asanaで計画できる会議例
Asanaではどんな会議でも計画できますが、たとえば以下のような例が挙げられます。
- 定例チーム会議
- 1 on 1ミーティング
- ブレインストーミング
- スプリントの計画
- デザイン検討会議
会议の計画と準備を行うためのヒント
1.ディスカッションのトピックと議題アイテムをタスクとして追加する
話し合いや対応が必要なトピックを思いついたら、議題をタスクとしてプロジェクトに追加します。 議題のためだけに新しいタスクを作成しても、他のプロジェクトの既存のタスクを追加してもかまいません。 タスクは複数のプロジェクトに同時に存在させることができるので、複製する必要はありません。 また、話し合いが終わったトピックは議題プロジェクトから削除できます。
会議の議題を作成できる人に関するチームのルールを決めておくとよいでしょう。 たとえば、誰でも作成できるようにしたり、議長に管理を任せたりします。
2.会議前に議題のテーマを確認し、優先順位を付ける
セクション(ボードプロジェクトの場合は列)を作成して、議題を整理します。 議題、フォローアップ、近日中、メモなどのカテゴリを作成できます。
会議の前に、タスクをドラッグ&ドロップして議題のトピックを確認し、優先度を設定します。
3.会議の前にファイルや重要な背景情報を共有する
会議の議題プロジェクトは、出席者が会議の前に必要なリソースや背景情報を確認するときにも役立ちます。 たとえば、あらかじめチームメイトに何かを読んでおいてもらう必要がある場合は、タスクに必要な情報やファイルを入れ、期日を設定して出席者にタスクのコピーを割り当てることで、出席者は準備をしておくことができます。
会議を行うためのヒント
1. ZoomとAsanaを連携する
簡単にスケジュール
2.会議中は全員が議題を見えるようにしておく
チームメイトが一つのものに集中していないと、会議は脱線してしまいます。 会議中にAsanaの議題を画面に映し出しておくか、チームメイトにモバイルアプリに表示するよう促しましょう。 出席者の立場にかかわらず、会議中は全員が同じ画面を共有できます。
3.責任範囲を明らかにするためにアクションアイテムとフォローアップを追跡する
せっかく会議中に進んで仕事を引き受けても、デスクに戻った途端にすっかり忘れてしまっては意味がありません。 そこで、会議中に持ち上がったアクションアイテムに対してタスクを作成して割り当てましょう。 タスクの説明に詳細を記載すれば、会議が終わった後でも、その仕事の背景や、タスクが必要になった理由が明確です。
4.議事録をより簡単に共有する
それぞれが別々にミーティングメモをとってフォローアップするよりも、議題の中に「メモ用」のタスクを作成して出席者や非出席者をタスクコラボレーターとして追加すれば、ミーティングの要約を確認できます。 AsanaタスクにリンクされたZoomミーティングが終了すると、ミーティングの録画と文字起こしが自動的にタスクに添付されます。
全員が積極的に参加できるように、また同じ人が必ずしもボランティアをしないように、参加者にメモを取る義務を均等に配分してください。
5.進捗の確認だけではなく、アイデアと戦略を話し合う
Asanaを使えば仕事の状況や進行を把握しやすくなるため、会議を行う頻度が減り、ディスカッションがより有意義になるでしょう。 「するべきこと、していること、終わったこと」というような単純なチェックリストを使わなくなれば、障害や問題、結果をよりよく把握し、アクションできるようになります。
議題の計画や会議の運営を行うためのリソース
| リソース | リンク |
|---|---|
| ビデオチュートリアル | How to Asanaを視聴 |
| 会議の議題テンプレート | テンプレートを使用 |
| オンデマンドコース | Asanaアカデミーに登録 |