De beheerdersconsole biedt alle Asana-beheerders en -superbeheerders de beheermogelijkheden die ze nodig hebben om Asana binnen hun organisaties te gebruiken.
Toegang krijgen tot de beheerdersconsole van de organisatie
Om toegang te krijgen tot de beheerconsole:
- Klik op je profielfoto
- Selecteer in het vervolgkeuzemenu Beheerdersconsole
Teambeheerders hebben geen toegang tot de beheerdersconsole.
Tabblad Inzichten
Vanaf het tabblad Inzichten kunt u:
- Krijg inzicht in hoe je organisatie Asana gebruikt door middel van statistieken op hoog niveau
- Recent toegevoegde teamgenoten bekijken
- Bekijk de meest invloedrijke leden in je organisatie (actieve leden die de meeste uitnodigingen hebben verstuurd, teams hebben gemaakt en projecten hebben gedeeld in Asana)
- Met Business kun je in de loop van de tijd gedetailleerde activiteiten voor betrokkenheid bekijken om trends te spotten in het gebruik van Asana door je organisatie
Alle leden in een organisatie beheren
Op het tabblad Leden kun je zien hoeveel leden en gasten je hebt in je Asana-organisatie, alsook hoeveel seats je beschikbaar hebt. Als je leden wilt toevoegen, beheerderstoegang wilt verlenen of de toestemmingen van een lid wilt intrekken, kun je dit eenvoudig doen.
Vanaf het tabblad leden kunt u:
- Nieuwe leden uitnodigen om lid te worden van een team in je organisatie
- Het aantal leden, gasten, nog niet beantwoorde uitnodigingen en het aantal beschikbare plaatsen in je organisatie identificeren
- Naar iemand in je organisatie zoeken
- Bekijk de naam van elke persoon, of ze een beheerder, lid of gast zijn en wanneer ze voor het laatst actief waren in je organisatie
- Profielinstellingen bewerken of verwijderen door je muis over hun naam te bewegen, op het driepunten-pictogram te klikken en één van de opties te kiezen.
Een lid in je organisatie uitschakelen
Om een persoon uit je organisatie te verwijderen, navigeer je naar het tabblad Leden van je beheerdersconsole.
Vind de naam van de persoon door naar beneden te scrollen of gebruik te maken van de zoekbalk. Zodra u de persoon hebt gevonden, klikt u op het pictogram met de drie puntjes en selecteert u verwijderen.
Op het volgende tabblad kunt u:
- Het lid kiezen aan wie je de taken opnieuw wilt toewijzen
- Op verwijderen klikken om de uitschakeling te bevestigen.
Het uitgeschakelde lid zal vervolgens in uw ledenlijst worden weergegeven als verwijderd.
Wat gebeurt er met de taken van een persoon die is verwijderd?
Nadat je iemand uit je organisatie hebt verwijderd, wordt een privéproject dat voorheen taken bevatte die aan deze persoon waren toegewezen, opnieuw gegenereerd. Je kunt dit project aan jezelf of aan een ander lid van je organisatie toewijzen. Zo kun je makkelijk taken die in afwachting staan aan de juiste persoon toewijzen om door hen beheerd te worden.
Een eenvoudige oplossing voor het delegeren in de volgende stap is het selecteren van meerdere taken waarvan de toestemming van de eigenaar is ingetrokken, zodat je voor taken meerdere acties tegelijk kunt uitvoeren en ze zelfs in bulk aan jezelf of andere leden van de organisatie kunt toewijzen.
U kunt hierover meer lezen in ons FAQ-artikel.
De tijd van de uitschakeling zal in de kolom Laatste activiteit verschijnen.
Een uitgeschakeld lid herstellen
Herstel een gedeactiveerd lid door zijn of haar naam te vinden in het tabblad Leden. Klik vervolgens op het driepunten-pictogram en selecteer Herstellen.
Selecteer in het volgende venster Herstellen.
Als het opnieuw activeren mislukt, ontvangt de beheerder van je organisatie een taak waarbij wordt gevraagd contact op te nemen met ons ondersteuningsteam.
Filteren op lidtype
Op het tabblad Leden van je beheerdersconsole kun je je ledenlijst filteren op type lid. Klik hiervoor op het vervolgkeuzepijltje naast het lidtypefilter en kies tussen Alles, Beheerder, Lid, Gast, Uitgenodigd of Verwijderd.
Teamtoegang
Het tabblad Teamtoegang op de instellingen van een lid... biedt beheerders inzicht in waar specifieke gebruikers toegang toe hebben en de mogelijkheid om de lidmaatschapsstatus te bewerken.
