Asana voor operationele teams

Operationele teams kunnen op Asana vertrouwen bij het bouwen, schalen en stroomlijnen van hun projecten en processen. Dit artikel is bedoeld voor teams die al bekend zijn met de basisprincipes van Asana, maar nog efficiënter willen worden en betaalde functies willen uitproberen. Gebruik de links hierboven om direct naar specifieke use cases te gaan, of ga aan de slag met de onderstaande algemene tips.

Als Asana-projecten nieuw voor u zijn, begint u met een projectsjabloon voor operaties om een idee te krijgen van hoe u ze moet organiseren. U kunt ook een spreadsheet importeren waarin u op dit moment uw operationele werk plant om zo het project snel in Asana in kaart te brengen.

Algemene tips voor operationele projecten

Deze tips zijn handig voor verschillende soorten operationele projecten en helpen u om projectplannen, tijdlijnen, statusupdates en prioriteiten gemakkelijker te beheren.

Beheer en monitor groepen projecten, tijdlijnen en de bandbreedte van teams met Portfolio 's

• Portfolio 's helpen u de status van groepen projecten weer te geven om te begrijpen waar uw aandacht vereist is. U kunt bijvoorbeeld een portfolio maken van al uw software-implementaties om te zien hoe ze ervoor staan.
• Zorg ervoor dat projectmanagers en -leiders regelmatig statusupdates posten zodat deze in de portfolio worden getoond.
• Als u projectschema 's op een tijdlijn wilt zien, voeg ze dan toe aan een portfolio en gebruik vervolgens het tabblad Tijdlijn om ervoor te zorgen dat ze elkaar niet overlappen. U kunt de tijdlijn ook gebruiken als uw masterkalender voor uw werkzaamheden voor het kwartaal of jaar.
• Beheer de bandbreedte van het team en neem geïnformeerde beslissingen over de bemanning door de actieve projecten van uw team toe te wijzen aan een portfolio en vervolgens naar het tabblad Werkbelasting te gaan om de planningen te bekijken.

Taken prioriteren en organiseren

• Aangepaste velden helpen u informatie voor elke taak consistent vast te leggen met behulp van vervolgkeuzevelden, numerieke velden of tekstvelden. U kunt bijvoorbeeld taken maken voor het bijhouden van de voortgang, kosten of prioriteit van een taak.
• Sorteer projecten op aangepaste velden om taken op basis van een veld te groeperen (vergelijkbaar van het ordenen van een kolom in een spreadsheet) of gebruik velden om rapporten te maken die u helpen te zien wat er eventueel risico loopt.
• Afhankelijkheden garanderen dat er in de juiste volgorde aan taken wordt gewerkt en niemand voor zijn beurt begint of zich blijft afvragen wanneer hij aan zijn onderdeel kan beginnen.
• Stel regels in voor elk project om uw werk te automatiseren. U zou bijvoorbeeld een regel kunnen instellen die u helpt bij het prioriteren van nieuwe taken die worden toegevoegd aan een project voor operationele aanvragen, of om volgers toe te voegen wanneer een taak een bepaalde fase bereikt.

Tips voor projectvoorstel- of aanvraagprojecten

Ontvangt uw operationele team veel aanvragen, vragen en voorstellen voor werk van andere teams? Deze tips helpen u aanvragen sneller af te werken door vanaf het begin over alle gegevens te beschikken en de definitieve goedkeuringen te stroomlijnen.

• Standaardiseer aanvragen met formulieren. In plaats van eindeloze discussies over een aanvraag en de vereisten, kunt u een formulier maken dat iedereen kan invullen zodat uw team over de juiste gegevens beschikt.
• Bescherm de tijd van uw team door aanvragen alleen met vervaldatums aan teamgenoten toe te wijzen en uitsluitend een aangepast veld voor de prioriteit in te stellen wanneer de taak prioriteit heeft. Op deze manier wordt uw team niet overspoeld met willekeurige vragen of aanvragen en raakt het niet in de war over hoeveel prioriteit het moet krijgen ten opzichte van ander werk.

Tips voor de onboarding van leveranciers

Als uw operationele team verantwoordelijk is voor de selectie of onboarding van een nieuwe leverancier, kan het het hele proces, van de goedkeuring tot de uitrol, in Asana regelen. Hier leest u hoe:

• Houd e-mails actiegericht tijdens het proces van het selecteren en onboarden van leveranciers door de Asana voor Gmail of Outlook-integraties te gebruiken, zodat er niets verloren gaat.
• Maak een onboardingproject voor uw team om een duidelijk implementatieplan op te stellen. U kunt het project gebruiken voor berichten en vragen zodat alles op één plek blijft.
• Nodig alle opdrachtnemers uit als gasten van Asana zodat ze rechtstreeks in het onboardingproject hun lijsten met uitvoerbare taken kunnen zien en de vragen van uw team kunnen beantwoorden.

Tips voor het plannen van doelstellingen

Operationele teams zijn vaak verantwoordelijk voor het plannen van team- of bedrijfsdoelstellingen en doelen. Maak cross-functionele planning eenvoudiger met deze workflow voor het plannen van doelstellingen, of het nu over driemaandelijkse of jaarlijkse doelstellingen gaat.

• Bespaar tijd met sjablonen. Doelen en doelstellingen worden meestal met vaste intervallen vastgelegd. Ga snel aan de slag met alle stappen die u moet zetten met een door Asana gemaakt sjabloon, of door uw eigen aangepaste sjabloon op te slaan.
• Maak goedkeuringen duidelijk en gestroomlijnd door een goedkeuringstaak te maken. De goedkeurder kan alle feedback in de taak achterlaten. Wanneer de taak voltooid is, heeft u een duidelijk verslag dat de vraag beantwoordt of de aanvraag wel of niet is goedgekeurd en waarom.
• Zodra u uw doelstellingen hebt bepaald, maakt u een portfolio waarin u de belangrijkste projecten die bijdragen aan de doelstellingen bijhoudt om de voortgang en tijdlijnen te zien. Zorg ervoor dat projectmanagers en teamleiders regelmatig statusupdates geven met betrekking tot de doelstellingen waarvoor ze verantwoordelijk zijn.

Een goedkeuringstaak maken in Asana.

Meer bronnen voor operationele teams

Leert u liever visueel? Wilt u zien hoe onze klanten hun operaties stroomlijnen met Asana? Kijk dan eens naar deze middelen: