Portfolio 's zijn beschikbaar voor alle Business- en Enterprise-klanten.
Portfolio 's bieden een holistisch overzicht van al uw belangrijke projecten op één plaats. Met projectportfoliobeheer kan je je belangrijkste projecten organiseren, de status ervan in realtime volgen, en inzoomen voor meer informatie, en je team op de hoogte houden van de voortgang. U kunt ook portfolio 's openen op Android- en iOS-apparaten.
Leer hoe u portfolio 's kunt benutten in onze Inzichten verwerven met virtuele training Rapportage. Registreer nu.
Je hebt ook toegang tot werkbelasting via portfolio 's - Klik op Portfolio' s in de zijbalk, selecteer een portfolio en navigeer dan naar het tabblad werkbelasting.
Maak een portfolio
Een portfolio maken:
- Klik op Portfolio 's in de zijbalk
- Klik op + Create knop, of
- Klik op de tegel Nieuwe portfolio
Portfolioweergave
Wanneer je op één van je portfolio 's klikt, krijg je een totaalbeeld te zien van alle projecten die erin staan.
Vanuit de portfolioweergave kunt u:
- Een ander project aan de portfolio toevoegen
- De laatste status van elk project bekijken
- Het voortgangspercentage van elk project bekijken
- De vervaldatum of het datumbereik van een project bekijken of bewerken
- De prioriteit van een project bekijken of bewerken
- Bekijk de aangepaste veldwaarden voor elk project
- Bekijk de projecteigenaar
Een project aan een portfolio toevoegen
U kunt projecten vanuit een portfolio op de volgende manieren toevoegen:
- Klik op Werk toevoegen om naar een bestaand project te zoeken
- Maak een nieuw project door op het vervolgkeuzepijltje naast + Werk toevoegen te klikken en Nieuw project maken te selecteren
- Voeg een project toe vanuit een projectsjabloon door een sjabloon te selecteren in de vervolgkeuzepijl naast + Werk toevoegen
Je kunt op elk moment een project uit je portfolio verwijderen.
Een project uit een portfolio verwijderen:
- Klik op het pictogram met de drie puntjes dat naast de naam van het project verschijnt
- Klik op Uit portfolio verwijderen.
Een projectsjabloon aan een portfolio toevoegen
- Klik op Aanpassen
- Scrol omlaag naar projectsjablonen
- Klik op + Projectsjabloon toevoegen
Zodra een projectsjabloon aan de portfolio is toegevoegd, verschijnt deze in het vervolgkeuzemenu naast Werk toevoegen en kan deze worden gebruikt om nieuwe projecten vanuit de portfolio te maken.
Om nieuwe sjablonen aan uw portfolio toe te voegen:
- Selecteer bij + Projectsjabloon toevoegen een sjabloon in de linkerbalk en klik op de knop + Toevoegen aan portfolio.
Een sjabloon uit je portfolio verwijderen:
- Om een sjabloon uit de portfolio te verwijderen, klikt u op de knop Verwijderen uit portfolio. De optie Verwijderen uit portfolio wordt alleen weergegeven voor sjablonen die aan de portfolio zijn toegevoegd.
Projectoverzicht
Klik op een project in je portfolio om het overzicht van het project te bekijken.
Vanuit het projectoverzicht kunt u:
- Een projecteigenaar kiezen
- Een vervaldatum of een datumbereik toevoegen of bewerken
- Het project direct openen om de taken, hulpmiddelen en tijdlijn te bekijken
- De prioriteit van een project toevoegen of bewerken
- De laatste status van een project weergeven, of de status van het project zelf bijwerken
Statusupdates
De sectie portfoliovoortgang geeft een gedetailleerde momentopname van de status van elke portfolio waar je aan werkt. Statusrapporten maken het gemakkelijk om gedetailleerde, herhaalbare, uitvoerbare statusupdates te maken en uw werk te delen met belangrijke belanghebbenden.
Portfoliovoortgang
Wanneer je in je portfolio op het tabblad Voortgang klikt, krijg je een momentopname te zien van de huidige voortgangsstatus van je portfolio.