Vanuit Profielinstellingen bewerken kunnen beheerders naar mijn instellingen van een lid navigeren om toegang te krijgen tot teams en deze te beheren.
Om toegang te krijgen tot de mijn instellingen van een lid:
- Klik op het driepunten-pictogram tegenover een geselecteerd lid om opties weer te geven
- Klik in de vervolgkeuzelijst op Profielinstellingen bewerken
Navigeer hiervandaan naar Teamtoegang waar u door teams kunt bladeren, de teamtoegang kunt bewerken en leden aan teams kunt toevoegen en uit kunt verwijderen.
Klik op Team toegang om:
- De teams waar een gebruiker lid van is weer te geven
- Een gebruiker aan een team in de organisatie toe te voegen
- Haal het vinkje weg om een gebruiker uit een team te verwijderen
- Sla uw wijzigingen na elke update op
Leden sorteren op naam, type en laatste activiteit
Je kunt ook je lid, gasttype en laatste activiteit op naam sorteren (alfabetische volgorde of omgekeerd alfabetische volgorde), zodat je kunt zien hoe recent iemand zich voor het laatst bij de organisatie heeft aangemeld en of er nog uitnodigingen openstaan.
Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV
Lidmaatschapsgegevens exporteren naar CSV:
- Klik op het tabblad Leden op het pictogram met de drie puntjes
- Klik op CSV van Leden aanvragen
U ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.
Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:
- Naam
- E-mailadres
- Afdeling
- Datum toetreding organisatie
- Uitgenodigd door
- E-mailadres persoon die uitnodigde
- Eerste logindatum
- Loginmethode
- MFA-status
- Laatste activiteit
- Type
- Aantal teams
- Teams
- Aantal projecten
- Projecten
Teams beheren
Op het tabblad Teams kun je:
- Een nieuw team in je organisatie maken
- Van elk team de naam, het aantal leden, de privacytoestemmingen, aanmaakdatum en maker bekijken
- Een team bewerken door met uw muis over het pictogram met de drie puntjes naast het veld Gemaakt door te bewegen en te klikken op de optie Team bewerken die verschijnt
Teamgegevens exporteren naar CSV
Superbeheerders van een betaalde organisatie of afdeling kunnen hun teamlijst naar CSV exporteren via het tabblad Teams op hun beheerdersconsole.
Teamgegevens exporteren naar CSV:
- Navigeer naar het tabblad Teams
- Klik op Exporteren als CSV
U ontvangt een e-mailbericht met een link om te downloaden.
Het gedownloade CSV-bestand heeft de volgende velden:
- Team
- Aantal leden
- Privacy
- Gemaakt op
- Beschrijving
- Leden (e-mail)
- Leden met beperkte toegang (e-mail)
- Uitnodiging in behandeling (e-mail)
CSV-exports van organisaties en afdelingen helpen beheerders bij te houden welke afdelingen Asana gebruiken en zo het seatgebruik te controleren en de centrale facturering binnen IT te beheren. De afdeling of het teamveld kan vooraf worden ingevuld met behulp van onze SCIM-integraties met Azure AD en Okta.
Grote organisaties kunnen baat hebben bij CSV-exporten wanneer ze terugboekingen van afdelingen willen faciliteren.
Privacy-instellingen team
Superbeheerders van Enterprise-organisaties kunnen een standaard privacyniveau voor teams in hun organisatie instellen.
Wanneer ze zijn ingesteld zullen ze de vooraf geselecteerde optie zijn bij het maken van een nieuw team. Makers van een team blijven de mogelijkheid hebben andere privacyniveaus in te stellen als ze dat willen.
Om de standaard privacy-instellingen in te stellen navigeer je naar de beheerdersconsole en klik je op het tabblad Beveiliging. Vervolgens klik je op Privacy-instellingen team.
Vanaf het volgende tabblad kunt u uw standaardinstelling kiezen.
Tijdsperiodes beheren
Asana stelt een standaard fiscaal jaar in voor alle organisaties en nieuwe doelen zullen onmiddellijk tijdsperiodes hebben. Deze tijdsperiodes helpen je om Asana af te stemmen met je boekjaar en kunnen worden gebruikt voor bedrijfs- en teamdoelen. De standaard startdatum van het jaar is 1 januari, maar je kunt je beheerdersconsole gebruiken om dit te wijzigen.
Klik in uw
Individuele gebruikers kunnen ook handmatig periodes toevoegen aan bestaande doelen. Wanneer beheerders wijzigingen aanbrengen in hun fiscale jaar, worden deze wijzigingen gereflecteerd en toegepast op alle doelen waar er geen aangepaste vervaldatum is, of die afwijkt van het datumbereik van de periode.
