新入社員の入社 時には、必要な情報をすべて入手し、必要な書類を確実に完成させ、円滑な移行を確保することは困難な場合があります。 一般的に、新入社員が完全な生産性を達成するには8か月かかります。 Asanaのプロジェクトテンプレートを使用すると、オンボーディングプロセスを最初から最後まで追跡できます。 従業員は何をする必要があるのか、どこで情報を見つけることができるのかを把握し、すばやく稼働できるようになります。
記事に沿ってオンボーディングプロジェクトを構築しましょう。また、記事の下にあるリソースもご利用ください。
| 新入社員のオンボーディング用のリソース | リンク |
|---|---|
| Asanaテンプレート | テンプレートを使用 |
| ケーススタディ | Dow Jonesのマーケティングチーム、The Education Trust - West、およびPOMTがAsanaで新入社員のオンボーディングを行い急成長している方法を見る |
オンボーディングプロジェクトの作成方法
プロジェクトを作成してオンボーディングテンプレートとして使用してください。 プロジェクトに「[名前] HRオンボーディングテンプレート」と名前を付けます。新入社員ごとにこのプロジェクトを複製し、社員名を入れてプロジェクト名を更新します。
「福利厚生」「確定拠出年金」「IT」「参考資料」などのセクションを追加して、プロジェクトを整理します。
各セクションに「福利厚生に加入」「確定拠出年金に加入」「コンピューターを会社のプリンターに接続」などのタスク を追加します。タスク説明には明確な指示を入力し、必要なファイルを添付して、@メンションで他のタスクやプロジェクトを参照できるようリンクします。 「コンピューターの注文」などのタスクを適切な部署の社員に割り当てます。
プロジェクトをテンプレートとして保存します。 プロジェクトのヘッダーのドロップダウンをクリックし、「テンプレートに変換」を選択します。 新たに社員が入ったら、テンプレートをコピーするだけです。 新入社員からのオンボーディングに関するフィードバックがあれば、テンプレートを更新し、全員にとってオンボーディングができるだけスムーズになるようにしましょう。
オンボーディングプロセスに関わるチームメンバーをプロジェクトに招待して、タスクを割り当てます。
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新入社員は、オンボーディングに必要なタスクや書類を把握できます。 またタスク内で直接質問をすることもでき、自信を持って次の段階に進むことができます。
オンボーディングプロジェクトを管理するためのヒント
多くの新入社員を管理しなければなりませんか？ ポートフォリオでオンボーディングの進捗を追跡する
大勢採用した場合は特に、採用責任者や新入社員のオンボーディングプロセスに関わる社員にとって全員の進捗を追跡するのは至難の業。 一回限りのチャットでフォローアップを試みたり、わからないことがあれば質問をしてくるだろうと期待する代わりに、新入社員の新人研修プロジェクトをポートフォリオに追加して、全員の状況を把握しましょう。 これにより1か所で最新状況を確認でき、問題の早期発見にもつながります。
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チーム別のオンボーディングテンプレートを作成する
事務手続きと福利厚生のための人事プロジェクトに加えて、各チームまたはマネージャーはチーム別にオンボーディングテンプレートプロジェクトを作成しましょう。 新入社員が会社の目標とチームの目標を確認するためのタスクをテンプレートに含めると、新入社員は最初から方向性を理解してスピードを上げることができます。 チームのオンボーディングプロジェクトには、会社全体ではなく、その部署特有のタスクを含めることができます。 各テンプレートのタスクの一部が同じ場合は、複数のプロジェクトにタスクを追加できるので、仕事が重複したり新入社員が混乱したりすることがありません。
たとえば、セールスチームに販売パイプラインとリードスコアリングに関する文書があれば、テンプレート内にこれらをレビューするタスクを作成して、書類を添付しましょう。 その他にも「ジョンとコーヒーミーティングをする」や「戦略計画を確認する」といったタスクも作成できます。適切なチームメイトにタスクを割り当てて、新しいチームメイトが円滑に適応できるようにします。
カスタムフィールドを使ってオンボーディングタスクを優先順位や種類別に分類
カスタムフィールドを使うと、重要な情報が明確になり、タスク内で簡単に目を通せるようになります。 フィールド名と値はカスタマイズ可能で、特定の情報を取り込むためのドロップダウンや数値フィールド、テキストフィールドを作成できます。 ドロップダウンでオンボーディングタスクの優先順位を示せば、新入社員は最初に取り組むべきことがわかります。
また、タスクを「実行可能」または「参照」に分類することもできます。これにより、後でカスタムフィールドで検索してソートできるため、新入社員はオフィスマップなどの情報を簡単に見つけたり、タスクを完了した後でも特定の情報を保持したりできます。
プロジェクト上部にある青色の「カスタムフィールドの追加」リンクをクリックして、カスタムフィールドをプロジェクトに追加してください。 ここでコストなど追跡が必要なデータに関連するカスタムフィールドを作成・管理できます。
