팀을 위한 규칙 수립

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작업 사용 규칙

Asana 는 개인이 아이디어를 보태고 실행 항목을 진행할 수 있을 때 진가를 발휘합니다. 이 도움말은 작업 배정에 익숙해지는 데 도움이 됩니다.

작업 이름 지정하기

작업에 구체적이고 명확하며 실행에 기반한 이름을 지정하는 것이 좋습니다. 가능하면 동사를 사용하세요. 예를 들어, 작업에 “블로그 포스트” 라는 제목을 붙이는 대신 “[블로그 제목] 블로그 포스트” 라는 제목을 붙이고 “[블로그 제목] 블로그 포스트 게시하기” 라는 두 번째 작업을 생성합니다. 

작업 설명 작성하기 

작업 설명은 작업을 완료하는 데 필요한 모든 정보를 담당자에게 제공해야 합니다. 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

  • 작업 설명에 관련 사람을 @ 멘션하고 관련 작업, 프로젝트 또는 메시지를 하이퍼링크하여 관련 작업을 연결합니다.
  • 외부 업무를 포함하도록 링크와 첨부 파일을 추가하고 정보를 중앙 집중화합니다.
  • 작업을 다른 작업에 종속된 것으로 표시하여 선행 작업이 완료되면 팀원이 작업을 시작할 수 있도록 합니다.
  • 작업 설명에 서식 있는 텍스트를 사용하여 텍스트와 목록 형식으로 메시지를 명확히 전달합니다. 

시작일 및 마감일 추가

마감일이 파악되는 즉시 현실적인 마감일을 지정하거나 대략적인 가이드로 예상 마감일을 추가합니다. 마감일 을 통해 업무의 우선순위를 정하고 마감일을 준수할 수 있습니다.

시작일을 추가하여 마감일까지 업무를 완료하려면 팀원이 언제 작업을 시작해야 하는지 명확히 알 수 있게 합니다.

협업 참여자 추가

팀원과 관련 이해관계자를 협업 참여자 로 추가하여 작업 진행 상태에 대한 최신 정보를 공유합니다

협업 참여자는 수신함 알림을 받게 되며 설정에 따라 이메일을 통해 알림을 받습니다.

나에게 배정된 작업 업데이트하기

작업을 배정받으면 해당 업무가 진행될 수 있도록 책임져야 합니다.

  • 작업을 좋아요 표시하여 작업을 요청한 사용자에게 해당 작업을 확인했음을 알립니다.
  • 질문이나 업데이트가 있으면 작업에 바로 댓글을 답니다. 
  • 마감일을 변경하면 댓글을 추가하여 그 이유를 설명합니다.
  • 가장 관련성이 높은 댓글을 상단에 고정합니다. 이렇게 하면 모든 댓글을 읽지 않고도 쉽게 찾을 수 있습니다.
  • 작업을 처리할 대역폭이 없다면 작업을 생성자에게 다시 배정하거나
  • @ 멘션하여 팀원에게 맡을 수 있는지 물어봅니다.
  • 작업에 사용자 지정 필드가 있는 경우 사용자 지정 필드를 적절히 작성하고 업무가 진행될 때마다 해당 필드를 계속 업데이트합니다.

하위 작업 사용하기

하위 작업을 배정할 때는 담당자가 상위 작업이나 하위 작업의 설명에서 충분한 배경 정보를 얻을 수 있도록 해야 합니다. 너무 많은 상위 작업 사이에 하위 작업이 파묻히지 않도록 하세요. 언제든 하위 작업을 작업으로 변환할 수 있습니다.

템플릿 작업 이름 지정하기

반복 가능한 워크플로를 위해 템플릿 작업이나 프로젝트를 복제합니다 . 템플릿을 만들 때 작업이나 프로젝트의 이름을 적절히 지정하여 팀원이 템플릿임을 명확히 알 수 있도록 합니다 (예: “템플릿” 또는 “복제용”). 이렇게 하면 작업이나 프로젝트를 검색을 통해 쉽게 찾을 수 있습니다.

프로젝트 규칙

신규 프로젝트 생성하기 및 이름 지정하기

프로젝트 를 사용하면 특정 이니셔티브, 목표 또는 중요한 업무와 관련된 모든 작업을 한 곳에서 정리할 수 있습니다. 작업과 마찬가지로 누구나 프로젝트를 생성할 수 있습니다.

프로젝트 이름을 간결하게 지정하고 비슷한 성격의 이전 프로젝트와 이름을 일관되게 유지하여 팀이 더 쉽게 검색할 수 있도록 합니다. 예: FY24 내용 제작 캘린더 뒤에 FY25 내용 제작 캘린더 가 표시됩니다.