Factureringsinformatie beheren
Opmerking: de onderstaande informatie is niet van toepassing op elke beheerder, omdat deze functie nog steeds wordt uitgerold.
Zowel factureringsbeheerders als beheerders van betaalde organisaties hebben toegang tot factureringsgegevens via de beheerdersconsole. Als een beheerder wijzigingen aanbrengt in het tabblad Facturering, ontvangt de factureringsbeheerder een e-mailbericht.
U kunt hier meer informatie vinden over hoe u uw beheerders kunt controleren en bijwerken.
Vanaf het tabblad Facturering kunt u:
- Wijzig uw abonnementstype of annuleer uw abonnement
- Werk uw factureringsinformatie bij en voeg een betalingsmethode toe
- Je laatste factuur of je factuurgeschiedenis bekijken en downloaden
- Het seatgebruik bekijken en seats toevoegen of verminderen
- Een andere factureringsbeheerder aanwijzen
- Neem contact op met ons ondersteuningsteam
De bovenstaande opties kunnen variëren naargelang uw type abonnement.
Facturen weergeven en downloaden
Eigenaren en beheerders van facturering kunnen alle eerdere facturen weergeven en downloaden.
Je kunt je laatste factuur en je factuurgeschiedenis bekijken onder Facturen in het tabblad Facturering van de beheerdersconsole. U heeft ook de mogelijkheid om alle facturen voor een bepaald jaar te downloaden.
Zo opent u uw factuurgeschiedenis:
- Klik op Factuurgeschiedenis
- Alle facturen bekijken
- Klik op het downloadsymbool om het jaar in bulk te downloaden of selecteer een bepaalde maand
De grootte en het niveau van je abonnement veranderen of bewerken
Vanaf je beheerdersconsole kun je gemakkelijk je betaalde abonnement veranderen van Premium naar Business of omgekeerd.
Vanaf de beheerdersconsole:
- Klik op het tabblad Facturering
- Klik op Abonnement wijzigen.
Van hieruit kun je kiezen tussen Asana Premium en Business. Zodra u het door u gewenste niveau heeft gekozen, klikt u op Bevestigen en wijzigt u het abonnement.
Je moet de factureringsbeheerders of beheerders van het abonnement zijn om de grootte van het abonnement te bewerken of het niveau te wijzigen.
Veiligheid
Vanaf het tabblad beveiliging kunnen superbeheerders het volgende beheren:
- Authenticatie
- Google SSO voor je organisatie in- of uitschakelen
- SAML-authenticatie
- Tweestapsverificatie
- Stel in hoe lang leden aangemeld kunnen blijven bij Asana
- Wachtwoordinstellingen
- Wachtwoordvereisten instellen voor leden van de organisatie
- Forceer het resetten van het wachtwoord in de
- Besturing beheerder
- Instellingen gastuitnodiging
- Opties bestandsbijlage
- Privacy-instellingen team
- Toestemmingen voor het delen van alleen-lezen-link
- Toegangsrechten voor formulieren
- Rapporttoestemmingen
- Toestemmingen voor video-opname
- Toestemmingen tijdregistratie
- Beheerderstoegang: Bepaal wie de beheerders van je organisatie zijn.
- Naleving
- Gegevensopslag
- Mobiele apps
- Functies voor controle over mobiele data zijn beschikbaar voor Enterprise-klanten.
Organisatiebeheerders beheren
Vanuit je beheerdersconsole kun je de beheerders en superbeheerders van je organisatie bepalen.
Organisatiebeheerders hebben bewerkingsrechten tot de bedrijfsmissieverklaring.
Wachtwoordsterkte
Je kunt je wachtwoordsterkte kiezen door eerst in het tabblad Beveiliging van je beheerdersconsole te klikken en vervolgens op Wachtwoordsterkte.
U kunt kiezen tussen een eenvoudig en sterk wachtwoord. Eenvoudige wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en sterke wachtwoorden moeten uit minstens 8 tekens bestaan en moeten tekens bevatten van op z 'n minst drie van de volgende types: kleine letters, hoofdletters, nummers en speciale tekens.
Wijzigingen aan de sterkte van het wachtwoord hebben alleen effect op nieuw gemaakte wachtwoorden.
Organisatiebreed wachtwoord resetten
Deze functie is beschikbaar voor superbeheerders van Asana Premium-, Business- en Enterprise-organisaties.
Vanuit de beheerdersconsole kunt u een organisatiebrede wachtwoordreset forceren voor gebruikers die toegang hebben tot uw organisatie.
