Het gebruik van projectsjablonen om het maken van projecten te stroomlijnen

Project sjablonen in Asana zijn vooraf ontworpen kaders die je kunt gebruiken als uitgangspunt voor nieuwe projecten, waardoor je tijd bespaart en zorgt voor consistente taakstructuren.

Als je bijvoorbeeld vaak vergelijkbare marketingcampagnes uitvoert, kun je een projectsjabloon maken met standaardtaken, deadlines en instructies, zodat je de campagnestructuur voor elk nieuw project gemakkelijk kunt repliceren zonder helemaal opnieuw te beginnen. Dit zorgt voor een gestroomlijnde en consistente workflow.

In dit artikel leert u over de verschillende soorten sjablonen en hoe u ze kunt gebruiken. 

Wat zijn projectsjablonen?

Project templates zijn vooraf ontworpen projecten die je kunt gebruiken als uitgangspunt voor gangbare workflows of processen. In plaats van elke keer opnieuw projecten te maken, kunt u tijd besparen door sjablonen te gebruiken om een vaste structuur te repliceren met vooraf gedefinieerde taken, vervaldatums en andere details.

U kunt sjablonen maken voor terugkerende workflows of standaardprocessen binnen uw team.

Sjablonen kunnen worden gebaseerd op verschillende projecttypen, zoals marketingcampagnes, productlanceringen of onboardingprocessen.

Er zijn verschillende soorten sjablonen die je kunt gebruiken:

  1. Sjabloon gemaakt van bestaande projecten 
  2. Aangepaste sjablonen
  3. Door Asana samengestelde sjablonen

Sjabloon onderdelen

Project sjablonen kunnen worden aangepast om een van de volgende relevante details op te nemen:

  • Taken
  • Mijlpalen
  • Subtaken
  • Taak beschrijvingen
  • Vervaldatums
  • Verantwoordelijken
  • Secties
  • Aangepaste velden
  • Formulieren
  • Regels
  • Bundels
  • Bijlagen

Bestaande sjablonen vinden die je team gebruikt

Je team heeft mogelijk al sjablonen gemaakt voor specifieke soorten projecten. Om door de sjablonen van uw team te bladeren, klikt u op uw team in de zijbalk en scrolt u vanaf het tabblad Overzicht naar beneden. Daar vindt u een lijst van bestaande sjablonen. 

using your team project templates.gif

Sjablonen gemaakt van bestaande projecten

Als je een workflow hebt die je voor andere projecten wilt repliceren, kun je een bestaand project als sjabloon opslaan. 

Je kunt bijvoorbeeld een projectsjabloon maken voor het onboarden van nieuwe medewerkers. Met dit sjabloon kunt u de vooraf gedefinieerde structuur snel repliceren zonder elke taak handmatig opnieuw te maken. 

Om een bestaand project als een sjabloon op te slaan, klikt u op het vervolgkeuzemenu naast de projectnaam en klikt u op Opslaan als sjabloon.

saving an existing project as a template.png

Aangepaste sjablonen

Een aangepaste sjabloon is een projectsjabloon die je helemaal opnieuw maakt. U kunt bepalen hoe de structuur van uw sjabloon eruit zal zien, en u kunt sjablonen altijd wijzigen en aanpassen op basis van de specifieke behoeften van een bepaald project.

Om een aangepast sjabloon te maken, navigeert u naar het tabblad Overzicht van uw team, scrolt u omlaag naar Sjablonen en klikt u op Nieuw sjabloon.

how to create a new custom template.png

Door Asana samengestelde sjablonen

Door Asana samengestelde sjablonen zijn vooraf gemaakte sjablonen die u kunnen helpen verschillende workflows op te zetten die u verder kunt aanpassen om aan de behoeften van uw team te voldoen.

Om door Asana samengestelde sjablonen te vinden bij het maken van een project, selecteert u Een sjabloon gebruiken en in typen selecteert u door Asana samengestelde sjablonen. Je kunt hier een specifiek type use-case en lay-out kiezen. Scroll naar beneden om alle beschikbare sjablonen te zien. 

Je kunt op de verschillende soorten projectsjablonen klikken om te zien hoe de structuur eruitziet. Om het sjabloon te gebruiken, klikt u op Sjabloon gebruiken in de rechterbovenhoek.

how to use an asana-curated template.gif

Voorbeelden van het gebruik van sjablonen

Een roadmap voor productlancering is een duidelijk voorbeeld van wanneer u projectsjablonen gebruikt. Het is waarschijnlijk dat het project waar u de productlanceringen bijhoudt er elk jaar hetzelfde uitziet. In plaats van helemaal opnieuw een project te maken, kun je een projectsjabloon met vooraf gedefinieerde componenten gebruiken om je jaarlijkse productroutekaart te maken. 

Een ander voorbeeld zijn redactionele agenda 's. Elke keer dat u een nieuw stuk inhoud maakt, volgt het dezelfde fasen en doorloopt het hetzelfde proces. Je kunt projectsjablonen gebruiken om het maken van een redactionele agenda te vereenvoudigen.

Extra middelen

Was dit artikel nuttig?

Thanks for your feedback