프로젝트 템플릿 사용하기

사용자 지정 템플릿을 생성하거나 Asana 템플릿을 사용하여 공통 워크플로와 프로젝트를 표준화하세요. 템플릿 을 사용하면 프로젝트를 빠르게 시작하고 중요한 단계를 놓치지 않을 수 있습니다.

사용자 지정 필드 추가하기

사용자 지정 필드를 설정하여 프로젝트에서 생성한 모든 작업의 중요한 정보를 추적합니다.

규칙을 설정할 때 팀이 프로젝트에서 사용할 표준 사용자 지정 필드를 정의합니다.

상태 업데이트 보내기

상태 업데이트를 통해 프로젝트가 어떻게 진행되는지 명확히 알 수 있습니다. 프로젝트 소유자나 전담 팀원은 정기적으로 프로젝트 상태 업데이트를 보내야 합니다

  • 프로젝트 상태를 설정하여 이해관계자가 프로젝트가 계획대로 진행 중인지 또는 위험한 상태인지 알 수 있도록 하세요.
  • 팀원 은 질문과 피드백이 있을 때나 후속 작업을 생성하고 싶을 때 상태 업데이트에 응답할 수 있습니다.
  • 프로젝트 소유자는 매주 프로젝트 상태를 업데이트하도록 리마인더를 켤 수 있습니다.

프로젝트 완료 및 보관

완료된 프로젝트는 상태 업데이트에서 완료로 표시해야 합니다. 보관하기 전에 프로젝트를 완료할 것을 추천합니다. 보관은 프로젝트 관리자만 가능합니다.

더 많은 프로젝트 팁

  • 프로젝트 설명에 목표와 목적을 정의하여 팀원에게 각 프로젝트의 의의를 알립니다
  • 프로젝트 개요를 설정하면 팀원이 언제든지 프로젝트 브리프를 찾고 프로젝트 역할을 확인할 수 있습니다.
  • 섹션 섹션을 추가하여 프로젝트를 정리하고 단계나 카테고리를 구분합니다.

프로젝트 관리하기

프로젝트를 생성하면 기본 설정 상 프로젝트 소유자가 됩니다. 진행 상태 보기에서 프로젝트 소유자를 변경할 수 있습니다. 

  • 새로운 작업이 생성되면 작업에 담당자와 마감일이 지정되어 있는지 확인하고, 적절한 섹션으로 옮기고, 사용자 지정 필드를 업데이트합니다.
  • 워크플로 자동화 및 시간 절약 프로젝트 규칙 추가.
  • 마일스톤을 설정하여 진행 상태의 주요 지점을 모니터링합니다.
  • 여러 프로젝트를 관리한다면 이를 포트폴리오에 추가하여 정리하고 모니터링합니다.

협업 모범 사례

팀을 위한 컨벤션 프로젝트 생성

Asana 사용에 대한 규칙 및 모범 사례 목록이 포함된 참조 프로젝트를 생성합니다. 이렇게 하면 모든 구성원이 동일한 내용을 파악하고 팀 규칙을 참조할 수 있습니다.

컨벤션 프로젝트는 팀이 Asana를 사용하는 방식에 대해 신입 사원을 신속하게 업데이트할 수 있는 귀중한 온보딩 리소스가 되기도 합니다. Asana

이메일 규칙

메시지 사용하기

 Asana 내에서 모든 내부 커뮤니케이션에 대해 이메일 대신 메시지를 사용하여 동료와 소통하고 관련 업무를 쉽게 연결하는 것이 좋습니다. 필요에 따라 팀원에게 이메일 대신 Asana 를 사용하도록 친절히 알려주세요. 개인, 팀, 프로젝트에 메시지를 보낼 수 있습니다.

이메일 알림 사용하기

Asana 는 새로운 활동에 대한 이메일 알림을 보내기 때문에 Asana 를 항상 사용하지 않는 팀원도 업데이트를 파악할 수 있습니다. 

모든 팀원이 Asana를 자주 확인하는 습관이 들기 전까지는 이메일 알림을 계속 켜두는 것이 좋습니다. 내 설정 을 통해 켜고 끌 수 있습니다.

팀 내에서 주고받는 이메일 줄이기

이메일 주소는 조직 외부의 사람에게 연락하기에는 적합하지만, 업무를 계획하고, 관리하고, 우선순위를 지정하기에는 적합하지 않습니다.

Asana for Gmail 부가 기능Asana for Outlook 앱을 사용하면 이메일 수신함에서 이메일을 직접 실행 가능한 항목으로 빠르게 변환할 수 있습니다. 이러한 이메일 연동을 사용하면 팀은 업무 수행 방식을 바꾸지 않고도 이메일에서 Asana 로 업무를 원활하게 전환할 수 있습니다.

Slack + Asana

도구를 지속적으로 전환하지 않고도 Slack + Asana 연동을 사용하여 Slack에서 작업에 대해 쉽게 조치를 취할 수 있습니다.  

추가 리소스

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