1. Leden of gasten die een Asana-wachtwoord hebben, worden uitgelogd. Ze ontvangen vervolgens een e-mail met een link om het wachtwoord opnieuw in te stellen en worden gedwongen om een nieuw wachtwoord te kiezen voordat ze opnieuw inloggen.
2. Leden of gasten die geen Asana-wachtwoord hebben, worden alleen uitgelogd.
3. Leden of gasten die inloggen met SAML of Google SSO en geen Asana-wachtwoord hebben, worden alleen uitgelogd.
Gebruikers die zich aanvankelijk bij Asana hebben aangemeld door een wachtwoord in te stellen en sindsdien een upgrade hebben uitgevoerd om in te loggen met SAML of Google SSO, zullen een e-mail ontvangen waarin hen wordt gevraagd hun wachtwoord opnieuw in te stellen. Dit heeft geen effect op hun SAML/Google SSO-wachtwoord.
Bedieningselementen voor gastenuit
Superbeheerders van Enterprise-organisaties of -afdelingen kunnen bepalen wie gasten kan uitnodigen (mensen zonder e-mailadres van het bedrijf) voor uw Asana-organisatie. Superbeheerders kunnen een van de drie onderstaande opties kiezen om te bepalen wie gasten kan uitnodigen:
Enkel beheerders
-
Beheerders en organisatieleden
-
Iedereen (hieronder vallen zowel leden als gasten van de organisatie)
Als u een van deze opties voor uw organisatie wilt inschakelen, kunt u dit doen door de beheerdersconsole te openen en naar het tabblad Beveiliging te gaan.
Zo krijg je toegang tot de besturingselementen voor het uit
- Navigeer naar het tabblad Beveiliging van de beheerdersconsole
- Klik onder Beheerder op Instellingen gastuitnodiging
Hier moet je:
- Selecteert u een van de opties voor het uitnodigen van
- Klik op Wijzigingen opslaan.
Zodra dit ingeschakeld is, ontvangen gebruikers die de mogelijkheid hebben om gasten uit te nodigen voor de organisatie een foutmelding wanneer ze dit proberen te doen in Asana.
Als u niet de superbeheerder bent, kunt u de beheerder(s) van uw organisatie vinden door op uw profielfoto in de rechterbovenhoek te klikken, de beheerdersconsole te openen en de superbeheerder te bekijken onder het tabblad Leden door Beheerder te selecteren in de vervolgkeuzelijst met leden.
Vertrouwde gastdomeinen
Bedrijfsbeheerders en superbeheerders kunnen gebruikmaken van de functie vertrouwde gastdomeinen, zodat ze een lijst kunnen maken met goedgekeurde externe domeinen van waaruit gebruikers met toestemming voor het uitnodigen van gasten gasten kunnen uitnodigen. Zie het bovenstaande gedeelte over de controle op het uitnodigen van gasten voor meer informatie.
Gastuitnodigingen kunnen alleen worden verzonden naar die e-maildomeinen op de goedgekeurde lijst, wat zorgt voor meer veiligheid en controle over de samenwerkingen van je organisatie. Als een gebruiker een gastuitnodiging probeert te sturen naar iemand van een niet-vermeld domein, krijgt deze een foutmelding.
Vertrouwde gastdomeinen instellen
Vertrouwde gastdomeinen kunnen alleen worden ingeschakeld als de toestemming voor het uitnodigen van gasten is ingesteld op Beheerders en leden of Beheerders, leden en gasten. De functie kan niet worden geactiveerd als de toestemmingen voor het uitnodigen van gasten zijn ingesteld op alleen beheerders.
- Navigeer naar het tabblad Beveiliging van de beheerdersconsole.
- Klik onder Beheerder op Instellingen gastuitnodiging.
- Selecteer Alleen vertrouwde domeinen in de sectie Vertrouwde gastdomeinen.
- Klik op Domeinen toevoegen en typ de domeinen in die je vertrouwt. Druk nogmaals op Domeinen toevoegen om te bevestigen.
Zorg ervoor dat de domeinen exact overeenkomen. Het toevoegen van het domein acme.com heeft geen betrekking op subdomeinen zoals app.acme.com of acme.co.uk. Dergelijke subdomeinen moeten afzonderlijk worden toegevoegd.
Vertrouwde gastdomeinen verwijderen
Zoek het domein in de lijst die je wilt verwijderen, klik op het prullenbakpictogram en bevestig je keuze door op opslaan te drukken.
De functie voor vertrouwde gastdomeinen deactiveren:
Om de instellingen terug te zetten, schakel je het beheer van de vertrouwde gastdomeinen terug naar Elk domein.
