Beschikbaar op Asana Advanced, Enterprise en Enterprise+ niveaus, evenals legacy tiers Bedrijf en Legacy Enterprise.
Ga naar onze pagina met prijzen voor meer informatie.
Bezoek ons speciale artikel voor informatie over het gebruik van portfolio 's.
Portfolio 's bieden een holistisch overzicht van al uw belangrijke projecten op één plaats. Met projectportfoliobeheer kan je je belangrijkste projecten organiseren, de status ervan in realtime volgen, en inzoomen voor meer informatie, en je team op de hoogte houden van de voortgang. U kunt ook portfolio 's openen op Android- en iOS-apparaten.
Leer hoe u portfolio 's kunt benutten in onze Inzichten verwerven met virtuele training Rapportage. Registreer nu.
Je hebt ook toegang tot werkbelasting via portfolio 's - Klik op Portfolio' s in de zijbalk, selecteer een portfolio en navigeer dan naar het tabblad werkbelasting.
Maak een portfolio
Een portfolio maken:
- Klik op Portfolio 's in de zijbalk en klik op de nieuwe portfolio tegel
- Klik op de knop Inzichten + in de zijbalk en selecteer Nieuwe Portfolio Optie
- Klik op de knop Projecten + in de zijbalk en selecteer New Portfolio Option
Portfolioweergave
Wanneer je op één van je portfolio 's klikt, krijg je een totaalbeeld te zien van alle projecten die erin staan.
Vanuit de portfolioweergave kunt u:
- Een ander project aan de portfolio toevoegen
- De laatste status van elk project bekijken
- De voortgang of het mijlpaalpercentage van elk project bekijken
- De vervaldatum of het datumbereik van een project bekijken of bewerken
- De prioriteit van een project bekijken of bewerken
- Bekijk de projecteigenaar
- Bekijk de aangepaste veldwaarden voor elk project
U kunt ook:
- Klik op een project om het rechterdeelvenster van het project te openen
- Dubbelklik op een project om direct toegang te krijgen tot het project
- Klik met de rechtermuisknop op een project en selecteer om uit portfolio te verwijderen
Een project aan een portfolio toevoegen
U kunt projecten vanuit een portfolio op de volgende manieren toevoegen:
- Klik op Werk toevoegen om naar een bestaand project te zoeken
- Maak een nieuw project door op het vervolgkeuzepijltje naast + Werk toevoegen te klikken en Nieuw project maken te selecteren
- Voeg een project toe vanuit een projectsjabloon door een sjabloon te selecteren in de vervolgkeuzepijl naast + Werk toevoegen
Je kunt op elk moment een project uit je portfolio verwijderen.
Een project uit een portfolio verwijderen:
- Klik met de rechtermuisknop op de kolom projectnaam en selecteer ‘Uit portfolio verwijderen' in het vervolgkeuzemenu OF
- Open het rechterdeelvenster en klik op de drie puntjes naast de projectnaam in de rechterhoek en kies ‘Verwijderen uit portfolio’ uit het vervolgkeuzemenu
Een projectsjabloon aan een portfolio toevoegen
- Klik op Aanpassen
- Scrol omlaag naar Project templates
- Klik op + Projectsjabloon toevoegen
Zodra een projectsjabloon aan de portfolio is toegevoegd, verschijnt deze in het vervolgkeuzemenu naast Werk toevoegen en kan deze worden gebruikt om nieuwe projecten vanuit de portfolio te maken.
Om nieuwe sjablonen aan uw portfolio toe te voegen:
- Selecteer bij + Projectsjabloon toevoegen een sjabloon in de linkerbalk en klik op de knop + Toevoegen aan portfolio.
Een sjabloon uit je portfolio verwijderen:
- Om een sjabloon uit de portfolio te verwijderen, klikt u op de knop Verwijderen uit portfolio. De optie Verwijderen uit portfolio wordt alleen weergegeven voor sjablonen die zijn toegevoegd aan de portfolio.
Projectoverzicht
Klik op een project in je portfolio om het rechterdeelvenster te bekijken.
