포트폴리오는 모든 Business 및 Enterprise 고객이 사용할 수 있습니다.
포트폴리오를 사용하면 한 곳에서 중요한 모든 프로젝트를 전체적으로 파악할 수 있습니다. 프로젝트 포트폴리오 관리를 통해 가장 중요한 프로젝트를 체계적으로 정리하고, 계획대로 진행되고 있는지 실시간으로 확인하고, 팀에 진행 상태를 알리면서 자세한 정보를 살펴볼 수 있습니다. Android 및 iOS 기기에서도 포트폴리오에 액세스할 수 있습니다.
보고서 온라인 교육으로 인사이트 얻기 에서 포트폴리오를 활용하는 방법을 알아보세요. 지금 등록하세요.
포트폴리오를 통해 워크로드에 액세스할 수도 있습니다. 사이드바에서 포트폴리오를 클릭하고 원하는 포트폴리오를 선택한 다음 워크로드 탭으로 이동하세요.
포트폴리오 생성
포트폴리오를 생성하려면:
- 사이드바에서 포트폴리오 를 클릭하세요.
- + 생성 버튼을 클릭하거나,
- 새 포트폴리오 타일을 클릭합니다
포트폴리오 보기
포트폴리오를 클릭하면 포트폴리오에 포함된 모든 프로젝트를 전체적으로 파악할 수 있습니다.
포트폴리오 보기에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 포트폴리오에 프로젝트를 추가합니다
- 각 프로젝트의 최신 상태 확인
- 각 프로젝트의 진행률 (%) 보기
- 프로젝트의 마감일 또는 날짜 범위를 보거나 편집합니다
- 프로젝트의 우선순위 보기 또는 편집하기
- 각 프로젝트의 사용자 지정 필드 값 보기
- 프로젝트 소유자
보기
프로젝트를 포트폴리오에 추가하려면
다음과 같은 방법으로 포트폴리오 내에서 프로젝트를 추가할 수 있습니다.
- 작업 추가 를 클릭하여 기존 프로젝트를 검색합니다.
- + 작업 추가 옆에 있는 드롭다운 화살표를 클릭하고 새 프로젝트 생성 을 선택하여 새 프로젝트를 생성합니다.
- + 업무 추가 옆의 드롭다운 화살표에서 템플릿을 선택하여 프로젝트 템플릿에서 프로젝트를 추가합니다
.
언제든지 포트폴리오에서 프로젝트를 제거할 수 있습니다.
포트폴리오에서 프로젝트를 제거하는 방법:
- 프로젝트 이름 옆에 표시되는 점 세 개 아이콘을 클릭합니다.
- 포트폴리오에서 제거 를 클릭하세요.
프로젝트 템플릿을 포트폴리오에
추가하려면
- 사용자 지정 을 클릭하세요.
클릭하세요.
프로젝트 템플릿이 포트폴리오에 추가되면 업무 추가 옆에 있는 드롭다운 메뉴에 표시되며 포트폴리오 내에서 새 프로젝트를 생성하는 데 사용할 수 있습니다.
포트폴리오에 새 템플릿을
추가하는 방법은 다음과 같습니다.
- From + 프로젝트 추가 템플릿 왼쪽 바에서 템플릿을 선택하고 + 포트폴리오에 추가 버튼을 클릭합니다.
포트폴리오에서 템플릿을 삭제하는
방법:
- 포트폴리오에서 템플릿을
프로젝트 개요
포트폴리오에서 원하는 프로젝트를 클릭하면 해당 프로젝트의 개요를 볼 수 있습니다.
프로젝트 개요에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 프로젝트 소유자를 선택합니다
- 마감일이나 날짜 범위를 추가하거나 편집합니다
- 프로젝트에 직접 액세스하여 작업, 리소스, 타임라인을 확인합니다.