Mobiele apps
Functies voor controle over mobiele data zijn beschikbaar voor Enterprise-klanten.
Voeg extra beveiliging toe aan de mobiele apps van Asana (iOS en Android) zodat de gegevens van je organisatie worden beschermd terwijl je team toch overal kan werken en samenwerken.
Als superbeheerder kun je voor je organisatie de volgende functies voor controle over mobiele data gebruiken
Biometrische authenticatie
Door biometrische authentificatie te activeren, kun je gebruikers toestaan Asana op mobiele apparaten te ontgrendelen met behulp van hun vingerafdruk of gezichtsherkenning. Je kunt instellen hoe vaak gebruikers zich opnieuw moeten authentificeren.
Toestemmingen voor schermopnames (alleen Android)
Kies of gebruikers in je organisatie in de mobiele app screenshots mogen nemen.
Bijlagetoestemmingen
Beperk downloads of de mogelijkheid om bijlagen te delen in Asana op mobiele apparaten.
Widgettoestemmingen
Beperk het gebruik van de de startscherm-widget van Asana op mobiele apparaten, zodat gebruikers taken niet rechtstreeks vanaf het startscherm van de telefoon kunnen bekijken.
Toestemmingen voor kopiëren en plakken
Beperk de machtigingen voor kopiëren en plakken in de mobiele app.
E-mail beveiligingscontact
Superbeheerders voor betaalde organisaties hebben de mogelijkheid om in hun beheerconsoles een e-mail voor beveiligingscontact toe te voegen om beveiligingsupdates van Asana te ontvangen. Deze functie betekent dat Asana weet waar ze deze belangrijke mededelingen naartoe moeten sturen.
Superbeheerders voor betaalde afdelingen kunnen toegang tot deze functie krijgen door contact op te nemen met ons ondersteuningsteam.
Als superbeheerder voor een betaalde organisatie log je in op het Asana-account met de superbeheerderrol voor je organisatie. Navigeer van daaruit naar de beheerdersconsole, klik op Beveiliging in de zijbalk en vervolgens op E-mail voor beveiligingscontact.
Voer het e-mailadres in waarnaar je Asana berichten over beveiliging wilt laten sturen.
Google SSO
Superbeheerders moeten eerst inloggen met hun Google-account om Google SSO in te schakelen. Als u bent ingelogd met e-mail en wachtwoord, hoeft u alleen maar uit te loggen en opnieuw in te loggen met de blauwe knop Google-account gebruiken.
Wanneer u op het tabblad Beveiliging op Google Apps-authenticatie klikt, kunt u:
- Google Sign-in ofwel als optioneel, of als vereist voor alle leden instellen
- Zodra je een optie hebt gekozen, klik je op Configuratie bewaren
Gasten van de organisatie kunnen altijd met e-mail en wachtwoord inloggen, ongeacht of Google SSO vereist is voor leden of niet.
SAML
Enterprise-organisaties kunnen ook SAML inschakelen vanaf het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.
Time-out SAML-sessie
Superbeheerders kunnen in de beheerdersconsole een time-out voor de SAML-sessie instellen van 1 uur tot 30 dagen. Leden zullen automatisch worden uitgelogd en zullen worden gevraagd opnieuw in te loggen nadat de specifieke ingestelde time-out is verstreken.
Instellingen
Vanaf het tabblad Instellingen kunt u:
- De naam van uw organisatie wijzigen
- De lijst van geverifieerde domeinen van je organisatie weergeven of wijzigen
- Een export als JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in je organisatie
Besturing beheerder voor kunstmatige intelligentiefuncties
De kunstmatige intelligentie (AI) -functies van Asana gebruiken machine learning om gegevens en/of inhoud te sorteren, filteren, categoriseren of anderszins te analyseren om gebruikers in je organisatie te helpen hun werk te optimaliseren.
Raadpleeg dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over welke gegevens worden gebruikt en welke AI-functies kunnen worden beheerd door admins.
Optimaliseer met Asana Intelligence
Klanten kunnen ervoor kiezen Asana Intelligence-functies in te schakelen voor hun organisatie. Als Asana Intelligence-functies niet zijn ingeschakeld:
- De gebruikers in de organisatie hebben geen toegang tot de AI-functies.
- De gegevens van de organisatie worden niet verwerkt om deze functies mogelijk te maken.
Geavanceerde functies die worden geboden door OpenAI worden niet beheerd door deze beheerdersinstellingen. Ze zijn momenteel alleen beschikbaar via een exclusieve opt-in bètavoorziening. Vul dit formulier in om deel te nemen aan onze bèta-wachtlijst als je geïnteresseerd bent om in aanmerking te komen voor geavanceerde toegang voor je domein.
