Universele rapporten is beschikbaar voor alle Asana Premium-, Business- en Enterprise-klanten.
Met universele rapporten kun je gegevens consumeren en vertalen in een visueel, gemakkelijk verteerbaar formaat. Personen op elk niveau van je organisatie kunnen grafieken combineren in dashboardweergaven om een snel overzicht te krijgen van de cijfers die zij het belangrijkst vinden. Met universele rapporten is het eenvoudig om een nauwkeurig beeld te krijgen van wat er in je team gebeurt, zodat je je team kunt afstemmen op duidelijke doelstellingen en prioriteiten kunt stellen.
Doe mee met onze virtuele training Inzichten verwerven met Rapportage om meer te weten te komen over effectief rapporteren in Asana. Registreer nu.
Rapportenoverzicht
Om toegang te krijgen tot de functie Rapporten, ga je in de zijbalk naar beneden en klik je op Rapporten.
Van hieruit kom je in een dashboard-hub waar je:
- De dashboads die je hebt gemaakt kunt zien
- De dashboards die met je zijn gedeeld (alleen bekijken)
- Op het driepunten-pictogram kunt klikken om een kleur en pictogram in te stellen, je dashboard te delen, te verwijderen, te bewerken of tot favoriet te maken
- Klik op Dashboard toevoegen om een nieuw dashboard te maken
Grafieken
Om een grafiek toe te voegen aan een nieuw of bestaand dashboard, klik je op Grafiek toevoegen
- U kunt een vooraf ingestelde grafiekoptie uit de sjabloonbibliotheek kiezen of ervoor kiezen om uw eigen grafiek te maken door te klikken op Aangepaste grafiek toevoegen
- Hier kun je het werk selecteren waarover je een rapport wil maken
Een taakgrafiek maken
Zodra u op Grafiek toevoegen klikt, selecteert u Rapport over taken.
U kunt taken opnemen van:
- Een organisatie
- Teams
- Portfolio 's
- Projecten van een bepaalde persoon(personen)
- Een ad hoc selectie van projecten
Je grafiek aanpassen
Zodra u het project hebt gekozen waarover u wilt rapporteren, kunt u uw grafiek maken of aanpassen.
Om je grafiek aan te passen:
- Ga naar Grafiekstijl en klik op het vervolgkeuzemenu
- Hier kunt u de kleur van uw grafiek kiezen
- Je kunt ook een een nieuw type grafiek kiezen
- Klik op Opslaan om uw eventuele wijzigingen op te slaan
U kunt de X-as-groeperingen aanpassen op:
- Verantwoordelijke
- Maker
- Tijd toegevoegd door*
- Aangepast veld
- Type taak
- Taakstatus
- Project
- Tijdperiode
De mogelijkheid om te groeperen op tijdperiode is alleen beschikbaar voor alle Asana Business- en Enterprise-klanten.
U kunt alleen globale aangepaste velden groeperen, dit zijn aangepaste velden die gedeeld worden over projecten
U kunt de Y-as-groeperingen aanpassen door:
- Aantal taken
- Tijd. Hiermee kunt u meten hoe lang het duurt om een taak te voltooien nadat ze werd aangemaakt.
- Tijdinvoer*. Hiermee kunt u kiezen tussen Werkelijke tijd en Geschatte tijd.
- De som of het gemiddelde van een willekeurig globaal numeriek aangepast veld. Bijvoorbeeld: een globaal veld om uren bij te houden.
Houd er rekening mee dat tijd toegevoegd door en tijdinvoer alleen beschikbaar zijn als u de tijdregistratievelden aan uw project hebt toegevoegd via het menu Aanpassen.
De mogelijkheid om te groeperen op voltooiingstijd is alleen beschikbaar voor alle Asana Business- en Enterprise-klanten.
Je kunt ook filters gebruiken om je grafieken aan te passen. Je kunt filteren op:
- Verantwoordelijke
- Maker
- Tijd toegevoegd door*
- Aangepast veld
- Subtaken: kies of u subtaken wilt uitsluiten of alleen subtaken in uw grafiek wilt zien
- Datum: dit kan de aanmaak-, voltooiings- of vervaldatum zijn
- Taken uitsluiten van portfolio 's, projecten eigendom van, of specifieke projecten
- Voltooiingsstatus van taak
Taakstatus
Donutgrafieken
Er zijn een paar belangrijke punten om op te merken over donutgrafieken:
- Donut-grafieken kunnen geen gemiddelden als maatstaf gebruiken, want de getallen moeten delen van een geheel zijn Donutgrafieken zijn ontworpen om verhoudingen of percentages van een geheel weer te geven. Elk gegevenspunt in een donutdiagram vertegenwoordigt een deel van het totaal en het diagram is verdeeld in segmenten om deze delen te illustreren. Aangezien gemiddelden een centrale tendens of een rekenkundig gemiddelde vertegenwoordigen, vertegenwoordigen ze niet inherent delen van een geheel.
- Als een taak over meerdere projecten is verdeeld en een grafiek vervolgens per project wordt gegroepeerd, wordt de taak afzonderlijk geteld voor elk project waaraan de taak is gekoppeld. Dit betekent dat de taak dubbel geteld zal worden, omdat het zal bijdragen aan de telling van elk project waartoe het behoort.