Voor projecten uit het rechterdeelvenster van de portfolio kunt u:
- Het project direct openen om de taken, hulpmiddelen en tijdlijn te bekijken
- Deel het project met andere belanghebbenden
- Kopieer de link, verwijder en wijzig de naam van het project
- Het rechter deelvenster sluiten
- Een vervaldatum of een datumbereik toevoegen of bewerken
- Een statusupdate bijwerken of aanvragen
- Bekijk, reageer en deel de laatste statusupdate
- Voorbije statusupdates weergeven
- Projectbeschrijving bekijken vanuit projectoverzicht
- Leden van het project bekijken
Voor geneste portfolio 's vanuit het rechterdeelvenster van de portfolio kunt u:
- Het project direct openen om de taken, hulpmiddelen en tijdlijn te bekijken
- Deel het project met andere belanghebbenden
- Kopieer de link, verwijder en wijzig de naam van het project
- Het rechter deelvenster sluiten
- Een vervaldatum of een datumbereik toevoegen of bewerken
- Een statusupdate bijwerken of aanvragen
- Bekijk, reageer en deel de laatste statusupdate
- Voorbije statusupdates weergeven
- Projectbeschrijving bekijken vanuit projectoverzicht
- Leden van het project bekijken
- Bekijk geneste portfolio-inhoudsitems en hun bijbehorende status
Statusupdates
De sectie portfoliovoortgang geeft een gedetailleerde momentopname van de status van elke portfolio waar je aan werkt. Statusrapporten maken het gemakkelijk om gedetailleerde, herhaalbare, uitvoerbare statusupdates te maken en uw werk te delen met belangrijke belanghebbenden.
Portfoliovoortgang
Wanneer je in je portfolio op het tabblad Voortgang klikt, krijg je een momentopname te zien van de Huidig voortgangsstatus van je portfolio.
Vanuit de voortgangsweergave kunt u:
- Controleer of de portefeuille op schema is, risico loopt, niet op schema is of in de wachtstand staat
- Het aantal projecten bekijken dat op schema is, risico loopt, of niet op schema is, en het totale aantal projecten
- De status van je portfolio bijwerken
- De eigenaar, het datumbereik en de beschrijving van de portfolio weergeven of wijzigen
- Doelen die aan de portfolio zijn gekoppeld weergeven of wijzigen
- De meeste recente statusupdate bekijken
Een statusupdate voor een portfolio maken
Je kunt de status van je portfolio op elk gewenst moment bijwerken. De sjabloonblokstructuur stelt u in staat om het actuele werk dat wordt gedaan in Asana op te nemen met verhalende context om de status van het werk uit te leggen.
Je statusupdate maken
Een nieuwe statusupdate maken:
- Open het rechterdeelvenster en klik op de knop "Status bijwerken" in de rechterbovenhoek van de statusupdate, OF
- Klik op het pictogram Status bijwerken in de voortgangsweergave van je portfolio
In het statusupdatescherm kunt u:
- Een titel toevoegen
- De gegevens van je statusupdate invullen, waaronder de voortgang, de eigenaar van de portfolio en de datums.
- Toon of verberg aangepaste velden
- Samenvatting opnemen
- Prestaties benadrukken
- Schetsen wat geblokkeerd is
- Hoogtepunten in je update slepen om je te helpen je verhaal te vertellen
- Zodra u een update hebt ingevoerd, klikt u op de blauwe knop Plaatsen.
Houd er rekening mee dat je een portfoliostatus moet selecteren van op schema, loopt risico, niet op schema of in de wacht en ten minste één blok tekst voordat je een portfoliostatusupdate kunt publiceren.
Hoogtepunten
toevoegen aan je statusupdate
Je kunt hoogtepunten, zoals projecten die op schema liggen of risico lopen, naar je statusupdate slepen om je verhaal te helpen vertellen. Het toevoegen van deze hoogtepunten geeft een visueel inzicht in recente successen of potentiële blokkades voor je team.
Nadat je de hoogtepunten hebt toegevoegd en je statusupdate hebt gepubliceerd, onthoudt Asana de blokstructuur en rangschikking voor toekomstige updates.
Je kunt je secties Wat hebben we bereikt, Wat is er geblokkeerd en Volgende stappen opnieuw ordenen door te slepen en neerzetten.
Grafieken
toevoegen aan een statusupdate
Het toevoegen van grafieken aan je statusupdates biedt visueel inzicht in het werk dat in je team gedaan wordt. Je kunt je grafiekblokken naar je statusupdate slepen en daar neerzetten.
Toegangsinstellingen
Gebruikers kunnen Medewerkers toevoegen aan een statusupdate die mogelijk geen toegang hebben tot het project. Als dit gebeurt, kunnen gebruikers alle inhoud van de update zien. Als ze klikken op een hoogtepunt van een project of een ander element waar ze geen toegang toe hebben, wordt hun toegang geblokkeerd.
Voor portfolio 's betekent dit dat openbare portfolio-statusupdates volledig zichtbaar zijn in het tabblad Voortgang, zelfs als gebruikers geen toegang hebben tot alle projecten in de portfolio.
Portfolio weergaveopties en mijlpalen
Als jij en je team portfolio 's bij voorkeur op een specifieke manier sorteren, kan je dit opslaan als de standaardweergave voor iedereen.
Je portfolioweergave veranderen:
- Klik op Filteren en/of Sorteren om één filter toe te passen
- Kies taken of mijlpalen als het weergegeven voortgangstype
- Klik op de drie puntjes en kies ‘Opmaak opslaan als Standaard’
Mijlpalen in portfolioweergave
Mijlpalen zijn zichtbaar op de tijdlijn van een portfolio.
Een blauwe diamant staat voor een mijlpaal. Ze geven belangrijke gebeurtenissen aan en brengen de voortgang in het projectplan in kaart. Mijlpalen fungeren als wegwijzers in de loop van je project en helpen je om op schema te blijven.
U kunt vervolgens op het mijlpalen-symbool klikken voor meer context over de taak binnen het project.
Er kunnen maximaal 12 mijlpalen worden weergegeven in je portfolioweergave, voordat de lijst wordt afgekapt.
U kunt ook rechtstreeks in het vervolgkeuzemenu aangepaste velden toevoegen en dan uw portfolio sorteren op het door u gekozen veld.
Hoe kunt u aangepaste velden beheren
- Klik op de knop Aanpassen in de rechterbovenhoek van de Portfolio om een menu te openen waar u uw aangepaste velden kunt toevoegen en beheren
- Klik op ‘Veld toevoegen’ om een pop-upvenster te openen om een aangepast veld toe te voegen
Van hieruit verschijnt een pop-upvenster waarmee u een aangepast kunt toevoegen.
Als de schakelaar blauw is, is het veld ingeschakeld.
Een aangepast veld toevoegen:
- Klik op Create new
- Typ de naam van uw nieuw aangepaste veld in de titelbalk van hetVeld
- Klik op Veld aanmaken om je nieuwe veld toe te voegen
Sorteren op velden
Met de schuifregelaar Sorteren in de projectweergave kun je je werkbelasting sorteren volgens een reeks veldopties.
U kunt nu werkfasen categoriseren, prioriteiten stellen of een diagnose stellen, en sorteren op basis van uw specifieke behoeften.
Aangepast veld rollups
Met Portfolio rollups kun je alleen-weergave aangepaste veldkolommen aan je portfolio 's toevoegen. Deze kolommen vatten de numerieke gegevens samen van globale aangepaste velden of tijdregistratievelden die aanwezig zijn in de projecten van de portfolio.
Dit betekent dat u de onderliggende gegevens in uw projecten kunt bijhouden zonder het portfolio te verlaten.
Een rollup toevoegen aan een portfolio
- Klik op Aanpassen en vervolgens op + Veld toevoegen
- Selecteer Rollup toevoegen en kies uit beschikbare numerieke rollups
- De rollups worden getrokken uit de numerieke aangepaste velden in de projecten van de portfolio
- Dit voorbeeld toont de numerieke aangepaste velden Werkelijke uren en Geschatte uren, maar elk numeriek aangepast veld kan een portfolio-rollup worden
- U kunt deze velden toevoegen of verwijderen zoals elk ander veld in een portfolio
Je portfolio exporteren
Eens je een portfolio hebt gemaakt, kun je deze op elk moment exporteren.
Een portfolio naar Google Sheets exporteren:
- Klik op het uitklappijltje naast de portefeuilletitel
- Beweeg de muis over Exporteren en selecteer Google Sheets
Een portfolio naar CSV exporteren:
- Klik op het uitklappijltje naast de titel van de Portfolio
- Beweeg de muis over exporteren en selecteer CSV
Portfoliolidmaatschap en delen
Je kunt portfolio 's op elk moment delen met je teamgenoten in Asana of ze toevoegen als portfolioleden.
Wanneer u op de knop Delen klikt en naar het scherm Portfolio-lidmaatschap gaat, kunt u:
- Portfolioleden op naam of e-mail toevoegen
- Stel een lid in als de portfolio-eigenaar of verwijder ze uit de portfolio door op de vervolgkeuzepijl te klikken
- De portfoliolink kopiëren en delen met collega 's
Opmerking: je kunt hier ook de privacy-instellingen voor de portfolio wijzigen door te kiezen met wie de portfolio wordt gedeeld.
Wanneer u bent toegevoegd als lid van een portfolio, krijgt u een melding in uw inbox. U ziet ook een pictogram Nieuw naast de betreffende portfolio wanneer u naar uw portfoliopagina gaat.
Als u bent toegevoegd als lid van een portfolio, ontvangt u een e-mail met een wekelijks rapport als u uw e-mailmeldingen hebt ingeschakeld.