Asana Intelligence-functies in- en uitschakelen
Superbeheerders kunnen Asana Intelligence-functies als volgt in- of uitschakelen:
- Klik op je profielfoto in Asana en ga naar de beheerdersconsole
- Klik op het tabblad Instellingen.
- Selecteer onder Domeininstellingen Optimaliseer met Asana Intelligence
In dit venster kunt u ervoor kiezen om Asana Intelligence voor uw hele organisatie/domein in of uit te schakelen door het juiste vakje aan of uit te vinken.
Door Asana Intelligence uit te schakelen, worden de metagegevens van je organisatie niet gebruikt om Asana Intelligence te informeren en wordt deze ervaring voor de hele organisatie uitgeschakeld.
Functies voor kunstmatige intelligentie zijn niet beschikbaar voor werkruimtes in Asana.
Als u een beheerder bent van een organisatie die geen superbeheerders heeft, kunt u deze functies uitschakelen, maar kunt u ze niet opnieuw inschakelen. Om ze in te schakelen, moet je het verificatieproces voor superbeheerder voltooien of contact opnemen met het ondersteuningsteam. Er wordt een waarschuwingsbanner weergegeven in het product voordat een beheerder deze wijziging aanbrengt.
Voor meer informatie over hoe Asana je informatie verwerkt, kun je de privacyverklaring van Asana bekijken.
Bezoek dit Helpcentrum-artikel voor meer informatie over Asana Intelligence.
Bewerkbaarheidsbesturingselementen profielveld
Asana heeft SCIM-integraties met toonaangevende platforms voor identiteitsproviders waarmee klanten gebruikersprofielinformatie zoals de titel en afdeling in Asana kunnen importeren. Aangezien deze informatie wordt geïmporteerd uit identiteitssystemen, willen beheerders mogelijk bepalen of gebruikers deze informatie in Asana kunnen bewerken met behulp van profielveldbesturingselementen.
Superbeheerders kunnen kiezen welke profielvelden gebruikers kunnen bewerken door te gaan naar Beheerdersconsole > Beveiliging > SCIM-gerelateerde instellingen > Gebruikersprofielinstellingen
We raden alleen aan om gebruikers te beperken in het bewerken van deze informatie in Asana als uw organisatie gebruikersprofielvelden via SCIM synchroniseert met Asana. Anders zullen gebruikers de mogelijkheid missen om deze informatie aan hun profielen toe te voegen.
Beheerders kunnen vergrendelde kenmerken nog steeds bijwerken namens andere gebruikers door wijzigingen aan te brengen in de profielen van de gebruikers via het tabblad Leden in de beheerdersconsole.
Superbeheerders kunnen de besturingselementen voor het bewerken van profielvelden in- of uitschakelen voor functietitel of afdeling of team.
Wanneer superbeheerders bewerkingen hebben beperkt tot functietitel- en afdelings- of teamvelden, zien gebruikers deze velden vergrendeld voor bewerkingen wanneer ze naar hun profielinstellingen gaan.
Domein exporteren
Superbeheerders kunnen een export in de vorm van een JSON-bestand aanvragen van alle gegevens in je organisatie. Je kunt dit doen op het tabblad Instellingen van je beheerdersconsole. Houd er rekening mee dat domeinexport een Enterprise-functie is.
Superbeheerders kunnen ervoor kiezen om alleen tekst te exporteren, of tekst en bijlagen te exporteren.
Bepaalde soorten bijlagen, zoals videotranscripties, omslagfoto 's voor formulieren en afbeeldingen van gebruikersprofielen worden momenteel niet geëxporteerd. Als je gegevens nodig hebt die je niet kunt exporteren, neem dan contact met ons op.
App-beheer en -integraties
App-beheert biedt superbeheerders in Enterprise-organisaties de mogelijkheid de apps, persoonlijke toegangscodes (Pat 's) en serviceaccounts die actief zijn in hun domein te monitoren en te besturen.
Afdelingsbeheerders en beheerders die geen superbeheerder zijn, hebben geen toegang tot deze functie
Superbeheerders kunnen nu zelf het volgende doen in de beheerdersconsole:
- Bekijken welke apps verbonden zijn en toegang hebben tot gegevens in het domein
- Bepaalde apps blokkeren zodat ze niet door gebruikers in het domein kunnen worden gebruikt
- Een domein in 'goedkeuringsmodus' zetten. In deze modus zijn geen apps toegestaan, tenzij ze expliciet zijn goedgekeurd door de superbeheerder.
- Beheer serviceaccounts
- Het wel of niet toestaan van het gebruik van Pat 's in het domein.
