Overzicht
Begin in Asana op een gemakkelijke en snelle manier met uw eigen gegevens.
De CSV-importeur zal u helpen uw workflow uit spreadsheetsoftware zoals Excel of Smartsheet naar Asana te verplaatsen, zodat u meteen aan de slag kunt met elk project. U kunt ook gegevens importeren uit andere werkbeheertools.
Eenmaal geïmporteerd, zie je onmiddellijk je rijen als traceerbare taken in een project, en elke kolom als metadata over je taken.
Voor u begint: tips om de gegevens in uw spreadsheet te ordenen
Met
CSV-importeur kunt u uw gegevens in Asana krijgen zonder dat u ze handmatig hoeft te verbinden. Je kan de kolommen in je spreadsheet een naam geven met de volgende labels om automatisch velden in je project in kaart te brengen:
- Naam: gebruik deze kolom voor de namen van de taken in je project.
- Beschrijving: gebruik deze kolom om details en context aan de taken te geven.
- Verantwoordelijke: wijs aan elke taak een eigenaar toe met de e-mailadressen van geldige Asana-gebruikers uit je werkruimte of organisatie. Taken die in Asana zijn gemaakt, kunnen maar aan één teamgenoot worden toegewezen.
- Medewerkers: je kan meerdere van je teamgenoten als medewerker aan een taak toevoegen door de e-mailadressen van geldige Asana-gebruikers uit je werkruimte of organisatie in een aparte kolom in te voeren. Vergeet niet ze te scheiden door een komma en voeg er geen spaties aan toe.
- Vervaldatum: gebruik het standaard datumformaat van dag/maand/jaar om de vervaldatums van elke taak bij te houden.
- Startdatum: voeg een aparte kolom toe voor startdatums, een Asana Premium-functie. Als je geen betaald abonnement hebt, verschijnt de informatie in de kolom begindatum in de beschrijving van je taak.
- Type: stel "Mijlpaal" in als een waarde om mijlpalen te onderscheiden van reguliere taken in je project.
- Sectie/kolom: er wordt een nieuwe sectie gemaakt zodra u taken handmatig naar de gewenste sectie of kolom verplaatst.
- Andere informatie: aanvullende kolominformatie wordt van boven naar beneden weergegeven in het veld Taakbeschrijving in de volgorde van uw kolommen.
Als een kolom onjuiste gegevens bevat, zoals een e-mailadres in de kolom Vervaldatum, wordt geen van de vervaldatums correct geïmporteerd. In plaats daarvan wordt er een nieuw tekstveld aangemaakt.
Neem altijd een kopregel op met kolomnamen, zodat de CSV-importeur kan herkennen welk soort gegevens u importeert
Subtaken importeren in een project
Subtaken importeren via de CSV-importeur:
- Maak een nieuwe kolom in uw spreadsheet genaamd subtaak van
- Vul in de subtaak van de kolom de exacte naam van de bovenliggende taak in de overeenkomstige rij in. De bovenliggende taak moet zich boven de huidige rij in het CSV-bestand bevinden. Als er niet-unieke namen in je CSV-bestand staan, wordt de dichtstbijzijnde rij erboven met een overeenkomende naam gebruikt.
Afhankelijkheden tussen taken instellen
Om afhankelijkheden op te geven via de CSV-importeur:
- Maak een nieuwe kolom in uw spreadsheet genaamd Dependents
- Vul de kolom Afhankelijkheden met een lijst van taken die de huidige rij blokkeert
Ze moeten exact overeenkomen met de namen van de afhankelijke taken. De afhankelijke taak moet zich onder de blokkerende rij in het CSV-bestand bevinden. In bovenstaand voorbeeld is Planning Finished afhankelijk van zowel Kickoff meeting als Creative brainstorm. Omdat beide taken Planning voltooid blokkeren, staat Planning voltooid onder de rijen 2 en 3. Als er niet-unieke namen in uw CSV staan, wordt de dichtstbijzijnde rij boven met een overeenkomende naam gebruikt.
Gegevens importeren via CSV zal bestaande taken in het project niet bijwerken. Daardoor is het niet mogelijk om met de CSV-importeur een afhankelijkheid te maken voor een bestaande taak.
Gegevens importeren als aangepaste velden in uw project
Aangepaste velden zijn alleen beschikbaar met een Premium-, Business- of Enterprise-abonnement. Meer informatie
Extra kolommen kunnen worden toegewezen aan aangepaste velden om u te helpen prioriteiten, projectfase, team of geschatte tijd te categoriseren en bij te houden, naast andere toepassingen..
Aangepaste velden kunnen tekst, getallen of vervolgkeuzewaarden bevatten. De kolommen zonder overeenkomende namen voor specifieke Asana-velden (zoals Naam of Sectie, bijvoorbeeld) worden als aangepaste velden in het project toegewezen.
De gegevens in het CSV-bestand kunnen worden gekoppeld aan nieuwe aangepaste velden of aan bestaande in het project:
Er worden automatisch nieuwe aangepaste velden gemaakt voor nieuwe projecten die zijn geïmporteerd vanuit de optie Spreadsheet importeren. Die nieuwe aangepaste velden zullen standaard alleen beschikbaar zijn voor dat project.
-
Nieuwe aangepaste velden worden automatisch gemaakt in bestaande projecten door het CSV-bestand in dat project te importeren. Dat gebeurt wanneer de kolomnaam niet overeenkomt met bestaande aangepaste velden binnen dat project of in uw organisatie. Die nieuwe aangepaste velden zullen standaard alleen beschikbaar zijn voor dat project.