Als u een portfolio deelt dat enkele privé-projecten bevat, zal de persoon met wie u die portfolio gedeeld hebt, de bovenstaande melding onderaan op het scherm zien.
Portfoliotijdlijn
Met de portfoliotijdlijn kun je de volgorde van initiatieven visualiseren, delen en aanpassen, zodat je je middelen optimaal kunt inzetten en je deadlines kunt halen.
Toegang tot je portfoliotijdlijn
Je hebt toegang tot de portfoliotijdlijn binnen een portfolio. Klik op Portfolio 's in de zijbalk en kies een portfolio.
1. Bekijk je portfoliotijdlijn door op het tabblad Tijdlijn te klikken
2. Gebruik de portfoliowerkbalk om:
Projecten filteren per dag
Je weergave filteren op dag, week, maand, kwartaal, half of volledig jaar
De kleur instellen of aangepaste velden met een bepaalde kleur kiezen
Portfolio zoeken
U kunt uw geavanceerd zoeken gebruiken om naar informatie te zoeken binnen een portfolio.
Vanaf je startpagina:
- Klik op Zoeken
- Klik dan op Geavanceerd zoeken
Vul hier je zoekparameters in en klik op Filter toevoegen en vervolgens op In portfolio 's om in je portfolio' s te zoeken.
Je kunt ook naar een portfolio zoeken door de portfolio te @vermelden in een beschrijving of reactieveld in Asana. Let op: als de portfolio privé is, moet je toegang hebben tot de portfolio om deze in je zoekresultaten te zien.
Portfolio dashboards
Klik op het tabblad Dashboard in je portfolio om grafieken en visualisaties te bekijken waarmee je van dag tot dag kunt uitzoomen om snel inzicht te krijgen in de vorderingen van je team.
Standaard bevatten portfolio-dashboards vooraf ingestelde grafieken om u op weg te helpen, maar u kunt ze indien nodig toevoegen, verwijderen of aanpassen. De grafieken worden automatisch ingevuld wanneer u voor het eerst op het tabblad Dashboard komt. U hoeft niets in te stellen. Portfolio dashboards worden automatisch bijgewerkt telkens als u het tabblad bezoekt of de pagina vernieuwt, zodat u weet dat de informatie actueel is.
Op het tabblad Dashboard kun je het volgende zien:
- Taak telkaarten (compleet, incompleet, vervallen, totaal)
- Vier aanpasbare grafieken
Portfolio dashboards zijn vooraf gefilterd om alleen gegevens uit uw geselecteerde portfolio op te nemen, inclusief taken en gegevens uit geneste portfolio 's.
Opmerking: Portfolio dashboards tonen gegevens op basis van de toestemmingen van de kijker. Dit betekent dat kijkers zonder toegang tot alle gegevens in portfolio 's een onvolledige gegevensset op dashboards kunnen zien. Meer informatie over portfolio-privacyinstellingen.
Vooringestelde grafieken
Niet-voltooide taken op projecten - Staafdiagram
Bekijk taken per project om te begrijpen waar in het proces van je team efficiëntieverbeteringen en potentiële knelpunten zitten. Of wissel een van je aangepaste velden in om te zien hoe ze zich verhouden.
Alle projecten per projectstatus - Donutdiagram
Krijg snel een indruk van je projecten op status en de grootte van elk statussegment. Je kunt zien of je onvoltooide projecten een klein of een groot deel van de taart zijn.
Aankomend taken per verantwoordelijke - Lolly grafiek
Begrijp hoe het werk over uw team is verdeeld. Zie snel wie er uitblinkt en wie overbelast is.
Projecten op eigenaar - Lolly
Een snel overzicht krijgen van het aantal projecten dat elke persoon in je team bezit om inzicht te krijgen in hun werkbelasting en bandbreedte.
Ontdek meer over de verschillende soorten grafieken die u kunt gebruiken in ons Rapportage-artikel.
Portfolio grafieken
Gebruikers kunnen nu grafieken maken op basis van portfolio-metagegevens binnen universele rapportage, wat betekent dat u kunt rapporteren over portfolio 's, evenals taken, projecten en doelen.
Een portfolio-grafiek maken
Bij het maken van een portfoliodiagram moeten gebruikers eerst kiezen waar portfolio 's moeten worden opgenomen en kunnen ze kiezen uit de volgende opties:
- Gehele domein
- Portfolio-eigenaar
- Portfolio 's in
- Specifieke portfolio 's
Voor meer informatie over het aanpassen van uw portfoliodiagram gaat u naar ons artikel Rapportage.