Vanuit de voortgangsweergave kunt u:
- Controleer of de portefeuille op schema is, risico loopt, niet op schema is of in de wachtstand staat
- Het aantal projecten bekijken dat op schema is, risico loopt, of niet op schema is, en het totale aantal projecten
- De status van je portfolio bijwerken
- De eigenaar, het datumbereik en de beschrijving van de portfolio weergeven of wijzigen
- Doelen die aan de portfolio zijn gekoppeld weergeven of wijzigen
- De meeste recente statusupdate bekijken
Een statusupdate voor een portfolio maken
Je kunt de status van je portfolio op elk gewenst moment bijwerken. De sjabloonblokstructuur stelt u in staat om het actuele werk dat wordt gedaan in Asana op te nemen met verhalende context om de status van het werk uit te leggen.
Je statusupdate maken
Een nieuwe statusupdate maken:
- Klik op het statuspictogram bijwerken in de voortgangsweergave van je portfolio
In het statusupdatescherm kunt u:
- Een titel toevoegen
- De gegevens van je statusupdate invullen, waaronder de voortgang, de eigenaar van de portfolio en de datums.
- Toon of verberg aangepaste velden
- Een samenvatting opnemen
- Prestaties benadrukken
- Schetsen wat geblokkeerd is
- Hoogtepunten in je update slepen om je te helpen je verhaal te vertellen
- Zodra u een update hebt ingevoerd, klikt u op de blauwe knop Plaatsen.
Houd er rekening mee dat je een portfoliostatus moet selecteren van op schema, loopt risico, niet op schema of in de wacht en ten minste één blok tekst voordat je een portfoliostatusupdate kunt publiceren.
Hoogtepunten
toevoegen aan je statusupdate
Je kunt hoogtepunten, zoals projecten die op schema liggen of risico lopen, naar je statusupdate slepen om je verhaal te helpen vertellen. Het toevoegen van deze hoogtepunten geeft een visueel inzicht in recente successen of potentiële blokkades voor je team.
Nadat je de hoogtepunten hebt toegevoegd en je statusupdate hebt gepubliceerd, onthoudt Asana de blokstructuur en rangschikking voor toekomstige updates.
Je kunt je secties Wat hebben we bereikt, Wat is er geblokkeerd en Volgende stappen opnieuw ordenen door te slepen en neerzetten.
Grafieken
toevoegen aan een statusupdate
Het toevoegen van grafieken aan je statusupdates biedt visueel inzicht in het werk dat in je team gedaan wordt. Je kunt je grafiekblokken naar je statusupdate slepen en daar neerzetten.
Toegangsinstellingen
Gebruikers kunnen aan een statusupdate medewerkers toevoegen die mogelijk geen toegang hebben tot het project. Als dit gebeurt, kunnen gebruikers alle inhoud van de update zien. Als ze klikken op een hoogtepunt van een project of een ander element waar ze geen toegang toe hebben, wordt hun toegang geblokkeerd.
Voor portfolio 's betekent dit dat openbare portfolio-statusupdates volledig zichtbaar zijn in het tabblad Voortgang, zelfs als gebruikers geen toegang hebben tot alle projecten in de portfolio.
Portfolioweergaveopties en mijlpalen
Als jij en je team portfolio 's bij voorkeur op een specifieke manier sorteren, kan je dit opslaan als de standaardweergave voor iedereen.
Je portfolioweergave veranderen:
- Klik op het schuifbalk-pictogram rechtsboven op uw scherm
- Kies Taken of Mijlpalen als het weergegeven voortgangstype
- Selecteer om uw portfolio te bekijken op status, projecteigenaar, vervaldatum of alfabetisch
Mijlpalen in portfolioweergave
Mijlpalen zijn zichtbaar op de tijdlijn van een portfolio.
Een blauwe diamant staat voor een mijlpaal. Ze geven belangrijke gebeurtenissen aan en brengen de voortgang in het projectplan in kaart. Mijlpalen fungeren als wegwijzers in de loop van je project en helpen je om op schema te blijven.
U kunt vervolgens op het mijlpalen-symbool klikken voor meer context over de taak binnen het project.
Er kunnen maximaal 12 mijlpalen worden weergegeven in je portfolioweergave, voordat de lijst wordt afgekapt.