- 프로젝트의 우선순위 추가 또는 편집
- 프로젝트의 최신 상태를 확인하거나 프로젝트의 상태를 직접 업데이트합니다
상태 업데이트
포트폴리오 진행 상태 섹션에서는 작업하고 있는 포트폴리오의 상태를 빠르고 간편하게 살펴볼 수 있습니다. 상태 보고서를 사용하면 정보가 풍부하고, 반복 가능하고, 실행 가능한 상태 업데이트를 생성하고 주요 이해관계자와 업무 현황을 공유할 수 있습니다.
포트폴리오 진행 상태
포트폴리오에서 진행 상태 탭을 클릭하면 포트폴리오의 현재 진행 상태를 요약한 정보가 표시됩니다.
진행 상태 보기에서 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.
- 포트폴리오가 계획대로 진행 중인지, 위험한 상태인지, 계획에서 벗어났는지, 보류 중인지 확인하세요.
- 계획대로 진행 중인 프로젝트, 위험한 상태인 프로젝트, 계획에서 벗어난 프로젝트의 수와 총 프로젝트 수를 확인할 수 있습니다.
- 포트폴리오의 상태 업데이트
- 포트폴리오 소유자, 날짜 범위 또는 설명을 확인하거나 변경할 수 있습니다.
- 포트폴리오와 관련된 목표를 확인하거나 변경할 수 있습니다
- 최근 상태 업데이트를 확인할 수 있습니다
포트폴리오 상태 업데이트 생성
방법
언제든지 포트폴리오의 상태를 업데이트할 수 있습니다. 상태는 블록 구조로 템플릿처럼 구성되어 있어 Asana에서 실제 수행 중인 작업에 관련 배경 정보를 포함할 수 있습니다.
상태 업데이트
생성하기
새로운 상태 업데이트를 생성하는
방법은 다음과 같습니다.
- 포트폴리오의 진행 상태 보기에서 상태 업데이트 아이콘을 클릭합니다
상태 업데이트 창에서는 다음을 할 수 있습니다.
- 제목을 추가합니다
- 진행 상태, 포트폴리오 소유자, 날짜를 포함한 상태 업데이트 세부 정보를 입력합니다.
- 사용자 지정 필드 표시 또는 숨기기
- 요약 포함
- 실적 강조 표시
- 방해 요소 설명
- 하이라이트를 업데이트 내용으로 드래그하여 업데이트 내용을 공유하세요.
- 업데이트를 입력한 후 파란색 게시 버튼을 클릭합니다.
계획대로 진행 중, 위험함, 계획에서 벗어남 또는 보류 중 의 포트폴리오 상태를 선택하고 최소 하나의 텍스트 블록을 선택해야 포트폴리오 상태 업데이트를 게시할 수 있습니다.
상태 업데이트에 하이라이트
추가하기
계획대로 진행 중인 프로젝트나 위험한 상태인 프로젝트와 같은 하이라이트를 상태 업데이트에 끌어다 놓아서 작업 현황을 명확하게 전달할 수 있습니다. 이러한 하이라이트를 추가하면 팀이 최근에 달성한 성과나 진행에 방해가 되는 요소 등에 대한 인사이트를 시각화하여 살펴볼 수 있습니다.
하이라이트를 추가하고 상태 업데이트를 게시하면 Asana에서 해당 블록 구조와 순서를 나중에 업데이트하기 위해 기억해 놓습니다.
달성한 성과, 방해 요소, 다음 단계 섹션을 끌어서 놓으면 순서를 변경할 수 있습니다.
상태 업데이트에 차트
추가하기
상태 업데이트에 차트를 추가하면 팀이 진행하고 있는 업무에 대한 자세한 인사이트를 시각화하여 살펴볼 수 있습니다. 상태 업데이트에 차트 블록을 끌어다 놓을 수 있습니다.