- Laat regels al dan niet toe geactiveerd te worden door webaanvragen van externe services.
Als je nog aanvullende vragen hebt over het blokkeren van functies of besturingselementen, kun je contact opnemen met je klantsucsteam of Asana-ondersteuning.
Voor meer informatie over service-accounts kun je ons artikel over service-accounts lezen.
Verbonden apps bekijken
- Navigeer naar de beheerdersconsole
- Navigeer naar de sectie Apps in de linkerzijbalk en je belandt op het tabblad Apps beheren, Verbonden apps. Dit toont een lijst met alle apps die door gebruikers in het Asana-domein zijn verbonden, samen met wanneer de app voor het laatst in dit domein is gebruikt (dit duurt 24 uur om bij te werken)
Wanneer je op een van deze apps
- Korte beschrijving van de app indien beschikbaar
- Wie de ontwikkelaar is en eventuele links naar ondersteuning of privacybeleid die de ontwikkelaar heeft verstrekt
- Recente gebruiksstatistieken
- Toestemmingen verleend aan de app
Algemene app-instellingen
Een superbeheerder moet beslissen hoe ze apps willen beheren. Er zijn 3 belangrijke bedieningsmodi die te vinden zijn op de pagina met algemene app-instellingen.
Alle apps toestaan (standaard)
Beheerders kunnen een lijst met geblokkeerde apps beheren, anders kunnen alle apps standaard worden gebruikt
App-goedkeuring vereisen
Beheerders beheren een lijst met goedgekeurde apps. Apps kunnen niet worden gebruikt, tenzij ze op een lijst met goedgekeurde apps staan.
Externe automatiseringstoestemmingen
Beheerders kunnen regels toestaan of weigeren geactiveerd te worden door webaanvragen van externe services.
Als een organisatie in de stand 'app vereist goedkeuring' staat, en een gast die een app gebruikt die niet is toegestaan lid wordt van de organisatie, wordt de app geblokkeerd en wordt de gast hiervan via e-mail op de hoogte gesteld.
Apps blokkeren
Dit wordt gebruikt om apps expliciet te blokkeren.
- Navigeer naar de apps-pagina of een specifieke app vanaf de pagina Verbonden apps
- Klik op de knop Blokkeren
Dit verhindert alle gebruikers in het domein (leden + gasten) verbinding te maken met deze apps en deze te gebruiken. Bestaande gebruikers kunnen fouten te zien krijgen en de app zal niet langer functioneren. Bij gebruikers in meerdere domeinen verhindert de blokkade het gebruik van de app in elk van hun domeinen.
De blokkade van apps ongedaan maken
Navigeer naar de apps-pagina of een specifieke app vanaf de pagina met verbonden apps Klik op de knop Blokkade ongedaan maken. Als je organisatie in de stand "app-goedkeuring vereisen" staat (zie hieronder), maak je de blokkade ongedaan door de app goed te keuren.
Eenmaal geblokkeerd, kunnen bestaande gebruikers verplicht zijn om opnieuw in te stellen/opnieuw te authenticeren, afhankelijk van hoe de app zich gedraagt
App-goedkeuringen
Als de organisatie in de stand “app-goedkeuring vereisen” staat, zullen gebruikers verhindert worden een app te verbinden die niet op de lijst met goedgekeurde apps die door de superbeheerders kan worden beheerd. Gebruikers zien in plaats daarvan een bericht met een optie om goedkeuring van de beheerder te vragen.
Als de gebruiker op Aanvraag sturen klikt, wordt er een e-mail gestuurd naar het gewenste e-mailadres zoals geconfigureerd op de pagina met algemene app-instellingen. Standaard zijn dit alle superbeheerders, maar dit kan worden geconfigureerd.
De beheerder ontvangt een e-mail die lijkt op het bovenstaande voorbeeld.
Wanneer superbeheerders in Asana op app beheren klikken worden ze naar de pagina met app-gegevens geleid om de app te kunnen goedkeuren.
De gebruikers die de aanvraag hebben ingediend ontvangen ook een e-mail om hen te laten weten dat de beheerder op de hoogte is gesteld. Het e-mailadres van de gebruiker staat ook vermeld in de e-mail waarmee de app is aangevraagd. We raden aan een proces op te zetten om aanvragen die binnenkomen te controleren en/of gebruikers te informeren over wat de volgende stappen kunnen zijn, afhankelijk van hoe je bedrijf dit aanpakt.
Beheerders in Enterprise-organisaties kunnen nu een lijst bekijken van alle apps die zijn aangevraagd. Om alle goedkeuringsverzoeken te bekijken:
- Navigeer naar de beheerdersconsole en klik op Apps in de linkerbalk.
