リクエストやプロジェクトのアイデアは社内のあらゆる場所から舞い込んでくるため、見落としが発生したり、チームが過負荷になってしまいがち。 そこで、すべてをこなそうとしたり忘れやすいバックログに追加したりする代わりに、仕事リクエストのプロジェクトを構築しましょう。
仕事リクエストプロジェクトの構築方法
このプロセスを使うと、単発リクエスト(誤字脱字の修正やすぐに回答できない質問など)や新しいプロジェクトの要旨の提出をすべて1か所で管理できます。 次の方法で始めましょう。
- 仕事リクエスト用のテンプレートから始めましょう。
- 現在送られてくるリクエストを追跡している既存のスプレッドシートをインポートします。
すべてのAsanaテンプレートへのアクセス方法
無料ユーザーの場合、一から独自のリクエストプロジェクトを構築したい場合、またはAsanaプロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらのプロジェクト作成手順をご覧ください。
リクエストを管理および完成させるためのヒント
プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用してプロジェクトを管理すれば仕事を軌道に乗せることができるでしょう。
1.リクエストをテンプレート化し、フォームを使って対応のスピードを上げる
基本的なリクエストの詳細の確認でもたついたり明確なプロジェクトブリーフがない状態でプロジェクトに着手すると、仕事が遅くなってしまう恐れがあります。 そうではなく、フォームを作成して、プロジェクトの要旨や単発のリクエストの正確な詳細を把握しましょう。 フォームはリクエストプロジェクトに直結するため、チームは(自分たちにわかる言葉で表現された)必要な情報を持って作業に着手することができます。
Asanaのユーザーでなくても、フォームのリンクを送信すれば、誰でもフォームを送信することができます。 送信されたフォームの回答はプロジェクトの新規タスクになるため、必要な情報がすべて揃った状態で、優先度を設定し、チームメイトに割り当てることができます。
フォームはこちらの手順でセットアップできます。 次に、プロジェクトルールを追加して、送信されたフォームのタスクをクリエイティブの製作者またはチームリーダーに自動的に割り当てて、送信されたリクエストが確実に優先されるようにします。
大規模な部門間プロジェクトや複雑なプロジェクト/イニシアチブのリクエストがきた場合は、タスクをプロジェクトに変換してより効果的に管理することができます。
2.会話やメールのリクエストを実行可能に保つ
チャットやメール経由で多くのリクエストを受け取る場合は、フォームのリンクをリクエスト元にいつでも送信できますが、連携を利用して会話にすばやく対応することもできます。
メール
実行可能な仕事や質問をチャットやメールで受け取ったら、それを受信トレイやメッセージから直接Asanaに追加し、タスクとして割り当てたり、リクエストプロジェクトに追加したりすることができます。
3.カスタムフィールドでリクエストの優先度設定と整理を行う
フォームのセットアップ
後は、カスタムフィールドを使うと、送られてくるリクエストの優先度を設定したり、それをカテゴリでソートできます。 スプレッドシートに慣れている方なら、列をソートしたり絞り込んだりしてこれを行っているかもしれません。
たとえば、プロジェクトマネージャーは、「優先度」カスタムフィールドを使えば、タスクの緊急度を担当者に伝えることができると同時に、各リクエストの優先度を現実的に設定することができます。
4.より明確なレビューと承認で期日を守る
キャンペーンのフィードバックをより簡単に提供し、それを反映できるかどうかで、プロジェクトの目標達成に大きな違いが生まれます。 以下の手順に従ってすばやく明確に承認を得て、仕事を進捗させましょう。
- プロジェクトルールを追加すれば、自動的にタスクを適切なメンバーに割り当てたり、完了させたり、進行具合に合わせて別のプロジェクトセクションに移動させることができます。
- カスタムフィールド通知を使って、進捗についての最新情報を関係者に周知しましょう。 たとえば、フィールドが「フィードバック待ち」から「承認済み」に更新されると関係者に通知が送信されます。
リクエストに対するレポートと人員配置のヒント
ポートフォリオとワークロードでプロジェクトの進捗をモニタリングし、人員配置を管理する
プロジェクトの進捗を理解し、チームの余力を測るために、普通、チームのマネージャーは会議やメール、スプレッドシートなどで情報を収集しますが、これは時間がかかる上に正確さに欠ける場合もあります。 そこですべての主要なプロジェクトと単発のリクエストが入ったプロジェクトのポートフォリオを作成すれば、進捗や期限、優先度をすべて1か所でリアルタイムに確認することができます。
続いて「ワークロード」タブを使えば、Asanaですでに割り当てられているタスクに基づいてチームのキャパシティを視覚化することが可能。 ワークロードがあれば、インフォームドディシジョン(情報を得た上で行う決定)による人員配置を行うことで、仕事量のバランスを取り、重要な仕事を順調に進めることができます。
ワークロードのデフォルトはタスク数ですが、もちろんもちろんすべてのタスクが同じように作成されるわけではありません。 ポートフォリオ内のすべてのプロジェクトに対して労力カスタムフィールドをセットアップすれば、全体の時間数や労力レベルをさらに把握しやすくなります。
リクエストを追跡するためのリソース
視覚的な学習者の方が多いですか？ お客様がオペレーションをどのように管理しているかを知りたいですか？ 以下のリソースをご覧ください。
| リソース | リンク |
|---|---|
| 仕事リクエストテンプレート | テンプレートを使用 |
| ビデオチュートリアル | How to Asanaを視聴 |
| ケーススタディウェビナー | Asanaでリクエストを管理するNew Relicの手法を見る |
| ケーススタディ | ニュージランド最大の民間不動産会社Barfoot & ThompsonがAsanaを使ってその運営を管理している方法についてお読みください |
| コミュニティでつながる | 近日中に開催されるトレーニングに参加するか、コミュニティフォーラムでスレッドをはじめる |