Je kunt de mijlpalen van elk project ook bekijken in het projectoverzicht door op een willekeurig project in een portfolio te klikken.
Vanuit een projectoverzicht in een portfolio, kunt u:
- Klik op het + -pictogram om een nieuwe mijlpaal toe te voegen
- De voltooide en onvolledige mijlpalen van het project bekijken
U kunt ook rechtstreeks in het vervolgkeuzemenu aangepaste velden toevoegen en dan uw portfolio sorteren op het door u gekozen veld.
Hoe kunt u aangepaste velden beheren
Vanuit het veldenpictogram in de Projectenweergave zal een vervolgkeuzemenu u een optie geven om te klikken op + Veld toevoegen
Van hieruit verschijnt een pop-upvenster waarmee u een aangepast kunt toevoegen.
Als de schakelaar blauw is, is het veld ingeschakeld.
Een aangepast veld toevoegen:
- Klik op Create new
- Typ de naam van uw nieuw aangepaste veld in de titelbalk van hetveld
- Klik op Veld aanmaken om je nieuwe veld toe te voegen
Sorteren op velden
Met de schuifregelaar Sorteren in de projectweergave kun je je werkbelasting sorteren volgens een reeks veldopties.
U kunt nu werkfasen categoriseren, prioriteiten stellen of een diagnose stellen, en sorteren op basis van uw specifieke behoeften.
Aangepast veld rollups
Met portfolio-rollups kun je alleen-weergave aangepaste veldkolommen aan je portfolio 's toevoegen. Deze kolommen vatten de numerieke gegevens samen van globale aangepaste velden of tijdregistratievelden die aanwezig zijn in de projecten van de portfolio.
Dit betekent dat u de onderliggende gegevens in uw projecten kunt bijhouden zonder het portfolio te verlaten.
Een rollup toevoegen aan een portfolio
- Klik op de knop + Veld toevoegen in de rechterbovenhoek van je portfolioweergave
- U kunt ook klikken op Aanpassen en vervolgens op + Veld toevoegen
- Selecteer Rollup toevoegen en kies uit beschikbare numerieke rollups
- De rollups worden getrokken uit de numerieke aangepaste velden in de projecten van de portfolio
- Dit voorbeeld toont de numerieke aangepaste velden Werkelijke uren en Geschatte uren, maar elk numeriek aangepast veld kan een portfolio-rollup worden
- U kunt deze velden toevoegen of verwijderen zoals elk ander veld in een portfolio
Je portfolio exporteren naar Google Sheets
Eens je een portfolio hebt gemaakt, kun je deze op elk moment exporteren naar Google Sheets.
Een portfolio naar Google Sheets exporteren:
- Tik op het driepunten-pictogram naast de portfoliotitel
- Beweeg de muis over Exporteren en selecteer Google Sheets
Je portfolio naar CSV exporteren
Je kunt je portfolio ook naar CSV exporteren. Aangepaste velden worden ook in de CSV-export opgenomen.
Een portfolio naar CSV exporteren:
- Tik op het pictogram met de drie punten naast de portfolio-titel
- Beweeg de muis over exporteren en selecteer CSV
Portfoliolidmaatschap en delen
Je kunt portfolio 's op elk moment delen met je teamgenoten in Asana of ze toevoegen als portfolioleden.
Wanneer u op de knop Delen klikt en naar het scherm Portfolio-lidmaatschap gaat, kunt u:
- De portfoliolink kopiëren en delen met collega 's
- Portfolioleden toevoegen
- Stel een lid in als de portfolio-eigenaar of verwijder hem uit de portfolio
Wanneer u bent toegevoegd als lid van een portfolio, krijgt u een melding in uw inbox. U ziet ook een pictogram Nieuw naast de betreffende portfolio wanneer u naar uw portfoliopagina gaat.
Als u bent toegevoegd als lid van een portfolio, ontvangt u een e-mail met een wekelijks rapport als u uw e-mailmeldingen hebt ingeschakeld.
Als u een portfolio deelt dat enkele privé-projecten bevat, zal de persoon met wie u die portfolio gedeeld hebt, de bovenstaande melding onderaan op het scherm zien.
Portfoliotijdlijn
Met de portfoliotijdlijn kun je de volgorde van initiatieven visualiseren, delen en aanpassen, zodat je je middelen optimaal kunt inzetten en je deadlines kunt halen.
Toegang tot je portfoliotijdlijn
Om toegang te krijgen tot je portfoliotijdlijn, klik je eerst op het tabblad Portfolio 's en kies je de gewenste portfolio.
Vervolgens klik je op het tabblad Tijdlijn om je portfoliotijdlijn weer te geven.
Portfoliotijdlijn-werkbalk
Vanuit de portfoliowerkbalk kunt u:
- Projecten filteren per dag
- Je weergave filteren op dag, week, maand, kwartaal, half of volledig jaar
- De kleur instellen of aangepaste velden met een bepaalde kleur kiezen
Portfolio zoeken
U kunt uw geavanceerd zoeken gebruiken om naar informatie te zoeken binnen een portfolio.
Vanaf je startpagina:
- Klik op Zoeken
- Klik dan op Geavanceerd zoeken
Vul hier je zoekparameters in en klik op Filter toevoegen en vervolgens op In portfolio 's om in je portfolio' s te zoeken.
Je kunt ook naar een portfolio zoeken door de portfolio te @vermelden in een beschrijving of reactieveld in Asana. Let op: als de portfolio privé is, moet je toegang hebben tot de portfolio om deze in je zoekresultaten te zien.
Portfoliodashboards
Klik op het tabblad Dashboard in je portfolio om grafieken en visualisaties te bekijken waarmee je van dag tot dag kunt uitzoomen om snel inzicht te krijgen in de vorderingen van je team.
Portfolio-dashboards bevatten standaard vooraf ingestelde grafieken om u op weg te helpen, maar u kunt ze indien nodig toevoegen, verwijderen of aanpassen. De grafieken worden automatisch ingevuld wanneer u voor het eerst op het tabblad Dashboard komt. U hoeft niets in te stellen. Portfoliodashboards worden automatisch bijgewerkt telkens als u het tabblad bezoekt of de pagina vernieuwt, zodat u weet dat de informatie actueel is.
Op het tabblad Dashboard ziet u:
- Taakaantal kaarten (compleet, onvolledig, vervallen, totaal)
- Vier aanpasbare grafieken
Portfolio-dashboards zijn vooraf gefilterd om alleen gegevens uit uw geselecteerde portfolio op te nemen, inclusief taken en gegevens uit geneste portfolio 's.
Opmerking: Portfolio-dashboards tonen gegevens op basis van de toestemmingen van de kijker. Dit betekent dat kijkers zonder toegang tot alle gegevens in portfolio 's een onvolledige gegevensset op dashboards kunnen zien. Meer informatie over portfolio-privacyinstellingen.
Vooringestelde grafieken
Niet-voltooide taken op projecten - Staafdiagram
Bekijk taken per project om te begrijpen waar in het proces van je team efficiëntieverbeteringen en potentiële knelpunten zitten. Of wissel een van je aangepaste velden in om te zien hoe ze zich verhouden.
Alle projecten per projectstatus - Donutdiagram
Krijg snel een indruk van je projecten op status en de grootte van elk statussegment. Je kunt zien of je onvoltooide projecten een klein of een groot deel van de taart zijn.
Aankomende taken per verantwoordelijke - Lollygrafiek
Begrijp hoe het werk over uw team is verdeeld. Zie snel wie er uitblinkt en wie overbelast is.
Projecten op eigenaar - Lolly
Een snel overzicht krijgen van het aantal projecten dat elke persoon in je team bezit om inzicht te krijgen in hun werkbelasting en bandbreedte.
Ontdek meer over de verschillende soorten grafieken die u kunt gebruiken in ons Rapportage-artikel.
Geneste portfolio 's
Door portfolio 's aan portfolio' s toe te voegen kun je je werk over meerdere projecten naadloos integreren en volgen. Zo kun je moeiteloos je werk volgen en de voortgang aan belanghebbenden meedelen.
Een portfolio aan een portfolio toevoegen
Om een portfolio aan je huidige portfolio toe te voegen, klik je op het pictogram Werk toevoegen en selecteer of typ je de naam van een portfolio.
Tijdlijn- en werkbelastingweergave in geneste portfolio 's
Portfolio 's die portfolio' s bevatten hebben de tabbladen tijdlijn en werkbelasting uitgeschakeld. Dit kan ongedaan worden gemaakt door alle geneste portfolio 's te verwijderen.
Privacy-instellingen van de
portfolio
De portfolio-eigenaar heeft de mogelijkheid om een portfolio privé of openbaar te maken.
Als je de portfolio privé maakt, hebben alleen de portfolioleden toegang tot de inhoud van de portfolio en kan die niet in je hele organisatie of werkruimte worden gevonden. Als je de portfolio openbaar maakt, zal die in je hele organisatie of werkruimte te vinden zijn.
Schakelen tussen openbare en privé portfolio-instellingen:
Vanuit je portfolio:
- Klik op het pictogram Delen
Hier kunt u kiezen of u de portfolio privé wilt houden of openbaar wilt maken voor uw organisatie of werkruimte.
Portfolio 's FAQ
Veelgestelde vragen over portfolio 's.
Wie kan mijn portfolio zien?
Als je portfolio ingesteld is als openbaar, kan Iedereen waarmee je de URL in de organisatie deelt, je portfolio openen. Zodra ze de URL bezoeken, verschijnt deze automatisch in de sectie recent in de portfolioweergave. Als een van je projecten in de portfolio privé is, krijgen ze een melding te zien onderaan het scherm om te laten weten dat sommige projecten privé zijn.
Alleen portfolioleden hebben toegang tot privé-portfolio 's.
Gebeurt er iets met het project wanneer ik het aan mijn portfolio toevoeg?
Ja, u wordt automatisch een projectstatusvolger voor alle projecten. Je krijgt een melding wanneer een van de projecten in je portfolio een statusupdate heeft.
Hoe voeg ik een aangepast veld toe aan mijn portfolio?
Als u en uw team portfolio 's bij voorkeur op een specifieke manier sorteren, kunt u dit opslaan als de standaardweergave voor iedereen. Je kunt ook vanuit het veldenpictogram binnen de portfolioweergave, via een vervolgkeuzemenu klikken op + Veld toevoegen. Van hieruit verschijnt een pop-upvenster waarmee u een aangepast kunt toevoegen.
Op het tabblad Veld toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Beschrijving toevoegen
- Het veld toevoegen aan de veldbibliotheek van je organisatie, zodat het in de hele organisatie kan worden hergebruikt.
Hoe maak ik een aangepast veld vanuit de werkbalk?
Om een aangepast veld toe te voegen vanuit uw werkbalk, klikt u op Aanpassen en vervolgens op + Veld toevoegen.
Op het tabblad Veld toevoegen kun je:
- Een veldtitel toevoegen
- Het veldtype selecteren
- Beschrijving toevoegen
- Het veld toevoegen aan de veldbibliotheek van je organisatie, zodat het in de hele organisatie kan worden hergebruikt.
U kunt tot 20 velden per portfolio toevoegen. Vijf velden kunnen ook steeds in de portfolioweergave getoond worden.
Wat zijn de portfoliolimieten?
-
Hoeveel portfolio 's kan ik aanmaken? Er is geen limiet
-
Hoeveel portfolio 's kunnen er tegelijkertijd in mijn sectie Recent verschijnen? Maximum 20 portfolio 's en er is geen tijdslimiet
-
Hoeveel projecten kan ik aan een portfolio toevoegen? Maximaal 500 (inclusief gearchiveerde projecten)
-
Hoeveel aangepaste velden kan ik aan een portfolio toevoegen? Maximaal 30
-
Hoeveel aangepaste velden kunnen er tegelijk in de portfolioweergave getoond worden? Maximaal 30
-
Hoeveel e-mailmeldingen met wekelijkse rapporten van mijn portfolio kan ik per week ontvangen? Maximum 20
-
Hoeveel projecten staan er in elke wekelijkse rapportmail? Maximaal 50, maar via een gegeven link kun je er meer bekijken.
Bevalt het wat je ziet? Ga vandaag nog aan de slag met een gratis Asana-proefperiode van 30 dagen. Probeer het gratis