액세스 제어
사용자는 프로젝트에 대한 액세스 권한을 가지고 있지 않은 협업 참여자를 상태 업데이트에 추가할 수 있습니다. 이렇게 추가된 협업 참여자는 업데이트의 모든 내용을 볼 수 있지만, 액세스 권한을 가지고 있지 않은 프로젝트 하이라이트나 요소를 클릭하면 접근이 차단됩니다.
포트폴리오의 경우, 이렇게 하면 포트폴리오에 있는 모든 프로젝트에 대한 액세스 권한을 가지고 있지 않은 사용자도 진행 상태 탭에서 포트폴리오 상태 업데이트를 모두 볼 수 있습니다.
포트폴리오 보기 옵션 및 마일스톤
포트폴리오를 정렬하는 특정 방식이 있다면 해당 방식을 모든 사용자의 기본 보기로 저장할 수 있습니다.
포트폴리오 보기를 변경하는 방법:
- 화면 오른쪽 상단에서 슬라이더 아이콘을 클릭합니다.
- 진행 상태 유형이 표시되면 작업 또는 마일스톤 중 하나를 선택합니다.
- 상태, 프로젝트 소유자, 마감일 또는 알파벳순으로 포트폴리오를 보려면 선택합니다
포트폴리오 보기에서의
마일스톤
포트폴리오 타임라인에 마일스톤이 표시됩니다.
파란색 다이아몬드 기호는 마일스톤을 나타냅니다. 마일스톤은 주요 이벤트를 보여주며, 프로젝트 계획에서 주요 지점을 나타냅니다. 마일스톤은 프로젝트가 진행되는 동안 이정표 역할을 하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있게 해줍니다.
마일스톤 기호를 클릭하면 프로젝트의 작업에 관한 더 상세한 정보를 확인할 수 있습니다.
포트폴리오 보기에 최대 12개의 마일스톤을 표시할 수 있으며, 이를 초과하면 목록이 잘려서 표시됩니다.
포트폴리오에 있는 프로젝트를 클릭하여 프로젝트 개요에서 프로젝트의 마일스톤을 볼 수 있습니다.
포트폴리오의 프로젝트 개요에서 다음을 할 수 있습니다.
- + 아이콘을 클릭하여 새 마일스톤을 추가합니다.
- 프로젝트의 완료된 마일스톤 및 미완료된 마일스톤을 확인합니다
또한, 드롭다운에서 직접 사용자 지정 필드를 추가한 후 선택한 필드로 포트폴리오를 정렬할 수 있습니다.
사용자 지정 필드 관리
방법
프로젝트 보기의 필드 아이콘에서 + 필드 추가를 클릭할 수 있는 드롭다운 메뉴가 제공됩니다.
여기서 사용자 지정 필드를 추가할 수 있는 팝업 창이 나타납니다.
전환 버튼이 파란색이면 사용자 지정 필드가 활성화된 것입니다.
사용자 지정 필드를 추가하는 방법:
- Create new (새로 생성) 를 클릭합니다.
- 필드 제목 표시줄에 새로운 사용자 지정 필드 이름을 입력합니다
- 필드 생성을 클릭하여 새로운 필드를 추가합니다
필드로
정렬하기
프로젝트 보기의 정렬 슬라이더에서 다양한 필드 옵션으로 워크로드를 정렬할 수 있습니다.
이제 업무 단계를 분류하거나, 우선순위를 지정하거나, 진단할 수 있으며, 특정 필요에 따라 정렬할 수 있습니다.
사용자 지정 필드 롤업
포트폴리오 계산을 통해 포트폴리오에 보기 전용 사용자 지정 필드 열을 추가할 수 있습니다. 이 열은 포트폴리오의 프로젝트에 있는 전역 사용자 지정 필드 또는 시간 추적 필드의 숫자 데이터를 요약합니다.
즉, 포트폴리오에서 벗어나지 않고도 프로젝트의 기본 데이터를 추적할 수 있습니다.
