資金調達イベントの計画

Asanaでファンドレイジングイベントプロジェクトを作成する方法

イベントプロジェクトを作成するには、次の方法があります。 すばやく始めるには：

1. Asanaの資金調達イベントテンプレートを使い、組織のニーズに合わせてカスタマイズします。
2. 現在、イベントを管理している既存のスプレッドシートをインポートします。

すべてのAsanaテンプレートへのアクセス方法

一から独自のイベント計画を構築したい場合や、Asanaプロジェクトの全般的なベストプラクティスを確認したい場合は、こちらをご覧ください。

複数の資金調達イベントを一度に管理する方法は？

Asanaのテンプレートを使用している場合:

1. テンプレートにある[タスク例]を 複製して名前を変更し、プロジェクトに変換します。
2. 次に、それらのプロジェクトをポートフォリオに追加すれば、すべての資金調達イベントを1か所で管理、追跡できます。

ベンダー、広告代理店、請負業者を利用されていますか？

複数のサードパーティーとの間で期日やアセット、会話を追跡するためにメールを使用すると、仕事はさらに複雑になります。 メールの代わりに、プロジェクトにサードパーティーをゲストとして招待することを検討してください。 そうすれば、代理店はあなたの計画を確認でき、あなたは明確な期日を設定して成果物を追跡できます。

他のイベントの仕事を非公開にする 必要がありますか？ そういう場合でもAsanaにサードパーティーを招待できます。 ゲストに表示されるのはそのタスクだけです。

イベント作業を管理および実行するためのヒント

イベント計画プロジェクトを構築した後は、次のヒントを活用し、仕事の進行に合わせて細部を管理、追跡しましょう。

1.タイムラインでイベントを計画し、変更に合わせて調整する

大半のイベント計画には、当日までに重要な期限や依存関係があるものです。 タイムラインを使えば、すべての要素がぴたりとはまり、スムーズなイベントが実現します。

タイムラインで計画を作成する
方法

1. タスクをタイムラインにドラッグアンドドロップしてタスクを スケジュールします。 タイミングの矛盾を見つけたら、タスクをドラッグアンドドロップしてスケジュールを調整します。
2. 担当者が期限に向けて仕事をする時間を確保できるように、タスクの日付範囲を広げます。
3. タスクを特定の順序で完了させる必要がある場合は、タスクにカーソルを合わせ、それからドットを関係するタスクにドラッグしてつなげることで両者の間に依存関係を作成します。

タイムラインは、仕事が始まった後に計画を調整するのにも役立ちます。 たとえば、会場の予約に予定以上の時間がかかった場合は、タイムライン上で期日を変更して、計画全体にどのような影響を与えることになるかを確認できます。

2.メールの連携を使用して重要なメールを追跡しつつ、メール作業時間を減らす

ベンダーをイベントプロジェクトに招待することはいつでも可能ですが、メール経由でコミュニケーションを取っている場合は、Asana for Gmail、Outlook、その他のメールクライアントとの連携を試してみましょう。 重要なドキュメントや実行可能な仕事がメールで届いたら、それを受信トレイから直接Asanaに追加し、タスクとして割り当てたり、イベントプロジェクトに追加したりすることができます。 そうすれば、重要な計画の詳細やTo - Doリストがメールの中で行方不明にならず、受信トレイの整理に多くの時間を費やす必要もありません。

3.校正機能で、資金調達イベントで使うアセット上に実行可能なフィードバックを直接作成する

招待メールやイベントポスターなどのイベントアセットにフィードバックを提供したり取り入れる

ことができれば、訴求力のあるアセットを制作でき、大きな違いが生まれます。 Asanaの校正機能を使うと、レビュアーはアセットに直接コメントすることができるため、コンテキストのあるフィードバックが提供されることになります。 各コメントはアクション可能なサブタスクに変換されるため、作成者はどのように反映するかを判断できます。

イベントのアセットやクリエイティブなアイデアについて意見を出し合うなら、アセット/アイデアごとにタスクを作成して[いいね]ボタンをチームの投票に使用しましょう。

イベント当日の作業を管理するためのヒント

1. Asanaのモバイルアプリを使って外出先やオフラインで作業する

現場で準備中のチームにとって、重要な詳細にアクセスしたり、To - Doリストの未完了の項目を確認することは容易ではありません。 Asanaのモバイルアプリなら、オフラインでも、イベントの最中や前後にチームはイベント計画とつながり続けることができます。

2. Slackの連携でリアルタイムの会話をアクションにつなげる

特にイベントの本番時は、多くのチームがAsanaとSlackの両方を使って仕事の調整とコミュニケーションを行っています。 AsanaとSlackの連携を使えば、どちらか片方を選ぶ代わりに両方を一緒に使うことができます。

たとえば、チームメイトがキーノートのプレゼンに対するフィードバックを求めているが自分はイベントの他の用事で忙しくしているという場合に、Slackの会話から直接Asanaのタスクを作成すれば、失念を防ぐと同時に、元のコンテキストをすべて保つことができます。

イベント作業と進捗を報告するためのヒント

1.会議の回数を抑えつつチーム全体で情報をやりとりする

会議を行ってタスクのステータスを確認したり、チームに更新情報を伝える代わりに、Asanaを使えば数々の方法でそれらを行うことができます。

• タスクに コメントを残してタスクの進捗の更新を伝えたり、フィードバックを提供したり、質問したりすることができます。
• プロジェクトのステータス更新機能(プロジェクトの「進捗」タブ)を使用して、マイルストーンの達成、期日、またはリスクなど、プロジェクトの進捗についての重要な更新情報を伝達しましょう。
• 同僚、関連するタスク、プロジェクト、会話を@メンションして、説明やコメントに直接リンクしましょう。
  
  

2.ポートフォリオとワークロードで複数のイベントの進捗をモニタリングし、タスクの割り当てを管理する

イベントの進捗を理解し、チームの余力を測る

ために、普通、イベント計画者は会議やメール、スプレッドシートなどから情報を収集しますが、これは時間がかかり、正確さに欠けることも。 そこですべてのイベント計画が入ったプロジェクトポートフォリオを作成すれば、進捗やイベントの日程、優先度をすべて1か所でリアルタイムに確認できます。

続いて「ワークロード」タブを使えば、Asanaですでに割り当てられているタスクに基づいてイベント全体のチームのキャパシティを可視化できます。 ワークロードによって、インフォームドディシジョン(情報を得た上で行う決定)によるタスクの割り当てを行うことで、仕事量のバランスを取り、イベントを順調に進められます。

Asanaでイベントを計画および管理するためのリソース

視覚的な学習者の方が多いですか？ Asanaのお客様がイベントをどのように計画しているかを知りたいですか？ 以下のリソースをご覧ください。