Samenwerking is een cruciaal aspect van het gebruik van Asana en uw inbox speelt daarin een belangrijke rol. Je Asana Inbox dient als een meldingscentrum dat updates weergeeft over projecten waar je deel van uitmaakt, taken waar je aan werkt, belangrijke berichten en communicatie met betrekking tot de doelen van het team en de organisatie. Door uw inbox regelmatig te controleren, kunt u op de hoogte blijven en effectiever communiceren met uw collega 's en team.
In dit artikel ontdekt u hoe u uw inbox kunt gebruiken om op de hoogte te blijven en praktische strategieën te verkennen om rommel in uw inbox te minimaliseren.
Controleren van uw inbox
Wanneer moet je je inbox controleren? Sommigen geven er de voorkeur aan om tijd in hun agenda in te plannen om hun inbox op bepaalde tijden van de dag te controleren, terwijl anderen er de voorkeur aan geven om het tijdens hun dag te controleren.
Welke aanpak u ook kiest, er verschijnt een oranje stip naast Inbox in de zijbalk als er ongelezen meldingen zijn. Nieuwe meldingen in je inbox krijgen een blauwe stip ernaast. Als er een nieuwe activiteit in een taak binnen een project is, zie je een tekstballon die het aantal nieuwe opmerkingen of bijlagen weergeeft die duiden op nieuwe ongelezen activiteit.
Uw inbox ontdooien
Gebruik uw inbox om productiever te zijn en te focussen op wat belangrijk is. Met filters, sortering, bladwijzers en archiveringsfuncties kan je inbox je helpen de chaos te doorbreken en duidelijkheid te vinden.
Door specifieke taken en gesprekken te volgen en niet meer te volgen, ontvangt u alleen communicatie over items die voor u van belang zijn. U kunt dit doen door uzelf als medewerker van specifieke taken toe te voegen of te verwijderen. Als iemand je opnieuw @vermeldt in een taak, wordt deze nog steeds weergegeven in je inbox, zelfs als je de taak niet meer hebt gevolgd.
Sorteer uw inbox op wat voor u het meest van belang is. U kunt kiezen uit Nieuwste eerst of Relevantie.
Met Postvak IN-filtering kunt u zich concentreren op de meest nuttige updates; u kunt filteren op Van persoon, Toegewezen aan mij en Alleen ongelezen.
Als u van een duidelijke inbox houdt en streeft naar inbox nul, dan is onze archieffunctie iets voor u. Omdat al uw werk georganiseerd en doorzoekbaar is in Asana, hoeft u geen meldingen op te slaan. Nadat je actie hebt ondernomen op een melding, kun je ervoor kiezen om deze te archiveren. U kunt uw gearchiveerde meldingen vinden in het tabblad Archief.
Bladwijzers kunnen worden gebruikt voor belangrijke taken waartoe u snel toegang wilt hebben en meldingen die u wilt opslaan om later in te checken of te raadplegen.
U kunt ook Meldingen beheren selecteren. Hier kunt u 'Niet storen' inschakelen, tijden plannen waarop u wel en geen meldingen wilt ontvangen en het type melding selecteren.
Actie ondernemen vanuit je inbox
Gebruik uw inbox om betrokken te raken en betrokken te blijven bij uw teamgenoten door actie te ondernemen op uw meldingen. Laat uw teamgenoten weten dat u hun opmerkingen en berichten hebt gezien door in uw inbox op hen te reageren. Je kunt een taak of reactie erkennen, bedankt zeggen, een duimpje geven of een waarderingssticker sturen vanuit je inbox.
Waarderingsstickers zijn een geweldige manier om uw erkenning en waardering te tonen voor teamgenoten en Medewerkers. Als een teamgenoot bijvoorbeeld zijn doel bereikt of een mijlpaal voltooit, voeg dan een waarderingssticker toe aan zijn taak vanuit je inbox om je steun en erkenning te tonen. Je kunt waarderingsstickers openen via taakopmerkingen door op het pictogram met de ster te klikken.
Inbox vs. mijn taken
In tegenstelling tot je Mijn taken, is je inbox niet je takenlijst. Als u een taak in uw inbox ziet waar u actie op moet ondernemen, zoals het plannen van een vergadering om een bepaald onderwerp te bespreken, maak dan een vervolgtaak die een hyperlink naar de oorspronkelijke taak bevat, of wijs uzelf een taak toe. Onthoud dat wanneer u in Asana werkt, alles wat u moet doen zich in uw Mijn taken bevindt, terwijl alles wat u moet weten zich in uw inbox bevindt.
Hoe meer werk u en uw team in Asana maken, bespreken en bereiken, hoe meer u zult vertrouwen op uw meldingen om de voortgang en het uitvoerbare werk bij te houden. Door een duidelijke inbox te houden, zie je snel relevante meldingen zonder onnodige informatie door te nemen. Het gebruik van filters om belangrijke onderwerpen te markeren en archiveringsmeldingen die u gelezen hebt en waar u geen actie op hoeft te ondernemen, leidt tot minder rommel en geeft u controle.
Extra middelen
Bekijk ditartikel voor meer informatie over het gebruik van je inbox .