포트폴리오에 롤업을 추가하는
방법
- 포트폴리오 보기의 오른쪽 상단에서 + 필드 추가 버튼을 클릭합니다
클릭합니다.
- 계산 추가 를 선택하고 사용 가능한 숫자 계산 중에서 선택합니다.
- 포트폴리오의 다른 필드처럼 이 필드를 추가하거나 제거할 수 있습니다
Google 스프레드시트로 포트폴리오 내보내기
포트폴리오를 생성한 뒤 언제든지 Google 스프레드시트로 내보낼 수 있습니다.
Google 스프레드시트로 포트폴리오를 내보내려면:
- 포트폴리오 제목 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 탭합니다
- 내보내기 위에 마우스 커서를 올려놓고 Google 스프레드시트를
선택합니다
CSV로 포트폴리오 내보내기
포트폴리오를 CSV로 내보낼 수도 있습니다. CSV로 내보낼 때는 사용자 지정 필드가 포함됩니다.
포트폴리오를 CSV로 내보내려면:
- 포트폴리오 제목 옆에 있는 점 세 개 아이콘을 탭합니다.
- 내보내기 위에 마우스 커서를 올려놓고 CSV를
선택합니다
포트폴리오 멤버 및 공유
Asana에서 언제든지 팀원과 포트폴리오를 공유하거나 팀원을 포트폴리오 멤버로 추가할 수 있습니다.
공유 버튼을 클릭하여 포트폴리오 멤버 화면에 액세스하면 다음을 수행할 수 있습니다.
- 포트폴리오 링크를 복사하여 동료와 공유합니다
- 포트폴리오 멤버 추가
- 멤버를 포트폴리오 소유자로 설정하거나 포트폴리오에서 제거합니다
포트폴리오 멤버로 추가되면 수신함 알림을 받게 됩니다. 또한, 포트폴리오 페이지에 액세스할 때 해당하는 포트폴리오 옆에 새 아이콘이 표시됩니다.
비공개 프로젝트가 포함된 포트폴리오를 공유하는 경우, 포트폴리오를 공유하는 사용자에게 위 스크린샷 화면의 알림이 화면 아래에 표시됩니다.
포트폴리오 타임라인
포트폴리오 타임라인을 사용하면 이니셔티브 순서를 시각화하고, 공유하고, 조정할 수 있어 리소스를 최대한 활용하고 마감일을 준수할 수 있습니다.
포트폴리오 타임라인에 액세스하기
포트폴리오 타임라인에 액세스하려면 먼저 포트폴리오 탭을 클릭한 다음 포트폴리오를 선택합니다.
그런 다음 타임라인 탭을 클릭하여 포트폴리오 타임라인을 봅니다.
포트폴리오 타임라인 툴바
포트폴리오 툴바에서 다음을 할 수 있습니다.
- 날짜를 기준으로 프로젝트 필터링
- 일, 주, 월, 분기, 반기 또는 연도별로 보기 필터링
- 색상을 설정하거나 특정 색상이 있는 사용자 지정 필드를 선택하십시오
포트폴리오 검색
고급 검색을 사용하여 포트폴리오 내에 있는 정보를 검색할 수 있습니다.
홈페이지에서:
- 검색 을 클릭하세요.
- 검색을
클릭합니다.
여기에서 검색 매개 변수를 입력하고 추가 필터를 클릭한 다음 포트폴리오에서 포트폴리오 내에서 검색합니다.
Asana에서 설명 필드나 댓글 필드에 포트폴리오를 @ 멘션하여 포트폴리오를 검색할 수도 있습니다. 포트폴리오가 비공개인 경우, 검색 결과에 표시하려면 포트폴리오에 대한 액세스 권한을 가지고 있어야 합니다.
포트폴리오 대시보드
포트폴리오의 대시보드 탭을 클릭하면 매일 수행하는 업무의 진행 상태를 개략적으로 살펴볼 수 있는 차트와 시각 자료가 표시되어 팀의 진행 상태를 빠르게 살펴볼 수 있습니다.