- Selecteer Apps beheren en kies het tabblad Goedkeuringsverzoeken.
Persoonlijk toegangstoken beheren
Persoonlijke toegangstokens kunnen door gebruikers in de organisatie worden gebruikt om hun eigen scripts en automatiseringen te maken. Persoonlijke toegangstokens hebben toegang tot alles waar de maker toegang toe heeft. Een lijst van actieve persoonlijke toegangstokens die toegang hebben tot uw organisatie, de gebruiker die het heeft gemaakt en de laatste keer dat het token in uw domein is gebruikt, kan bekeken worden op de pagina Persoonlijke toegangstokens.
Beheerders kunnen persoonlijke toegangstokens op verzoek intrekken door op de knop Intrekken te klikken. Zodra u een persoonlijk toegangstoken (PAT) intrekt, wordt het token verwijderd en kan het niet langer worden gebruikt. De ontwikkelaar die het token heeft gemaakt, ontvangt een e-mail om hem te laten weten dat zijn PAT is verwijderd.
Persoonlijke toegangstokens kunnen voor het domein worden in- of uitgeschakeld op de pagina Algemene app-instellingen
Wanneer persoonlijke toegangstokens worden uitgeschakeld, zullen alle bestaande persoonlijke toegangstokens van gebruikers in de organisatie worden ingetrokken en geblokkeerd. Dit kan de gebruikers verstoren. Supergebruikers moeten dus voordat ze hiertoe overgaan de gebruikers in hun organisatie op de hoogte stellen.
Bronnen
Vanaf het tabblad bronnen kunt u:
- Verbind je team met tutorials voor het onboarden en tips om aan de slag te gaan in Asana
- Vind bronnen om je team te helpen Asana onder de knie te krijgen en nieuwe manieren te ontdekken om het te gebruiken
- Beheerdersfuncties verkennen en begrijpen
Uitschakelen van bestandsbijlagen
De mogelijkheid om bestandsbijlagen uit te schakelen is een Enterprise-functie die beschikbaar is voor superbeheerders.
Met de functie voor het uitschakelen van bestandsbijlagen kunnen superbeheerders ervoor zorgen dat Asana-implementaties in hun hele organisatie voldoen aan alle beveiligings- en consistentievereisten met betrekking tot het blokkeren van bestandsbijlagen die beperkt zijn volgens het beveiligingsbeleid en de voorkeursintegraties van hun bedrijf.
Deze functie geeft betere controle op domeinniveau, om een strikt uploadbeleid te kunnen voeren, in overeenstemming met de organisatorische vereisten.
IT-beheerders hebben ook een snelle manier om één of meer of alle computer, Dropbox, Google Drive, Box en Onedrive /Sharepoint-uploadbronnen in of uit te schakelen, volgens het IT-beveiligingsbeleid van hun bedrijf, en kunnen dat laten toepassen op alle oppervlakten van Asana-producten waar bijlagen kunnen worden toegevoegd.
Toegang tot uw opties voor bestandsbijlagen
Superbeheerders hebben toegang tot hun instellingsopties voor bestandsbijlagen via het tabblad Beveiliging van hun beheerdersconsole.
Wanneer u het tabblad Beveiliging hebt geopend, gaat u naar beneden naar Besturingselementen voor beheerders en klikt u vervolgens op Bestandsbijlage-opties.
De standaardinstelling is dat alle bijlagen ingeschakeld.
In het volgende venster kunt u uw voorkeuren voor bestandsbijlagen selecteren.
“Bijlagen van Asana-apps, API en andere functies toestaan” uitschakelen
Als u dit uitschakelt, worden de bijlagetypes op
- Webbijlagen
- Mobiel
- API
- Kopiëren en plakken
- Formulieren
- Slepen en neerzetten
- E-mail doorsturen
Bijlagen van apps van derden uitschakelen
Om te verhinderen dat bestanden kunnen worden bijgevoegd uit externe apps, kun je deze blokkeren vanuit het tabblad Apps of de gewenste app selecteren uit het pop-upvenster. Dit betekent dat de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen vanuit Dropbox, Google Drive, Box en OneDrive/ SharePoint niet langer is toegestaan.
Bijlagen uitschakelen op mobiele telefoons
Er wordt op de mobiele app bij bijlagen geen onderscheid gemaakt tussen uploads uit apps van derden en bijlagen van het apparaat. Dit komt omdat alles eerst naar het apparaat gedownload wordt.
De enige manier om dit op mobiel uit te schakelen is door bijlagen van alle Asana 's app, API en andere functies uit te schakelen.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen.