Asana 활동에 관한 최신 정보를 파악하려면 이메일 알림을 받거나 수신함을 사용할 수 있습니다.
네 가지 이메일 알림 설정이 있습니다.
- 활동 업데이트
- 멘션만
- 일일 요약
- 주간 보고서
이메일 알림 설정
이메일 알림 설정에 액세스하는 방법:
- 상단 바에 있는 내 프로필 사진을 클릭하고 내 설정... 을 선택합니다.
- 알림 탭으로 이동합니다
- 해당하는 칸에 확인/확인 취소 표시를 하여 이메일 알림을 켜거나 끕니다
수신함에서 이메일 알림 설정에 접근할 수도 있습니다.
- 사이드바에서 메시지함 을 클릭합니다.
- 오른쪽의 점 세 개 아이콘을 클릭하여 메뉴를 확장합니다
- Manage notifications 를 선택합니다.
알림 끄기
이메일 알림을 받길 원치 않는 경우, 위의 지침에 따라 알림을 끄면 Asana 수신함에서만 알림을 확인할 수 있습니다.
알림을 줄이고 최대한 수신함의 번잡함을 줄이는 방법:
- 이메일 알림을 끕니다
- 협업 참여자로 되어 있는 작업, 메시지 또는 프로젝트에서 본인을 제거합니다
- 내 설정 에서 프로젝트별로 알림을 조정합니다
삭제된 팀과 삭제된 프로젝트에 대한 알림은 삭제된 팀이나 프로젝트를 복구할 수 있는 링크를 포함하고 있기 때문에 끌 수 없습니다.
알림을 필터링하는 방법:
수신함으로 가서 다음 기준에 따라 알림을 필터링합니다.
- 나에게 배정된 작업
- @ 멘션함
- 내가 배정한 작업
- 읽지 않은 것만
일일 요약
Asana는 주말을 제외한 평일 (월 ~ 금) 에 그날그날 중점적으로 처리해야 하는 사항을 명확히 정리한 일일 업데이트를 발송합니다. 이 이메일에는 다음 세 가지 관련 섹션 중 하나 또는 모두가 포함됩니다.
곧 마감되는 작업: 회원님에게 배정된 작업 중 앞으로 5일 이내에 마감되는 작업입니다.
최근 배정된 작업: 이 섹션에는 작업 마감일의 유무와 상관없이 회원님에게 최근에 배정된 작업이 표시됩니다.
다른 사람에게 배정한 작업: 이 섹션에는 작업에 마감일이 지정되어 있는지와 상관없이 최근 회원님이 다른 사람에게 배정한 작업이 표시됩니다.
마감일이 지난 작업은 일일 요약 이메일에 표시되지 않습니다.
위 카테고리에 해당하는 작업이 없는 경우에는 해당 섹션이 이메일에 표시되지 않습니다.
활동 업데이트
다음 활동에 대해 이메일 알림이 발송됩니다.
- 작업이 배정된 경우
- 배정된 작업이 배정 취소된 경우
- 배정된 작업의 마감일이 변경된 경우
- 작업의 협업 참여자로 추가된 경우
- 협업 참여자인 작업에 새 파일이 추가된 경우
- 협업 참여자인 작업에 새로운 댓글이 달린 경우
- 협업 참여자인 작업이 완료됨으로 표시된 경우
- 협업 참여자인 작업에 좋아요가 표시된 경우
- 회원님의 댓글에 다른 사용자가 좋아요를 누른 경우
- 회원님의 첨부 파일에 다른 사용자가 좋아요를 누른 경우
- 회원님이 작업을 완료했다는 것에 다른 사용자가 좋아요를 누른 경우
- 멤버로 속해 있는 팀이나 프로젝트에서 메시지가 시작된 경우
- 팔로우 중인 메시지에 댓글이 게시된 경우
- 멤버로 속해 있는 프로젝트에 새 작업이 있는 경우
- 멤버로 속해 있는 프로젝트에 새로운 상태 업데이트가 게시된 경우
- 대기 중이던 작업의 상태가 변경된 경우
- 보드 보기 프로젝트 내에서 작업이 다른 열로 이동한 경우
- 승인해야 하는 작업이 배정된 경우
활동 알림은 다른 사용자가 실행한 동작과 변경 사항에 대해서만 발송됩니다. 회원님이 실행한 동작에 대해서는 알림을 수신할 수 없습니다.
작업과 메시지에서 협업 참여자로 협업하거나 자신을 제거하면 수신함 알림을 받거나 받지 않게 됩니다.
수신함 알림은 회원님이 작업을 완료하거나 작업에 관련된 다른 동작을 실행할 때 자동으로 생성됩니다.
알림에 회신하기
이메일 알림에 회신하여 다음을 할 수 있습니다.
- 작업을 완료로 표시하기: 메시지의 첫 단어를 Complete 또는 Done 이라고 입력하여 이메일에 회신합니다
- 작업에 댓글 달기: 이메일에 회신합니다
- 작업을 팀원에게 배정하기: 팀원의 이메일 주소를 이메일에 회신하여 받는사람: 란에 추가합니다
- 팀원을 작업의 협업 참여자로 추가하기: 참조 필드에 팀원의 이메일 주소를 추가하여 이메일에 회신합니다
이러한 팁은 이메일 알림 하단에도 기재되어 있습니다.
회신 대상 주소를 연락처 목록에 저장하지 마시기 바랍니다. 바뀔 것입니다.
주간 보고서
주간 보고서 이메일은 Asana Advanced, 엔터프라이즈, Enterprise + 플랜, 기존 플랜, 비즈니스, Legacy Enterprise 플랜에서 사용할 수 있습니다.
Asana에서 포트폴리오에 포함된 프로젝트의 상태 업데이트 정보가 담긴 이메일을 주 1회 발송해 드립니다.
매주 최대 20개의 주간 보고서 이메일을 받으실 수 있습니다.
업데이트 사항 일괄 발송
알림 여러 건이 1시간 이내의 간격으로 발송되는 경우, Asana는 이러한 알림을 이메일 1건으로 통합하여 일괄 발송합니다. 작업 배정과 같은 중요한 알림은 항상 개별적으로 전송되지만, 새로운 작업 생성이나 완료에 대한 업데이트는 일괄 처리됩니다.
이메일 알림 (일괄 발송 대상이 아닌 스토리에 대한 이메일 알림) 이 전송되기 전에 30초 대기 시간이 있습니다.
이메일 알림이 전송되는 30초 대기 시간은 중요한 알림에만 적용됩니다. 예를 들어 회원님에게 배정된 작업에 관련된 내용은 중요한 알림에 해당합니다. 상대적으로 덜 중요한 알림의 경우 대기 시간은 60분입니다.
회원님이 알림을 30초 간격 이내에 보관 처리한 경우 Asana는 해당 이메일 알림을 보내지 않게 됩니다.
일괄 발송 패턴
알림 유형별로 일괄 발송 패턴이 달라집니다.
일괄 발송이란 번잡함을 줄이기 위해 하나의 이메일로 알림을 보내고 일괄 발송 대상이 아닌 알림은 각 개별 업데이트 사항에 대해 개별적으로 알림을 발송하는 것을 의미합니다.
일괄 발송 대상 알림:
- 작업 배정 알림이 이전 담당자에게 일괄 발송됩니다 (현재 담당자에게는 일괄 발송되지 않음)
- 작업 완료에 대한 알림도 일괄 발송됩니다 (완료된 작업이 마일스톤에 해당하는 경우는 제외)
일괄 발송 대상이 아닌 알림:
- 사용자 사용자 지정 필드 변경됨 (활성화된 경우) 은 일괄 발송되지 않습니다
- 댓글에 대한 내용은 일괄 발송되지 않습니다
- 'X 님이 회원님이 기다리고 있던 마지막 작업을 완료했습니다' 라는 알림은 일괄 발송되지 않습니다
- 파일 알림은 일괄 발송되지 않습니다
프로젝트에 관한 이메일 알림
Asana 사용자는 협업하는 작업에 댓글이나 @ 멘션이 있으면 이메일 알림을 받습니다.
프로젝트의 모든 멤버는 댓글이나 @ 멘션이 있으면 이메일 알림을 받게 됩니다.
모든 프로젝트 멤버가 이메일 알림을 받으려면 작업 중인 프로젝트의 멤버 설정 에서 모든 멤버의 알림 상자에 체크 표시를 해야 합니다.
프로젝트에서 프로젝트 소유자가 변경되거나 멤버 요청이 있으면 프로젝트 멤버는 협업을 진행하고 있거나 팔로잉하는 작업의 필드 값이 변경된 경우에만 사용자 지정 필드 알림을 받습니다.
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