- Het aantal taken dat wordt weergegeven in een donutdiagram (het nummer in het midden) zal deze dubbele taken bevatten, omdat taken met meerdere homeruns meer dan één keer in dit aantal zullen worden opgenomen.
Rapportage over werkelijke tijd op verantwoordelijke en op tijdbijdrager
Gebruikers kunnen nu grafieken en dashboards maken voor de werkelijke tijd, gegroepeerd op taakverantwoordelijke of gegroepeerd op de persoon die de werkelijke tijd heeft toegevoegd. Dit stelt ons in staat om te zien hoeveel totale tijd een specifieke gebruiker heeft vastgelegd voor verschillende taken (als verantwoordelijke of als bijdrager).
Rapportage per tijdbijdrager
Gebruikers kunnen nu het filter voor tijdbijdragers gebruiken, genaamd Tijd toegevoegd door wanneer Werkelijke tijd is geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Y-as. Deze wijziging is beschikbaar in alle dashboards, inclusief project-, portfolio- en universele rapporten.
Rapporteren op tijdbijdrager:
- Klik eerst op Tijdinvoer en kies vervolgens Werkelijke tijd in het vervolgkeuzemenu Y-as.
- Kies Tijd toegevoegd door in het vervolgkeuzemenu X-as (dit verschijnt als een optie zodra u Werkelijke tijd hebt geselecteerd in het vervolgkeuzemenu Y-as.
Je kunt dit ook gebruiken als filter. Filter op tijdbijdrager door Tijd toegevoegd door te selecteren in het vervolgkeuzemenu Filter.
Vanuit grafiekaanpassingen kun je klikken op:
- Annuleren om de modus voor het maken van grafieken te verlaten
- Maken om deze grafiek in uw dashboard op te slaan
Lees ons artikel over projectdashboards voor meer informatie over de soorten grafieken en mogelijke use cases voor elk van hen.
Een projectgrafiek maken
Grafieken maken van projectmetadata is beschikbaar voor alle Asana Business- en Enterprise-klanten.
Door het maken van grafieken in projecten kunt u belangrijke gegevens van projecten, portfolio 's en teams begrijpen, bijhouden en vergelijken.
Om grafieken over projectmetadata te maken, selecteert u Rapport over projecten.
Klik op Grafiek toevoegen en selecteer het project waarover u wilt rapporteren. Je kunt projecten opnemen van:
- Een organisatie
- Teams
- Portfolio 's
- Projecteigenaars
- Specifieke projecten
U kunt meten op projectaantal of op numeriek aangepast veld.
Groepeer op projectaantal wanneer u numerieke aangepaste veldwaarden wilt vergelijken.
Een doelgrafiek maken
Grafieken maken over metagegevens van doelen is beschikbaar voor alle Asana Business- en Enterprise-klanten.
Wanneer je grafieken over doelen maakt, kun je de prestaties van je doelen in je hele organisatie bijhouden en een beter inzicht krijgen in hun gezondheid.
Om grafieken over metagegevens van doelen te maken, selecteer je Rapporteren over doelen.
Vanuit Doeltype kun je het volgende selecteren:
- Alle doelen
- Bedrijfsdoelen
- Teamdoelen
Voor de X-as kunt u kiezen tussen:
- Status
- Eigenaar
- Team
- Tijdperiode van het doel
Als je Tijdperiode doel selecteert, kun je het doel per kwartaal, half jaar, jaar, enz. bekijken.
Je kunt ook filters gebruiken om je grafieken aan te passen. Je kunt filteren op:
- Doeleigenaars
- Team
- Subdoelen
- Doelstatus
- Tijdperiode
Krijg een nauwkeurig beeld van wat er in je team gebeurt met Universal Reportting. Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis
Dashboardinteracties
- Beweeg met de muis over de grafiek en klik op het driepunten-pictogram om deze te verwijderen of te dupliceren
- Klik en sleep de grafieken om ze opnieuw te ordenen
Je kunt ook klikken op elk segment van de grafieken waartoe je toegang hebt, om de onderliggende gegevens te bekijken.
Dashboards delen
Standaard zijn alle dashboards privé voor de eigenaar van het dashboard.
Om de privacy-instelling op uw dashboard te wijzigen:
- Klik op de delen-knop bovenaan de dashboard-pagina
- U kunt dan kiezen om dit dashboard te delen met medewerkers van uw team
- Je kunt leden van het dashboard verwijderen of een nieuwe dashboard-eigenaar instellen
Wanneer medewerkers een gedeeld dashboard bekijken, hebben ze alleen-lezen toegang. Grafieken zien er hetzelfde uit voor iedereen die de dashboards bekijkt, en weerspiegelen de toestemmingen van de maker van het dashboard.
Wanneer u in een grafieksegment klikt, zien eventuele medewerkers alleen de onderliggende gegevens waartoe zij toegang hebben.
Beheerderinstellingen om uit te schakelen
Beheerders hebben de mogelijkheid om Universele rapporten uit te schakelen op domeinniveau in de beheerdersconsole. Als Universele rapporten uitgeschakeld is, zullen de gebruikers het tabblad Rapporten niet zien.
Als u het tabblad Rapporten niet ziet en denkt dat dit een vergissing is, neem dan contact op met uw beheerder om te praten over het inschakelen ervan.