기본적으로 포트폴리오 대시보드에는 시작을 돕기 위한 사전 설정 차트가 포함되어 있지만, 필요에 따라 차트를 추가, 제거 또는 사용자 지정할 수 있습니다. 대시보드 탭에 처음으로 액세스할 때 차트가 자동으로 채워집니다. 아무것도 설정하지 않아도 됩니다. 포트폴리오 대시보드는 탭에 방문하거나 페이지를 새로고침할 때마다 자동으로 업데이트되기 때문에 최신 정보를 확인할 수 있습니다.
대시보드 탭에서는 다음을 확인할 수 있습니다.
- 작업 개수 카드 (완료됨, 미완료, 마감일 지남, 총 개수)
- 맞춤 설정할 수 있는 차트 4개
포트폴리오 대시보드는 작업 및 중첩된 포트폴리오의 데이터를 포함하여 선택한 포트폴리오의 데이터만 포함하도록 사전 필터링됩니다.
참고: 포트폴리오 대시보드는 뷰어의 권한을 기반으로 데이터를 표시합니다. 즉, 포트폴리오의 모든 데이터에 대한 액세스 권한이 없는 시청자는 대시보드에서 불완전한 데이터를 볼 수 있습니다. 포트폴리오 개인 정보 설정에 대해 더 알아보세요.
사전 설정 차트
프로젝트별 미완료 작업 - 막대 차트
프로젝트별로 작업을 보고 팀의 효율성과 잠재적인 업무 지연을 파악할 수 있습니다. 또는 사용자 지정 필드를 바꿔서 비교해 보세요.
모든 프로젝트 (프로젝트 상태별) - 도넛 차트
상태와 각 상태 슬라이스의 크기에 따라 프로젝트를 빠르게 살펴보세요. 미완료 프로젝트가 파이의 작은 부분인지 큰 부분인지 확인할 수 있습니다.
담당자별 예정된 작업 - 막대 사탕형 차트
업무가 팀에 어떻게 배정되는지 파악하세요. 누가 탁월하고 누가 과부하가 걸릴 수 있는지 빠르게 확인할 수 있습니다.
소유자별 프로젝트 - 롤리팝
팀의 각 구성원이 소유한 프로젝트의 수를 빠르게 파악하여 작업량과 실행 가능한 업무량을 파악할 수 있습니다.
보고서 문서에서 사용할 수 있는 다양한 차트 유형에 대해 자세히 알아보세요.
중첩된 포트폴리오
포트폴리오에 포트폴리오를 추가하면 여러 프로젝트 간에 업무를 원활하게 통합하고 추적할 수 있습니다. 이를 통해 업무를 수월하게 모니터링하고 이해관계자와 진행 상태를 공유할 수 있습니다.
포트폴리오에 포트폴리오 추가하기
현재 포트폴리오에 포트폴리오를 추가하려면 업무 추가 아이콘을 클릭하고 포트폴리오 이름을 선택하거나 입력합니다.
중첩된 포트폴리오에서
타임라인 및 워크로드 보기
포트폴리오가 포함된 포트폴리오에서는 타임라인 및 워크로드 탭이 비활성화됩니다. 중첩된 포트폴리오를 제거하면 타임라인 및 워크로드 탭을 다시 활성화할 수 있습니다.
포트폴리오 공개 범위 설정
포트폴리오 소유자는 포트폴리오를 비공개 또는 공개로 설정할 수 있습니다.
포트폴리오를 비공개로 설정하면 포트폴리오 멤버만이 포트폴리오 내에 있는 콘텐츠에 액세스할 수 있으며, 조직이나 작업 공간에서는 해당 포트폴리오를 검색할 수 없습니다. 포트폴리오를 공개로 설정하면 조직이나 작업 공간에서 포트폴리오를 검색할 수 있습니다.
포트폴리오의 공개 및 비공개 설정 전환 방법
포트폴리오 내에서:
- 공유 아이콘을 클릭합니다
여기에서 포트폴리오를 비공개로 설정하거나 조직 또는 작업 공간에 공개하도록 설정할 수 있습니다.
포트폴리오 FAQ
포트폴리오에 관해 자주 묻는 질문을 정리했습니다.
누가 내 포트폴리오를 볼 수 있나요?
포트폴리오의 공개 범위를 설정하면 URL을 공유하는 조직 내 구성원은 누구나 회원님의 포트폴리오에 액세스할 수 있습니다. URL에 접속하면 해당 구성원의 포트폴리오 보기에서 최근 섹션에 회원님의 포트폴리오가 자동으로 표시됩니다. 포트폴리오에 비공개 프로젝트가 있으면 화면 하단에 알림이 표시되어 일부 프로젝트가 비공개임을 알려줍니다.
비공개 포트폴리오는 포트폴리오 멤버만 액세스할 수 있습니다.
내 포트폴리오에 프로젝트를 추가하면 어떻게 되나요?
예, 귀하는 자동으로 모든 프로젝트의 프로젝트 상태 팔로워가 됩니다. 포트폴리오에 있는 프로젝트 중 상태 업데이트가 있다면 알림을 받게 됩니다.
어떻게 포트폴리오에 사용자 지정 필드를 추가할 수 있나요?
포트폴리오를 정렬하는 특정 방식이 있다면 모든 사람이 사용할 수 있도록 기본 보기로 저장할 수 있습니다. 또는, 포트폴리오 보기 내의 필드 아이콘에서 + 필드 추가를 클릭할 수 있는 드롭다운 옵션이 제공됩니다. 여기서 사용자 지정 필드를 추가할 수 있는 팝업 창이 나타납니다.
필드 추가 탭에서는 다음이 가능합니다.
- 필드 제목 추가
- 필드 제목을 추가합니다.
- 설명 추가
- 조직 전체에서 재사용할 수 있도록 필드를 조직의 필드 라이브러리에 추가합니다.
어떻게 툴바에서 사용자 지정 필드를 생성할 수 있나요?
툴바에서 사용자 지정 필드를 추가하려면 사용자 지정 을 클릭하고 + 필드 추가 를 클릭합니다.
필드 추가 탭에서는 다음이 가능합니다.
- 필드 제목을 추가합니다
- 필드 유형을 선택합니다
- 설명 추가
- 조직 전체에서 재사용할 수 있도록 필드를 조직의 필드 라이브러리에 추가합니다.
포트폴리오당 최대 20개의 필드를 추가할 수 있습니다. 또한, 언제든지 5개의 필드를 포트폴리오 보기에 표시할 수 있습니다.
포트폴리오 한도는 무엇인가요?
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얼마나 많은 포트폴리오를 생성할 수 있나요? 제한이 없습니다
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얼마나 많은 포트폴리오를 동시에 '최근' 섹션에 표시할 수 있나요? 최대 20개의 포트폴리오를 표시할 수 있으며, 시간 제한은 없습니다
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얼마나 많은 프로젝트를 포트폴리오에 추가할 수 있나요? 최대 500개 (보관된 프로젝트 포함)
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얼마나 많은 사용자 지정 필드를 포트폴리오에 추가할 수 있나요? 최대 30개
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얼마나 많은 사용자 지정 필드를 동시에 포트폴리오 보기에 표시할 수 있나요? 최대 30개
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얼마나 많은 포트폴리오 주간 보고서 이메일 알림을 매주 수신할 수 있나요? 최대 20개
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얼마나 많은 프로젝트가 각 주간 보고서 이메일에 포함되나요? 최대 50개이지만, 제공된 링크에 따라 더 많은 프로젝트를 볼 수 있습니다.
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