-
Gegevens worden toegewezen aan bestaande aangepaste velden in een project of organisatie als het project eerst is gemaakt. U kunt de bestaande aangepaste velden in dat project gebruiken voordat u het CSV-bestand importeert, of de informatie in het CSV-bestand koppelen aan aangepaste velden in uw organisatie.
Om gegevens uit het CSV-bestand aan bestaande aangepaste velden toe te wijzen, moet u ervoor zorgen dat de gegevens in uw kolommen overeenkomen met uw aangepaste veldopties in het project of de organisatie. Als een cel een spelfout of een interpunctie-afwijking heeft, zal hij geen aangepaste veldselectie importeren.
Een spreadsheet importeren in Asana met de CSV-importeur
Er zijn drie verschillende mogelijkheden om gegevens van een CSV-bestand in Asana te importeren:
- Wanneer je een nieuw project aanmaakt vanuit een team
- Wanneer je de knop Snel toevoegen gebruikt
- Wanneer je het vervolgkeuzemenu in een bestaand project gebruikt.
Gegevens importeren via CSV zal bestaande taken in het project niet bijwerken. De CSV-importeur kan alleen taken toevoegen aan een project.
Importeer spreadsheet van Project maken voor een team
Om een CSV-bestand te importeren om een nieuw project van een team te maken:
- Klik in de zijbalk op het plus icoon naast de naam van uw team om de opties weer te geven voor Maak project
- Selecteer de optie Spreadsheet importeren
Spreadsheet importeren vanaf de knop Snel toevoegen
Om een CSV-bestand te importeren om een nieuw project te maken via de knop Snel toevoegen:
- Klik op de knop Snel toevoegen in de rechterbovenhoek en selecteer Project
- In het venster Een projectsjabloon kiezen, klikt u op Spreadsheet importeren
Spreadsheet
importeren uit het vervolgkeuzemenu in een bestaand project
Een CSV-bestand importeren om een taak aan een project toe te voegen:
- Selecteer het vervolgkeuzemenu van de projectkoptekst naast de naam van je project
- Beweeg met uw muis over Importeren
- Kies CSV
Geef details, selecteer een bestand en bekijk een voorbeeld van uw project
Details aan uw project toevoegen
Na het selecteren van de optie om een spreadsheet of CSV te importeren, wordt u doorgestuurd naar een module waar u informatie over uw project kunt opgeven, zoals de naam of privacy-instellingen:
- Gebruik het veld Projectnaam om een naam te geven aan uw project
- Selecteer het team waaraan u het project wilt toevoegen
- Stel uw projectprivacy-instellingen in door te kiezen tussen een project dat openbaar is voor het hele team dat u hebt geselecteerd of alleen voor specifieke projectleden
- Klik op Selecteer te importeren bestand om verder te gaan
Selecteer een CSV-bestand om te importeren
Zodra u de naam van het project hebt opgegeven, kunt u het bestand selecteren dat u wilt importeren.
Klik op Een CSV-bestand selecteren om een CSV-bestand van uw computer te selecteren. U kunt het bestand ook vanaf uw computer slepen en in het modulevenster neerzetten.
Bekijk een voorbeeld van uw project
Je kan een voorbeeld bekijken van hoe het project eruit zal zien en eventueel wijzigingen aanbrengen voordat je de import van het CSV-bestand voltooit:
- Klik op Nieuwe CSV uploaden om terug te keren naar het vorige scherm en selecteer een ander CSV bestand
- Selecteer de optie Veranderingen aanbrengen als je de informatie die vanuit het CSV-bestand naar je project is geüpload, wilt bewerken
- Klik op Ga naar project als je tevreden bent met hoe je project eruit ziet
Wijzigingen aanbrengen in de manier waarop de gegevens gekoppeld zijn
U kunt veranderingen aanbrengen in de verbindingen van de gegevens, de geïmporteerde kolommen of de codering voordat u uw project maakt, door in het voorbeeldscherm de optie Veranderingen aanbrengen te kiezen.
Wijzigingen aanbrengen in gegevenstoewijzing
Klik op de kolomkoppen om het veld te veranderen waarmee u wilt verbinden.
U kunt ook veranderingen aanbrengen in het type van het aangepaste veld. Bijvoorbeeld: als een kolom numerieke waarden weergeeft en het type aangepast veld was ingesteld op Nummervelden, dan kan je het veranderen in Tekstveld.
Merk op dat de kolom Naam voor de taken niet bruikbaar is voor wijzigingen. Om een specifieke kolom in uw CSV bestand te selecteren als taaknaam, zorgt u ervoor dat de eerste rij van die kolom "Naam" als waarde heeft. De informatie in het CSV-bestand wordt op Asana in verbonden met de namen van de kolommen.
Negeer kolommen uit het originele CSV bestand
U kunt op de optie Kolommen negeren klikken om kolommen te negeren met gegevens die u liever niet in uw project importeert.
Verander de codering
Als u een ander CSV-coderingsformaat of een andere locale gebruikt, kunt u op het tekencoderings-icoon klikken om de codering te veranderen in UTF-8, Windows, Macintosh of Shift JIS.
Aan de slag
Om te beginnen, gebruik het bovenstaande als een sjabloon om een spreadsheet te maken en deze te uploaden naar Asana.
Op zoek naar een betere manier om je werk te beheren? Begin met een gratis proefperiode van 30 dagen met Asana. Probeer het gratis