Geneste portfolio 's
Door portfolio 's aan portfolio' s toe te voegen kun je je werk over meerdere projecten naadloos integreren en volgen. Zo kun je moeiteloos je werk volgen en de voortgang aan belanghebbenden meedelen.
Een portfolio aan een portfolio toevoegen
- Klik op de knop + Werk toevoegen en selecteer of typ de naam van een portfolio, OF
- Klik op de pijl-omlaag naast + Werk toevoegen en selecteer ‘Nieuwe portfolio maken’
Tijdlijn en werkbelastingweergave in geneste portfolio 's
Portfolio 's die portfolio' s bevatten hebben de tabbladen tijdlijn en werkbelasting uitgeschakeld. Dit kan ongedaan worden gemaakt door alle geneste portfolio 's te verwijderen.
Privacy-instellingen van de
portfolio
De portfolio-eigenaar heeft de mogelijkheid om een portfolio privé of openbaar te maken.
Als je de portfolio privé maakt, hebben alleen de portfolioleden toegang tot de inhoud van de portfolio en kan die niet in je hele organisatie of werkruimte worden gevonden. Als je de portfolio openbaar maakt, zal die in je hele organisatie of werkruimte te vinden zijn.
Schakelen tussen openbare en privé portfolio-instellingen:
Vanuit je portfolio:
- Klik op het pictogram Delen
Hier kunt u kiezen of u de portfolio privé wilt houden of openbaar wilt maken voor uw organisatie of werkruimte.
Portfolio 's FAQ
Veelgestelde vragen over portfolio 's.
Wie kan mijn portfolio zien?
Als je portfolio ingesteld is als openbaar, kan Iedereen waarmee je de URL in de organisatie deelt, je portfolio openen. Zodra ze de URL bezoeken, verschijnt deze automatisch in de sectie recent in de portfolioweergave. Als een van je projecten in de portfolio privé is, krijgen ze een melding te zien onderaan het scherm om te laten weten dat sommige projecten privé zijn.
Alleen portfolioleden hebben toegang tot privé-portfolio 's.
Gebeurt er iets met het project wanneer ik het aan mijn portfolio toevoeg?
Ja, u wordt automatisch een projectstatusvolger voor alle projecten. Je krijgt een melding wanneer een van de projecten in je portfolio een statusupdate heeft.
Hoe voeg ik een aangepast veld toe aan mijn portfolio?
Als u en uw team portfolio 's op een specifieke manier willen sorteren, kunt u dit opslaan als de Standaard weergave voor iedereen. Je kunt ook vanuit het tabblad Aanpassen binnen de portfolioweergave, via een vervolgkeuzemenu klikken op + Veld toevoegen. Van hieruit verschijnt een pop-upvenster waarmee u een aangepast kunt toevoegen.
Op het tabblad Veld toevoegen kun je:
- Klik op de knop Aanpassen in de rechterbovenhoek van de portfolio om een menu te openen waar u uw aangepaste velden kunt toevoegen en beheren
- Klik op ‘Veld toevoegen’ om een pop-upvenster te openen om een aangepast veld toe te voegen
Hoe maak ik een aangepast veld vanuit de werkbalk?
Om een aangepast veld toe te voegen vanuit uw werkbalk, klikt u op Aanpassen en vervolgens op + Veld toevoegen.
Op het tabblad Veld toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Beschrijving toevoegen
- Het veld toevoegen aan de veldbibliotheek van je organisatie, zodat het in de hele organisatie kan worden hergebruikt.
U kunt tot 20 velden per portfolio toevoegen. Vijf velden kunnen ook steeds in de portfolioweergave getoond worden.
Wat zijn de portfoliolimieten?
-
Hoeveel portfolio 's kan ik aanmaken? Bezoek ons speciale artikel voor informatie over het gebruik van portfolio 's.
-
Hoeveel portfolio 's kunnen er tegelijkertijd in mijn sectie Recent verschijnen? Maximum 20 portfolio 's en er is geen tijdslimiet
-
Hoeveel projecten kan ik aan een portfolio toevoegen? Maximaal 500 (inclusief gearchiveerde projecten)
-
Hoeveel aangepaste velden kan ik aan een portfolio toevoegen? Maximaal 30
-
Hoeveel aangepaste velden kunnen er tegelijk in de portfolioweergave getoond worden? Maximaal 30
-
Hoeveel e-mailmeldingen met wekelijkse rapporten van mijn portfolio kan ik per week ontvangen? Maximum 20
-
Hoeveel projecten staan er in elke wekelijkse rapportmail? Maximaal 50, maar via een gegeven link kun je er meer bekijken.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis